5. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Tình hình hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên
3.2.2.1. Hoàn thiện hiệu quả môi trường kiểm soát nội bộ
Kể từ năm 2014 đến nay, hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã từng bước được hoàn thiện đảm bảo phù hợp với quy định của Ngân hàng nhà nước và từng bước tiếp cận đến tiêu chuẩn quốc tế. Điều này khẳng định việc nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ là cần thiết. Cụ thể:
(i) Bộ máy kiểm soát nội bộ giai đoạn năm 2012 - 2013
Hình 3.4. Bộ máy kiểm tra nội bộ NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2012-2013
(Nguồn: NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên)
Giai đoạn này bộ máy kiểm soát của NHNo&PTNT Việt Nam được xây dựng trên cơ sở của Luật Thanh Tra ngày 15 tháng 11 năm 2010; Quyết định số 36/2006/QĐ - NHNN ban hành quy chế kiểm soát nội bộ của TCTD và Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ban hành quy chế KTNB của TCTD theo đó " Tổ
CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI NHÁNH LOẠI II PHÒNG GIAO DỊCH GIÁM ĐỐC
chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Giám đốc điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng". “ Các tổ chức tín dụng phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành pháp luật và các qui định nội bộ; trực tiếp kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại chi nhánh. “Tổ chức tín dụng phải kiểm soát hoạt động nghiệp vụ từng thời kỳ, từng lĩnh vực nhằm đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của đơn vị.”
Theo mô hình này, bộ máy hoạt động kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên tại thời điểm này biên chế gồm có 16 cán bộ kiểm tra kiểm soát trong đó có 6 cán bộ tập trung tại Văn phòng NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, còn 10 cán bộ được bố trí tại các chi nhánh Loại II. Trình độ cán bộ từ trung cấp đến đại học.
Giám đốc giao cho một phó Giám đốc phụ trách điều hành hoạt động của phòng kiểm soát, Phòng Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá tuân thủ pháp luật, thẩm định báo cáo tài chính và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên. Theo đó phòng kiểm soát nội bộ hàng tháng họp giao ban công tác kiểm soát, giao cụ thể công việc cho các các bộ trong tháng và đồng thời báo kết quả kiểm soát tháng trước đã thực hiện. Hoạt động kiểm soát nội bộ có chức năng tham mưu và thực hiện công tác giám sát, kiểm tra trực tiếp nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của Chi nhánh tuân thủ đúng pháp luật, các quy định nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam và NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên.
Tuy nhiên, thực tế triển khai mô hình này cho thấy việc sắp xếp bố trí nhận sự chưa khoa hoạc và không thuận tiện, khó khăn trong việc điều hành cán bộ kiểm soát không tập trung, mỗi cán bộ ở một chi nhánh loại II, khi có vẫn đề phát sinh không triển khai kịp thời ngay được, mà cứ thực hiện theo định kỳ một tháng mới họp và triển khai được nhiệm vụ, các cán bộ làm việc ở chi nhánh thì không được trú trọng trong công tác kiểm tra, hầu như cán bộ ở các chi nhánh đều bị kiêm nhiệm thêm các công việc khác cho nên không tập trung vào công việc kiểm soát dẫn đến chất lượng hiệu quả không cao, không mang tính độc lập, thường
Để khắc phục tình trạng này, năm 2014 NHNo&PTNT Việt Nam đã có quyết định về việc tập trung toàn bộ cán bộ kiểm soát về Hội sở NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên không còn để cán bộ kiểm soát tại chi nhánh. Giai đoạn này bộ máy kiểm soát của NHNo&PTNT Việt Nam được xây dựng trên cơ sở Luật các Tổ chức tín dụng số 47/2012/QH ngày 16/6/2010 và thực hiện quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát NHNo&PTNT Việt Nam theo Quyết định số 491/QĐ-NHNN ngày 14/03/2014 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và Quy chế tổ chức hoạt động Kiểm toán nội bộ NHNo&PTNT Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 969/QĐ-HĐQT-BKS ngày 22/12/2014 của Hội đồng Thành viên NHNo&PTNT Việt Nam. Mô hình bộ máy kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2014-2016 được xây dựng theo mô hình 3.3 dưới đây:
Hình 3.5. Bộ máy kiểm tra nội bộ NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2014 - 2016
(Nguồn: NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên)
GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI NHÁNH LOẠI II PHÒNG GIAO DỊCH
Theo mô hình này, bộ máy kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên gồm Phòng Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá tuân thủ pháp luật, thẩm định báo cáo tài chính và đánh hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên. Phòng Kiểm soát nội bộ trực thuộc Giám đốc, là bộ phận giúp việc cho giám đốc, trách nhiệm giúp giám đốc điều hành thông suốt, hiệu quả và đúng pháp luật mọi hoạt động của đơn vị. Hoạt động kiểm soát nội bộ có chức năng tham mưu và thực hiện công tác giám sát, tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam, tổ chức kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của đơn vị, đảm bảo yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam. Phát hiện và đề xuất chỉnh sửa, khắc phục kịp thời sơ hở trong các quy định nội bộ nhằm tăng cường quản lý giao dịch hàng ngày an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật. Phối hợp với các đoàn thanh tra, kiểm tra ngoài ngành, thanh tra NHNN, kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề của NHNo&PTNT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh. Rà soát, chỉnh sửa, khắc phục tồn tại qua thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả chỉnh sửa theo quy định của NHNN và NHNo&PTNT Việt Nam. Tiếp nhận đơn thư, tổ chức kiểm tra, xác minh, giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền theo đúng quy định về giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, đơn đề nghị, phản ánh phù hợp với các quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ thường trực tiểu Ban chỉ đạo phòng, chống tham nhũng lãng phí, phòng chống tội phạm. Tổng hợp báo cáo công tác phòng chống rửa tiền. Tham gia trong lĩnh vực pháp chế tại đơn vị. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến kiến thức pháp luật cho người lao động trong đơn vị. Bảo mật hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán nội bộ theo quy định của pháp luật, NHNN và NHNo&PTNT Việt Nam. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo chuyên đề theo quy định.
Tại thời điểm này 100% cán bộ kiểm tra kiểm soát được tập trung ở phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên thuận tiện cho việc thực hiện các cuộc kiểm tra. Biên chế hiện tại 7 cán
bộ trong đó 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng và 4 kiểm tra viên, 100% có trình độ đại học và trên đại học phục vụ cho công tác kiểm tra kiểm soát đi vào nề nếp, thực hiện tốt chức năng kiểm tra kiểm soát toàn diện các mặt nghiệp vụ theo đề cương của NHNo&PTNT Việt Nam, chương trình kiểm tra của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên. Cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm soát có phẩm chất đạo đức tốt, tâm huyết với nghề nghiệp, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên, thực tế triển khai mô hình này cho thấy, việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ và các phòng chuyên đề tại Hội sở NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đôi khi có sự trùng lặp về mặt nghiệp vụ trong quá trình tác nghiệp gây khó khăn trong công tác kiểm soát. Hai bộ phận làm lẫn công việc của nhau: Phòng kiểm soát cũng thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát các Chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh loại II. Các phòng chuyên đề cũng thực hiện khâu kiểm soát (tổ chức các đoàn, tổ kiểm tra thực hiện kiểm tra Chi nhánh loại II và PGD trực thuộc chi nhánh loại II để phát hiện sai sót, vi phạm và cảnh báo rủi ro)… Điều này dẫn đến hoạt động kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam chi nhánh tỉnh Thái Nguyên có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ gây tốn chi phí và tốn công sức. Có những chi nhánh cùng một lúc phải tiếp cả hai đoàn kiểm tra của phòng kiểm soát nội bộ và phòng chuyên đề, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Bên cạnh đó với cơ cấu tổ chức và màng lưới đã nêu trên, công tác kiểm tra kiểm soát chủ yếu được thực hiện theo từng đoàn công tác hoặc theo từng vụ việc. Công tác kiểm tra giám sát từ xa còn hạn chế, chủ yếu kiểm tra qua hệ thống IPCAS. Chi nhánh chưa bố trí được cán bộ pháp chế chuyên trách, hiện tại tạm thời cử cán bộ Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ phụ trách nhưng chưa được đào tạo bài bản về kiến thức pháp luật. Cán bộ kiểm tra, kiểm soát tuy có trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhưng một số cán bộ chưa qua đào tạo về kiến thức pháp luật dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
Theo quy định nội bộ của Ngân hàng, hệ thống kiểm tra nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên được độc lập thực hiện
công tác giám sát, kiểm tra, phúc tra thường xuyên, đột xuất theo chương trình, kế hoạch được Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc khi được Giám đốc ủy quyền) duyệt, độc lập đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động giám sát, kiểm tra nội bộ. Nếu những công việc được giao không thuộc thẩm quyền hoặc xét thấy tính độc lập bị vi phạm, các kiểm tra viên có quyền từ chối thực hiện. Trong quá trình kiểm tra, các kiểm tra viên có quyền yêu cầu đối tượng kiểm tra giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình, xác nhận các văn bản chỉ đạo, chứng từ, sổ sách ghi chép và các tài liệu, tình hình có liên quan khác trong hoạt động để phục vụ việc giám sát, kiểm tra. Kết quả kiểm tra được báo cáo cho Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc khi được Giám đốc ủy quyền). Đối với những đơn vị thành viên hoặc cá nhân có hành vi vi phạm quy định, các kiểm tra viên có thể đề xuất phương án xử lý hoặc trực tiếp xử lý theo chỉ đạo của Giám đốc.
3.2.2.2. Hoàn thiện hệ thống chính sách và quy trình kiểm soát nội bộ
Với hơn 29 năm hoạt động, là một trong những ngân hàng hàng đầu của Thái Nguyên, NHNo&PTNT Việt Nam chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã xây dựng mô hình tổ chức, phân cấp ủy quyền cụ thể từ Giám đốc, Phó Giám đốc, Các Trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh Loại II, Phó Trưởng phòng nghiệp vụ, Phó Giám đốc chi nhánh Loại II, Giám đốc, Phó Giám đốc PGD. Xây dựng, ban hành các quy trình, quy chế nội bộ, thủ tục thiết lập hạn mức, kiểm soát giao dịch, thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ, xây dựng hệ thống báo cáo, thông tin quản lý, đảm bảo cho việc kiểm soát rủi ro tại NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên. Các hoạt động nghiệp vụ đều có quy trình đầy đủ, chặt chẽ nhằm tăng cường kiểm soát, hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Cụ thể:
Hoạt động tín dụng: NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên căn cứ vào văn bản chỉ đạo hưỡng dấn của NHNo&PTNT Việt Nam đã ra văn bản chỉ đạo điều hành và thực hiện xây dựng hệ thống quy trình đồng bộ về cấp tín dụng và quản lý tín dụng, các văn bản chế độ khác liên quan đến hoạt động tín dụng. Căn cứ mức độ rủi ro thực hiện phân cấp ủy quyền rõ ràng cho các cấp, ra quyết định thành lập Hội đồng tín dụng, Hội đồng miến giảm lãi, Hội đồng mua bán nợ VAMC, Hội đồng XLRR...và phân cấp ủy quyền rõ ràng cho
các cấp điều hành (Giám đốc, Phó Giám đốc, Lãnh đạo các phòng ban, Giám đốc Chi nhánh loại II…) tham gia kiểm tra, kiểm soát hoạt động tín dụng có các phòng Khách hàng Doanh nghiệp, phòng khách hàng HSX&CN, phòng kế hoạch nguồn vốn, phòng kiểm soát nội bộ, trong quá trình cấp tín dụng đều có các khâu kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ đảm bảo ít nhất có hai nút kiểm soát từ cấp lãnh đạo phòng đến ban lãnh đạo/Giám đốc chi nhánh tại mỗi bước, mỗi khâu trong từng hoạt động nghiệp vụ.
Để giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động tín dụng, NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã chỉ đạo thực hiện hệ thống văn bản quy trình về hoạt động cấp tín dụng cho từng đối tượng khách hàng: quy trình cho
vay đối với khách hàng doanh nghiệp, quy trình cho vay đối với khách hàng hộ sản xuất và cá nhân quy định về chính sách đối với từng nhóm khách hàng, quy định chính sách khách hàng, quy định về tài sản bảo đảm, quy định về xếp hạng tín dụng nội bộ, hướng dẫn trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro, hướng dẫn nhận biết khách hàng có độ rủi ro cao, và bộ mẫu hợp đồng tín dụng, quy định về cơ cấu lại thời hạn trả nợ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức công việc của xử lý nợ xấu.
Hoạt động nguồn vốn, kinh doanh ngoại tệ: NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã phân cấp ủy quyền cho các phòng và lãnh đạo các đơn vị/chi nhánh về giới hạn và mức phân cấp ủy quyển liên quan tới giao dịch trong hoạt động nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ. Ngoài ra, Phòng kế hoạch nguồn vốn còn trực tiếp kiểm tra, giám sát hoạt động nguồn vốn tại các Chi nhánh.
Công tác tài chính, kế toán: NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã ban hành các văn bản về quản lý và sử dụng con dấu, ấn chỉ thường, Ban hành quy trình quản lý tài khoản Nostro, ủy quyền cho Trưởng phòng kế toán và Phó giám đốc phụ trách kế toán trong công tác quản lý chi phí hoạt động. Hoạt động tài chính kế toán Có quy chế tài chính, các quy trình nghiệp vụ cụ thể. Thực hiện hoạt động tài chính, kế toán, công tác hạch toán, kiểm soát, lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của pháp luật.
Hoạt động nghiệp vụ tại các phòng dịch vụ khách hàng, phòng giao dịch: NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên xây dựng quy trình thực hiện cụ thể từng nghiệp vụ phát sinh, thực hiện phân cấp thẩm quyền rõ ràng cho các cấp, từng cán bộ thực hiện nghiệp vụ, các giao dịch thực hiện đều phải có phê duyệt của lãnh đạo phòng.
Về hoạt động giao dịch, dịch vụ khách hàng: NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã có văn bản chỉ đạo thực hiện các văn bản như Quy trình tiền gửi, quy định về hồ sơ chuyển tiền quốc tế, chỉnh sửa biểu phí, quy định về quản lý và sử dụng hồ sơ khách hàng, quy trình chuyển tiền trong nước, quy trình thanh toán quốc tế, các giao dịch một cửa đều có sự phê duyệt của cán bộ lãnh đạo phòng hay kiểm soát viên, quy định về tổ chức giao dịch tại quầy giao dịch NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, quy định về quản lý và vận hành chương trình thanh toán đa phương.
Về công tác quản lý bán lẻ và phát triển mạng lưới: NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã ban hành văn bản nội bộ về hướng dẫn thực hiện các quy định của Ngân hàng nhà nước về phát triển mạng lưới, chính sách đẩy mạnh huy động vốn dân cư và tổ chức kinh tế trong giai đoạn hiện nay,