Trong quá trình kiểm tốn phần hành tiền lương và nhân viên, KTV cĩ thể gặp nhiều loại sai sĩt và gian lận trong việc quản lý, hạch tốn, tính tốn tiền lương của DN. Tuy nhiên, dưới đây, tác giả đưa ra những sai phạm thường thấy nhất khi kiểm tốn phần hành này:
- Khai khống nhân viên: là hành vi gian lận thường gặp trong việc kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. Hành vi này thường được thực hiện bằng cách gian lận hồ sơ lao động của những nhân viên đã nghỉ việc hoặc bằng cách giữ lại hồ sơ ứng tuyển của lao động khơng thực sự làm trong DN khi DN đăng tuyển dụng lao động. Cĩ vài mục đích của việc khai khống này tùy vào nhu cầu của nhà quản lý. Thứ nhất, việc khai khống cĩ thể được thực hiện bởi người quản lý trực tiếp hoặc nhân viên cùng bộ phận của NLĐ đã thơi việc, người đĩ kiêm luơn việc kiểm sốt chấm cơng và nhận chi của người đã thơi việc. Từ đĩ khi đến ngày lĩnh lương, người đĩ cĩ thể biển thủ tồn bộ số tiền đĩ. Điều này làm ảnh hưởng đến DN. Thứ hai, giúp hợp lệ hĩa các chi phí khơng hợp lệ phát sinh trong DN và làm tăng chi phí cuối kì. Từ đĩ làm giảm lợi nhuận cũng như thuế TNDN phải nộp. Thứ ba, ghi khống
số lượng nhân viên làm cho các bên sử dụng BCTC lầm tưởng về quy mơ của DN. Từ đĩ làm ảnh hưởng đến quyết định của các bên sử dụng BCTC.
- Sai sĩt trong quá trình hạch tốn kế tốn: sai sĩt này thường hay xảy ra ở những DN cĩ bộ phận kế tốn thiếu năng lực hoặc do kế tốn sơ xuất nhầm lẫn trong
một vài lần hạch tốn. Ví dụ như ghi thanh tốn một số khoản cĩ tính chất lương như:
tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ vào chi phí mà khơng qua TK 334, hay chưa tiến hành
khẩu trừ vào lương đối với những khoản tiền bồi thường thiệt hại tổn thất do vi phạm
của nhân viên, hoặc khơng hạch tốn phân bổ chi phí SHUI, KPCĐ vào các bộ phận
khác như: bán hàng, quản lý doanh nghiệp, quản lý phân xưởng.
- Gian lận trong vấn đề chấm cơng cho NLĐ: đây là hành vi cũng thường gặp trong quá trình kiểm tốn khoản mục tiền lương, đặc biệt khi nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người chấm cơng và người thực hiện hạch tốn kế tốn khơng được đảm
bảo. Người chấm cơng cĩ hành vi ghi nhận nhiều hơn số giờ cơng hay số sản phẩm
thực tế để chiếm dụng số dư thừa đĩ. Người hưởng lợi trực tiếp từ việc này chính là
những người phụ trách chấm cơng kiêm việc hạch tốn ghi nhận lương và các khoản
trích theo lương.
- Gian lận trong việc tính lương và thanh tốn lương cho NLĐ: sai phạm này xảy ra khi cĩ sự khơng chính xác giữa bảng tính lương, bảng thanh tốn lương với
1.1.4. Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên
Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm sốt luơn giữ vai trị quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi quy trình KSNB của DN. Theo định nghĩa của Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 315 “Kiểm sốt nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định cĩ liên quan.”
Các loại hình KSNB trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình một cách tốt nhất. Mỗi loại hình kiểm sốt sẽ gắn với các mục tiêu kiểm sốt cụ thể nhằm phát hiện và ngăn chặn những khả năng sai phạm cĩ thể xảy ra.
Nghiệp vụ phê duyệt: Thơng thường cơng tác về tuyển dụng nhân sự được
phịng nhân sự đảm nhận. Để phịng nhân sự cĩ thể chọn đúng người, đúng việc thì mỗi DN cần phải cĩ tiêu chí tuyển dụng lao động cụ thể, rõ ràng. Nếu khơng, DN cĩ thể sẽ chỉ tuyển chọn, thuê mướn được những lao động kém về năng lực và phẩm chất, khơng phù hợp và đáp ứng được yêu cầu dẫn tới tăng chi phí đào tạo, tốn kém hơn rất nhiều so với việc ngay từ ban đầu đã lựa chọn đúng ứng viên.
Để kiểm sốt đối với việc phê chuẩn cơng tác tuyển dụng, DN cần phải thiết lập một chính sách tuyển dụng thật rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cĩ thể được sử dụng trong nhiều năm, thay đổi theo từng tình hình và trở thành khuơn mẫu riêng khác biệt với các doanh nghiệp khác. DN đồng thời phải duy trì một hệ thống sổ nhân sự được cập nhập liên tục. Thường kỳ, DN cần tích cực thẩm tra, thường xuyên xem xét tất cả các thơng tin cĩ liên quan đến hồ sơ tuyển dụng của các lao động để cĩ thể theo dõi được tình hình biến động nhân sự của mình.
Bên cạnh đĩ, BGĐ phải tự thiết lập một hệ thống chính sách bằng văn bản chặt chẽ về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương theo từng cơng việc và phải được cơ quan chức năng cĩ thẩm quyền phê duyệt, sau đĩ các văn bản này phải được cơng bố rộng rãi đến tồn thể đơn vị. Khi lập bảng tính và thanh tốn các khoản lương, thưởng,
trích theo lương, các khoản khấu trừ đều phải được phê duyệt bởi các bên cĩ thẩm quyền, đồng thời cũng cần trả cơng một cách xứng đáng cho NLĐ.
Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm cơng và ghi sổ kế tốn: Để kiểm
sốt được việc ghi chép thì BGĐ phải dựa vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc cĩ thể thiết lập ra một sơ đồ hạch tốn và các thủ tục phân bổ chi phí nhân cơng phù hợp với loại hính sản xuất đặc trưng của DN. Theo đĩ, Giám đốc DN phải hướng dẫn các nhân viên giúp việc của mình thực hiện theo dõi và chấm cơng đúng như văn bản đã quy định. Kế tốn trưởng phải cĩ trách nhiệm hướng dẫn kế tốn viên ghi chép đúng và vào sổ kịp thời.
Thực chi thanh tốn lương: Để kiểm sốt các khoản chi khơng cĩ thật, thủ quỹ
và cả người nhận lương cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của chế độ kế tốn cũng như quy định của cơ quan cấp trên và của DN: Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện đĩ là những phiếu chi cho các cơng việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã thực hiện hoặc những sản phẩm hoặc dịch vụ đã hồn thành và nghiệm thu. Người chi lương chỉ được phép chi khi phiếu chi cĩ đủ chữ ký của những người cĩ thẩm quyền để chắc chắn rằng khoản chi phí đĩ đã được kiểm sốt tránh gây thất thốt tiền của doanh nghiệp. Khi chi phải yêu cầu người nhận ký nhận đầy đủ nhằm kiểm sốt việc chi đúng đối tượng. Các phiếu chi này phải thể hiện được số tiền trên phiếu đúng với giá trị của sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành đã nghiệm thu.
Tiếp cận hệ thống sổ sách: Nhằm kiểm sốt đối với những khoản chi khơng
đúng chỗ và những chi phí nhân cơng khơng được thơng qua, BGĐ cần phải đưa ra các chính sách hạn chế việc tiếp cận hệ thống sổ sách, các báo cáo về nhân sự và các sổ sách kế tốn liên quan tới tiền lương, chỉ cho những người cĩ trách nhiệm được quyền nắm giữ những sổ sách liên quan tới phần việc của mình. Nhưng đồng thời những người này phải cĩ trách nhiệm trình duyệt lên BGĐ và cơ quan cấp trên về tình hình lương trong DN. Tất cả các sổ sách của đơn vị cần phải lưu trữ, cất giữ riêng tại phịng kế tốn.
Phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm cần thiết đối với mọi chu
trình, khơng chỉ riêng chu trình tiền lương và nhân viên. Phân chia trách nhiệm sẽ giảm thiểu việc thơng đồng, cấu kết giữa các bộ phận, cá nhân trong một chu trình,
bảo đảm việc giám sát thời gian lao động, dịch vụ hồn thành được tách biệt với việc tính lương, thưởng, lập bảng lương và chi lương, thưởng. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, cần phân tách trách nhiệm rõ ràng, khi chấm cơng là đốc cơng, khi tính lương, thưởng, lập bảng lương là kế tốn lương, khí thanh tốn là thủ quỹ.
Theo Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm sốt nội bộ: “KTV phải cĩ đủ hiểu biết về hệ thống kế tốn và quy trình KSNB của khách hàng để lên kế hoạch kiểm tốn và xây dựng cách tiếp cận kiểm tốn cĩ hiệu quả”. Vì vậy, việc nghiên cứu và đánh giá quy trình KSNB của khách hàng đối với chu trình tiền lương và nhân viên là bước cơng việc hết sức quan trọng mà KTV cần thực hiện khơng chỉ để xác định tính hữu hiệu của quy trình KSNB mà cịn làm cơ sở xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
Mỗi DN sẽ cĩ quy mơ, đặc điểm kinh doanh khác nhau theo các phương thức khác nhau nhưng nhìn chung là cĩ 3 cách tiếp cận quy trình KSNB cơ bản: bảng tường thuật, bảng câu hỏi, lưu đồ.
• Bảng tường thuật
Bản tường thuật là bản mơ tả bằng văn bản về các chính sách, thủ tục KSNB và cơ cấu KSNB của khách thể kiểm tốn. Tài liệu này thường được dùng phối hợp với các tài liệu khác về KSNB. Đối với những hệ thống đơn giản, KTV cĩ thể sử dụng duy nhất bảng tường thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB. Khi sử dụng bảng tường thuật cần chú ý tới văn phong, bố cục. Mặc dù bảng tường thuật giúp cho KTV cĩ được sự mơ tả rất chi tiết và linh hoạt về KSNB, dễ thực hiện, đơn giản và dễ hiểu khi sử dụng. Tuy nhiên, kỹ thuật này chỉ phát huy tác dụng đối với hệ thống kiểm sốt quy mơ nhỏ, hoạt động kiểm sốt cĩ phần đơn giản. Trong nhiều trường hợp, sử dụng bảng tường thuật lại tạo ra những khĩ khăn trong việc xem xét tổng quát nhiều mối quan hệ giữa các bộ phận, trình tự kiểm sốt,... trong đơn vị.
• Bảng câu hỏi
Bao gồm một tập hợp các câu hỏi đã được chuẩn bị trước đối với các quy trình kiểm sốt trong từng lĩnh vực, kể cả mơi trường kiểm sốt nhằm phát hiện các yếu điểm của KSNB tại đơn vị. Bảng này thường đưa ra các câu hỏi theo mục tiêu chi tiết
của quy trình KSNB. Các dạng câu hỏi được thiết kế cĩ thể là câu hỏi đĩng dưới dạng trả lời “cĩ” hoặc “khơng” và các câu trả lời “khơng” sẽ cho thấy nhược điểm của KSNB, hoặc cũng cĩ thể sử dụng dạng câu hỏi mở dưới dạng trả lời viết tự do, nhưng hình thức câu hỏi mở thường ít được sử dụng.
Ưu điểm của cơng cụ này là được lập sẵn nên KTV cĩ thể thực hiện nhanh chĩng và khơng bỏ sĩt các vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, do được thiết kế chung nên bảng câu hỏi khĩ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp khách hàng đang thực hiện kiểm tốn. Phụ lục 1 là ví dụ minh họa “Bảng câu hỏi khi đánh giá KSNB đối với chu
trình tiền lương và nhân viên. ”
• Lưu đồ
Lưu đồ là tập hợp những hình vẽ, ký hiệu được quy ước thống nhất nhằm biểu thị hệ thống thơng tin và các hoạt động kiểm sốt cĩ liên quan. Lưu đồ thường mơ tả những nội dung như: Chứng từ gốc của các nghiệp vụ, quy trình xử lý thơng tin, quy trình luân chuyển chứng từ, dấu hiệu của KSNB liên quan đến việc đánh giá rủi ro kiểm sốt (ví dụ: phân tách trách nhiệm,...). KTV nên sử dụng kỹ thuật này theo hướng từ trái sang phải, từ trên xuống, và trình bày theo các cột để mơ tả những cơng việc ở từng bộ phận chức năng, hoặc của từng nhân viên. Bằng cách này, KTV cĩ cái nhìn tổng quan về tồn bộ hệ thống cũng như là mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong cơng ty, đồng thời nĩ cũng giúp KTV dễ dàng phân tích hiệu quả trong việc xác định các chốt kiểm sốt quan trọng và những thiếu sĩt của hệ thống. Tuy nhiên, kỹ thuật này mất nhiều thời gian, địi hỏi KTV phải cĩ chuyên mơn cao và đơi khi khơng thể mơ tả được rõ mối quan hệ đang diễn ra hoặc cũng cĩ thể dễ dàng bị bỏ sĩt do hệ thống quá đặc biệt và phức tạp,... Phụ lục 2 là ví dụ minh hoạ về “Lưu
đồ về chu trình lương”