6. Cấu trúc của đề tài nghiên cứu
5.1. Kết luận chung và phương hướng xây dựng
5.1.1. Kết luận chung
Hệ thống KSNB của Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM vận hành tương đối tốt, bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Từng bộ phận trong hệ thống KSNB được lập nhằm hướng đến việc đảm bảo hoàn thành mục tiêu của nhà trường.
BGH cần nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB cũng như những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại thông qua những hành động, thái độ của mình để toàn thể CBVC – GV trong trường có thể cảm nhận được và tận tâm xây dựng hệ thống KSNB ngày càng tốt hơn.
5.1.2. Phương hướng xây dựng các giải pháp
Trên cơ sở đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB của Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM đã được trình bày ở chương 4. Tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB để đảm bảo hệ thống vận hành một cách hiệu quả, phương hướng đưa ra giải pháp dựa trên các căn cứ sau đây:
- Căn cứ vào Luật ngân sách Nhà nước ban hành ngày 16/12/2002, luật giáo dục đại học ban hành ngày 18/6/2012 và một số văn bản hướng dẫn có liên quan.
- Căn cứ Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Thủ tướng Chính phủ Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Căn cứ Quyết định số 901/QĐ-TTg ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động của Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM đoạn 2015 -2017.
- Căn cứ vào những hạn chế, yếu kém đang tồn tại của đơn vị.
- Dựa trên cơ sở lý thuyết của INTOSAI về KSNB. Theo hướng dẫn của INTOSAI thì hệ thống KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá
rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm và tính chất hoạt động của Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, tự chủ về tài chính, hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Công Thương.
5.2. Kiến nghị một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM tại Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM
Căn cứ thực trạng tại Trường ĐHCN TP Tp HCM cũng như quan điểm hoàn thiện tác giả đề xuất các giải pháp sau:
5.2.1.Yếu tố Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo lên sắc thái chung cho toàn trường chi phối ý thức của toàn thể CBVC – GV, trong hoạt động hiện tại yếu tố này đang được nhà trường phát huy tốt nhất: CBVC – GV có lối sống lành mạnh trong sáng, giá trị đạo đức nghề nghiệp được chú trọng , BGH luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của toàn thể CBVC – GV trong toàn trường, xây dựng đầy đủ các quy chế, quy định làm căn cứ thực hiện và giám sát các hoạt động trong nhà trường, chính sách khen thưởng, phúc lợi rõ ràng, đội ngũ CBVC – GV có năng lực chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu hoạt động của nhà trường, cơ cấu tổ chức phù hợp có sự ổn định trong nhân sự của ban lãnh đạo. Hệ thống các chính sách nhân sự và tài chính cũng như đào tạo được thiết lập tương đối đầy đủ, … Tuy nhiên để Môi trường kiểm soát phát huy tốt vai trò nền tảng của mình trong hệ thống KSNB thì Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp.HCM nên:
- Nhà trường cần tiếp tục đẩy mạnh công tác truyền thông: Phòng TCHC có trách nhiệm đưa tất cả các chủ trương, chính sách, nghị quyết mới lên trang web của nhà trường và gửivào mail nội bộ cho toàn thể CBVC – GV trong trường. Hiện tại nhà trường đã có trang web nội bộ rất tiện ích chỉ cần đánh tên phòng ban/khoa trung tâm là gửi cho tất cả CBVC – GV ở đơn vị đó, nhà trường đã trang bị mạng wifi miễn phí. Đồng thời cuối tháng phòng TCHC có thể thống kê kết quả bao nhiều CBVC – GV đã xem thông tin và có hình thức xử lý đối với những địa chỉ mail chưa kiểm thông tin. Trưởng các đơn vị đóng vai trò then chốt trong công tác
quản lý nhân sự tại đơn vị, hiện thực hóa những chủ trương, chính sách của lãnh đạo trường thành hành động cụ thể, thiết thực.
- Nhà trường cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao ý thức cho toàn thể CBVC – GV nâng cao ý thức và tinh thần tự giác cũng như phát huy các giá trị đạo đức như:
+ Nêu gương điển hình người tốt, việc tốt trong ngày các ngày hội truyền thống, các buổi họp mặt để CBVC – GV thấy tự hào về truyền thống tốt đẹp và từ đó có động lực để phát huy giá trị đạo đức.
+ Phát huy các phong trào “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức của Hồ Chí Minh” một cách thường xuyên và liên tục.
- Nhà trường cần thể chế hóa các quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức thành những quy tắc ứng xử làm cơ sở cho CBVC – GV có hành vi cư xử phù hợp với những giá trị mà nhà trường mong muốn đạt được.
+ Bộ quy tắc ứng xử có thể dựa vào luật viên chức, luật cán bộ công chức, luật phòng chống tham nhũng, luật giáo dục đại học, ..
+ Quy định rõ đối tượng và phạm vi áp dụng cũng như mục đích ban hành bộ quy tắc ứng xử.
+ Quy định các chuẩn mực đạo đức và văn hóa ứng xử mà CBVC – GV cần đạt được như: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong làm việc đối với đồng nghiệp, sinh viên và các đối tác bên ngoài.
+ Xây dựng các chương trình hành động cụ thể như: Môi trường làm việc văn hóa, giảng viên mẫu mực, sinh viên thanh lịch. Các chương trình về phòng chống tham nhũng, tiêu cực trong thi cử, thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
+ Treo băng rôn chứa các thông điệp về tính trung trực và giá trị đạo đức tại khu vực sân trường.
- Quy định các biện pháp kỷ luật xử lý nghiêm đối CBVC – GV có những hành vi vi phạm, một số cá nhân vì quyền lợi cá nhân mà bỏ qua quyền lợi của tập thể, làm việc không khách quan chưa liêm chính trong quá trình xử lý công việc.Tùy từng mức độ vi phạm và ảnh hưởng nhà trườngcó thể xem xét hạ bậc
lương, thi đua hoặc cho nghỉ việc.
- Việc đánh giá CBVC – GV còn mang tính hình thức, nhà trường cần xây dựng tiêu chí đánh giá thực hiện công việc sao cho phù hợp với từng đối tượng, công tác đánh giá phải lấy từ hiệu quả thực tế làm thước đo chủ yếu.
+ Cần có thái độ trung thực trong sáng khi đánh giá bản thân, công tâm khi đánh giá người khác, tiêu chí dựa trên hiệu quả công việc.
+ Khi xây dựng các tiêu chí đánh giá ngoài yếu tố như trình độ, năng lực cần bổ sung thêm về khối lượng công việc, thời gian và mức độ hoàn thành cũng như sự sáng tạo, năng nổ nhiệt tình trong công việc.
- Cán bộ phòng ban/khoa/trung tâm là bộ phận đắc lực cho các hoạt động của nhà trường vì vậy năng lực và kỹ năng cũng phải được nâng cao và trau dồi kiến thức do đó nhà trường cần.
+ Mở các lớp bồi dưỡng về ngoại ngữ, tin học và phần mềm quản lý.
+ Phát huy các cuộc thi về chuyên môn nghiệp vụ nhằm phát huy tính sáng tạo và nâng cao tay nghề.
+ Khuyến khích động viên toàn thể CBVC – GV tự học tập và trau dồi chuyên môn.
- Mời giảng viên nước ngoài hoặc các chuyên gia giàu kinh nghiệm tập huấn ngắn hạn hay báo cáo chuyên đề để gắn kết giữa phương pháp, kỹ năng giảng dạy gắn với thực tế, để GV học hỏi được kinh nghiệm và cập nhật kiến thức mới.
- Tăng cường hợp tác với các trường đại học trên thế giới để tạo nguồn học bổng để các giảng viên đi học tập và nâng cao trình độ ở các nước phát triển.
- Nhà trường đã có quyết định chuyển sang cơ chế tự chủ nên cần mạnh dạn xa thải những CBVC – GV không đủ năng lực hoặc điều chuyển sang bộ phận khác phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực của họ.
- BGH cần phải có những hiểu biết đúng đắn về hệ thống KSNB và quán triệt cho tất cả CBVC – GV thấy được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong việc hỗ trợ đắc lực thực hiện mục tiêu của nhà trường.
cho từng vị trí, từng cá nhân.
- Nhà trường nên công khai rộng rãi nhu cầu tuyển dụng: Ngoài trang website của trường, nhà trường có thể đăng trên báo báo Tuổi trẻ, báo Người lao động, các trang website tuyển dụng có uy tín như: Vietnamworks.com, vieclam.com, tuyendung.com, … để thu hút được CBVC – GV có trình độ chuyên môn cao đảm bảo tính công bằng trong tuyển dụng.
- Nên để toàn thể CBVC – GV trong nhà trường tham gia hội nghị công nhân viên chức hàng năm để toàn thể CBVC – GV nắm rõ được tình hình hoạt động của trường, số liệu được mang tính chất công khai cho toàn thể CBVC – GV được biết. Vì hiện nay chỉ có trưởng/phó, tổ trưởng công đoàn và một số ít cá nhân được tham dự.
- Hiện tại số lượng BGH còn ít so với quy mô hoạt động (1: Hiệu trưởng, 1: Hiệu phó), nhà trường nên xem xét và bộ nhiệm thêm số lượng nhân sự trong đội ngũ BGH.
Nhà trường cần đa dạng các hoạt động tiếp thu ý kiến, sáng kiến của CBVC – GV và cả sinh viên, doanh nghiệp để nâng cao chất lượng giáo dục trong thời gian tới.
5.2.2. Yếu tố Đánh giá rủi ro
Trong các cuộc họp giao ban của BGH với các trưởng đơn vị luôn tổng kết những việc đã làm được và những công việc còn tồn tại, phân tích nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết. Nhà trường cũng xây dựng những tiêu chí chất lượng để đánh giá mức độ hoàn thành của các phòng ban/khoa, trung tâm cũng như của CBVC-GV trong toàn trường, thường xuyên cập nhật những thay đổi của Nhà nước trong quản lý các trường đại học. Tuy nhiên yếu tố Đánh giá rủi ro chưa được chú trọng vì vậy tác giả đưa ra một số kiến nghị như sau:
- Nhà trường nên xây dựng bộ phận chuyên về dự báo và xử lý rủi ro vì công tác nhận diện rủi ro còn thô sơ chủ yếu là so sánh kết quả thực hiện của những năm trước và còn nhận diện theo ý nghĩ chủ quan của cá nhân.
biện pháp đối phó rủi ro không đạt hiệu quả, đa phần khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa.
- Nhà trường cần tổ chức thường xuyên những buổi nói chuyện với các chuyên gia trong lĩnh vực giáo dục để có thể đánh giá được rủi ro nhà trường có thể gặp phải và mức tác động của nó.
- Thường xuyên tổ chức hội thảo với doanh nghiệp để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng cũng như xu thế nghề nghiệp để nhận dạng rủi ro trong công tác mở ngành và tuyển sinh.
- Cần tìm hiểu nguyên nhân của các rủi ro, đánh giá xem rủi ro ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu hoạt động của nhà trường, để từ đó có biện pháp tốt hơn. - Nhà trường cần xây dựng những biện pháp để toàn thể CBVC – GV nhận thức rõ những tác hại của rủi ro, cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể nhận diện được.
- BGH cần xây dựng và hoàn chỉnh quy trình nhận diện, đánh giá đối phó với rủi ro.
- Trước khi thực hiện một mục tiêu hay chiến lược nào đó BGH nên họp bàn với các đơn vị liên quan để trao đổi và đưa ra ý kiến tất cả những rủi ro có thể gặp phải, những rủi ro này có thể đến thì yếu tố nội bộ hoặc yếu tố bên ngoài.
- Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ở các hoạt động của đơn vị cụ thể:
+ Yếu tố bên trong
Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết trong nội bộ: Khi xuất hiện sự thiếu đoàn kết thì nội bộ trong nhà trường sẽ bị chia rẽ, có sự chia bè phái bao che va vùi dập lẫn nhau. Từ đó ảnh hưởng đến môi trường làm việc, học tập, nghiên cứu và trực tiếp ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu hoạt động của nhà trường.
Rủi ro từ sự thông đồng của một số cá nhân: rủi ro này rất khó phát hiện nếu không có sự kiểm tra, giám sát thường xuyên của một bên độc lập.
Rủi ro từ sự hạn chế năng lực của một số CBVC – GV: Một số giảng viên không đầu tư vào nghiên cứu và đổi mới phương pháp dạy học, không có trình độ tiếng anh để đọc tham khảo những tài liệu từ nước ngoài làm giảm chất lượng đào
tạo, làm cho sinh viên thụ động ảnh hưởng đến kết quả học tập không được đảm bảo. Một số CBVC yếu kém về năng lực nhưng vẫn được bổ nhiệm làm giảm khả năng quản lý và hoạt động hiệu quả của bộ phận quản lý.
Rủi ro từ chế độ chính sách nhân sự khen thưởng, phúc lợi: Nếu chế độ đãi ngộ không tốt, không công bằng sẽ không giữ được những CBVC –GV thực sự có năng lực và tâm huyết với nghề.
Rủi ro từ công tác kế toán: Trong quá trình xử lý nghiệp vụ nhân viên kế toán vô tình hoặc cố ý làm sai lệch dữ liệu thực tế sẽ làm ảnh hưởng đến sổ sách kế toán và báo cáo tài chính gây thất thoát tài sản và mất uy tín của nhà trường.
+ Yếu tố bên ngoài
Rủi ro từ việc thay đổi môi trường chính trị, pháp luật, chế độ tài chính
Rủi ro thay đổi từ thị hiếu của người học, chiến lược quảng bá giới thiệu về ngành nghề mà nhà trường đang đào tạo không hiệu quả
- Nhà trường cần tiếp tục phát huy sức mạnh tổng hợp trong việc nhận định các rủi ro khi thực hiện mục tiêu, tạo điều kiện tốt nhất để CBVC – GV tham gia vào các hoạt động của trường.
- Tiếp tục hoàn thiện các tiêu chí chất lượng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, nghiên cứu và áp dụng các hệ thống đảm bảo chất lượng giáo dục tiên tiến, từng bước tiếp cận và hội nhập với nền giáo dục thế giới.
- Tăng cường công tác tập huấn cho CBVC – GV trong việc xây dựng mục tiêu công việc và các tiêu chí đánh giá hoàn thành mục tiêu ấy. Theo đó, nhà trường xây dựng bộ mục tiêu chung, kế đến các đơn vị căn cứ vào đó xây dựng bộ tiêu chuẩn riêng phù hợp và từng thành viên trong đơn vị phải xây dựng mục tiêu cho công việc mình đảm nhận. Cùng với xây dựng mục tiêu thì việc xây dựng các tiêu chí đánh giá mục tiêu là điều kiện quyết định đánh giá hiệu quả công việc và sự thành công của đơn vị.
- Tăng cường sự hợp tác với các doanh nghiệp, các tổ chức ngoài trường, gia tăng các chuyến tham quan, học hỏi kinh nghiệm với các trường trong khu vực và quốc tế. Từ đó, phát huy tổng hợp các nguồn lực, ý kiến để nhận diện và phát hiện
các rủi ro, học hỏi kinh nghiệm trong việc giải quyết các rủi ro phát sinh.
- Việc đánh giá các rủi ro đòi hỏi cấp cấp ủy, lãnh đạo và từng thành viên trong trường phải thật sự cầu thị, nghiêm túc nhìn thẳng, nhìn thật vào những thiếu sót, hạn chế của trường, tích cực bày trừ chủ nghĩa hình thức và bệnh thành tích.
5.2.3. Yếu tố Hoạt động kiểm soát