5. Kết cấu đề tài
4.2.3. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
4.2.3.1 Nâng cao nhận thức của công chức Kho bạc về quản lý rủi ro
Muốn mô hình quản lý rủi ro được áp dụng thành công, điều cực kỳ quan trọng là phải phát triển văn hoá nhận thức về rủi ro và hậu quả của rủi ro.
Trước tiên, những nhà quản lý cấp cao (Tổng Giám đốc, Giám đốc KBNN, KBNN tỉnh, huyện) phải hiểu được RRHĐ ngân quỹ vốn có (tồn tại tất yếu) trong mọi hoạt động và truyền tín hiệu cho tất cả các nhân viên về tầm quan trọng của quản lý ngân quỹ an toàn, hiệu quả luôn gắn liền với mô hình ORM “tốt” được áp dụng, việc tham gia và hợp tác liên tục của họ là thực sự cần thiết. Những hậu quả của rủi ro ngân quỹ là sự thiệt hại tài sản
(nếu có) và những tác động tiêu cực đến mục tiêu quản lý ngân quỹ (mục tiêu thanh toán đầy đủ, kịp thời) có thể tác động đến uy tín của cơ quan Kho bạc, đồng thời gắn liền với trách nhiệm cá nhân: (trách nhiệm dân sự - bồi thường vật chất và trách nhiệm hình sự). Tất cả những điều đó cần phải được từng nhân viên hiểu rõ và đi vào hoạt động thường ngày. Đặc biệt là trách nhiệm bồi thường cá nhân (mất việc làm, bán tài sản cá nhân, thậm chí còn bị phạt tù)
dạng, đo lường và xử lý rủi ro ngân quỹ để mỗi nhân viên chủ động kiểm soát hay phòng tránh, giảm thiểu rủi ro, tích cực tham gia xử lý một khi rủi ro thật sự xảy ra. Tuyệt đối không được che dấu sự thật.
Các kịch bản (dạng) rủi ro hoạt động ngân quỹ tại Kho bạc. Một vài ví dụ điển hình, có thể:
(1) Các kịch bản (dạng) rủi ro do lỗi giao dịch của nhân viên, như: Rủi ro tài chính, (kịch bản1) xảy ra khi chuyển tiền thừa so với lệnh chuyển tiền mà nguyên nhân có thể do nhập LTT Đi bị đảo số (208 triệu đồng, nhập liệu 280 triệu đồng chẳng hạn) hoặc nhập tăng một chữ số (208 triệu đồng, nhập liệu 2080 triệu đồng) hoặc nhập liệu 02 (hai) lần. Đối với tình huống này, tổn thất ngân quỹ có thể xảy ra khi đơn vị nhận tiền cố ý sử dụng số tiền chuyển thừa hoặc có sự thông đồng giữa các cá nhân trong đơn vị nhận tiền lập chứng từ để biển thủ. Cũng có thể là rủi ro phi tài chính, đơn vị không còn số dư tài khoản tiền gửi để hoàn trả theo thư tra soát.
Rủi ro tài chính, (kịch bản 2) xảy ra khi chuyển tiền sai tài khoản người nhận (nhà cung cấp). Ví dụ: Tài khoản 100004181470 tại VietinBank chi nhánh A, nhập nhầm vào tài khoản 100004181407 tại VietinBank chi nhánh A. Đối với tình huống này, tổn thất ngân quỹ có thể xảy ra khi nhân viên ngân hàng cố ý trả lời thư tra soát (nếu có) không trung thực, ghi số tiền chuyển sai vào tài khoản trung gian, sau đó thông đồng nội bộ lập chứng từ để biển thủ.
Rủi ro tài chính (kịch bản 3) xảy ra khi chuyển tiền sai ngân hàng phục vụ người nhận (nhà cung cấp). Ví dụ: Người nhận có tài khoản tại ViecomBank nhưng chuyển nhầm vào VietinBank. Đối với tình huống này, tổn thất ngân quỹ có thể xảy ra khi nhân viên ngân hàng cố ý ghi số tiền chuyển sai vào tài khoản trung gian, sau đó thông đồng nội bộ lập chứng từ để biển thủ.
Rủi ro phi tài chính, xảy ra khi nhập liệu sai MLNS, sai mã quỹ… nên không ghi vào quỹ ngân sách kịp thời (đối với LTT Đến) hoặc báo cáo tình hình ngân sách sai lệch.
(2) Đo lường (đánh giá) và xử lý rủi ro
Điều gì sẽ xảy ra đối với các kịch bản rủi ro tài chính? Một khi rủi ro thật sự xảy ra (có sự thông đồng để biển thủ)? Cơ chế xử lý rủi ro?
Trong cả 3 kịch bản trên, nếu có sự thông đồng để biển thủ thì thiệt hại ngân quỹ xảy ra và việc tài trợ (xử lý rủi ro) sẽ là việc bồi thường cá nhân của những người tham gia qui trình thanh toán (hậu quả của rủi ro đối với cá nhân)
Mục đích của việc đưa ra các kịch bản rủi ro nhằm nâng cao nhận thức rủi ro về phương diện kỹ thuật và hậu quả của rủi ro đối với từng nhân viên, giúp họ tự đưa ra các giải pháp kiểm soát hay phòng ngừa rủi ro.
4.2.3.2 Nâng cao năng lực quản trị nhân sự - giảm thiểu rủi ro đạo đức
Kết quả nghiên cứu thực trạng rủi ro và quản lý rủi ro cho thấy nhân tố con người có tác động rất mạnh, thể hiện: Lỗi giao dịch của nhân viên (0,9972) đối với LTT Đi và (0,9572) đối với LTT Đến; rủi ro đạo đức, gồm: Khai thác khe hở (khoảng trống) pháp luật, giả mạo chứng từ (0,8533); thông đồng với bên ngoài (0,7733). Điều đó nói lên tầm quan trọng đặc biệt của giải pháp nâng cao năng lực quản tri nhân sự - giảm thiểu rủi ro đạo đức.
Một tầm nhìn tổng quát, không thể quản trị ngân quỹ an toàn, hiệu quả nếu không có một số nhân lực thiết yếu để làm chủ những điều kiện vật chất
(các ứng dụng CNTT) và qui trình nghiệp vụ ngân quỹ, những chuyên viên đủ khả năng hoạch định và điều hành (kiểm soát) hợp lý dòng tiền vào ra quỹ, nếu không áp dụng được nguyên tắc hợp lý vào công việc quản trị nhân sự thì cũng không thể duy trì việc xây dựng và phát triển tuần tự (phát triển ổn định, vững chắc) những công tác của bộ máy Kho bạc tại mọi cấp.
Nguyên tắc hợp lý nhất trong quản trị nhân sự là thiết lập Bản phân tích công việc khoa học và phù hợp thực tiễn.
Chức năng, nhiệm vụ quản lý ngân quỹ không phải là yếu tố duy nhất quyết định mục tiêu quản trị nhân sự trong lĩnh vực ngân quỹ, mà bản phân
tích công việc cũng là nhân yếu tố quyết định việc Kho bạc sẽ tổ chức chương trình ORM trong ngắn hạn và dài hạn như thế nào.
Việc quản trị nhân sự hiệu quả đòi hỏi phải “phân tích công việc”, đó là quá trình nghiên cứu nội dung qui trình công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành nhiệm vụ, qui định trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc bao gồm việc xây dựng thành hai tài liệu cơ bản: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc giúp mọi người hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện của từng nhân viên, làm cơ bản cho việc đánh giá chất lượng nhân viên. Một số ví dụ điển hình
Ví dụ 1: Hướng dẫn Bản mô tả công việc của Kế toán viên điển hình
Nội dung công việc Mục tiêu - Yêu cầu Quyền và trách nhiệm 1. Kiểm tra chứng từ
(LTT)
2. Hạch toán kế toán
3. Đối chiếu, xử lý sai lầm
Bảo đảm hợp pháp.
Đúng chế độ KTNN và qui trình nghiệp vụ…; bảo đảm thời gian thanh toán. Phối hợp với TTV và nhân viên liên hệ
Đúng các điều khoản pháp luật liên hệ; Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác; chịu trách nhiệm hành chính, dân sự, hình sự (từng sự kiện liên hệ)
Ví dụ 2: Hướng dẫn Bản mô tả công việc của Kế toán trưởng điển hình
Nội dung công việc Mục tiêu - Yêu cầu Quyền và trách nhiệm 1. Kiểm tra (thẩm tra), ký
duyệt chứng từ (LTT) giấy, điện tử. 2. Xử lý sai lầm (nếu có) 3. Xác nhận đối chiếu Bảo đảm hợp pháp; khớp đúng các thông tin, dữ liệu giữa các chứng từ liên hệ; bảo đảm thời gian thanh toán.
Đúng qui trình điều chỉnh Trung thực, chính xác
Đúng các điều khoản pháp luật liên hệ (quyền hạn); chịu trách nhiệm an toàn, bảo mật về công tác thanh toán; chịu trách nhiệm hành chính, dân sự, hình sự (từng sự kiện liên hệ)
Ghi chú:Bản mô tả công việc của từng chức danh (KTV, TTV, KTT,
từng nghiệp vụ nhằm xác định qui mô công việc của từng cá nhân. Chẳng hạn, KTT Kho bạc thành phố cần phải được Ủy quyền cho 2 hoặc 3 người mới bảo đảm thời gian thanh toán.
Bản tiêu chuẩn công việc giúp mọi người hiểu được những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể cần có những kiến thức và kỹ năng cơ bản nào, nó cung cấp thông tin quan trọng cho việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực nội bộ…
Những yêu cầu chính yếu về nguồn nhân lực thực hiện Chương trình ORM ngân quỹ Kho bạc có thể khái quát như sau:
- Có bằng cử nhân về tài chính, kế toán và ngân hàng (ít nhất là Cao đẳng);
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời (tham gia trao đổi, thảo luận, hội thảo…) và văn bản tốt (đề xuất, kiến nghị, giải đáp, trả lời thư tra soát…);
- Có kỹ năng thiết lập mối quan hệ công việc tích cực với các chủ thể nội bộ Kho bạc (các phòng chức năng) và bên ngoài Kho bạc (đơn vị sử dụng ngân sách, cơ quan Tài chính, Thuế, Hải quan, NHTM…);
- Có khả năng nhận biết các xu hướng và nhận dạng, đo lường rủi ro; - Có khả năng quảng bá cho các ý tưởng mới (chương trình, đề án…); - Quen thuộc với hệ thống và các sản phẩm (dịch vụ) ngân hàng;
- Kỹ năng phân tích tốt (phân tích thị trường, phương pháp quản lý thay đổi/ chuyển đổi, phân tích các qui trình nghiệp vụ, phân tích chi phí và lợi ích)
Tiếp đến là việc đánh giá đạo đức nhân viên, tại Việt Nam hiện nay chưa hoặc hiếm có những test (bài kiểm tra) đo lường về đạo đức nhân viên nên các nhà quản trị nhân sự cần dựa vào lý lịch tư pháp của nhân viên và xây dựng các tiêu chí đánh giá của riêng mình để đánh giá đạo đức nhân viên nhằm giảm thiểu rủi ro đạo đức.