Thực hiện kiểm tốn là quá trình triển khai một cách chủ động kế hoạch kiểm tốn cũng như vận dụng các phương pháp kĩ thuật kiểm tốn thích hợp với từng đối tượng khách hàng để thu thập bằng chứng kiểm tốn nhằm đưa ra kết luận kiểm tốn một cách đúng đắn. Giống như việc thực hiện kiểm tốn các khoản mục khác, chương trình kiểm tốn tiền lương của nhân viên cũng áp dụng các thử nghiệm kiểm sốt và thử nghiệm cơ bản.
1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm sốt
Thử nghiệm kiểm sốt đối với chu trình tiền lương và nhân viên cĩ thể được KTV thực hiện bằng cách đề ra các mục tiêu kiểm sốt trên từng mục tiêu KSNB và tiến hành kiểm tra xem các mục tiêu đĩ cĩ được thỏa mãn hay khơng.
1. Tính hiện hữu (tính cĩ thực): Các nghiệp vụ tiền lương, các khoản chi phí tiền lương và khoản tiền lương chưa thanh tốn thực sự tồn tại. - Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương.
- Việc phê duyệt các quyết định lương, thưởng, làm thêm giờ, hợp đồng lao động, thay đổi nhân sự,...
- Cách theo dõi, ghi chép,
- Kiểm tra nguyên
tắc bất
kiêm nhiệm giữa
các bộ
phận trong chính
sách của
cơng ty, đồng thời quan
sát cơng việc của họ.
- Kiểm tra dấu vết kiểm
sốt trên các chứng từ liên quan.
hàng kỳ (nếu thanh tốn bằng tiền mặt). - Quan sát hoặc phỏng vấn để biết cách thức chấm cơng của DN. - Kiểm tra đầy đủ
chữ ký
2. Tính chính xác và tính đánh giá: Các nghiệp vụ tiền lương và các số dư liên quan được ghi chép, tính tốn đúng và hợp lệ.
Kiểm sốt độc lập quá trình chấm cơng và quá trình lập bảng tính lương và hạch tốn.
Kiểm tra, so sánh, đối chiếu giữa bảng chấm cơng, bảng tính lương và sổ cái của một vài tháng.
3. Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ tiền lương và các số dư liên quan đã được ghi chép đầy đủ.
- Các hợp đồng, quyết định lao động và các chứng từ liên quan đều được đánh số và ghi chép.
- Kiểm tra tính liên
tục của các hợp đồng, quyết định lao động và các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra, đối 4. Quyền và nghĩa vụ: DN cĩ nghĩa vụ thanh tốn đủ lương cho NLĐ và nộp đủ các khoản trích theo lương cho cơ quan quản lý.
Tính tốn và đối chiếu giá
trị các khoản phải trả NLĐ và phải trả khác với các sao kê ngân hàng hoặc
bảng thanh tốn lương và các chứng từ quyết tốn
Kiểm tra biên bản đối chiếu hàng kỳ của kế tốn.
5. Tính đúng kỳ: Các chi phí lương và các khoản trích theo lương được ghi nhận đúng kỳ phát sinh.
Tất cả nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, sự thay đổi về mức lương và các khoản giảm trừ phải
Xác định một số nhân viên mới hoặc nghỉ việc để tiến hành kiểm tra tài liệu thơng báo sự thay đổi.
được nhanh chĩng báo cáo tới bộ phận tiền lương
và những sự thay đổi đĩ cần được cập nhật kịp thời
6. Phân loại và trình bày: Các nghiệp vụ ghi nhận đúng tài khoản, tuân thủ theo chế độ, chuẩn mực hiện hành. - DN cĩ hệ thống tài khoản hạch tốn rõ ràng. - Hạch tốn phân bổ chi phí tiền lương đúng bộ phận sử dụng - Kiểm tra bảng hệ thống
tài khoản của DN. - Xem xét cách thức
phân
bổ chi phí tiền
lương vào
1.3.2.2. Thử nghiệm cơ bản
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm sốt, nếu KSNB của khách hàng hoạt động
tốt, các giấy tờ và chứng từ của đơn vị được thực hiện nhất quán và chính xác.. .thì các thử nghiệm cơ bản sẽ được giảm bớt và ngược lại. Thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết tiền lương.
• Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích địi hỏi nhiều sự phán đốn nghề nghiệp của KTV. Thủ tục này dùng để đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV kết hợp các biến tài chính và phi tài chính để xây dựng nên mơ hình phân tích bằng cách thực hiện: so sánh số liệu các khoản chi phí lương với các niên độ kế tốn trước; so sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ trước nhằm khẳng định tính hợp lý về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế tốn; so sánh số dư các tài khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa các kỳ kế tốn nhằm phát hiện các sai sĩt trong hạch tốn các khoản trích theo lương.
thành từ chính ước tính trong phân tích. Bởi vậy, bất kỳ một sự bất thường nào lớn phát sinh cũng cần phải điều tra, phỏng vấn kế tốn của đơn vị được kiểm tốn để cĩ lời giải thích hợp lý nhất. Nếu khơng cĩ lời giải thích hợp lý, KTV phải xem xét lại các ước tính của mình. Nếu vẫn cịn khơng thoả đáng thì giải quyết bằng thủ tục kiểm
tra chi tiết số liệu.
• Thủ tục kiểm tra chi tiết
Đối tượng thực hiện kiểm tra chi tiết đối với chu trình tiền lương của nhân viên
bao gồm: số dư tài khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả cơng nhân viên (TK 334); tài khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338, 3382 - KPCĐ, 3383 - BHXH, 3384 - BHYT, 3386 - BHTN) và các tài khoản chi phí (TK 622, 627, 641, 642).
Các thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ được giảm bớt nếu sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm sốt và thủ tục phân tích cho thấy KSNB của khách hàng hoạt động tốt,
các khoản chi phí tiền lương và trích theo lương được đánh giá là hợp lý và ít biến động qua các năm,.. .và ngược lại.
Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản trong quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên là kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ cĩ được thanh tốn và ghi sổ đẩy đủ, chính xác và đúng kỳ hay khơng.
Kiểm tra chi tiết TK 334: Trước khi tiến hành kiểm tra chi tiết số dư TK 334
(phải trả CNV), KTV phải hiểu rõ về các chính sách, cách tính lương và chế độ thanh
tốn lương của cơng ty khách hàng. Bên cạnh đĩ, tính nhất quán của các chính sách về tiền lương qua các kỳ kế tốn cũng cần được xem xét. Thơng thường, kế tốn lương sẽ thực hiện tính lương, thủ quỹ căn cứ vào bảng tính lương của kế tốn lương để tiến hành chi lương, KTV cũng cần phải đối chiếu giữa sổ sách hạch tốn với bảng
Kiểm tra chi tiết tài khoản 338: KTV kiểm tra căn cứ trích khoản SHUI và
KPCĐ được trích tại đơn vị dựa trên quỹ lương cơ bản hay quỹ lương thực trả, đối chiếu với thơng báo của cơ quan bảo hiểm. Ngồi ra, KTV cũng cĩ thể tính tốn lại khoản trích theo lương dựa trên thơng báo đĩng bảo hiểm và nhân với tỷ lệ trích theo
quy định hiện hành, riêng đối với KPCĐ (TK 3382) KTV cĩ thể ước tính từ quỹ lương đã được kiểm tốn rồi nhân với tỷ lệ trích từ quỹ lương là 2%. Qua đĩ, so sánh
với số đơn vị trích trên sổ sách nhằm khẳng định số phát sinh và số dư cuối kỳ của đơn vị là hiện hữu và chính xác. Đồng thời, KTV cần chú ý đối chiếu việc thanh tốn
các khoản đĩ, tính tốn lại và xem xét thời hạn thanh tốn.
Kiểm tra chi tiết các tài khoản chi phí tiền lương: Thủ tục thường được KTV
thực hiện là so sánh chi phí kỳ này với các kỳ trước, kiểm tra tính chính xác, nhất quán trong việc phân bổ chi phí tiền lương (hướng vào việc chi trả tiền lương do làm tăng ca, thêm giờ, điều tra tổng số giờ tăng ca, thêm giờ này). KTV cần nhanh chĩng tiến hành phỏng vấn, điều tra nhân viên để tìm ra lý do chênh lệch, dấu hiệu bất thường nếu cĩ. Việc cuối cùng là KTV xem xét quy trình hạch tốn các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương trên sơ đồ tài khoản cĩ đúng hay khơng.