Đối với bất kỳ một cơng việc nào, trước khi tiến hành, việc lập kế hoạch đĩng vai trị vơ cùng quan trọng. Kiểm tốn cũng vậy. Giai đoạn đầu này nếu như thực hiện
tốt sẽ đĩng vai trị như nền tảng hướng dẫn cho các giai đoạn sau. Theo Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 300 - Lập kế hoạch kiểm tốn: “Kế hoạch kiểm tốn phải được lập cho mọi cuộc kiểm tốn. Kế hoạch kiểm tốn phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm tốn; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm tốn được hồn thành đúng thời hạn.”
1.3.1.1. Khảo sát chấp nhận khách hàng
Ở bước này, KTV và cơng ty kiểm tốn tiến hành đánh giá rủi ro đơn vị khách hàng trước khi quyết định ký hợp đồng kiểm tốn. Việc này nhằm mục đích tìm hiểu, xác minh các thơng tin về đơn vị được thực hiện kiểm tốn trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhằm mục đích xác định liệu cĩ nên chấp nhận ký hợp đồng với khách hàng này hay tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng này hay khơng. Đối với khách hàng cũ, KTV thường khơng mất quá nhiều thời gian cho giai đoạn này do đa số thơng tin trong hồ sơ khơng thay đổi trong hai năm liền kề. Vậy nên, tỷ lệ chấp nhận khách hàng cũ sẽ cao hơn nhiều so với khách hàng kiểm tốn năm đầu tiên.
Thơng tin thu thập nhằm đánh giá rủi ro cĩ thể thơng qua việc trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo của khách hàng, trên các phương tiện thơng tin đại chúng hoặc các nguồn thơng tin khác mà KTV cĩ thể tiếp cận.
Bước này thường áp dụng cho tồn bộ cuộc kiểm tốn, khơng riêng cho từng chu trình nên ở chu trình tiền lương và nhân viên sẽ khơng đi sâu vào bước này. Chú ý ở bước này, việc lựa chọn đội ngũ kiểm tốn viên là rất quan trọng. Khi chọn nên chọn những kiểm tốn viên cĩ hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Điều này giúp cho các KTV trong nhĩm kiểm tốn thống nhất với nhau trước những vấn đề, phối hợp với nhau tốt hơn. Hơn nữa, nhĩm KTV cĩ thể phối hợp tốt, linh hoạt hơn trong quá trình làm việc với các bộ phận nội bộ của khách hàng hay liên hệ với các chuyên gia bên ngồi đối với những ngành nghề đặc thù. Sự phối hợp hiệu quả sẽ dẫn đến kết quả cơng việc tốt hơn.
1.3.1.2. Thu thập và phân tích thơng tin về khách hàng
Sau khi đã ký kết hợp đồng, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm tốn tổng quát. Đầu tiên, KTV thu thập những thơng tin cơ sở để đạt được hiểu biết về các thơng tin tài chính cũng như thơng tin phi tài chính về ngành nghề, mơi trường kinh doanh của khách hàng. Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng cĩ những sai sĩt trọng yếu, đưa ra những đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộc kiểm tốn và mở rộng các thủ tục kiểm tốn khác.
• Tìm hiểu về hoạt động của khách hàng và mơi trường kinh doanh
Những thơng tin về cơng việc kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của khách hàng và những kiến thức chung về mọi mặt hoạt động của khách hàng cần thiết cho quá trình kiểm tốn về sau. Những thơng tin về khách hàng cần thu thập thường bao gồm các nội dung chính như: các thơng tin chung (trụ sở chính và các trụ sở cĩ liên quan, năm thành lập, lịch sử hình thành,...), thơng tin về nghĩa vụ pháp lý và hoạt động của khách hàng, chi tiết về cơ cấu tổ chức và nhân sự chủ chốt, hệ thống kế tốn áp dụng.
Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần tìm hiểu các thơng tin cơ sở sau: Tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, chính sách tuyển dụng, các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động của đơn vị khách hang.. .cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phịng ban đặc biệt là phịng tổ chức lao động và phịng kế tốn; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, kết thúc hợp đồng, biên bản quyết định tăng lương.; xem lại kết quả kiểm tốn các năm trước để cĩ những đánh giá ban đầu về chu trình lương tại đơn vị khách hàng; đối với các doanh nghiệp nước ngồi, xem xét các cá nhân được chi trả lương tại chi nhánh ở nước ngồi, nhận diện các bên liên quan.
• Hiểu biết về các chu trình kinh doanh chính
Hiểu biết về các chu trình kinh doanh chính của khách hàng nhằm đánh giá hệ thống KSNB của họ trên hai khía cạnh: thiết kế và vận hành. Căn cứ trên kế hoạch cơng việc được giao, trưởng nhĩm kiểm tốn phân cơng cho người thực hiện các phần
hành chi tiết tìm hiểu vì các chu trình kinh doanh cĩ liên quan. Cụ thể, đối với kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần tiến hành tham quan nhà xưởng theo dõi chu trình lao động, việc theo dõi ghi chép chấm cơng của đốc cơng, năng suất lao động và tác phong làm việc của nhân viên.
Qua đĩ đạt được sự hiểu biết về các chính sách kế tốn liên quan tới chu trình, các giai đoạn chính mà đơn vị được kiểm tốn thiết kế để đạt được mục tiêu kiểm sốt của chu trình và mơ tả về việc phân cơng, phân nhiệm để đạt được các nguyên tắc KSNB.
• Phân tích sơ bộ BCTC
Chủ yếu là phân tích sự biến động của các chỉ tiêu trên BCĐKT và BCKQHĐKD của khách hàng năm 2019 so với năm 2020. Từ đĩ đưa ra các kết luận ban đầu về những biến động bất thường, chứa đựng nhiều rủi ro, các lưu ý nhằm khoanh vùng kiểm tốn.
1.3.1.3. Đánh giá trọng yếu và rủi ro
• Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 320 về tính trọng yếu: “Trọng yếu là một thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thơng tin (một số liệu kế tốn) trong báo cáo tài chính. Thơng tin được coi là trọng yếu nếu như thiếu thơng tin đĩ hay thiếu tính chính xác của thơng tin đĩ sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thơng tin.”
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sĩt của BCTC cĩ thể chấp nhận được. Những ước tính này mang tính xét đốn dựa trên những kinh nghiệm của trưởng nhĩm kiểm tốn và người sốt xét sau cùng là Trưởng phịng hoặc Phĩ phịng kiểm tốn. Việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu sẽ giúp KTV trong việc thu thập bằng chứng kiểm tốn thích hợp, tránh quá nhiều bằng chứng khơng cần thiết đối với các khoản mục ít cần quan tâm và thiếu bằng chứng đối với các khoản mục trọng yếu. Trong trường hợp KTV xác định mức trọng yếu là thấp nghĩa là mức sai sĩt cĩ thể chấp nhận được thấp, do vậy số lượng bằng chứng kiểm tốn cần phải thu thập sẽ nhiều hơn trong trường hợp
KTV xác định mức trọng yếu cao hơn. Với kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần đánh giá mức trọng yếu cho tồn bộ chu trình, sau đĩ phân bổ trọng yếu cho các khoản mục nhỏ bên trong chu trình. Dựa vào đĩ, kiểm tốn viên thu thập bằng chứng kiểm tốn thích hợp.
• Đánh giá rủi ro
Theo VSA 200: “Rủi ro kiểm tốn là rủi ro do kiểm tốn viên đưa ra ý kiến kiểm tốn khơng phù hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm tốn chứa đựng sai sĩt trọng yếu.” Rủi ro kiểm tốn là hệ quả của rủi ro cĩ sai sĩt trọng yếu (gồm rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm sốt) và rủi ro phát hiện.
Rủi ro tiềm tàng: Là những sai sĩt xảy ra gắn liền với đặc thù kinh doanh của
DN mà chưa cĩ sự tác động của yếu tố con người hay chưa cĩ một bước KSNB liên quan nào. Để đánh giá rủi ro tiềm tàng một cách chính xác, KTV cần xem xét đến bản chất kinh doanh của khách hàng, tính chính trực của ban lãnh đạo, kết quả các lần kiểm tốn trước cũng như các nghiệp vụ kinh tế khơng thường xuyên của đơn vị.
Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, do ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và lợi ích của NLĐ và người sử dụng lao động, nên rủi ro tiềm tàng cĩ thể xảy ra ở đây là xuất hiện số lượng lao động khống hoặc số giờ lao động khống làm tăng chi phí tiền lương của DN.
Rủi ro kiểm sốt: Là khả năng xảy ra sai sĩt trọng yếu do KSNB của khách
hàng khơng tồn tại hoặc những hoạt động kém hiệu quả nên khơng ngăn được những sai phạm này. Thơng qua quá trình tìm hiểu quy trình KSNB của khách hàng mà KTV đánh giá rủi ro kiểm sốt là cao hay thấp. Nếu KSNB của khách hàng tốt, KTV cĩ thể tin tưởng vào quy trình này và xác định rủi ro kiểm sốt thấp. Từ đĩ, KTV giảm được chi phí và sức lực khi thu thập bằng chứng kiểm tốn. Ngược lại, nếu KSNB là khơng cĩ hoặc kém hiệu quả, KTV sẽ đánh giá rủi ro kiểm sốt ở mức cao và khơng tin tưởng vào kết quả hoạt động của quy trình kiểm sốt. Do đĩ, nhĩm kiểm tốn cần thu thập nhiều hơn các bằng chứng để giúp tăng độ tin cậy cho việc đưa ra ý kiến.
Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu
Các thử nghiệm kiểm sốt
Rủi ro phát hiện: Là rủi ro xảy ra khi KTV và cơng ty kiểm tốn khơng phát
hiện ra các gian lận hoặc sai sĩt. Do vậy trình độ chuyên mơn, xét đốn nghề nghiệp của KTV là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc phát sinh rủi ro phát hiện.
1.3.1.4. Tìm hiểu và đánh giá KSNB của đơn vị được kiểm tốn
Việc tìm hiểu KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm sốt là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm tốn. Khi kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên, KTV tập trung nhiều hơn vào kiểm tra tính hiệu lực, hiệu quả và tính kinh tế của chu trình, hay nĩi cách khác là tập trung đánh giá KSNB của đơn vị khách hàng. Trên cơ sở đánh giá KSNB chu trình, KTV đánh giá được mức độ đáng tin cậy của những thơng tin các khoản mục liên quan trên BCTC, từ đĩ dễ dàng đưa ra kết luận kiểm tốn cho tồn chu trình.
1.3.1.5. Xây dựng chương trình kiểm tốn cụ thể
Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên là những chỉ dẫn các thủ tục kiểm tốn chi tiết tương ứng với mục tiêu kiểm tốn theo từng cơ sở dẫn liệu cho chu trình này. Chương trình kiểm tốn cũng thể hiện lịch trình, phạm vi và thời gian dự tính cần thiết cho chu trình này.
Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương của nhân viên thường bao gồm: - Mục tiêu kiểm tốn cụ thể của chu trình tiền lương của nhân viên
- Phạm vi kiểm tốn: tùy vào rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm sốt mà phạm vi kiểm tốn là rộng hay hẹp. Nếu hai rủi ro trên là cao thì phạm vi kiểm tốn là
rộng và
ngược lại.
- Thủ tục kiểm tra và thu thập bằng chứng kiểm tốn
- Trên giấy tờ làm việc trình bày chương trình kiểm tốn cần ghi tên người thực hiện và thời gian tương ứng khi thực hiện, đồng thời cĩ tham chiếu tới các thơng tin
liên quan của chu trình.
Trong quá trình thực hiện, chương trình kiểm tốn cĩ thể thay đổi để phù hợp