6. Kết cấu khóa luận
1.4. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực
1.4.1. Yêu cầu của việc đánh giá
Muốn đánh giá được hiệu quả quản trị nguồn nhân lực, điều kiện tiên quyết là phải có những tiêu chuẩn để đánh giá một cách công bằng và hiệu quả nhất. Tiêu chuẩn để đánh giá phải đáp ứng được các yêu cầu:
• Tiêu chuẩn đánh giá phải tương thích với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là điều quan trọng nhất trong quá trình đánh giá hiệu quả. Các tiêu chuẩn đánh giá đưa ra khác xa với mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới thì việc đánh giá xem như là vô nghĩa. Doanh nghiệp có thể định hướng việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các chỉ tiêu được giao cho từng bộ phận và cá nhân.
• Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát và chi tiết. Tiêu chuẩn đánh giá phải là những tiêu chuẩn phản ánh đầy đủ với sự cống hiến của từng cá nhân, từng bộ phận vào mục tiêu chung của bộ phận và của doanh nghiệp.
• Tiêu chuẩn đánh giá phải xác thực. Yếu tố xác thực thể hiện ở chỗ, tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với chính kế hoạch thực hiện của bộ phận nói riêng,
của Doanh nghiệp nói chung và trên hết nó gắn với chính bản mô tả công việc, mô tả những công việc mà mỗi nhân viên, mỗi bộ phận phải tiến hành.
• Tiêu chuẩn đánh giá phải có độ tin cậy cao. Tiêu chuẩn đánh giá có độ tin cậy cao sẽ khuyến khích và thu hút nguồn nhân lực nỗ lực, cố gắng phấn đấu trong công việc. Muốn vậy, tiêu chuẩn đánh giá phải định lượng được đo lường được và có sự ổn định tương đối.
1.4.2. Các chỉ số đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực
KPI - Key Performance Indicators trong tiếng Anh được hiểu là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu, hay chỉ số đo lường sự thành công (Key Success Indicators), hay còn được gọi bằng tên phổ biến là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động trong doanh nghiệp so với mục tiêu đã dề ra. Nó giúp doanh nghiêp định hình và theo dõi quá trình hoạt động và tăng trưởng so với mục tiêu của doanh nghiệp.
Phân biệt KPI và một số chỉ số đo lường hiệu suất
Một thực tế hiện nay là các Doanh nghiệp đang sử dụng các chỉ số đo lường không chuẩn, trong đó nhiều chỉ số bị gọi không đúng cách là chỉ số đo lường hiệu quả
cốt lõi - KPI. Trên thực tế hiện nay, tồn tại ba loại chỉ số đo lường hiệu suất đó là
Hình 1.3. Mô hình ba loại chỉ số đo lường hiệu suất
(Nguồn: David Parmenter (2009), Các chỉ số đo lường hiệu suất, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh)
• Chỉ số kết quả cốt yếu - KRI : cho biết bạn đã làm được gì với một viễn cảnh (Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi & Phát triển, Môi trường & Cộng đồng, Sự hài lòng của nhân viên...) trong Chiến lược của tổ chức.
• Chỉ số hiệu suất - PI : Cho bạn biết cần làm gì
• Chỉ số hiệu suất cốt yếu - KPI : cho biết bạn phải làm gì để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.
Chỉ số kết quả cốt yếu là những chỉ số bao gồm các chỉ số như: lợi nhuận ròng trước thuế, lợi nhuận thu được từ số vốn đã sử dụng.. Đặc điểm của những chỉ số này là ở chỗ chúng là kết quả của nhiều hoạt động, cho thấy bạn có đang đi đúng hướng hay không. Tuy nhiên, chúng không thể cho bạn biết bạn cần phải làm gì để cải thiện những kết quả đã đạt được. Và như vậy, các chỉ số này cũng cấp thông tin lí tưởng cho Hội đồng quản trị diễn ra hàng ngày. Chúng thường được theo dõi theo tháng hay quý chứ không phải theo tuần hay ngày như chỉ số KPI.
Nhưng chỉ số hiệu suất này được đo lường trên tất cả các phương diện trong Doanh nghiệp, không phân biệt những chỉ số đó cho kết quả thế nào đóng vai trò quan trọng với Doanh nghiệp hay không, đó chính là nguồn bổ sung và hình thành nên các chỉ số KPI - Chỉ số đo lường hiệu quả của những hoạt động quan trọng và nó được biểu thị cùng với các chỉ số này trên bảng điểm cân bằng của tổ chức, cũng như của phòng, ban, nhóm.
Như vậy, các chỉ số hiệu quả cốt yếu KPI biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường có vai trò quan trọng, hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức - điều đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức trong hiện tại cũng như trong tương lai.
KPI là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra. Mỗi một tổ chức danh, phòng, ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động đó. Mỗi chức danh, phòng, ban lại có những chỉ số KPI riêng, tuy nhiên, các chỉ số KPI đều mang những đặc điểm như sau:
• Đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu - được chỉ rõ trong phương pháp quản trị MBO - SMART, đó là:
- S = Specific - Cụ thể, rõ ràng. Các chỉ số đưa ra phải giải thích được, chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này được đo lường như thế nào?
- M = Measureable - Có thể đo đếm được. Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI do không có cách nào đo được sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác.
- A=Achievable - Có thể đạt được. Có rất nhiều các chỉ số KPI lường được nhưng lại không phải là chìa khóa giúp doanh nghiệp thành công. Khi chọn lựa các KPI nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu. Chỉ số này sẽ theo sát mục tiêu - là những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu một cách thực tế. Vậy các KPI đưa ra cũng phải là những chỉ số thực tế có thể đạt được.
- R=Realistic - Thực tế, Các chỉ số đưa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục tiêu và thực tế. Không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc
- T = Timed - Có thời hạn. Các chỉ số này được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào?
• Là các chỉ số phi tài chính: KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như
đồng, đôla.... Nó có thể là số nhân viên tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng
hay có bao nhiêu cuộc gặp gỡ hàng ngày của nhân viên bán hàng và khách hàng.. • Các chỉ số phải được theo dõi thường xuyên: không giống như các chỉ số đo
lường khác, KPI là chỉ số thường xuyên được theo dõi và đánh giá, tùy theo thực trạng Doanh nghiệp mà việc đánh giá được tiến hành theo tháng, quý hay năm.
• Chịu tác động bởi đội ngũ quản trị cấp cao việc theo dõi thường xuyên được
theo dõi đơn giản, làm căn cứ để cấp quản trị đưa ra những quyết định của mình. • Đòi hỏi nhân viên các cấp phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp. KPI có thể được gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lường và đánh giá được nhân viên. Vì vậy chỉ có hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính phía cá nhân từng làm việc.
nghiệp. Việc theo dõi KPI sẽ cho doanh nghiệp biết họ phải làm gì, thay đổi như thế nào. Cũng từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tích cực đến các chỉ số khác.
Với vai trò:
• Giúp các cấp độ trong Công ty xác định rõ các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quả dựa vào các chỉ số hiệu suất.
• Đo lường được kết quả thực hiện công việc trong quá khứ, hiện tại, tương lai của các cấp trong tổ chức, tạo điều kiện cho khắc phục tức thời và điều chỉnh từng bước đi thích hợp để thực hiện thành công chiến lược.
• Đo lường được các yếu tố trọng yếu của tổ chức để đảm bảo thành công trong hiện tại, tương lai và phát triển bền vững.
• Bản thân các thước đo đã là công cụ dẫn đường và tạo sức hút lôi kéo mọi người thực hiện cải tiến liên tục. Nếu các thước đo này nhắm đến việc thực thi chiến lược, sứ mệnh thì chúng sẽ là công cụ đắc lực để quản lý chiến lược hữu hiệu.
• Khắc phục được những hạn chế của phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý theo phương pháp tài chính đó là: chu kỳ còn đo dài (chậm chân trong việc cải tiến), chưa chỉ rõ được vấn đề (cái gì, ở đâu và do ai)
• Giải quyết được căn bản bốn rào cản lớn trong thực thi chiến lược - lý do chính của vấn nạn thất bại trong quản lý chiến lược là: rào cản tầm nhìn, rào cản con người, rào cản nguồn lực và rào cản quản lý.
• Từ việc chấm điểm kết quả thực hiện KPI giúp đánh giá chính xác kết quả công tác đạt được của mỗi cấp độ, có thể đưa ra chính sách đãi ngộ, khen thưởng thích đáng, kịp thời.
• Tạo cơ sở khoa học cho hoạch định, phát triển các tài sản vô hình như: Chiến lược đào tạo, phát triển tri thức của doanh nghiệp, tối ưu hóa giá trị của yếu tố quản lý thuộc các quá trình nội bộ, khai thác các giá trị có thể từ khách hàng. Đó là nền tảng để có được các thành công về tài chính.
1.4.3. Phân tích các chỉ số KPI trong quản trị nguồn nhân lực
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau, bởi bất kì một giai đoạn, một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói từng hoạt động quản trị
đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc, đòi hỏi cần có những chỉ số đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường, tuy nhiên cái tên KPI - Key Performance Indicators đã cho thấy: KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Và vì thế việc chọn thật nhiều chỉ số để đo lường là một sai lầm. Điều quan trọng khi xây dựng các chỉ số cho một tổ chức, một bộ phận, một cá nhân nào đó là phải chọn lựa được những KPI chuẩn nhất, tiêu biểu nhất, có ý nghĩa lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu cho tổ chức doanh nghiệp. Mỗi hoạt động có thể chỉ cần có từ ba đến bốn chỉ số, tuy nhiên nếu biết lựa chọn và xây dựng tốt đó vẫn là những kim chỉ nam cho hoạt động của tổ chức. Dưới đây là những chỉ số thường được sử dụng tại nhiều Doanh nghiệp trên Thế giới và cả tại Việt Nam được trích dẫn từ Bùi Thị Diệu Huyền (2013):
a. KPI trong tuyển dụng
• Tổng số hồ sơ trong đợt tuyển dụng
Công thức = Tổng số hồ sơ xin việc.Ý nghĩa: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp, số lượng hồ sơ nhiều có thể là do danh tiếng công ty, có thể do truyền thống tốt, có thể do công việc hấp dẫn. Lưu ý: Có thể có trường hợp do thông báo không rõ ràng về yêu cầu, trách nhiệm, tiêu chuẩn nên số hồ sơ nộp có thể nhiều nhưng số lượng hồ sơ đạt yêu cầu ít, gây mất thời gian cho việc sàng lọc ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên
Đo lường bằng số ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số ứng viên.Ý nghĩa: Nếu tỷ lệ
này càng cao cho thấy doanh nghiệp đã truyền thông tốt những yêu cầu cơ bản, cốt lõi
của doanh nghiệp đến các ứng viên. Việc các ứng viên tự nhận biết được yêu cầu và tự
so sánh đối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới
tham gia dự ứng tuyển sẽ giúp doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ doanh nghiệp đã không truyền thông
cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến
việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cũng tham gia dự tuyển. Nếu tỷ lệ này cao thì chứng tỏ quảng cáo đã xác định đúng thị trường mục tiêu,
đã truyền thông những điểm cốt lõi của công việc để các ứng viên, giúp bộ phận tuyển
dụng đỡ vất vả và giảm tốn kém trong việc lọc hồ sơ.
• Kết quả kênh tuyển dụng
Đo lường số hồ sơ nhận được, số hồ sơ đạt yêu cầu của Công ty hoặc chứng danh bằng tổng số tiền chạy quảng cáo chia cho tổng số hồ sơ xin việc tự kênh tương ứng.Ý nghĩa: Chỉ số trên cho thấy với mỗi hồ sơ nhận được từ kênh quảng cáo mất bao nhiêu tiền, ta so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất, có kết quả chỉ số tốt nhất, bởi việc lựa chọn kênh phù hợp còn phụ thuộc vào chính số lượng lao động trên thị trường với vị trí Doanh nghiệp đang tuyển dụng
• Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng
Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng đo lường bằng thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, thường được tính bằng ngày hoặc tuần đối với lao động không lành nghề hoặc được tính bằng tuần hoặc tháng đối với lao động có trình độ lành nghề cao. Ý nghĩa: tuyển dụng không phải là công việc đơn giản. Việc tuyển chọn được đúng người cần thiết đôi khi có thể mang lại những lợi ích to lớn cho tập thể, giảm bớt những rủi ro. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy trong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, tránh để xảy ra tình trạng thừa thiếu.
• Chi phí tuyển dụng bình quân một ứng viên
Nhằm đo lường được mức chi phí tuyển dụng trung bình cho mỗi công nhân viên được tuyển chọn. Chi phí tuyển dụng được tính cho tất cả các hoạt động tuyển dụng bao gồm: chi phí đăng quảng cáo, lệ phí sử dụng các trang web tuyển dụng, chi phí cho Hội đồng tuyển dụng, chi phí photoshop, điện thoại, giấy, lệ phí sử dụng các test. Bằng Tổng chi phí tuyển dụng/Tổng ứng viên được tuyển. Có thể phân tích thay đổi cơ cấu chi phí tuyển dụng (hội đồng tuyển dụng, kiểm tra...) và nếu có thể, nên phân tích cơ cấu chi phí theo chức danh hoặc nguồn tuyển.
Ứng viên đạt yêu cầu là các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đề ra. Tính bằng Số lượng ứng viên được ký hợp đồng chính