7. Kết cấu đề tài
1.3.2 Những điểm khác biệt của đề tài
Thứ nhất, Nghiên cứu này diễn ra tại thời kỳ nền kinh tế đang đứng trước những khó khăn xen lẫn cơ hội hội nhập cộng đồng kinh tế khu vực ASEAN.Các doanh nghiệp phải cạnh tranh gay gắt để tồn tại, và nắm bắt cơ hội vươn lên.Đề tài nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán giúp tìm ra những yếu tố quyết định nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng phần mềm kế toán góp phần tăng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trước hội nhập kinh tế. Nghiên cứu này cũng muốn kế thừa từ nghiên cứu của của của Phan Đức Dũng & Phạm Anh Tuấn (2015) để kiểm nghiệm lại ở khía cạnh mới nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng PMKT tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Thứ hai, có ít nghiên cứu trong nước về giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, mà chủ yếu phân tích định tính. Nghiên cứu này chọn phương pháp định lượng cho kết quả tin cậy, chính xác, là tham khảo hữu ích trong thực tiễn giúp các nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng công cụ giám sát, kiểm soát hiệu quả tối ưu thông qua phần mềm kế toán. Đặc biệt là những doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1:
Chương này trình bày tổng quát về vấn đề nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán qua những nghiên cứu liên quan trên thế giới và ở Việt Nam để làm cơ sở xây dựng mô hình nghiên cứu và đưa ra các giả thuyết nghiên cứu. Từ các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng tiêu chí đánh giá chất lượng phần cứng, phần mềm kế toán, chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, hiểu biết của nhà tư vấn, và thái độ chấp nhận công nghệ của người sử dụng phần mềm kế toán đóng vai trò then chốt nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp.
Ngoài ra, chương này đã trình bày điểm khác biệt của đề tài các nghiên cứu trước đây tại Việt Nam. Đa số là định tính và nghiên cứu về tiêu chí tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán hoặc đánh giá chất lượng PMKT tại các doanh nghiệp. Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” có sự kết hợp cả hai yếu tố trên và bằng phương pháp định lượng sẽ có ý nghĩa thực tiễn hơn.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2.1 Cơ sở xây dựng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán được xây dựng trên mối quan hệ đa chiều, nhiều lĩnh vực nghiên cứu đã đề cập ở chương một, cụ thể:
2.1.1 Hệ thống kế toán
Định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (theo luật kế toán).
Theo hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa kỳ (FASB), một trong các tổ chức ban hành chuẩn mực kế toán thế giới định nghĩa: Kế toán là một hệ thống thông tin. Các chuẩn mực kế toán tài chính là mục đích chính của kế toán, nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.Bản chất của kế toán là phản ánh bản chất tài chính của các dòng tiền ra, vào trong một doanh nghiệp. Nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng và các bên liên quan bằng những con số biết nói.
Phân loại kế toán theo phương pháp xử lý: Kế toán theo phương pháp thủ công
Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kế toán thủ công
Kế toán thủ công là phương pháp kế toán ghi bằng bút, toàn bộ từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán, xử lý thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán đầu được thực hiện bằng tay. Việc làm kế toán thủ công đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, bộ Sổ nhật ký Sổ cái Lập báo cáo Ghi sổ nhật ký Báo cáo tài chính Chuyển sổ cái Chứng từ Quá trình SXKD Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính
máy kế toán cồng kềnh và không cung cấp được thông tin kế toán ngay lập tức khi cần.Phương pháp kế toán này phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ. Các doanh nghiệp làm kế toán theo phương pháp này vì điều kiện trang thiết bị chưa cho phép, hoặc nhận thức và trình độ hiểu biết và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa họ chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Hoặc cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính.
Kế toán trên phần mềm máy tính
Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống kế toán trên máy tính
Ở mức độ này doanh nghiệp làm kế toán với một PMKT riêng biệt có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê công ty tin học viết. Chi phí ban đầu bỏ ra đầu tư mua phần mềm khá lớn. Đây là mô hình phổ biến với sự phát triển khoa học công nghệ hiện nay. Theo phương pháp này chỉ cần nguồn thông tin và dữ liệu kế toán ban đầu được chuyển đến từ các phòng, ban hoặc từ đối tác bên ngoài đã được ký duyệt như trường hợp thủ công, kế toán viên sẽ nhập vào phần mềm máy tính một cách chính xác. PMKT xử lý cho ta có thể đối chiếu, kiểm tra số liệu, tra cứu dữ liệu dễ dàng để xác định các sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán và cho ra các báo cáo, bảng biểu theo yêu cầu ngay sau đó. (Nguồn: viettronics.edu.vn/khoaketoan)
Các dữ liệu liên quan đến hoạt động Các tập tin lưu dữ liệu Truy xuất
thông tin theo yêu cầu Thông
tin theo
yêu cầu Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Chứng từ Sự kiệnquá trình SXKD Nhập liệu
2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn dữ liệu và thủ tục xử lý dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng đưa ra quyết định
Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1 Chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin kế toán:
- Thu thập, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ các hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích: thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cho việc lập kế hoạch và hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch; thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
- Kiểm soát: sự tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; bảo vệ tài sản, vật chất, thông tin; hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.2.1 Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin
Theo mục tiêu cung cấp thông tin thì hệ thống thông tin kế toán được chia thành: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị
Thông tin Quyế
t định Dữ liệu AIS (xử lý) aaa AIS người sử dụng
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính
1. Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài theo luật định
Phạm vi hệ thống
2. Đầu vào
Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3.Quy trình xử lý
4. Cấu trúc
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị 1. Mục
tiêu
Cung cấp thông tin nội bộ doanh nghiệp theo
yêu cầu quản lý của ban quản lý Phạm vi hệ thống 2. Đầu
vào
Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác
3. Cấu trúc
2.1.2.2.2 Phân loại theo phương thức xử lý
Theo phương thức xử lý thì hệ thống thong tin kế toán được phân làm 2 loại: Hệ thống thông tin kế toán thủ công và hệ thống thông tin kế toán máy
Lập báo cáo Ghi sổ chi tiết và sổ cái Chứng từ Phân loại& ghi nhật ký HT doanhthu phảithu HT HT hàng
tồn kho HT báo cáo Hệ thống (HT) kế toán tài chính
_ _
Dòng thông tin dưới lên HT ngân
sách (lập kế
HT báo cáo trách nhiệm
TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM Kế hoạch Dòng thông tin trên xuống HT xử lý nghiệp vụ (thực tế) tránhiệm
- Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Hình 2.4: Hệ thống thông tin kế toán thủ công
- Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính
Hình2.5: Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính
(Nguồn: tổng hợp từ giáo trình HTTTKT trường ĐH Kinh tế Luật)
2.1.3 Yêu cầu của thông tin kế toán
Thông tin kế toán cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Tùy theo mục đích sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp những thông tin phản ánh ở những giác độ khác nhau nhưng phù hợp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Những thông tin phù hợp sẽ được các đối tượng sử dụng thông tin dùng làm căn cứ để đưa ra các quyết định kinh tế của mình.
- Thông tin cung cấp phải đảm bảo tính đầy đủ, không được bỏ sót thông tin dù bất kỳ lý do gì đặc biệt là những thông tin phản ánh các khía cạnh quan trọng tại đơn vị.
sổ nhật ký Sổ cái Lập báo cáo Ghi sổ nhật ký Báo cáo tài chính Chuyển sổ cái Chứng từ Qúa trình SXKD Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài
chính
Thông tin yêu cầu
Nhập liệu
Truy xuất thông tin theo yêu cầu Chứng từ Sự kiện của quá trình SXKDxuất Các tập tin lưu trữ dữ Các dữ liệu liên quan đến hoạt động DN
- Thông tin kế toán phải đảm bảo đúng thời điểm. Yêu cầu này đòi hỏi cần ghi nhận và cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin, tránh chậm trễ gây ảnh hưởng tiêu cực trong việc ra đưa ra các quyết định kinh tế.
- Có thể hiểu: Yêu cầu này đòi hỏi thông tin kế toán phải được lập và trình bày theo những mầu nhất định, người sử dụng thông tin có thể đọc, nắm bắt thông tin một cách dễ dàng.
2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong xây dựng phần mềm kế toán:
Kế toán là một trong một trong lĩnh vực đầu tiên được hưởng lợi từ các tổ chức giới thiệu để ứng dụng tin học (Doost, 1999). Hệ thống thông tin kế toán là nền tảng xây dựng PMKT, làm cầu nối tác nghiệp đưa các nghiệp vụ kế toán truyền thống tham gia quy trình xử lý tự động bằng kỹ thuật mã hóa các thông tin theo chuẩn mực kế toán. Đánh dấu bước ngoặt trong quản lý kinh tế, tài chính trước sự bùng nổ về quy mô cũng như độ phức tạp thông tin trong quản lý kinh tế, làm gia tăng cạnh tranh và hợp tác trong các doanh nghiệp.
Hệ thống công nghệ thông tin làm cho kế toán đơn giản, cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy, liên kết, kịp thời, dễ hiểu và có tính kiểm chứng, giúp người sử dụng thông tin tài chính trong quá trình ra quyết định.
Ngày nay với những tiến bộ của khoa học kỹ thuật làm cho kế toán được nhìn nhận “Kế toán là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp” nhằm khắc phục nhược điểm từ phương pháp kế toán thủ công mà các lỗi có thể không bị phát hiện trong một thời gian. Nên giống như nhiều ngành công nghiệp khác, ngành công nghiệp kế toán cũng thay đổi bởi một hệ thống xử lý cung cấp thông tin đã được số hóa. Nhưng cho dù khoa học công nghệ phát triển đến mức nào, xét cho cùng cũng chỉ là công cụ hỗ trợ cho sự hoàn hảo cho một vấn đề hay một lĩnh vực nên phần mềm kế toán vẫn dựa trên nguyên lý căn bản về nguyên tắc kế toán. Vậy phần mềm kế toán được xây dựng dựatrên kỹ thuật mã hóa thông tin theo khuôn khổ các quy định nhà nước về kế toán, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và
phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản hiện hành về kế toán (TT 103/2005/TT-BTC)
2.2 Tổng quan về phần mềm kế toán
2.2.1 Định nghĩa phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính. Bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị (theo luật kế toán).
Theo Wikipedia, phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp. Phần mềm kế toán nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả. Giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí(http://www.wikipedia.org)
Từ các khái niệm trên có thể hiểu phần mềm kế toán là: một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế chương trình tự động, gọi là phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán của đơn vị hạch toán trực tiếp trên máy vi tính.
2.2.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 2.2.2.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 2.2.2.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Hình 2.6: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
- Kế toán viên nhập liệu từ các chứng từ gốc vào PMKT, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được lưu trữ dưới dạng các mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu. PMKT sẽ tự động xử lý các mẫu tin này, sau đó chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết hay sổ cái. Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu. Còn nếu phần mềm xử lý kết chuyển theo lô (batch posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người xử dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu.
- Để kết xuất những thông tin đầu ra như sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán, phần mềm kế toán phối hợp với các thông tin khác như danh mục vật tư, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên, … tạo lập các bảng cân đối (cân đối tài khoản, cân đối hàng tồn kho, …); ghi nhận các điều chỉnh. cuối cùng là khóa sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà nước hay nhà quản lý (theo Trần Phước, 2007, p.98).
2.2.2.2 Phân loại phần mềm kế toán
Có hai tiêu chí phân loại Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với donh nghiệp của mình.
Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
Một số phần mềm kế toán được thiết kế để phục vụ cho công tác kế toán của một số đặc thù chuyên sâu ngành nghề như:
- Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp. - Phần mềm kế toán chuyên ngành dược. - Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc.
- Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển logistic …
Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp gồm 3 loại sau:
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc nhỏ nhất: dưới 3 người sử dụng
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn: dành cho