CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện công tác quản lý rủi ro trong
4.2.4. Phối hợp các bên liên quan thiết kế và thực hiện các giải pháp phòng ngừa rủ
4.2.4.1 Phối hợp với chi nhánh NHTM thực hiện giải pháp phòng ngừa rủi ro
Tổng hợp kết quả khảo sát các nhân tố tác động đến rủi ro và quản lý rủi ro hoạt động ngân quỹ (Bảng 3.4) cho thấy, nhân tố qui trình thanh toán hiện tại với biến chế độ kiểm tra, giám sát có chỉ số mức độ rủi ro từ cao đến rất cao là 0,8132; tổng hợp kết quả điều tra, khảo sát rủi ro trong thanh toán
(Bảng 3.5), trong đó đối với Lệnh thanh toán Đến, nhân tố con người (lỗi giao dịch của nhân viên) có tầng suất là 0,9572; tổng hợp rủi ro và xử lý rủi ro Lệnh thanh toán đến từ năm 2014 đến năm 2017 (Bảng 3.7) cho thấy, mức độ sai lầm trong thanh toán SPĐT năm 2014, năm đầu tiên triển khai chương trình thanh toán SPĐT là 2,4% và có xu hướng giảm dần qua các năm 2015 (1,54%), năm 2016 (1,40%) nhưng đến năm 2017, năm đầu tiên thay đổi mục lục NSNN thì mức độ sai lầm lại tăng lên 1,92%. Đối với thanh toán LNH điện tử cũng xảy ra tương tự.
Điều đó đòi hỏi Kho bạc thành phố cần tăng cường phối hợp với các chi nhánh NHTM có quan hệ thanh toán trong việc thiết kế và thực hiện các giải pháp phòng ngừa rủi ro. Trước tiên cần tập trung vào hai vấn đề chính: Tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quí (hoặc đột xuất khi có biến động đáng ngờ)
dữ liệu thu NSNN sau thời điểm cut off time để phát hiện những trường hợp chi nhánh NHTM chủ ý trì hoãn truyền dữ liệu thu NSNN phát sinh trước thời điểm cut off time dẫn đến số thu không tập trung kịp thời vào quỹ NSNN và trên cơ sở dữ liệu rủi ro do lỗi giao dịch của nhân viên (ngân hàng) trong quá trình thực hiện các Lệnh thanh toán (LTT Đến đối với Kho bạc) đã thu thập, phối hợp với Giám đốc chi nhánh NHTM tổ chức hướng dẫn cho nhân viên ngân hàng các nghiệp vụ có liên quan đến rủi ro đã xảy ra. Ví dụ như những thay đổi về mục lục NSNN, cơ quan quản lý thu…
4.2.4.2. Thiết lập trung tâm dữ liệu rủi ro ngân quỹ của nội bộ Kho bạc cơ sở
phố do phòng kế toán nhà nước quản lý trực tiếp là kế toán viên Kiểm soát rủi ro.
- Hàng ngày, căn cứ vào kết quả giám sát rủi ro của Phòng kế toán thuộc Kho bạc thành phố và Phòng kế toán Kho bạc quận, huyện truyền tải về để tập hợp và phân loại: Rủi ro được phổ biến công khai và rủi ro phổ biến hạn chế (có độ mật)
+ Rủi ro được phổ biến công khai, những rủi ro tài chính có mức độ tác động từ rất thấp đến mức thấp và những rủi ro phi tài chính (các LTT sai mục lục NSNN, sai mã quỹ…). Những rủi ro này được đăng tải tại Website của Kho bạc thành phố (chuyên mục quản lý rủi ro) hàng ngày nhằm phổ biến cho tất cả nhân viên Kho bạc thành phố. Đây là hình thức nâng cao nhận thức rủi ro trực quan, giúp mỗi kế toán viên tự phòng ngừa rủi ro trong hoạt động của chính mình.
+ Rủi ro phổ biến hạn chế, những rủi ro tài chính có mức độ tác động từ cao đến rất cao (rủi ro đạo đức, những rủi ro có giá trị tài sản lớn và thời gian khắc phục kéo dài). Vì uy tín của ngành và tránh hiệu ứng (tác động) ngược, những rủi ro này chỉ phổ biến đến các nhà quản lý nội bộ (có thể từ cấp kế toán trưởng Kho bạc quận, huyện trở lên; cũng có thể từ cấp phó Giám đốc Kho bạc quận, huyện trử lên) tùy theo qui định của Giám đốc Kho bạc thành phố.
- Định kỳ (tháng, quí, năm) lập báo cáo kiểm soát rủi ro, trong đó thống kê theo từng đơn vị (phòng kế toán nhà nước, Kho bạc quận huyện) và phân loại rủi ro tài chính và rủi ro phi tài chính. Báo cáo này được gửi đến Giám đốc Kho bạc thành phố để sử dụng vào mục đích quản lý của Giám đốc.
4.2.5. Quản trị nội bộ Kho bạc “hiệu quả” - Xây dựng, duy trì một hệ thống kiểm soát, giám sát nội bộ phù hợp và hiệu quả
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Ngay cả các quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức có uy tín như Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) và quan điểm của Ủy ban các tổ
chức tài trợ (COSO) cũng có sự khác nhau, do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau. Tuy nhiên, theo quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt kết quả.
Theo quan điểm trên, hệ thống kiểm soát nội bộ Kho bạc tập trung vào 3 mục tiêu chính, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy trình nghiệp vụ ngân quỹ; đảm bảo mục tiêu hoạt động ngân quỹ(hiệu quả và hiệu năng quản lý
ngân quỹ); đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính(quỹ).
Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ Kho bạc phải nhằm vào các mục tiêu cụ thể sau:
- Đảm bảo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ (tuân thủ pháp luật và quy trình nghiệp vụ; đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính; đảm bảo các mục tiêu hoạt động ngân quỹ).
- Bảo vệ thông tin hoạt động và tài sản tài chính (không bao gồm tài sản cố định của Kho bạc)
- Ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạt động ngân quỹ.
- Phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các sự kiện rắc rối trong hoạt động ngân quỹ, những phát sinh ngoài dự kiến của Kho bạc.
- Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả đạt mục tiêu quản lý quỹ).
Việc “bảo đảm” cho những mục đích trên chỉ là sự bảo đảm hợp lý theo từng góc độ nhìn nhận và từng giai đoạn cụ thể chứ không thể là bảo đảm tuyệt đối ở mọi góc độ và mọi giai đoạn.
Trước đây, theo quan điểm truyền thống, hệ thống kiểm soát nội bộ thường chỉ tập trung vào nội bộ của đơn vị, nhưng ngày nay hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đã vượt ra khỏi phạm vi ranh giới của bản thân đơn vị,
do các hoạt động của đơn vị hiện nay được nhiều tổ chức bên ngoài quan tâm
(có thể dẫn đến sự thông đồng giữa nhân viên Kho bạc với bên ngoài nhằm biển thủ công quỹ). Do đó cần thiết lập một qui chế kiểm tra, giám sát mà trong đó hình thành các chốt kiểm soát có tính độc lập tương đối (bảo đảm việc kiểm tra chéo và kiểm soát độc lập)
Đối với hoạt động ngân quỹ, một qui chế kiểm tra, giám sát qui trình thanh toán trong nội bộ Kho bạc nhằm đáp ứng yêu cầu thanh toán nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Đồng thời là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm cá nhân trực tiếp tham gia qui trình, nó đòi hỏi phải là kết quả của một công trình nghiên cứu khoa học, phù hợp thực tiễn và do KBNN ban hành. Tuy nhiên, trên cơ bản nội dung các qui trình thanh toán hiện có, tiến hành xây dựng và thực hiện 02 qui chế. Qui chế kiểm tra, giám sát trước (trước khi thực hiện thanh toán) và qui chế kiểm tra, giám sát sau (sau khi thực hiện thanh toán)
Qui chế kiểm tra, giám sát trước được thực hiện theo phương thức trực tiếp trong quá trình ký lệnh. Nội dung kiểm tra gồm: Kiểm tra yêu cầu thanh toán của đơn vị phát hành (chủ tài khoản – chứng từ giấy); kiểm tra yêu cầu thanh toán của kiểm soát viên (kế toán viên - lập yêu cầu thanh toán; kiểm tra thời gian thực hiện lệnh thanh toán…; kiểm tra việc tổ chức tra soát, đối chiếu thanh toán và xử lý (điều chỉnh) sai lầm….
Qui chế kiểm tra, giám sát sau được thực hiện theo phương thức trực tiếp ngay sau khi ký lệnh thanh toán. Nội dung và phương pháp kiểm tra, giám sát được thực hiện bằng cách mở một sổ theo dõi: Thư tra soát (sai lầm)
LTT Đi và Đến và thực hiện điều chỉnh sau khi tra soát. Mục đích nhằm quản lý rủi ro (theo dõi, xử lý) và xác định các nguyên nhân xảy ra rủi ro như: Lỗi nhân viên; trục trặc hạ tầng CNTT; mất điện…từ đó có giải pháp hạn chế rủi ro.
Biểu 4.2: Sổ theo dõi rủi ro tài chính và tác động đến uy tín
Số TT Mã nhân viên Ngày PS Ngày Đ/C Thời gian xử lý Số tiền sai lầm A 1 2 3 4 5
Người lập Kế toán trưởng Chú thích:
(1) Ngày phát sinh là ngày thực hiện Lệnh chuyển tiền;
(2)Ngày điều chỉnh là ngày lập lại Lệnh thanh toán theo thư tra soát của Ngân hàng;
(3) Thời gian xử lý tính bằng số ngày, kể từ ngày phát hành Lệnh chuyển tiền đến ngày thực hiện lại Lệnh chuyển tiền theo thư tra soát. Uy tín: thời gian điều chỉnh kéo dài quá thời gian qui định.
(4) Số tiền sai lầm bao gồm toàn bộ số tiền: Chuyển sai người nhận tiền; sai tài khoản người nhận tiền; sai ngân hàng người nhận tiền và số tiền chuyển thừa.
Biểu 4.3: Sổ theo dõi rủi ro phi tài chính và uy tín
Đơn vị tính: VNĐ Số TT Mã nhân viên Ngày PS Ngày Đ/C Thời gian xử lý Số tiền sai lầm Số tiền thiếu A 1 2 3 4 5 6
Người lập Kế toán trưởng
Chú thích:
- Số tiền sai lầm bao gồm toàn bộ số tiền của các Lệnh chuyển tiền sai lầm các yếu tố khác (trừ các trường hợp xếp vào rủi ro tài chính) như sai mục
lục NSNN, các mã…và chuyển tiền thiếu (số tiền thiếu so vơi Lệnh thanh toán của chủ tài khoản)
Biểu 4.4: Sổ theo dõi nguyên nhân rủi ro (yếu tố tác động)
Đơn vị tính: VNĐ Số TT Lỗi giao dịch của nhân viên Sự cố CNTT Q/trị nội bộ “kém” Qui trình Sự cố mạng điện Sự cố cháy nỗ A 1 2 3 4 5 6
Người lập Kế toán trưởng
Chú thích:
Đơn vị đo lường rủi ro là VNĐ, bao gồm rủi ro tài chính, phi tài chính và uy tín; chi tiết theo từng nguyên nhân.
Về phương diện cơ cấu tổ chức kiểm tra, giám sát, gồm 03chốt kiểm soát.
Đối với kiểm tra, giám sát trước được thực hiện bởi 02 chốt: Kiểm soát viên, kế toán viên; kế toán trưởng, Giám đốc.
Đối với kiểm tra, giám sát sau được thực hiện bởi 01 chốt kiểm soát “độc lập” (độc lập với các kiểm soát viên, kế toán viên, thanh toán viên và người ủy quyền KTT
Các chốt kiểm soát
(Thứ 1) (Thứ 2)
(Thứ 3)
Sơ đồ 4.5 Tóm lược mô hình tổ chức kiểm soát rủi ro hoạt động ngân quỹ
Kiểm soát và lập yêu cầu thanh toán
Thẩm tra và duyệt yêu cầu thanh toán
Ngân hàng
(Trung gian thanh
toán)
Kiểm soát đối chiếu và tra soát
Chú thích:
- Chốt thứ 1: Kiểm soát viên, KTV, TTV kiểm tra các yêu cầu thanh toán của các chủ tài khoản. Nếu tất cả đều hợp pháp và đủ điều kiện thanh toán thì lập Yêu cầu thanh toán và trình KTT.
- Chốt thứ 2: KTT kiểm tra (thẩm tra hay tái thẩm) các Yêu cầu thanh toán, nếu không có gì nghi ngờ thì trình Giám đốc quyết định thanh toán
(duyệt Yêu cầu thanh toán) và chuyển ngân hàng để thanh toán cho người được hưởng.
- Chốt thứ 3: Kiểm soát nội bộ kiểm tra (giám sát) các bản kê đối chiếu và thư tra soát (yêu cầu tra soát) gửi ngân hàng. Kiểm tra (giám sát) bản kê và thư tra soát ngân hàng chuyển đến và chuyển cho KTV thực hiện, sau đó kiểm tra thư trả lời tra soát gửi ngân hàng.
- Kiểm soát nội bộ tổ chức theo dõi (kiểm tra, giám sát) các bản kê đối chiếu và thư tra soát đi và đến nhằm tuân thủ qui trình thanh toán; đánh giá rủi ro và kết quả xử lý. Báo cáo quản trị rủi ro (nếu có) và đề xuất Giám đốc các giải pháp phòng ngừa rủi ro hoạt động ngân quỹ.