6. Kết cấu khóa luận
1.4.3. Phân tích các chỉ số KPI trong quản trị nguồn nhân lực
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau, bởi bất kì một giai đoạn, một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói từng hoạt động quản trị
đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc, đòi hỏi cần có những chỉ số đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường, tuy nhiên cái tên KPI - Key Performance Indicators đã cho thấy: KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Và vì thế việc chọn thật nhiều chỉ số để đo lường là một sai lầm. Điều quan trọng khi xây dựng các chỉ số cho một tổ chức, một bộ phận, một cá nhân nào đó là phải chọn lựa được những KPI chuẩn nhất, tiêu biểu nhất, có ý nghĩa lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu cho tổ chức doanh nghiệp. Mỗi hoạt động có thể chỉ cần có từ ba đến bốn chỉ số, tuy nhiên nếu biết lựa chọn và xây dựng tốt đó vẫn là những kim chỉ nam cho hoạt động của tổ chức. Dưới đây là những chỉ số thường được sử dụng tại nhiều Doanh nghiệp trên Thế giới và cả tại Việt Nam được trích dẫn từ Bùi Thị Diệu Huyền (2013):
a. KPI trong tuyển dụng
• Tổng số hồ sơ trong đợt tuyển dụng
Công thức = Tổng số hồ sơ xin việc.Ý nghĩa: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp, số lượng hồ sơ nhiều có thể là do danh tiếng công ty, có thể do truyền thống tốt, có thể do công việc hấp dẫn. Lưu ý: Có thể có trường hợp do thông báo không rõ ràng về yêu cầu, trách nhiệm, tiêu chuẩn nên số hồ sơ nộp có thể nhiều nhưng số lượng hồ sơ đạt yêu cầu ít, gây mất thời gian cho việc sàng lọc ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên
Đo lường bằng số ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số ứng viên.Ý nghĩa: Nếu tỷ lệ
này càng cao cho thấy doanh nghiệp đã truyền thông tốt những yêu cầu cơ bản, cốt lõi
của doanh nghiệp đến các ứng viên. Việc các ứng viên tự nhận biết được yêu cầu và tự
so sánh đối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới
tham gia dự ứng tuyển sẽ giúp doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ doanh nghiệp đã không truyền thông
cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến
việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cũng tham gia dự tuyển. Nếu tỷ lệ này cao thì chứng tỏ quảng cáo đã xác định đúng thị trường mục tiêu,
đã truyền thông những điểm cốt lõi của công việc để các ứng viên, giúp bộ phận tuyển
dụng đỡ vất vả và giảm tốn kém trong việc lọc hồ sơ.
• Kết quả kênh tuyển dụng
Đo lường số hồ sơ nhận được, số hồ sơ đạt yêu cầu của Công ty hoặc chứng danh bằng tổng số tiền chạy quảng cáo chia cho tổng số hồ sơ xin việc tự kênh tương ứng.Ý nghĩa: Chỉ số trên cho thấy với mỗi hồ sơ nhận được từ kênh quảng cáo mất bao nhiêu tiền, ta so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất, có kết quả chỉ số tốt nhất, bởi việc lựa chọn kênh phù hợp còn phụ thuộc vào chính số lượng lao động trên thị trường với vị trí Doanh nghiệp đang tuyển dụng
• Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng
Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển dụng đo lường bằng thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, thường được tính bằng ngày hoặc tuần đối với lao động không lành nghề hoặc được tính bằng tuần hoặc tháng đối với lao động có trình độ lành nghề cao. Ý nghĩa: tuyển dụng không phải là công việc đơn giản. Việc tuyển chọn được đúng người cần thiết đôi khi có thể mang lại những lợi ích to lớn cho tập thể, giảm bớt những rủi ro. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy trong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, tránh để xảy ra tình trạng thừa thiếu.
• Chi phí tuyển dụng bình quân một ứng viên
Nhằm đo lường được mức chi phí tuyển dụng trung bình cho mỗi công nhân viên được tuyển chọn. Chi phí tuyển dụng được tính cho tất cả các hoạt động tuyển dụng bao gồm: chi phí đăng quảng cáo, lệ phí sử dụng các trang web tuyển dụng, chi phí cho Hội đồng tuyển dụng, chi phí photoshop, điện thoại, giấy, lệ phí sử dụng các test. Bằng Tổng chi phí tuyển dụng/Tổng ứng viên được tuyển. Có thể phân tích thay đổi cơ cấu chi phí tuyển dụng (hội đồng tuyển dụng, kiểm tra...) và nếu có thể, nên phân tích cơ cấu chi phí theo chức danh hoặc nguồn tuyển.
Ứng viên đạt yêu cầu là các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đề ra. Tính bằng Số lượng ứng viên được ký hợp đồng chính thức/Tổng nhu cầu tuyển. Ý nghĩa: Neu tỷ lệ này càng cao cho thấy Doanh nghiệp đã truyền thông tốt những yêu cầu và tự so sánh đối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới tham dự ứng tuyển sẽ giúp Doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này quá thấp chứng tỏ Doanh nghiệp đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cùng tham gia dự tuyển.
• Mức độ hài lòng của ứng viên trong tuyển dụng
Đo lường thông qua việc khảo sát ứng viên tham gia tuyển dụng. Mức độ hài lòng của ứng viên cho thấy rằng trong quá trình tuyển dụng của Công ty có công bằng, nhanh chóng và công khai không. Mức độ hài lòng rất quan trọng vì đây cũng là một trong những nhân tố quyết định đến hành vi của ứng viên khi vào làm tại công ty có tốt hay không? Ảnh hưởng đến danh tiếng, uy tín của Công ty.
• Tỷ lệ nghỉ việc trong ứng viên mới tuyển
Xác định bằng Tổng số tuyển mới nghỉ việc/Tổng số nhân viên mới tuyển được trong vòng 1 năm. Nếu phân tích tỷ lệ nghỉ việc theo lý do và từng chức danh nhân viên mới nghỉ việc. Ý nghĩa: Tỷ lệ này cho biết được mức độ hài lòng của công nhân viên trước khi ký hợp đồng và sau khi ký hợp đồng của công nhân viên của Công ty. Cho biết được những tiêu chuẩn tuyển dụng của Công ty có chất lượng hay không, Công ty thực sự tuyển vào những công nhân viên phù hợp, đáp ứng cho Công ty không.
b. KPI trong đào tạo
• Tổng số giờ hoặc ngày đào tạo, huấn luyện trung bình cho một nhân viên
hoặc chức danh
Bằng tổng số giờ huấn luyện/số nhân viên. Chỉ số này bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho một chức danh. Ý nghĩa: Chỉ số này cho biết, bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch. Tuy nhiên, không nên chỉ hiểu theo nghĩa hẹp của chỉ số này để dẫn đến việc đối phó, hình thức, đào tạo cho đủ giờ. Mà số giờ đào tạo ở đây là số giờ ứng với nội dung thiết
yếu cần được đào tạo, cũng giống như số giờ học, số tiết học mà sinh viên phải tham dự để học hết các nội dung đã được phân bổ thành giờ, thành tiết, trong chương trình học.
• Chi phí huấn luyện trung bình cho một nhân viên
Xác định bằng tổng chi phí đào tạo huấn luyện chia tổng số nhân viên trung niên. Ý nghĩa: Tổng chi phí đào tạo gồm chi phí thù lao cho giảng viên, chi phí cho giáo trình, phương tiện, chi phí đi lại, tiền lương và các khoản phụ cấp trong thời gian đào tạo, lưu trú (nếu có). Nếu có thể, nên tính chi phí đào tạo theo chức danh chi phí huấn luyện trung bình cho một nhân viên cho biết Công ty đã đầu tư trong đào tạo bao nhiêu cho một nhân viên.
• Tỷ lệ nhân viên được đào tạo
Tỷ lệ này được đo bằng số nhân viên được đào tạo huấn luyện chia tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó. Ý nghĩa cho Doanh nghiệp biết được tình hình đào tạo như thế nào. Đào tạo được bao nhiêu công nhân viên, còn bao nhiêu công nhân viên chưa được đào tạo.
• Tỷ lệ chi phí đào tạo/tổng quỹ tiền lương
• Tỷ trọng chi phí đào tạo/giá thành sản phẩm
Bằng tổng chi phí đào tạo huấn luyện chia tổng chi phí. Ý nghĩa giúp nhà quản lý biết được tổng chi phí huấn luyện chiếm bao nhiêu phần trăm tổng chi phí của Công ty. Từ đó có một kế hoạch chỉ tiêu, đầu tư hợp lý nhất.
• Kết quả đào tạo
Xác định bằng nhân viên áp dụng sau đào tạo chia tổng số nhân viên được đào tạo. Ý nghĩa tỷ lệ này cho biết trong số những nhân viên đã được đào tạo thì có bao nhiêu người đã được làm công việc đó sau khi được đào tạo, tất nhiên trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc. Hiệu quả đào tạo này có ý nghĩa rất quan trọng. Nó không chỉ cho thấy nhân viên nào phù hợp với mục tiêu công việc mà còn đánh giá được việc đào tạo và thực tế ứng dụng là như thế nào... để có hướng điều chỉnh hoạt động đào tạo một cách hợp lý và hiệu quả. Ngoài ra chúng ta có thể đo lường bằng nhiều cách khác nhau như: Mức độ hài lòng của học viên sau đào tạo, nhận xét của cán bộ quản lý cấp trên về việc nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc, tỷ lệ
nhân viên áp dụng được kiến thức đào tạo so tổng số nhân viên được đào tạo do quản lý đánh giá.
c. KPI trong hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi.
• Thu nhập bình quân theo chức danh
Ý nghĩa nếu chỉ số này thấp hơn thị trường có thể làm cán bộ nhân viên bất mãn, nghỉ việc. Ngược lại, nếu chỉ số này cao quá so với thị trường, có thể gây khó khăn cho Doanh nghiệp về lợi thế cạnh tranh đối với giá sản phẩm dịch vụ. Chỉ số này được dùng khi xem xét mức thu nhập trung bình của Công ty mình đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, bởi thu nhập luôn là mối quan tâm lớn của nhân viên, việc có nguồn thu nhập bằng hoặc cao hơn so với trung bình ngành và trung bình đối thủ cạnh tranh sẽ giúp Doanh nghiệp tránh được tình trạng nhân viên bị thu hút bởi đối thủ cạnh tranh khác. Tỷ lệ lương/Tổng thu nhập mang về cho cán bộ nhân viên theo từng nhóm chức danh. Nếu chỉ số này rất cao - ví dụ lên tới 90% sẽ ảnh hưởng không tốt tới tác động nhân viên cán bộ không có khoản thưởng do kết quả làm việc tốt.
• Chi phí nhân sự bình quân
Theo từng nhóm chức danh xác định bằng tổng quỹ tiền lương, thưởng, phúc lợi, phụ cấp và đạo tạo chia cho tổng số nhân sự bình quân theo từng nhóm chức danh. Ý nghĩa tiêu chí này cho biết trung bình tổ chức đã đầu tư bao nhiêu cho một nhân viên theo từng nhóm chức danh. Có thể thực hiện so sánh theo bộ phận gián tiếp, trực tiếp sản xuất và một số bộ phận đặc trưng.
• Chi lương tăng ca do làm thêm
Mức lương tăng ca của các bộ phận trong tháng, năm và lý do liên quan
d. KPI về tỷ lệ nghỉ việc
Đây là tiêu chí then chốt và nhạy cảm nhất đối với hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức. Tiêu chí này có thể áp dụng cho từng công ty hay cho một ngành, một địa bàn lãnh thổ. Tỷ lệ nghỉ việc cao dẫn đến những khoản chi phí tăng thêm cho tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, có thể gây ngưng trệ trong sản xuất kinh doanh khi Công ty không kiếm người thay thế kịp thời. Tỷ lệ nghỉ việc cao tác động xấu đến năng suất và hiệu quả của công ty nhất là khi những nhân viên có trình độ
cao lại nghỉ việc. Khi tỷ lệ nghỉ việc thường chỉ quan tâm đến số lao động cán bộ nhân viên làm việc toàn thời gian. Xác định bằng số lượng nhân viên nghỉ việc chia cho số lượng nhân viên trung bình. Số lượng nhân viên trung bình từng tháng được tính bằng tổng số nhân viên từng ngày trong tháng chia số ngày trong tháng hoặc số lượng nhân viên đầu tháng cộng số nhân viên cuối tháng chia đôi. Số lượng nhân viên trung bình trong năm có thể tính bằng hai cách phổ biến là số lượng nhân viên trung bình từng tháng trong năm hoặc theo công thức bằng trung bình cộng của số nhân viên đầu năm và số lượng nhân viên cuối năm. Các cách tính có thể có kết quả khác nhau, nên trong 1 tổ chức cần quy định thống nhất cách tính có thể phân loại nguyên nhân nghỉ việc theo ba nhóm chính: bất mãn không hài lòng với chế độ đãi ngộ của công ty, các lý do cá nhân (ốm đau, chết, tai nạn, nghỉ hưu..), các lý do về kinh tế (thay đổi công nghệ kỹ thuật của công ty, kết quả làm việc của nhân viên không tốt..) khiến doanh nghiệp phải cho nhân viên thôi việc. Tổ chức nên thống kê, phân tích nguyên nhân nghỉ việc, tỷ lệ nghỉ việc nên được tính riêng từng đối tượng cán bộ nhân viên, công nhân sản xuất, nhóm kinh doanh, hành chính nhân sự, .... để tìm ra các yếu tố tác động đến nghỉ việc và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
e. KPI về thời gian làm việc
• Tỷ lệ vắng mặt
Bằng tổng số ngày vắng mặt chia tổng số ngày làm việc. Tiêu chí này đo lường mức độ đảm bảo ngày công trong tổ chức. Vắng mặt được coi là không đến nơi làm việc vì bất kỳ lý do gì, ngoại trừ ngày lễ, nghỉ cuối tuần theo quy định.
• Mức độ thường xuyên vắng mặt (không phụ thuộc vào độ dài thời gian vắng mặt)
Xác định theo công thức tổng số lượng vắng mặt chia cho số lượng nhân viên trung bình. Tỷ lệ vắng mặt cao sẽ gây khó khăn cho tổ chức việc thực hiện công việc đáng lý dài hạn trong việc tìm người thay thế và tăng thêm chi phí do phải làm thêm việc ngoài giờ, chi phí cho phương tiện làm việc và máy móc thiết bị không được sử dụng. Nguyên nhân vắng mặt có thể là ốm đau, thương tật. Tổ chức nên phân loại lý do vắng mặt để tìm ra biện pháp giảm tỷ lệ vắng mặt.
• Tỷ lệ giờ tăng ca so với tổng thời gian đi làm việc
định. Ý nghĩa: khi chỉ số này cao có thể dẫn đến chi phí ngoài giờ quá cao, và ít vi phạm phạm Luật lao động về chế độ lao động làm việc. Kết quả phân tích chỉ số này giúp cho tổ chức dễ quyết định tuyển người thêm hay tăng ca thêm chính xác.
• Tỷ lệ thời gian làm việc thực tế