i. Hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực là quá trình xem xét các nhu cầu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Hoạch địnhnhân lực thƣờng đƣợc cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực . Dựa vào kết quả của quá trình dự báo về tình trạng thừa hay thiếu nhân lƣ̣c , chúng ta có thể đƣa ra nhiều giải pháp để khắc phục tình trạng trên với những ƣu và nhƣợc điểm của từng giải pháp. Vấn đề là công ty quyết định giải pháp nào còn tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của mỗi công ty.
Hoạch định nhân lực cụ thể bao gồm:
- Xác định cần bao nhiêu ngƣời với trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu của tổ chức.
- Xác định lực lƣợng lao động sẽ làm việc cho tổ chức.
- Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung và cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích hợp trong tƣơng lai.
Hoạch định nhân lực là một phƣơng tiện đơn giản để dự báo diễn biến nhân lực của doanh nghiệp, mà trong đó các nhà quản lý nhân lực ƣớc tính số lƣợng nhân công sẽ làm việc trong kế hoạch tƣơng lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyên chuyển hay về nghỉ hƣu…); kể cả khi có những công việc
mới, công việc có khả năng thay đổi…
ii. Phân tích công việc
Phân tích công việc là một công cụ cơ bản nhất của quản lý nhân lực, là quá trình thu thập, đánh giá và tổ chức một cách có hệ thống các thông tin trong công việc.
Phân tích công việc cung cấp các các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc nhƣ các hành động nào cần đƣợc tiến hành thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ cần thiết nào khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản lý sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác đƣợc yêu cầu của các công việc do đó không thể tuyển đƣợc nhân viên cho đúng ngƣời đúng việc, không thể đánh giá đƣợc đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đó không thể trả lƣơng, kích thích họ kịp thời, chính xác. Đặc biệt phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nội dung trình tự thực hiện phân tích công việc thƣờng không giống nhau trong các doanh nghiệp. Quá trình phân tích công việc thực hiện gồm 06 bƣớc sau đây:
• Bƣớc 1: Xác định mục đích của phân tích công việc từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
• Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh
nghiệp và bộ phận cơ cấu hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ.
• Bƣớc 3: Chọn lựa các phần việc đặc trƣng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích công việc tƣơng tự nhƣ nhau.
• Bƣớc 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo từng loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc nhƣ: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
• Bƣớc 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
• Bƣớc 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc làm cơ sở loại bỏ các công việc chồng chéo, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý để định biên nhân sự.