6. Cấu trúc của đề tài nghiên cứu
2.2.2. Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004
Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI 2004 như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập và đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”.
Ở định nghĩa trên có năm khái niệm quan trọng cần được làm rõ, đó là:
- KSNB là một quá trình. KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà nó là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chính quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
- KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Tuy vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
- KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống KSNB dù chặt chẽ đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…, KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
- Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ở khu vực công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng.
Bao gồm các mục tiêu cụ thể:
- Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
- Mục tiêu về báo cáo: Liên quan đến việc cung cấp và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị.
- Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ pháp luật, các điều ước quốc tế và các quy định có liên quan.
- Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia.