Bộ máy kế toán để quản lý tài chính tại Bệnh viện được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, hoạt động theo hướng gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả, có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Khoa cận lâm sàng - Cận lâm sàng - Dược, vật tư y tế - Kiểm soát nhiễm khuẩn
Khoa lâm sàng: - Khoa Nam - Khoa Nữ
- Khoa Nghiện chất - Khoa Suy nhược - Khoa khám bệnh
Đảng ủy
Công đoàn Ban lãnh đạo Đoàn thanh niên
Giám đốc
P.Giám đốc
Các khoa chuyên môn
P.Giám đốc Các phòng chức năng - Kế hoạch tổng hợp - Tổ chức hành chính - Tài chính kế toán - Chỉ đạo tuyến - Điều dưỡng P.Giám đốc
Sơ đồ 3.2. Bộ máy quản lý tài chính tại Bệnh viện
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính (2005)Phòng kế toán bao gồm 08 cán bộ, trưởng phòng TCKT – Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán:
Kế toán trưởng
- Có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán thực hiện;
- Lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của Bệnh viện và tổ chức thực hiện khi được thực hiện;
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về báo cáo tài chính và các hoạt động tài chính của Bệnh viện;
- Xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động của Bệnh viện;
- Hạch toán kinh tế trong công tác khám chữa bệnh, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc thu viện phí theo quy định;
- Tổ chức công tác kế toán trong Bệnh viện theo đúng quy định hiện hành;
- Tham mưu cho Giám đốc công tác thu – chi tài chính;
- Lập các báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp
- Tổng hợp các báo cáo thu phí – Bảo hiểm y tế hàng tháng - Kiểm tra toàn bộ công tác thu phí nội trú – ngoại trú. - Theo dõi đôn đốc công tác thu viện phí
- Tính trích nộp các khoản thuế của cá nhân và đơn vị theo quy định. - Theo dõi biên lai ấn chỉ, lập báo cáo với chi cục thuế hàng tháng.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho kế toán trưởng và Giám đốc
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán dược, vật tư, TSCĐ Kế toán viện phí Thủ quỹ
khi được yêu cầu.
- Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách các khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng thời hạn, đúng hợp đồng, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Thực hiện tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tượng sử dụng lao động;
- Căn cứ vào bảng chấm công của từng phòng, từng khoa để lập bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho từng cán bộ nhân viên Bệnh viện;
- Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động;
- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, theo định kỳ tiến hành phân tích điều chỉnh tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin chi tiết chính xác về lao động tiền lương cho kế toán trưởng và Giám đốc khi được yêu cầu.
Kế toán dược, vật tư và TSCĐ
- Theo dõi số lượng nhập xuất thuốc, vật tư y tế, cùng khoa dược kiểm tra nhập kho và tồn kho định kỳ hàng tháng.
- Theo dõi lượng nhập theo đúng hàng phê duyệt trúng thầu vế số lượng chủng loại quy cách.
- Lập báo cáo hàng tồn kho hàng tháng
- Quản lý tài chính nhà thuốc Bệnh viện
- Quản lý tài sản Bệnh viện
- Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ dụng cụ.
- Tình, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
- Thu phí khám đối với bệnh nhân đến khám chữa bệnh thuộc đối tượng phải thu phí.
- Hàng ngày nộp tiền cho thủ quỹ và báo cáo lượng tiền mặt thu trong ngày. - Giải thích cho bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân về công tác thu phí khi được yêu cầu.
Thủ quỹ
- Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, chi tiền theo lệnh của Giám đốc;
- Có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày;
- Theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi, tạm ứng và nắm vững tiền mặt hiện có;
- Lưu trữ, bảo quản sổ sách có liên quan;
- Theo dõi tiền gửi ngân hàng, giao dịch hàng ngày.