5. Kết cấu của luận văn
4.2.4. Cơ cấu lại hệ thống kiểm soát nội bộ cho đúng quy trình, quy định
Hiện tại, NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên chỉ chú trọng đầu tư cho bộ phận hậu kiểm. Bộ phận này lại chủ yếu kiểm tra theo vụ việc, số lượng nhân sự không nhiều, không có bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá hoạt động tín dụng của các chi nhánh và không phải cán bộ nào cũng hiểu rõ về các hoạt động của ngân hàng.
Mô hình kiểm soát nội bộ phổ biến ở các NHTM nói chung và NHNo&PTNT Việt Nam nói riêng được phân chia rõ ràng thành hai mảng chính: kiểm soát quản trị nằm trong quy trình nghiệp vụ và kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng kiểm toán - bộ phận chuyên trách của Đại hội đồng cổ đông, trực tiếp chịu sự quản lý và thực hiện chế độ báo cáo đối với Hội đồng quản trị - bộ phận đại diện cho các cổ đông. Theo đó, NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên có thể tổ chức lại hệ thống kiểm soát nội bộ theo hình 4.1 với hai mảng tách biệt là kiểm toán nội bộ và kiểm soát điều hành.
Hình 4.1: Mô hình kiểm soát nội bộ
(Nguồn: do tác giả đề xuất)
Kiểm soát nội bộ do Phòng kiểm soát thực hiện. Phòng kiểm soát là cơ quan tối cao thực hiện chức năng kiểm soát toàn diện đối với mọi mặt hoạt động của ngân hàng theo ba mục tiêu cơ bản sau:
- Kiểm soát tài chính: xác nhận và bày tỏ ý kiến về sự chính xác, hợp lý và đáng tin cậy của các số liệu và thông tin.
- Kiểm soát tuân thủ: xác nhận và bày tỏ ý kiến về sự tuân thủ pháp luật và các quy định của nhà nước, chính sách và các quy định nội bộ của Ngân hàng.
- Kiểm soát hoạt động: xác nhận và bày tỏ ý kiến về mức độ hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
Phòng kiểm soát nên được tổ chức thành các bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm kiểm soát một lĩnh vực nhất định trong tổng thể hoạt động của ngân hàng. Phòng kiểm soát phải trực thuộc Giám đốc, do Giám đốc trả lương và không chịu bất cứ áp lực nào khác. Phòng kiểm soát thực hiện kiểm tra tài chính định kỳ vào cuối quý hoặc cuối năm. Các cuộc kiểm tra tuân thủ và kiểm tra hoạt động có thể xen lẫn với kiểm tra tài chính hoặc tổ chức riêng vào bất kỳ thời điểm nào trong năm.
GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KIỂM TRA KIỂM SOÁT CHI NHÁNH LOẠI II PHÒNG GIAO DỊCH
Kiểm soát điều hành gồm hai hoạt động:
Kiểm soát điều hành ngay trong quá trình tiến hành nghiệp vụ được thực hiện dựa trên nền tảng là việc giao mức phán quyết thuộc thẩm quyền phán quyết đơn phương của Giám đốc Chi nhánh và quyết định mức phán quyết phải có sự bàn bạc của Hội đồng tín dụng cơ sở của Chi nhánh. Hai mức này nằm trong mức thẩm quyền phán quyết của Chi nhánh. Sự phê duyệt của Hội đồng tín dụng cơ sở (trực thuộc chi nhánh) áp dụng trong trường hợp vượt quá thẩm quyền đơn phương của Giám đốc chi nhánh. Với các quyết định vượt thẩm quyền phán quyết của Chi nhánh phải được chuyển lên Chi nhánh loại I và có sự xem xét chấp thuận của Giám đốc. Đối với trường hợp vượt quá thẩm quyền phán quyết đơn phương của Giám đốc, khoản vay sẽ được Giám đốc xem xét. Sự giám sát của các phòng nghiệp vụ chi nhánh Loại I và phòng nghiệp vụ tại chi nhánh Loại II sẽ được thực hiện thường xuyên thông qua chế độ báo cáo, định kỳ hàng tháng/quý/ 6 tháng/năm các phòng nghiệp vụ tổng hợp báo cáo gửi phòng kiểm soát tại Hội sở NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên.
Soát xét đột xuất đối với các hoạt động tại chi nhánh do hai bộ phận thực hiện:
- Giám đốc chi nhánh có thể tổ chức một cuộc soát xét với đơn vị cơ sở và phòng nghiệp vụ tại chi nhánh để phục vụ cho mục tiêu quản trị của mình nếu thấy cần thiết.
- Phòng kiểm soát nội bộ có thể tổ chức soát xét với chi nhánh và phòng nghiệp vụ tại Hội sở nếu thấy cần thiết.
Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo sự độc lập, khách quan của bộ phận kiểm soát nội bộ trong phạm vi hoạt động của mình, giảm thiểu chi phí cho toàn hệ thống kiểm soát nội bộ, tránh được sự chồng chéo và trùng lặp trong công tác kiểm tra. Với mô hình này phòng kiểm tra sẽ phát huy được chức năng kiểm soát từ xa nhiều hơn và cập nhật thông tin nhanh hơn và bao quát được thông tin trên tất cả các mặt hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng, từ đó phân tích, đánh giá nhóm những lỗi sai sót hay gặp để có định hướng kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời cho các đơn vị và giúp cho hoạt động kiểm soát đem lại kết quả cao hơn. Mô hình này cũng phân định rõ ràng hơn về chức năng kiểm tra, kiểm soát quản trị và kiểm tra nội bộ.