6. Cấu trúc của đề tài nghiên cứu
5.2.3. Yếu tố Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát của nhà trường đang được vận hành tốt do nhà trường đã có sự phân chia trách nhiệm và chức năng nhiệm vụ rõ rãng giữa các phòng ban/khoa/trung tâm, mỗi hoạt động đều có sự xét duyệt và phân quyền của BGH. Hệ thống kế toán tường đối phù hợp với điều kiện hiện tại của nhà trường, thường xuyên có sự kiểm tra quyết toán của các đơn vị quản lý. Kiểm kê tài sản được diễn ra theo định kỳ, có hệ thống phần mềm hỗ trợ trong việc kiểm soát các hoạt động
Tuy nhiên để hoạt động kiểm soát hiệu quả hơn thì nhà trường cần có một số giải pháp sau:
- Thường xuyên nâng cấp phiên bản phần mềm để đáp ứng được yêu cầu kiểm soát được đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của công việc.
- Định kỳ kiểm kê tài sản, nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng để đối chiếu với hệ thống sổ sách kế toán, chưa ghi nhận được hiện trạng và công năng của tài sản. Cần bổ sung thêm hiện trạng của tài sản theo sự đánh giá của đơn vị sử dụng để bảo hành và bảo dưỡng kịp thời.
- Đối với các thủ tục và biểu mẫu về thanh toán, nhà trường cần công bố rộng rãi trên mạng nội bộ của nhà trường. Hiện này chỉ có cán bộ ISO mới có quyền đăng nhập.
- Công tác tài chính ngoài sự kiểm tra quyết toán hàng năm của đơn vị chủ quản, đối với những công trình xây dựng lớn cần thuê thêm kiểm toán độc lập vào kiểm tra .
- Cần kiểm tra chất lượng khi đưa tài sản vào sử dụng, công tác nghiệm thu tài sản có nhiều bên chứng kiến, nhưng chưa có sự tham gia của cán bộ chuyên môn về tài sản đó, chưa đảm bảo tính khách quan về tài sản và chất lượng của tài sản. Vì vậy đối với những tài sản chuyên dụng dùng để phục vụ cho đặc thù từng khoa,
ngoài trưởng hoặc khoa tham dự vào nghiệm thu cần bổ sung thêm một số giảng viên chuyên môn vào nghiệm thu. Cần quy định về thời gian hoàn thành và chất lượng của tài sản.
- Nhà trường cần phối hợp phòng Quản trị thiết bị và các phòng ban/ khoa để rà soát những phương tiện dạy học lỗi thời, xuống cấp để lên kế hoạch sửa chữa, mua mới. Tránh tình trạng báo chỗ nào thì sửa chỗ đó không mang tính động bộ.
- Cán bộ mua sắm vật tư, tài sản nên luân chuyển 2 năm một lần để tránh tình trạng thông đồng với các nhà cung cấp.
- Công tác dự giờ còn nặng về tính hình thức, thường được báo trước để giảng viên chuẩn bị, mang tính đối phó nhiều hơn và đánh giá và học hỏi kinh nghiệm. Vì vậy ban lãnh đạo khoa và tổ trưởng bộ môn cần có những buổi dự giờ đột xuất để kiểm tra được chất lượng giảng dạy của giảng viên.
- Tăng cường công tác quản lý chương trình, đề cương, bài giảng, kế hoạch giảng dạy một cách chặt chẽ.
+ Phát phiếu đánh giá cho người học đối với giảng viên về tiêu chí tác phong, phương pháp, nội dung giảng dạy, tài liệu và giáo trình để đánh giá năng lực và kỹ năng truyền đạt của giảng viên.
+ Tăng cường công tác dự giờ đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy.
+ Yêu cầu giảng viên báo cáo chuyên đề về những thay đổi trong chính sách, chế độ liên quan đến phần giảng dạy của mình, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học.
- Cần tăng cường hoạt động kiểm tra giám sát hơn nữa đối với bộ phận giữ xe, cần kiểm tra đối chiếu số liệu thu trên máy và số liệu nộp tiền về hàng ngày để tránh tình trạng nhân viên giữ xe không nộp đúng số tiền thu trong ngày.
- Tăng cường kiểm soát chặt chẽ các khoản thu do một số đơn vị tự ý thu không có trong quy định cũng như thông báo của nhà trường.
- Việc kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận, kiểm tra độc lập còn thiếu. Cần tăng cường hơn nữa việc kiểm tra giữa các đơn vị liên quan để nâng cao hiệu quả
công việc.