Vấn đề gian lận, rủi ro trong kinh doanh là khó tránh khỏi trong cơ chế thị trường hiện nay. Do đó, công tác kiểm tra đánh giá, giám sát cần được thực hiện nghiêm túc nhất là giai đoạn trong và sau khi cho vay. Để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sau vay NH cần thiết lập cơ chế kiểm soát hồ sơ tín dụng, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, thực hiện kiểm tra vốn vay thường xuyên bảo đảm ít nhất một tháng/lần đối với khoản cho vay ngắn hạn và ba tháng/lần đối với khoản cho vay trung, dài hạn. Cụ thể:
Kiểm tra, giám sát trong quá trình cho vay: kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ vay vốn, hồ sơ tài sản đảm bảo và các yếu tố chứng từ.
Luân chuyển CBTD và luân chuyển quản lý KH vay giữa các CBTD nội bộ chi nhánh (trong cùng một phòng tín dụng, giữa các phòng tín dụng với nhau) và giữa các chi nhánh trên cùng địa bàn (nếu thấy cần thiết) theo thời gian hợp lý.
Luân chuyển kiểm soát viên định kỳ (giám đốc, trưởng các bộ phận cho vay và quản lý KH) giữa các chi nhánh hoặc có thể cho những người này nghỉ phép trong một khoảng thời gian ngắn, bố trí người khác phụ trách tiếp công việc.
Ưu điểm của các thủ tục kiểm soát này là có khả năng cao trong việc ngăn ngừa gian lận và phát hiện sai sót tại các chi nhánh, đặc biệt là các chi nhánh xa trung ương, tình trạng kiểm soát lỏng. Đây là các biện pháp quản lý từ xa, giảm thiểu chi phí tổ chức đoàn kiểm tra và có thể ngăn ngừa gian lận hơn là phát hiện và khắc phục hậu quả của gian lận.
Kiểm tra, giám sát sau khi cho vay:
Kiểm tra chéo giữa các CBTD với nhau trong nội bộ chi nhánh: Mỗi chi nhánh tự tổ chức kiểm tra rà soát tín dụng theo định kỳ, phân công các CBTD kiểm tra chéo với nhau nhằm phát hiện, khắc phục kịp thời các sai sót, ngăn chặn rủi ro.
Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ tín dụng có hiệu quả
Hiện nay, Agribank Bình Phước đã có phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nội bộ nhưng chưa tham gia trực tiếp vào quy trình xét duyệt cho vay nên không đảm bảo tính khách quan trong hoạt động tín dụng. Với mục đích đảm bảo tuân thủ các
quy định, quy trình, chính sách tín dụng, cơ cấu dư nợ tín dụng theo quy định của NH nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng thì phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ nên thành lập bộ phận giám sát độc lập tham gia trực tiếp vào quy trình quản lý tín dụng của NH.
Trách nhiệm của Bộ phận giám sát tín dụng độc lập: Tăng cường giám sát, kiểm tra trong quá trình xét duyệt cho vay trước khi trình giám đốc (phó giám đốc) phê duyệt nếu có nghi vấn có thể tái thẩm định vì hiện nay tại Agribank Bình Phước ít chú trọng công tác kiểm tra trước khi giải ngân, hầu như chỉ kiểm tra những nghiệp vụ tín dụng phát sinh trong quá khứ trên chứng từ, hồ sơ nên việc ngăn chặn tiềm ẩn những rủi ro bị hạn chế.
Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát trong quá trình cho vay:
Kiểm tra trước: Giai đoạn này, tổ chức kiểm tra nhằm mục đích phát hiện ra những điều không hợp lý trước khi thực hiện nghiệp vụ thẩm định
Kiểm tra trong: Giai đoạn này tiến hành kiểm tra quá trình thực hiện thẩm định nhằm hạn chế những thiếu sót, thực hiện không đúng quy trình nghiệp vụ, sai sót về thủ tục thẩm định
Kiểm tra sau: Giai đoạn này tiến hành kiểm tra hồ sơ, chứng từ, rà soát lại tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ thẩm định ở giai đoạn trước, nhằm phát hiện ra những hiện tượng bất thường trong nghiệp vụ đã hoàn thành, bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác trước khi quyết định cho vay.
Thực hiện luân chuyển cán bộ kiểm soát giữa các chi nhánh để việc kiểm soát được khách quan hơn, tránh việc lợi dụng các mối quan hệ quen biết trong chi nhánh để những rủi ro có cơ hội phát sinh.
Quy định trách nhiệm đối với cán bộ kiểm soát, có chế độ khuyến khích, thưởng phạt để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong hoạt động kiểm soát. Có chế độ đãi ngộ đối với những người làm công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ nhằm thu hút những cá nhân đủ tiêu chuẩn vào làm việc và gắn bó lâu dài với NH.
Thực hiện nghiêm minh chính sách thưởng phạt đối với các cá nhân và đơn vị theo kết luận của bộ phận kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ tạo động lực thúc đẩy, nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh của toàn NH hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nâng cao vị thế của kiểm toán nội bộ theo xu hướng chung, phổ biến của quốc tế, tạo điều kiện hoàn thành công việc một cách độc lập, ban hành văn bản quy định về tính hiệu lực thi hành đối với các kết luận của bộ phận kiểm toán.
Xây dựng hệ thống các dấu hiệu cảnh báo sớm về các khoản cho vay nhằm khắc phục và giảm thiểu những khoản nợ xấu.
Định kỳ, mỗi CBTD phải báo cáo về tình trạng vay của KH, tình trạng tài sàn đảm bảo, tình trạng giải ngân, tình hình sử dụng vốn vay và thanh toán trong kỳ của từng KH vay do mình phụ trách cho trưởng phòng tín dụng, bộ phận quản lý rủi ro tín dụng của Hội sở hoặc cấp có thẩm quyền.
Để hạn chế tổn thất có thể xảy ra, NH cần đưa ra những dấu hiệu cơ bản để nhận biết một KH hay một khoản vay có dấu hiệu rủi ro đối với việc cấp tín dụng của NH. Các dấu hiệu:
Trì hoãn hoặc gây khó khăn trở ngại đối với NH trong quá trình kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất tình hình sử dụng vốn vay, tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh mà KH không giải thích một cách thuyết phục.
Đề nghị gia hạn hoặc điều chỉnh kỳ hạn nhiều lần không có lý do chính đáng. Chậm thanh toán các khoản lãi đến hạn. Hoàn trả nợ vay không đầy đủ, đúng hạn. Sự sụt giảm bất thường số dư tài khoản tiền gửi tại NH. Mức độ vay thường xuyên tăng, yêu cầu các khoản vay vượt nhu cầu dự kiến. Tài sản đảm bảo không đủ tiêu chuẩn. Sử dụng vốn vay không đúng mục đích, không cung cấp được các tài liệu về việc sử dụng vốn vay, sử dụng vốn ngắn hạn cho hoạt động trung dài hạn. Chấp nhận sử dụng các nguồn tài trợ giá cao với mọi điều kiện. Quan hệ giữa KH và NH trở nên kém thân thiện.