Hoàn thiện VHDN là một nội dung quan trọng của hoạt động quản lý DN, là trách nhiệm trước hết của người đứng đầu DN và tập thể ban lãnh đạo; thêm nữa là sự tham gia có trách nhiệm của người lao động trong DN. Người đứng đầu và tập thể ban lãnh đạo luôn phải coi trọng việc xây dựng và hoàn thiện VHDN, cốt lõi là những nét đặc thù trong giá trị VHDN của DN mình; để trên cơ sở đó, xây dựng, duy trì và phát triển thương hiệu, uy tín cùng sức cạnh tranh trên thị trường.
Theo Đỗ Minh Cương (2001, tr.35) “Hoàn thiện VHDN chính là chuỗi các hoạt động quản lý, để giá trị VHDN luôn ở trạng thái động: được duy trì, lan tỏa, mở rộng, bổ sung các giá trị mới; bởi chỉ trong trạng thái động, giá trị VHDN mới thực sự được sống trong môi trường của chính DN đó, mới tiếp tục làm nảy sinh các giá trị mới, tri thức mới, làm phong phú, hoàn thiện thêm những giá trị đã có. Hoàn thiện VHDN là tổng thể các biện pháp của bản thân DN, được tập thể cán bộ, nhân viên trong DN duy trì, phát huy và bổ sung mới những giá trị văn hóa, cốt lõi là các giá trị văn hóa đặc thù của DN, nhằm giữ vững uy tín, thương hiệu và sức cạnh tranh của DN trong nền kinh tế”.
Với quan niệm trên, chủ thể hoàn thiện VHDN là tất cả cán bộ nhân viên, nhưng quan trọng nhất là vai trò của người đứng đầu cùng ban lãnh đạo DN trong việc lựa chọn triết lý, chiến lược, phương thức kinh doanh và quản lý hoạt động của DN. Bên cạnh đó, với tư cách là những người trực tiếp tạo lập mối quan hệ hằng ngày với KH, những người lao động - nhân viên giao dịch là đại sứ hình ảnh tới KH và đối tác.
“Nội dung của hoàn thiện VHDN là duy trì, mở rộng và bổ sung các giá trị văn hóa mới thông qua việc kế thừa, điều chỉnh và hoàn thiện những yếu tố cấu thành nên VHDN, mà ưu tiên hàng đầu là nét đặc thù VHDN” (Đỗ Minh Cương, 2001). Đồng thời, không ngừng làm lan tỏa các giá trị văn hóa của DN ra thị trường thông qua các hoạt động của DN, mà trực tiếp là hoạt động của từng người lao động trong DN.
Mục tiêu của hoàn thiện VHDN là nhằm làm cho các giá trị văn hóa của DN, trước hết là các nét đặc thù VH của DN được lan tỏa, được bổ sung các giá trị mới, góp phần tạo dựng, giữ vững uy tín, thương hiệu và sức cạnh tranh của DN; trên cơ sở đó DN có thể phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế thị trường.
1.1.3.2. Các nội dung của văn hóa doanh nghiệp
VHDN được cấu thành từ 3 yếu tố, mỗi yếu tố được biểu hiện với những đặc điểm, hình thức khác nhau nhưng đều có một mục đích chung là thể hiện được đặc trưng văn hóa của tổ chức và lan truyền văn hóa ấy tới các thành viên trong tổ chức. Theo Edgar H. Schein (2010),VHDN có thể chia thành hai cấp độ khác nhau và được minh họa qua hình 1.5.
Hình 1.5. Sơ đồ các cấp độ văn hóa doanh nghiệp
(Nguồn: Edgar H. Schein, 2010)
Yếu tố thứ nhất - Những giá trị văn hóa hữu hình
Những giá trị văn hóa hữu hình là những cái được thể hiện ra bên ngoài rõ ràng, có thể nhận biết nhất của VHDN. Các thực thể hữu hình mô tả một cách tổng quan nhất môi trường vật chất và các hoạt động xã hội trong một DN. Bao gồm:
+ Kiến trúc đặc trưng và diện mạo DN.
Những thiết kế kiến trúc rất được các DN quan tâm. Từ những vấn đề rất lớn như tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng của bao bì đặc trưng, thiết kế nội thất như mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, ... đến những chi tiết nhỏ như đồ ăn, vị trí công tắc điện, thiết bị,... tất cả đều được sử dụng để tạo ấn tượng thân quen, thiện chí và được quan tâm.
Những quá trình và cấu trúc hữu hình của DN Những giá trị được chấp nhận Những quan niệm chung Cấp độ thứ nhất (hữu hình) Cấp độ thứ hai (vô hình)
- Những giá trị được công bố: các chiến lược, mục tiêu, triết lý kinh doanh
- Các quy định, nguyên tắc hoạt động
- Kiến trúc nội ngoại thất - Cơ cấu tổ chức, các văn bản quy định nguyên tắc...
- Lễ nghi, lễ hội, logo, mẫu mã sản phẩm….
- Những quan niệm chung: Những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ, tình cảm mang tính vô thức, mặc nhiên được công nhận.
Đa phần các DN muốn gây ấn tượng đối với mọi người về sự khác biệt, thành công và sức mạnh của họ bằng những công trình kiến trúc hoặc đặc biệt hoặc hoành tráng hoặc cả hai yếu tố trên.
+ Các dịp lễ kỷ niệm, lễ nghi và các sinh hoạt văn hóa.
Nghi lễ là những hoạt động đã được dự kiến và chuẩn bị kỹ lưỡng với các hình thức hoạt động, sự kiện văn hóa - xã hội chính thức, nghiêm trang, được thực hiện nhằm thắt chặt mối quan hệ DN và thường được tổ chức vì lợi ích của những người tham dự. Những người quản lý có thể sử dụng lễ nghi như một cơ hội quan trọng để giới thiệu về những giá trị được DN coi trọng. Đó cũng là dịp đặc biệt để nhấn mạnh những giá trị riêng của DN, để nêu gương và khen tặng những tấm gương điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động cần tôn trọng của DN.
+ Ngôn ngữ, khẩu hiệu.
Nhiều DN đã sử dụng những câu chữ, ẩn dụ hay một sắc thái ngôn ngữ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể đến nhân viên của mình, đến với đối tác, đến với khách hàng của DN. Khẩu hiệu là hình thức dễ nhập tâm, không chỉ nhân viên mà cả khách hàng và nhiều người khác luôn nhắc đến. Khẩu hiệu thường ngắn gọn, sử dụng các ngôn từ đơn giản, dễ nhớ, đôi khi có vẻ “sáo rỗng” về hình thức. Khẩu hiệu diễn đạt cô đọng nhất triết lý hoạt động kinh doanh của DN, nên chúng cần được liên hệ với bản tuyên bố sứ mệnh của DN để hiểu được ý nghĩa tiềm ẩn của chúng.
+ Logo, biểu tượng
Biểu tượng là một thứ gì đó biểu thị một cái gì đó không phải là chính nó có tác dụng giúp mọi người nhận ra hay hiểu được thứ mà nó biểu thị. Logo là loại biểu tượng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn nên được các tổ chức DN rất chú trọng, vì chúng hướng sự chú ý của người thấy nó vào một (vài) chi tiết hay điểm nhấn cụ thể có thể diễn đạt được giá trị chủ đạo mà DN muốn tạo ấn tượng, lưu lại hay truyền đạt cho người thấy nó
+ Giai thoại, tấm gương điển hình, câu chuyện.
Giai thoại thường được thêu dệt từ những sự kiện có thực được mọi thành viên trong DN cùng chia sẻ và nhắc lại với những thành viên mới. Các giai thoại được lưu
truyền trong DN dưới dạng văn tường thuật (khẩu văn). Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của DN và giúp thống nhất về nhận thức của tất cả mọi thành viên.
Đây là nội dung văn hóa có thể nhận thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, nhất là những yếu tố vật chất như: kiến trúc, bài trí, đồng phục.. Cấp độ văn hóa này chịu ảnh hưởng nhiều của tính chất công việc kinh doanh của đơn vị.
Yếu tố thứ 2 - Những giá trị được tuyên bố
Yếu tố này đề cập đến mức độ chấp nhận, tán đồng hay chia sẻ các giá trị bao gồm các chiến lược, mục tiêu, các nội quy, quy định, tầm nhìn, sứ mệnh. Các giá trị này được công bố công khai để mọi thành viên của công ty nỗ lực thực hiện. Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của cán bộ nhân viên.
Nội dung cụ thể của những giá trị được tuyên bố bao gồm: + Tầm nhìn
Tầm nhìn tập trung vào tương lai. Nó là nguồn cảm hứng và động lực. Nó thường không chỉ mô tả tương lai của doanh nghiệp mà còn mô tả tương lai của toàn ngành/ lĩnh vực doanh nghiệp đó đang kinh doanh. Nó thậm chí còn tạo ra xu thế ảnh hưởng tới sự phát triển chung của toàn xã hội.
+ Sứ mệnh và các giá trị cốt lõi
Sứ mệnh tập trung vào hiện tại. Nó xác định rõ khách hàng, các quy trình quan trọng và nó định hướng cho bạn biết mức độ hoạt động cần triển khai. Sứ mệnh là một câu khẳng định tại sao tổ chức doanh nghiệp tồn tại. Nó phải ngắn gọn và rõ ràng.
Giá trị cốt lõi là tập hợp các quan niệm và nguyên tắc cơ bản, thiết yếu, mang tính lâu dài của một tổ chức. Những nguyên tắc này hướng dẫn hành vi nội bộ của một tổ chức cũng mối quan hệ của tổ chức đó với thế giới bên ngoài. Đây cũng chính là những đặc điểm, phẩm chất quan trọng được đặt lên vị trí ưu tiên số 1 của tổ chức.
Giá trị cốt lõi thường được gắn liền với tầm nhìn và sứ mệnh trong tuyên bố của các công ty, tập đoàn.
Tôn chỉ hoạt động là nguyên tắc chính để một tổ chức, đoàn thể theo đó mà hoạt động. Sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức có thể linh hoạt thay đổi nhưng tôn chỉ hoạt động dường như ít thay đổi. Vì để có thể xây dựng được tôn chỉ hoạt động cần trải qua quãng thời gian dài, được sự đồng tình thống nhất của đông đảo cá nhân trong tổ chức. Đây là bản lề để các cá nhân nói riêng, và tổ chức nói chung đối chiếu để ứng xử, hành động cho phù hợp.
+ Phương châm hành động
Phương châm là tư tưởng chỉ đạo hành động, thường được diễn đạt bằng những câu ngắn gọn. Phương châm cũng có ý nghĩa điều chỉnh, thống nhất hành động của các cá nhân trong tổ chức.
Những giá trị này cũng có tính hữu hình vì có thể nhận biết và diễn đạt một cách rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn cho các thàn viên trong DN cách thức đối phó với các tình huống cơ bản và huấn luyện ứng xử cho các thành viên mới trong môi trường DN
Yếu tố thứ 3 – Các giá trị ngầm định
Những quan niệm chung trong VHDN được hình thành và tồn tại sau quá trình hoạt động, xử lý, sàng lọc các tình huống thực tiễn trong một thời gian dài. “Các giá trị ngầm định là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ, tình cảm đã ăn sâu trong tiềm thức mỗi thành viên trong DN. Các ngầm định là cơ sở cho các hành động, định hướng sự hình thành các giá trị trong nhận thức cho các cá nhân”. Hệ thống giá trị ngầm định được thể hiện qua các mối quan hệ sau:
+ Quan hệ giữa con người với môi trường. + Quan hệ giữa con người với con người . + Ngầm định về bản chất con người. + Bản chất hành vi con người. + Bản chất sự thật và lẽ phải
Để hình thành được quan niệm chung, phải trải qua quá trình hoạt động lâu dài, va chạm và xử lý tình huống thực tiễn. Chính vì vậy, một khi đã hình thành các quan niệm chung sẽ khó thay đổi do các thành viên cùng nhau chia sẻ và hành động
theo quan niệm chung, họ sẽ khó chấp nhận những hành động đi ngược lại với quan niệm chung đó.
Trong luận văn này, tác giả chọn vận dụng các công cụ nhận dạng loại hình VHDN (OCAI) nhằm mục đích nhận biết được loại hình văn hóa của DN ở hiện tại như thế nào, và mong muốn văn hóa trong tương lai sẽ như thế nào? Để từ đó đưa ra những giải pháp xây dựng văn hóa cho phù hợp và đúng mong đợi của lãnh đạo DN.
Người trả lời các câu hỏi khảo sát phải chia 100 điểm theo nguyên tắc đảm bảo phù hợp với 4 loại phong cách văn hóa và tương ứng với 6 nhóm đặc điểm chính nêu trên. Tổng số có 24 biến quan sát cho 2 thời điểm là hiện tại và kỳ vọng do vậy tổng số biến quan sát là 48 biến.
• Các nhóm phong cách văn hóa gồm(4 nhóm):
Loại phong cách A cho biết một nền VH gia đình (Clan).
Loại phong cách B cho thấy một nền VH sáng tạo (Adhocracy). Loại phong cách C chỉ ra một nền VH thị trường (Market). Loại phong cách D chỉ ra một nền VH cấp bậc (Hierarchy). • Các đặc điểm chính bao gồm (6 đặc điểm):
Mô hình văn hóa gia đình (Clan):
1. Đặc điểm nổi trội: Môi trường làm việc thoải mái, thiên về cá nhân, giống như một gia đình, mọi người quan tâm hỗ trợ nhau trong công việc và cuộc sống.
2. Tổ chức lãnh đạo: Lãnh đạo hòa đồng, ủng hộ, tạo mọi điều kiện bồi dưỡng nhân viên, đào tạo bồi dưỡng nhân viên.
3. Quản lý nhân viên: Phong cách quản lý trong Công ty dựa trên sự đồng thuận tham gia và làm việc theo nhóm.
4. Chất keo kết dính của tổ chức: sự trung thành và tin tưởng lẫn nhau là ràng buộc gắn kết các cá nhân trong Công ty trong tất cả các lĩnh vực.
5. Chiến lược nhấn mạnh: Công ty chủ trương phát triển con người, đề cao tín nhiệm cá nhân.
6. Tiêu chí của sự thành công: Công ty đặt mục tiêu phát triển nguồn nhân lực lên hàng đầu, mọi cá nhân thường xuyên quan tâm lẫn nhau và tích cực làm việc theo nhóm.
Mô hình văn hóa sáng tạo (Adhocracy):
1. Đặc điểm nổi trội: Năng động,linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sẵn sàng chấp nhận rủi ro các thử nghiệm mới.
2. Tổ chức lãnh đạo: Lãnh đạo Công ty luôn luôn sáng tạo, mạo hiểm thử nghiệm, nhìn xa trông rộng, luôn có tư duy.
3. Quản lý nhân viên: Phong cách quản lý trong Công ty là khuyến khích cá nhân đổi mới, sáng chế,độc đáo, chấp nhận rủi ro,
4. Chất keo kết dính của tổ chức: Chất keo gắn kết là cam kết với sáng tạo và phát triển.sự tin tưởng, hồ hởi, kỳ vọng với các cam kết về sự đổi mới và phát triển là động lực kết nối các cá nhân trong Công ty
5. Chiến lược nhấn mạnh: Công ty tập trung tiếp cận các nguồn lực mới, tạo ra các thách thức mới, thử nghiệm cái mới và tìm kiếm các cơ hội mới.
6. Tiêu chí của sự thành công: Tiêu chí thành công của Công ty là tạo ra các sản phẩm mới, độc đáo và ngày càng hoàn thiện.
Mô hình văn hóa thị trường (Market):
1. Đặc điểm nổi trội: Công ty có định mức rõ ràng và khuyến khích thi đua hoàn thành chỉ tiêu, mục tiêu hàng đầu là hoàn thành công việc.
2. Tổ chức lãnh đạo:Định hướng lãnh đạo tích cực. Lãnh đạo Công ty định hướng đề cao kết quả công việc, ít quan tâm đến yếu tố con người.
3. Quản lý nhân viên: Phong cách quản lý trong Công ty là cạnh tranh gay gắt, dựa trên năng lực thành công và thành tích hoàn thành công việc.
4. Chất keo kết dính của tổ chức: Sự gắn kết trong Công ty chủ yếu dựa vào sự tập trung vào thành quả và mục tiêu hoàn thành công việc.
5. Chiến lược nhấn mạnh: Công ty đề cao các hoạt động cạnh tranh trong tất cả các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, khuyến khích đề cao đạt được mục tiêu trong công việc.
6. Tiêu chí của sự thành công: Tiêu chí hướng tới thành công của Công ty là đạt được mục tiêu chiến thắng trên thị trường, gia tăng khoảng cách đối với các đối thủ cạnh tranh.
Mô hình văn hóa cấp bậc (Hierarchy):
1. Đặc điểm nổi trội: Công ty là có thiết chế kiểm soát và cấu trúc chặt chẽ. Quy định và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi vị trí công tác.
2. Tổ chức lãnh đạo: Công tác lãnh đạo phối hợp nhịp nhàng, phân cấp, tổ chức theo định hướng hiệu quả công việc.
3. Quản lý nhân viên: Phong cách quản lý trong Công ty là bảo mật công việc,