5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
3.3.2.1. Một số hạn chế
a) Không thực hiện đúng qui trình: Nhiều trường hợp rủi ro xuất phát từ
việc không thực hiện đúng qui trình qui định. Ví dụ, NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh Thành Phố Thái Nguyên - PGD Gang Thép Giao dịch viên kế toán và Giao dịch viên quỹ đã thực hiện không đúng quy trình hạch toán thu chi tiền mặt, lợi dụng chức trách nhiệm vụ nhiều ngày để thiếu quỹ một số tiền lớn (300 triệu VND)... mà Giám đốc PGD không hề có sự kiểm soát, không biết được sự thiếu quỹ từ khi nào, chỉ khi đoàn kiểm quỹ đột xuất mới phát hiện ra.
Hiện cũng đang thiếu một hệ thống thông tin có thể giúp báo cáo kịp thời hoặc báo cáo chính xác để ban lãnh đạo nắm bắt tình hình và xử lý nhanh.
b) Nghiệm vụ: Trình độ nghiệp vụ của một số bộ phận và nhân viên còn hạn chế. Ví dụ, NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Thành Phố Thái Nguyên, GDV kế toán khi thực hiện giao dịch đã không trung thực, lợi dụng sự nhầm lẫn của khách khi viết bảng kê nộp tiền để biển thủ 5.000.000 đồng của khách hàng.
c) Thái độ: Tinh thần và thái độ nghiệm túc và trung thực trong công việc
chưa được tuân thủ đảm bảo. Ví dụ, NHNo&PTNT Việt Nam -Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên cán bộ tín dụng lợi dụng chức vụ vị trí công việc và sự tín nhiệm để giả mạo chữ ký khách hàng lập hồ sơ giả để trục lợi. Một ví dụ khác là: Chi nhánh Thị xã Phổ Yên Thái Nguyên, chi nhánh Thành Phố Sông Công do cán bộ quỹ không giữ được phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, phát sinh lòng tham, thực hiện không đúng quy trình kiểm đếm, đóng bó niêm phong tiền, cho nên đã thực hiện rút lõi tiền của quỹ chính.
d) Tồn tại kẽ hở trong qui định và qui trình: Ví dụ, NHNo&PTNT Việt
Nam- Chi nhánh huyện Võ Nhai Thái Nguyên lợi dụng sự quen biết, tín nhiệm của khách hàng với Ngân hàng, cán bộ tín dụng đã vay ké của khách hàng để trục lợi. NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh Thành Phố Sông Công, NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh huyện Đại Từ cán bộ kế toán giao dịch lợi dụng để chiếm đoạt tiền của khách hàng, sử dụng các thủ thuật tinh vi trên máy tính, thu nợ của khách hàng không nộp ngân hàng, vay ké khách hàng.
Các sai phạm này xảy ra chủ yếu là những vi phạm đạo đức hành nghề, thoái hoá biến chất, trình độ nghiệp vụ yếu kém, sự câu kết thông đồng,... của một số cán bộ, nhân viên ngân hàng không được hệ thống kiểm tra, Kiểm soát nội bộ phát hiện kịp thời, hoặc đã phát hiện nhưng không được ban lãnh đạo xử lý kịp thời.
Sự thiếu sót hoặc yếu kém về cơ cấu và hoạt động kiểm soát chính như phân công nhiệm vụ, phê duyệt, kiểm tra đối chiếu và đánh giá tình hình hoạt động (1 người thực hiện hay giám sát 2 hay nhiều lĩnh vực có lợi ích xung đột).
Sự thiếu trao đổi thông tin giữa các cấp lãnh đạo trong nội bộ ngân hàng, đặc biệt là các thông tin về các vấn đề tồn tại. Thực trạng hoạt động không được ghi nhận và báo cáo chính xác, kịp thời, đầy đủ.
NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên chưa thiết lập một hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả để cảnh báo rà soát khi có bất kỳ giao dịch nghi ngờ nào chạm ngưỡng theo một mức quy định. Theo đó hoạt động của những bộ phận này là tập trung nhiều vào khía cạnh quản lý rủi ro trên tất cả các mặt nghiệp vụ: tín dụng, kế toán, huy động vốn, công nghệ thông tin, kho quỹ… và phải tập trung về biện pháp phòng ngừa cảnh báo rủi ro, chưa có các giải pháp nhằm nhận dạng, đo lường, dự báo, điều tiết và phòng ngừa rủi ro tổng thể cũng như cho từng loại rủi ro trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Ngoài ra, tại các Chi nhánh để xảy ra vi phạm hàng năm đều được đoàn kiểm tra của NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên thực hiện nhưng không phát hiện được ra hay có những cảnh báo rủi ro kịp thời, chỉ đến khi vụ việc vỡ nở, NHNo&PTNT Việt Nam-Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên mới tổ chức các đoàn kiểm tra rà soát lại để xác định trách nhiệm và mức độ sai phạm.
f) Chất lượng các cuộc kiểm tra chưa cao, trình độ cán bộ kiểm tra chưa toàn diện, chưa có kiến thức sâu rộng về tổng thể quy trình hoạt động kinh doanh
và không có biện pháp thích đáng đối với những vấn đề phát hiện được để có thể nhận biết và cảnh báo rủi ro
- Chưa xây dựng được kế hoạch kiểm tra toàn diện, đảm bảo tất các các nghiệp vụ các bộ phận đều phải được kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần nên nhiều ít việc xảy ra sau một thời gian dài mới biết.
- Kiến thức và trình độ yếu kém, kỹ năng chưa chuyên sâu, tinh nhuệ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân hoặc theo lối mòn của các kiểm soát viên nội bộ về các công cụ kinh doanh và thị trường phái sinh, về hệ thống xử lý thông tin điện tử và về những lĩnh vực chuyên môn khác cũng là nguyên nhân góp phần dẫn đến những thiếu sót trong công tác kiểm soát nội bộ. Vì các kiểm soát viên nội bộ không có các kiến thức chuyên môn cần thiết nên họ thường ngần ngại không đặt câu hỏi đối với những vấn đề nghi vấn, và nếu như có đặt câu hỏi thì phần lớn họ cũng thường chấp nhận câu trả lời mà họ nhận được.
- Kiểm soát chưa định hướng rủi ro, chỉ tập trung phát hiện sai phạm so với quy trình đã đề ra chứ chưa phân tích, đánh giá được rủi ro tiềm ẩn.
- Ban giám đốc không tiếp tục truy cứu hoặc làm rõ trách nhiệm những vấn đề mà kiểm soát viên nội bộ đã phát hiện ra, dẫn đến các sai sót lặp đi lặp lại, vai trò kiểm tra không phát huy tác dụng .
- Kiểm soát nội bộ chỉ được coi là thứ yếu so với các mục tiêu khác trong đơn vị, được cho rằng KSNB chỉ là sân sau, không góp phần tạo ra tiền hoặc sinh lợi trong kinh doanh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ còn yếu kém trong việc phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Thực tế cho thấy những biện pháp phát hiện gian lận tài chính phổ biến nhất vẫn mang tính ngẫu nhiên, chẳng hạn như có khách hàng gọi điện theo đường dây nóng để phản ánh, sự tố giác của nhân viên hay khi sự việc đã vỡ lở và cảnh sát kinh tế đã nhập cuộc. Trong các vụ gian lận tại NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên được công bố nội bộ từ năm 2007 đến nay, số vụ được phát hiện ngẫu nhiên chiếm tới 35%, trong khi số vụ do hệ thống kiểm soát nội bộ phát hiện được chỉ chiếm khoảng một phần ba.
Công tác kiểm soát trong đối với một số hoạt động còn lỏng lẻo.
Bảng 3.13. Phân loại sai phạm do các bộ phận kiểm soát phát hiện
giai đoạn 2013 - 2016 tại NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên
Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2016 1. Số lần kiểm tra (đơn vị: lần). Trong đó: 41 57 91 102 + Do Bộ phận kiểm tra nội bộ tại Chi nhánh
tự thực hiện 11 18 28 31
+ Do Phòng kiểm soát nội bộ tổ chức 30 39 63 71
2. Số lượng sai phạm (sp) 525 693 974 1284 + Do bộ phận kiểm tra nội bộ tại Chi nhánh
phát hiện 158 208 293 786
+ Do các đoàn của phòng Kiểm soát nội bộ
phát hiện 367 485 681 798
3. Chi phí tổ chức các cuộc kiểm tra (chi phí
lượng, chi phí đi lại, công tác phí…) 2.631 2.995 3.616 4.281
(Nguồn: Tổng hợp các Báo cáo hoạt động kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên)
Chi phí ước tính cho hệ thống kiểm soát nội bộ làm ước lượng trong 3 năm từ 2013 đến 2015 như sau: 2.631 triệu đồng (2013) là 2.995 triệu đồng (2014); 3.616 triệu đồng (2015) và 4.281 triệu đồng (2016). Các chi phí này bao gồm tiền lương, chi phí tổ chức đoàn kiểm tra (công tác phí, các chi phí đi lại, ăn ở…), chưa kể chi phí nghiên cứu triển khai các đề án kiểm soát đối với các hoạt động trong ngân hàng. Chi phí này ngày càng tăng chứng tỏ NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên rất chú trọng đầu tư cho công tác kiểm soát sau. Với việc tăng cường công tác kiểm tra này, số sai sót, gian lận được phát hiện ngày càng nhiều và hầu hết những tổn thất từ những gian lận, sai sót này là không thể lượng hoá được. Năm 2014, số lượng sai phạm phát hiện được tăng 32%. Năm 2015, tỷ lệ tăng này là 40%, năm 2016, tỷ lệ sai phạm tăng 31%. Tuy nhiên các sai sót này hầu hết là do các đoàn kiểm tra, kiểm soát nội bộ Hội sở chính phát hiện (chiếm 75-85% sai sót được phát hiện). Hiện tượng này cũng chỉ ra rằng công tác kiểm soát trong đang gặp phải những vấn đề nghiêm trọng: vai trò của bộ phận kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh còn chưa phát huy được vai trò kiểm soát, chưa đảm bảo tính độc lập. Hầu hết bộ phận kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh
có hiện tượng né tránh, vị nể đối với giám đốc Chi nhánh. Do đó không thực hiện đúng chức năng của mình trong việc kiểm soát rủi ro hoặc cố tình bao che cho những sai phạm đó. Chỉ đến khi bộ phận Kiểm soát của Hội sở thực hiện kiểm tra, các sai phạm này mới bị phát hiện và kiến nghị chỉnh sửa kịp thời.
Kiểm soát nội bộ chỉ có ý nghĩa phát hiện, chưa có tác dụng hoàn thiện, chưa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro.
Vấn đề đặt ra là tại sao các kiểm soát viên (bộ phận lãnh đạo phòng) và giám đốc các chi nhánh lại không phát hiện được những sai phạm mà chỉ khi thực hiện công tác hậu kiểm thì những sai phạm này mới bộc lộ rõ. Đặc biệt, tổng hợp và thống kê sai phạm của từng năm cho thấy 85% các sai phạm này lặp đi lặp lại nhiều lần qua các năm, mặc dù sau kiểm tra, phòng Kiểm tra nội bộ tại chi nhánh đều có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc bộ phận nghiệp vụ sửa chữa sai phạm. Điều này chứng tỏ công tác kiểm soát nội bộ chỉ có ý nghĩa phát hiện, chưa có tác dụng hoàn thiện. Kiểm soát nội bộ cũng chưa phát huy vai trò cảnh báo rủi ro. Những sai sót về mặt nghiệp vụ này sẽ là một trong hàng loạt các nguyên nhân làm tăng khả năng xảy ra rủi ro nghiệp vụ, dẫn tới tổn thất cho ngân hàng nhưng lại không được cảnh báo và có sự chỉ đạo kịp thời. Hàng năm, NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đều thực hiện tổng kết công tác kiểm tra, kiểm soát và các sai phạm này năm nào cũng được nêu lên nhưng sự tái phạm vẫn diễn ra. Những vấn đề nói trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đang hoạt động kém hiệu quả. Các hạn chế này thể hiện rất rõ ở cả công tác kiểm soát trong và công tác kiểm soát sau.
3.3.2.2. Nguyên nhân
Trên cơ sở đánh giá thực trạng mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hữu của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, đối chiếu với mô hình theo thông lệ, ta có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên còn nhiều hạn chế. Riêng đối với bộ phận kiểm soát sau, nguyên nhân dẫn tới những hạn chế này chủ yếu là từ cách thức tổ chức bộ máy kiểm soát sau.
a) Nguyên nhân khách quan
Quy định chung của nhà nước chưa định hướng cho lĩnh vực kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại, chưa phân định rõ vai trò của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, dẫn tới sự không rõ ràng giữa chức năng kiểm toán nội bộ với chức năng kiểm soát điều hành.
Bộ phận Kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên được thành lập nhưng công việc thực tế triển khai không khác gì bộ máy kiểm tra nội bộ. Các bước công việc giống nhau, nghiệp vụ tương tự nhau và mục đích hoàn toàn trùng lặp, không xác định rõ và hiểu sâu về công tác kiểm soát. Sự đánh giá định kỳ về hiệu quả hoạt động tín dụng rất phân tán, chưa đồng bộ, thiếu sự xác minh về tính đúng đắn của các số liệu và thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ do bộ phận Kiểm soát nội bộ chưa thực sự hoạt động theo đúng nghĩa kiểm soát. Rõ ràng hoạt động kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng hiện nay vẫn còn là lĩnh vực rất mới mẻ. Đây cũng là tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam.
Trên thực tế, bộ phận kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại hiện nay chưa có cơ sở để hoạt động. Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ nhiều hướng. Thứ nhất, việc thiếu quy định chung của nhà nước để định hướng hoạt động cho lĩnh vực này tại các ngân hàng thương mại làm cho các ngân hàng thương mại có phần lúng túng khi xây dựng và đưa bộ phận kiểm soát nội bộ vào hoạt động. Thứ hai, hệ thống pháp luật chưa phân định rõ vai trò của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, từ đó dẫn tới sự không rõ ràng giữa chức năng kiểm toán nội bộ với các chức năng kiểm soát của các bộ phận trực thuộc Tổng giám đốc.
b) Nguyên nhân chủ quan.
Hoạt động kiểm soát nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên hiện nay không tập trung, thẩm quyền phê duyệt tập trung lớn trong tay giám đốc chi nhánh.
Điều này có thể thấy rõ trong cách thức tổ chức kiểm soát của Ngân hàng.
Thứ nhất, các loại rủi ro chưa được quản lý tập trung và báo cáo cho một
Thứ hai, hiện có nhiều đầu mối liên quan cùng thực hiện chỉ đạo một hoạt
động của ngân hàng, điều này dẫn đến nhiều trường hợp triển khai thực hiện chức năng bị chồng chéo các chức năng nhiệm vụ giữa các phòng, ban đã quy định. Hiện nay, NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên đã quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng tại Hội sở chính và chi nhánh nhưng chưa mô tả công việc cụ thể của từng cán bộ, từng chức danh nên dẫn đến việc thực hiện công việc còn chồng chéo và khó thực hiện.
Thứ ba, các chi nhánh được giao mức phê duyệt phán quyết và quyền hạn
lớn và hầu như đều do giám đốc Chi nhánh quyết định (mặc dù tại các Chi nhánh đã có các hội đồng tuy nhiên hoạt động của các hội đồng này hầu như vẫn chịu sự tác động chính của giám đốc Chi nhánh). Cụ thể trong hoạt động cấp tín dụng: hội sở chính chỉ tái thẩm định, phê duyệt những khoản tín dụng lớn, dài hạn. Kiểm soát nội bộ không thể ngăn chặn được nếu có sự gian lận hay thông đồng của Giám đốc chi nhánh với khách hàng. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hạn chế này là quyền lực tập trung lớn trong tay giám đốc chi nhánh, đặc biệt là thẩm quyền phê duyệt. Giám đốc chi nhánh có quyền điều hành đối với phòng kiểm tra nội bộ tại chi nhánh.Như vậy, một phần bộ phận kiểm soát sau của hệ thống kiểm tra nội bộ gần như bị vô hiệu hoá.
Thứ tư, công tác thông tin báo cáo đang được thực hiện theo cơ chế báo cáo
chung từ chức năng kinh doanh trực tiếp và bởi nhiều Phòng khác nhau, đôi khi xảy ra xung đột với nhau và với dữ liệu trong hệ thống cốt lõi. Các số liệu thường không có một mối thống nhất. Bộ phận kiểm soát nội bộ nếu thực hiện đúng vai trò kiểm soát sẽ làm nhiệm vụ xác minh và đưa ra một số liệu chuẩn. Tuy nhiên, ở NHNo&PTNT Việt Nam- Chi nhánh tỉnh Thái Nguyên, bộ phận này còn chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa định hình được các công việc phải làm để thực hiện