7. Kết cấu đề tài
2.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán
Hệ thống phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tạo điều kiện để các doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới khắc phục điểm yếu của mình và làm tăng triển vọng thành quả (DeLone, 1988). Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang tận dụng khai thác tối ưu nguồn dữ liệu từ hệ thống phần mềm kế toán, ứng dụng này đã và đang trở thành nguồn gốc để tăng năng suất, hiệu quả quản lý sản xuất, kinh doanh. Theo Romney và cộng sự., (1997) (trích bởi Lê Thị Ni, 2014)
một hệ thống thông tin ứng dụng như phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua thu thập, nhập liệu, xử lý, lưu trữ, quản lý, kiểm soát đưa ra báo cáo tài chính. Điều này cho ta thấy đó là một hệ thống với nhiều thành phần liên kết nhau tạo thành hệ thống xử lý thông tin chuyên nghiệp đã thuyết phục người sử dụng hơn nhiều so với kế toán thủ công. Vì kết quả sẽ được cung cấp ngay khi nhà quản lý cần thông tin (Ví dụ: số lượng đơn hàng đặt, đã sản xuất, đã giao hoặc tồn kho, công nợ, vòng quay vốn,…) để ra quyết sách đúng; cho kế hoạch sản suất, kinh doanh tốt nhất.
Công tác kế toán hiện nay trong các doanh nghiệp trong nước cũng như trên thế giới đang có những thay đổi căn bản, đó là kết quả của việc ứng dụng tiến bộ
công nghệ thông tin mà con người chính là cầu nối giữa chuẩn mực kế toán hạch toán truyền thống với tiến bộ công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính xem như chủ yếu thực hiện các hoạt động tài chính mà Hall, (2006) đã đề cập và có liên quan đến nghiên cứu này là bốn khía cạnh chính, bao gồm:
- Hệ thống xử lý giao dịch hỗ trợ các hoạt động kinh doanh thường xuyên từ các chứng từ khác nhau của tổ chức.
- Hệ thống tài sản cố định qua các giao dịch, liên quan đến mua sắm, bảo trì và thanh lý các tài sản cố định.
- Hệ thống báo cáo tài chính với những báo cáo thường xuyên như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu pháp luật.
- Hệ thống báo cáo quản lý, cung cấp cho mục đích quản lý nội bộ bằng báo cáo không thường xuyên như ngân sách, dòng tiền, …
Hệ thống thông tin kế toán trên máy vi tính được tạo ra suốt quá trình hoạt động, kinh doanh trong một doanh nghiệp được tích hợp bằng hệ thống PMKT để ghi lại giao dịch hàng ngày và thiết kế, xử lý, chuyển đổi dữ liệu thành thông tin theo chuẩn mực kế toán. Nó đóng vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định và ứng dụng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Vì vậy, để tồn tại và phát triển; nhà quản lý doanh nghiệp cần phải ứng dụng kế toán cập nhật chính xác và kịp thời thông tin (Lohman, 2000; Amidu và Abor, 2005). Hệ thống kế toán có trách nhiệm phân tích và giám sát tình hình tài chính của các công ty. Hiệu quả của hệ thống kế toán ảnh hưởng đến tính hữu ích của các thông tin ảnh hưởng vào quan điểm của việc ra quyết định quản lý ngân sách, thuế, sản xuất kinh doanh, tiếp thị, quản lý nguồn nhân lực, và lập kế hoạch chiến lược;… Doll Torkzadeh (1988) sử dụng khái niệm về sự hài lòng của người sử dụng để đo lường hiệu quả các hệ thống thông tin kế toán, còn trong nghiên cứu này đo hiệu
quả sử dụng PMKT được phân tích trên bốn yếu tố : 1) thông tin, 2) chính xác, 3) kịp thời, 4) dễ sử dụng.
+ Số lượng, chất lượng thông tin, có thể là tài khoản tài chính, thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp có ích để dự đoán các sự kiện trong tương lai.
+ Thông tin phản ánh chính xác, không làm thay đổi bản chất, hiện trạng của sự kiện cũng như nội dung và giá trị của nó.