6. Cấu trúc của đề tài nghiên cứu
2.3.3. Hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đối phó với rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc,
hiệu quả trong toàn đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
- Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp.
- Kiểm soát phòng ngừa: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Kiểm soát phát hiện: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện.
- Kiểm soát bù đắp: Là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
Xét về chức năng hoạt động kiểm soát bao gồm:
* Phân quyền và phê duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền trong phạm vi quyền hạn của mình. Ủy quyền đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ hợp lệ, được phê duyệt bởi người quản lý mới được thực hiện. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và truyền đạt rõ ràng với các điều kiện, điều khoản cụ thể.
Tuân thủ những quy định của sự ủy quyền đồng nghĩa với việc nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được người lãnh đạo và pháp luật cho phép.
* Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một cá nhân nào trong tổ chức được giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi nó bắt đầu đến khi nó kết thúc. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả cá nhân sẽ được tự động kiểm soát chéo nhau. Mục tiêu của thủ tục này là nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thực hiện.
Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức. Do vậy nhà quản lý cần phải kiểm tra đánh giá
thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các cá nhân thực hiện nhiệm vụ.
- Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có tách biệt giữa các chức năng sau đây: + Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Tức là không để cá nhân thực hiện việc ghi chép sổ sách kế toán kiêm luôn việc bảo quản tài sản mà mình ghi chép. Chẳng hạn như phải tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho, thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Tức là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn, cho phép thực hiện nghiệp vụ không được kiêm việc bảo quản tài sản vì nó tạo ra khả năng thâm lạm tài sản. Chẳng hạn như phải tách biệt người phê chuẩn việc tuyển dụng lao động với người phát lương cho người lao động.
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán: Tức là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn không được kiêm việc thực hiện ghi chép trên sổ sách. Chẳng hạn như phải tách biệt người có quyền xóa số nợ phải thu với người thực hiện việc ghi sổ sách kế toán nợ phải thu.
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung. Khi kiểm soát quá trình này đơn vị cần đảm bảo hệ thống chứng từ, sổ sách phải được kiểm soát một cách chặt chẽ và các loại nghiệp vụ phải được phê chuẩn một cách đúng đắn và hợp lý.
- Ngày nay khi khoa học công nghệ tiến bộ, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin được hỗ trợ ngày càng nhiều của chương trình máy tính, phần mềm. Vì vậy người ta chia kiểm soát quá trình xử lý thông tin thành:
+ Kiểm soát chung; + Kiểm soát ứng dụng; Theo đó
- Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định.
- Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đẩy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý.
* Kiểm soát vật chật
INTOSAI nhấn mạnh mục tiêu sử dụng có hiệu quả nguồn lực của Nhà nước, trong đó có việc kiểm soát tài sản tránh hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích đồng thời phát huy có hiệu quả nguồn lực quan trọng từ tài sản Nhà nước. Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị như tiền, máy móc, vật tư các chương trình tin học, hồ sơ dữ liệu, … được bảo vệ một cách chặt chẽ . Kiểm soát vật chất bao gồm cả định kỳ kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào phải tiến hành điều tra, xem xét nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý một cách phù hợp nhằm đảm bảo cho sự tồn tại chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động của đơn vị được ổn định.
* Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghĩa vụ. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra để nâng cao tính khách quan trong quá trình thực hiện.
* Phân tích rà soát
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu dự đoán hay giữa các thông tin tài chính với thông tin phi tài chính nhằm thực hiện ra những biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.