7. Kết cấu đề tài
2.2.2.2 Phân loại Phần mềm kế toán
Có hai tiêu chí phân loại Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với donh nghiệp của mình.
Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
Một số phần mềm kế toán được thiết kế để phục vụ cho công tác kế toán của một số đặc thù chuyên sâu ngành nghề như:
- Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp. - Phần mềm kế toán chuyên ngành dược. - Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc.
- Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển logistic …
Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp gồm 3 loại sau:
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc nhỏ nhất: dưới 3 người sử dụng
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn: dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng trên 20 người.
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy vừa dành cho doanh nghiệp có số người sử dụng từ 3-20 người
Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyển truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho,..) và phân quyền theo chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa, …), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị vậy chỉ cần một phần mềm kế toán đơngiản là đủ đáp ứng nhu cầu.
Các doanh nghiệp quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền và xử lý truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử lý và truy cập các chức năng , thông tin trong phần mềm và ba1op cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa, có các bộ phận,
đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình PMKT có khả năng chạy nhanh, ổn định qua đường truyền internet.
Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng; với tốc độ nhanh. Chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt số 30-40 người.
Đối với PMKT thì quy mô của doanh nghiệp cũng tương ứng với quy mô của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và cũng đòi hỏi càng nhiều số lượng nhân viên kế toán.
2.2.2.3. Các hình thức và các đặc điểm phần mềm kế toán - Các hình thức phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán về bản chất là một ứng dụng số hóa thông tin trong công tác kế toán. Do đó, hoặc được nội bộ các đơn vị tự nghiên cứu và xây dựng (bởi các nhân viên am hiểu lập trình) ứng dụng tại đơn vị, hoặc được các công ty trong, ngoài nước cung cấp. trên thực tế một phần mềm chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định mà thôi. Một sản phẩm nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng đó càng cao
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp sử dụng mà phần mềm có thể được xây dựng và phát triển như một chương trình riêng biệt (low-end) thường sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ (tất cá các chức năng của hệ thống kế toán được tích hợp trong một chương trình), hoặc được xây dựng như một phân hệ trong hệ thống họach định nguồn lực doanh nghiệp (high-end), hay gọi là hệ thống ERP (Enterprise resource Planning), thường sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Đặc điểm của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán giữa các doanh nghiệp không hoàn toàn giống nhau.Nếu phần mềm đặt hàng riêng thì sẽ mang dáng dấp đặc thù của doanh nghiệp. Nếu mua dưới dạng sản phẩm trọn gói thì doanh nghiệp phần lớn chỉ sử dụng các chức năng theo đặc điểm giống nhau giữa các doanh nghiệp, còn phần khác nhau của mỗi
doanh nghiệp sẽ tự điều chỉnh hoặc lại đặt hàng do chính nhà cung cấp phần mềm chỉnh sửa cho phù hợp theo yêu cầu riêng của mình. Đây là đặc điểm không đồng nhất của PMKT.
Từ lúc nhà cung cấp nhận được yêu cầu đặt thiết kế phần mềm của doanh nghiệp hoặc đặt mua phần mềm trọn gói đến khi chuyển giao, vận hành, phần mềm tiếp tục được chỉnh sửa, bảo hành, nâng cấp, huấn luyện, … nghĩa là quá trình sản xuất và sử dụng phần mềm diễn ra liên tục. Có thể nói PMKT có đặc điểm không đồng thời hay không chia cắt.
Phần mềm kế toán được coi như một tài sản vô hình của doanh nghiệp.
Với những đặc điểm nêu trên: tính không đồng nhất, tính không đồng thời, tính vô hình và tính lưu giữ được; sản phẩm PMKT mang đầy đủ tính chất một dịch vụ ứng dụng trong doanh nghiệp.
2.2.2.4 Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm kế toán
Anita s.Hollander, Eric L denna và J.Owen Cherrington (1995) đã tổng kết sử dụng phần mềm trong công tác kế toán tại doanh nghiệp có các lợi ích như sau:
Thứ nhất, phần mềm kế toán sẽ hạn chế các sai sót so với làm kế toán bằng phương pháp thủ công, do phần mềm kế toán hỗ trợ việc nhập liệu đầu vào, xử lý số liệu, kiết xuất, lưu trữ, kiểm soát số liệu một cách liên tục và tự động, rút ngắn thời gian làm việc đến mức tối thiểu cho nhân viên kế toán.
Thứ hai, phần mềm kế toán sẽ tránh những công việc trùng lắp của các phần hành kế toán khác nhau;phân tích và tổng hợp chính xác, hạn chế tiềm ẩn rủi ro cho nhà quản lý, nâng cao hiệu quả công việc kế toán, phần mềm được thiết kế phù hợp với quy định của pháp luật, thuế hiện hành … giúp cho doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật.
Thứ ba, do thực hiệc các nghiệp vụ hạch toán trên phần mềm, sẽ hạn chế tối đa việc sử dụng giấy ghi chép, lưu trữ và truyền dữ liệu.Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp.
2.2.2.5 Một số hạn chế sử dụng phần mềm kế toán
Bên cạnh những lợi ích phần mềm kế toán mang lại khi sử có một số hạn chế cần lưu ý khi sử dụng.
PMKT xem là một chương trình tự động, là sản phẩm của công nghệ thông tin, do đó không thể phát hiện các sai phạm, gian lận do cố ý của người sử dụng, hoặc do vô ý, thiếu hiểu biết của người lập trình.
Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu phụ thuộc nhiều vào phần cứng và các thiết bị hỗ trợ khác.
Quy trình làm kế toán máy thay đổi so với làm kế toán bằng thủ công nên có thể phát sinh rủi do tiềm tàng.
Khi chế độ kế toán thay đổi, PMKT phải thay đổi kịp thời để phục vụ công tác kế toán đúng chế độ hiện hành.
2.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán
Hệ thống phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tạo điều kiện để các doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới khắc phục điểm yếu của mình và làm tăng triển vọng thành quả (DeLone, 1988). Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang tận dụng khai thác tối ưu nguồn dữ liệu từ hệ thống phần mềm kế toán, ứng dụng này đã và đang trở thành nguồn gốc để tăng năng suất, hiệu quả quản lý sản xuất, kinh doanh. Theo Romney và cộng sự., (1997) (trích bởi Lê Thị Ni, 2014)
một hệ thống thông tin ứng dụng như phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua thu thập, nhập liệu, xử lý, lưu trữ, quản lý, kiểm soát đưa ra báo cáo tài chính. Điều này cho ta thấy đó là một hệ thống với nhiều thành phần liên kết nhau tạo thành hệ thống xử lý thông tin chuyên nghiệp đã thuyết phục người sử dụng hơn nhiều so với kế toán thủ công. Vì kết quả sẽ được cung cấp ngay khi nhà quản lý cần thông tin (Ví dụ: số lượng đơn hàng đặt, đã sản xuất, đã giao hoặc tồn kho, công nợ, vòng quay vốn,…) để ra quyết sách đúng; cho kế hoạch sản suất, kinh doanh tốt nhất.
Công tác kế toán hiện nay trong các doanh nghiệp trong nước cũng như trên thế giới đang có những thay đổi căn bản, đó là kết quả của việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin mà con người chính là cầu nối giữa chuẩn mực kế toán hạch toán truyền thống với tiến bộ công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính xem như chủ yếu thực hiện các hoạt động tài chính mà Hall, (2006) đã đề cập và có liên quan đến nghiên cứu này là bốn khía cạnh chính, bao gồm:
- Hệ thống xử lý giao dịch hỗ trợ các hoạt động kinh doanh thường xuyên từ các chứng từ khác nhau của tổ chức.
- Hệ thống tài sản cố định qua các giao dịch, liên quan đến mua sắm, bảo trì và thanh lý các tài sản cố định.
- Hệ thống báo cáo tài chính với những báo cáo thường xuyên như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu pháp luật.
- Hệ thống báo cáo quản lý, cung cấp cho mục đích quản lý nội bộ bằng báo cáo không thường xuyên như ngân sách, dòng tiền, …
Hệ thống thông tin kế toán trên máy vi tính được tạo ra suốt quá trình hoạt động, kinh doanh trong một doanh nghiệp được tích hợp bằng hệ thống PMKT để ghi lại giao dịch hàng ngày và thiết kế, xử lý, chuyển đổi dữ liệu thành thông tin theo chuẩn mực kế toán. Nó đóng vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định và ứng dụng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Vì vậy, để tồn tại và phát triển; nhà quản lý doanh nghiệp cần phải ứng dụng kế toán cập nhật chính xác và kịp thời thông tin (Lohman, 2000; Amidu và Abor, 2005). Hệ thống kế toán có trách nhiệm phân tích và giám sát tình hình tài chính của các công ty. Hiệu quả của hệ thống kế toán ảnh hưởng đến tính hữu ích của các thông tin ảnh hưởng vào quan điểm của việc ra quyết định quản lý ngân sách, thuế, sản xuất kinh doanh, tiếp thị, quản lý nguồn nhân lực, và lập kế hoạch chiến lược;… Doll Torkzadeh (1988) sử dụng khái niệm về sự hài lòng của người sử dụng để đo lường hiệu quả các hệ thống thông tin kế toán, còn trong nghiên cứu này đo hiệu
quả sử dụng PMKT được phân tích trên bốn yếu tố : 1) thông tin, 2) chính xác, 3) kịp thời, 4) dễ sử dụng.
+ Số lượng, chất lượng thông tin, có thể là tài khoản tài chính, thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp có ích để dự đoán các sự kiện trong tương lai.
+ Thông tin phản ánh chính xác, không làm thay đổi bản chất, hiện trạng của sự kiện cũng như nội dung và giá trị của nó.
+ Kịp thời là sức mạnh của hệ thống thông tin kế toán gồm một hệ thống các thông tin cần thiết để người sử dụng hài lòng.
+ Được cài đặt, vận hành và sử dụng một cách dễ dàng.
2.4 Lý thuyết nền tảng cho nghiên cứu nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán kế toán
2.4.1 Lý thuyết khuyếch tán công nghệ
- Các lý thuyết về sự khuyếch tán của đổi mới (Roger, 1995) cung cấp một khuôn khổ khái niệm để phân tích việc áp dụng công nghệ (số hóa) thông tin của các doanh nghiệp. Theo lý thuyết này các yếu tố thuộc về đặc điểm bên ngoài như mức độ cạnh tranh, tính năng động của thị trường có những ảnh hưởng nhất định thúc đẩy công ty ứng dụng mô hình công nghệ mới như PMKT.
- Attawell, (1992) dựa trên lý thuyết khuyếch tán công nghệ cho rằng: Các tổ chức có tiềm năng, hoặc có mối quan hệ càng mật thiết với những người sử dụng công nghệ mới thì càng dễ dàng áp dụng công nghệ này. Ngược lại, các tổ chức ít kiến thức về công nghệ mới thì càng chậm và dè dặt hơn trong việc áp dụng công nghệ.
Shin và Edington (2007) khẳng định rằng hành vi của người sử dụng và phát triển cá nhân là cần thiết trong hệ thống. Điều này liên quan đến hiểu biết và quan điểm của người sử dụng hệ thống. Có thể kết luận rằng nhận thức của nhân viên (người) tham gia vào việc thực hiện hệ thống PMKT sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cả hệ thống.
- Lấy từ thuyết hành động hợp lý (TRA) của Fishbein và Ajzen, 1975. Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) của Davis et al (1989); lập luận rằng các khía cạnh
hành vi của người sử dụng ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống công nghệ thông tinlà nhận thức và thái độ chấp nhận sử dụng công nghệ của người sử dụng. Theo đó, sự chấp nhận sử dụng PMKT là sự kế thừa thành công lý thuyết khuyếch tán công nghệ.
Từ lý thuyết khuyếch tán công nghệ Attawell, (1992) và Roger, 1995Marriot vàMarriot (2000) lập luận rằng sự hiểu biết về kế toán, tài chính của nhà quản lý cung cấp kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của mình sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hệ thống thông tin kế toán, (với nghiên cứu này là PMKT) tại doanh nghiệp, Marriot vàMarriot (2000). Thong và cộng sự (1996), Yap và Thong (1997), Thong (2001) đã chứng minh rằng các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp như chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp phần mềm, nhà quản lý đóng vai trò quan trọng vì họđem cơ hội cho doanh nghiệp lựa chọn, ứng dụng mô hình phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình.
2.4.2Lý thuyết nguồn lực của doanh nghiệp
Theo lý thuyết này, (Wernerfelt, 1995) dẫn chứng các doanh nghiệp đều là tập hợp các nguồn lực, mà giá trị của nguồn lực này là một phần phụ thuộc vào sự tồn tại của các nguồn lực khác.
Thực tế các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn thiếu hụt các nguồn lực như tài chính, nhân sự và mức độ chuyên nghiệp; nên hạn chế dành nguồn lực cho ứng dụng hệ thống thông tin kế toán.Trong cùng một ngành công nghiệp (hay nhóm) có thể không đồng nhất những nguồn lực chiến lược. Nên không thể bắt trước hoàn toàn trong việc tạo ra duy trì lợi thế cạnh tranh như DN khác. Ngụ ý rằng, các nhà quản lý bị giới hạn bởi năng lực của mình do thiếu kinh nghiệm, ít thông tin và chi phí ít là những trở ngại trong việc ứng dụng PMKT (Barney & Tyler, 1991)
TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 2
Chương này trình bày tổng quát lý thuyết về hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán trong đó nêu rõ cơ sở xây dựng phần mềm bao gồm hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán. Trình bày cơ sở lý thuyết liên quan mối quan hệ kế toán truyền thống với phần mềm kế toán mà HTTTKT đóng vai trò trung gian làm cầu nối cho ứng dụng PMKT để người đọc có thể nhìn tổng quát Tiếp đó, đề tài nêu ra những nội dung liên quan đến phần mềm kế toán như: định nghĩa phần mềm kế toán, các hình thức và đặc điểm của phần mềm kế toán, lợi ích cũng như hạn chế từ việc sử dụng phần mềm kế toán. Trong chương này tác giả cũng đã chỉ ra thế nào là hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán và đưa ra các lý thuyết nền tảng cho nghiên cứu nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp.
CHUƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nội dung chính của chương này là thiết kế các thang đo của các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, xây dựng các giả thuyết về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
3.1 Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu và trả lời ba câu hỏi nghiên cứu, luận văn sử dụng các nhóm phương pháp sau:
3.1.1 Phương pháp chung
Phương pháp xuyên suốt trong luận văn, tác giả sử dụng phương pháp hỗn hợp bao gồm phương pháp định tính và phương pháp định lượng, cụ thể: