Quy mơ cơng ty khách hàng là một yếu tố quan trọng quyết định đến việc tổ chức một đồn kiểm tốn. Số lượng thành viên trong một đồn kiểm tốn thường dao
động từ 4-8 thành viên, số lượng này phụ thuộc chủ yếu vào quy mơ, tính chất và giá phí kiểm tốn mà cơng ty đã thỏa thuận với khách hàng. Thơng thường, đồn kiểm
Sơ đồ 2.2: Tổ chức đồn kiểm tốn của Cơng ty TNHH Mazars Việt Nam Ban Tổng giám đốc Trợ lý kiêm tốn Trưởng/Phĩ phịng kiêm tốn Trưởng nhĩm kiêm tốn
(Nguồn: tài liệu tổ chức) Ban Tổng giám đốc: Thường đại diện bởi các Giám đốc, là người ký hợp
đồng
kiêm tốn, đem hợp đồng về cho cơng ty. Trên báo cáo kiêm tốn được phát hành thường cĩ 2 chữ ký, một chữ ký của kiêm tốn viên và một chữ ký của Giám đốc và người ký sau cùng là Giám đốc, trước khi gửi các báo cáo này tới khách hàng. Vì vậy,
Giám đốc là người cĩ quyền quyết định cao nhất cũng như chịu trách nhiệm trực tiếp về báo cáo kiêm tốn được phát hành. Giám đốc là người xem xét tồn bộ báo cáo kiêm tốn dự thảo, tồn bộ giấy làm việc của đồn kiêm tốn.
Trưởng/Phĩ phịng kiểm tốn (cĩ thê tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp): là
người trực tiếp chịu trách nhiệm về tồn bộ hồ sơ kiêm tốn phù hợp với báo cáo đã phát hành. Cơng việc của cấp Trưởng phịng hoặc Phĩ phịng trong đồn kiêm tốn gồm cĩ: Phê duyệt kế hoạch kiêm tốn, khoanh vùng rủi ro, đặc biệt xác định những thủ tục cần thiết đối với các rủi ro; Sốt xét giấy làm việc của các phần hành cĩ nhiều
rủi ro của các thành viên trong đồn kiêm tốn; Thực hiện xử lý và thảo luận những vấn đề phức tạp với khách hàng; Ký tên trên báo cáo kiêm tốn.
Trưởng/Phĩ phịng kiểm tốn họp và trao đổi với khách hàng về kết quả đạt được sau
tuần làm việc của nhĩm.
Trưởng nhĩm kiểm tốn: là quản lý trực tiếp của một đồn kiểm tốn và
thường
chịu trách nhiệm với các cơng việc như: Thực hiện và hướng dẫn trợ lý kiểm tốn lập
kế hoạch kiểm tốn, khoanh vùng rủi ro; Phân cơng cơng việc cho thành viên trong nhĩm kiểm tốn, hướng dẫn tạo giấy tờ làm việc; Tiến hành kiểm tốn các phần hành
cĩ nhiều rủi ro, cĩ tính trọng yếu cao như thuế, hàng tồn kho,...; Tổng hợp các bút tốn điều chỉnh, các thuyết minh trên BCTC; Thảo luận, xử lý những vấn đề phức tạp
với khách hàng; Sốt xét tồn bộ giấy tờ làm việc của các trợ lý kiểm tốn; Phát hành
báo cáo kiểm tốn.
Trợ lý kiểm tốn: Cĩ nhiệm vụ thực hiện lập kế hoạch kiểm tốn, khoanh
vùng
rủi ro kiểm tốn cho các khoản mục kiểm tốn; Hỗ trợ trưởng nhĩm kiểm tốn hồn thành báo cáo kiểm tốn và hồ sơ kiểm tốn; Thực hiện kiểm tốn các phần hành cơ bản,
rủi ro thấp và hồn thành giấy tờ làm việc của các phần hành đĩ; Luân chuyển báo cáo kiểm tốn và hồ sơ kiểm tốn lên các cấp để sốt xét; Thực hiện các thủ tục hành chính cĩ liên quan đến cuộc kiểm tốn như giấy đi đường, thuê xe, chấm cơng, lên dữ liệu cho thư xác nhận, theo dõi thư xác nhận từ khách hàng, ...
Tại Cơng ty TNHH Mazars Việt Nam, trợ lý kiểm tốn cĩ nhiều cấp bậc khác nhau. Bậc của trợ lý sẽ theo số năm kinh nghiệm. Cụ thể:
- Dưới 1 năm, trợ lý bậc 1 (A1)
- Từ 1-2 năm, trợ lý bậc 2 (A2)
- Từ 2-4 năm, trợ lý bậc 3 (A3)
Sau 3-4 năm, trợ lý sẽ được tăng bậc trở thành Trưởng nhĩm kiểm tốn dựa vào năng lực, kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng quản lý của mình, và sau đĩ cần đảm nhiệm những phần cơng việc phức tạp trong một cuộc kiểm tốn. Trong cùng một đồn, trợ lý bậc cao hơn vừa hồn thành cơng việc kiểm tốn được giao, vừa cĩ trách nhiệm hướng dẫn, giám sát cơng việc của trợ lý bậc thấp hơn, tùy thuộc vào sự phân cơng của trưởng nhĩm. Trong nhiều trường hợp khách hàng là các đơn vị nhỏ hoặc cịn đang trong giai đoạn đầu tư chưa đi vào hoạt động, những trợ lý bậc cao cũng cĩ thế là trưởng nhĩm kiểm tốn điều hành cơng việc của cả đồn, tuy nhiên
việc kí duyệt sốt xét báo cáo kiểm tốn vẫn phải do một kiểm tốn viên thực hiện. Nhân sự trong đồn kiểm tốn cần cĩ sự thay đổi qua các năm để đảm bảo tính
độc lập và minh bạch cho dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Trong trường hợp khách
hàng đã kiểm tốn năm trước, cĩ thể sắp xếp nhân sự đồn kiểm tốn năm trước trong
đồn để đạt được hiệu quả cơng việc. Tuy nhiên, trường hợp khách hàng ký hợp đồng
từ 3 năm liên tục trở lên, thì cứ sau 3 năm Cơng ty sẽ thay đổi:
- Kiểm tốn viên hành nghề chịu trách nhiệm kiểm tốn và ký tên trên BCKT - Người chịu trách nhiệm ký báo cáo kiểm tốn là Giám đốc (hoặc uỷ quyền)
2.2. Quy trình chung kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên tại Cơng ty