Yêu cầu quản lý tài sản của công ty là phải quản lý chặt chẽ không làm hư hỏng, mất mát tài sản cố định, thực hiện đúng quy chế sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa nhằm làm cho tài sản cố định không hư hỏng trước thời gian, duy trì nâng cao năng lực hoạt động của tài sản cố định. Thay thế tài sản cố định theo yêu cầu đổi mới công nghệ, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
Do các TSCĐ của công ty chủ yếu là các máy móc, thiết bị và phương tiên vận tải phục vụ cho dịch vụ sửa chữa ô tô, san lấp mặt bằng đòi hỏi có yêu cầu kĩ thuật và độ chính xác cao nên để các tài sản này được quản lý tốt trong quá trình sử dụng, công ty đã thiết lập hệ thống nội quy quản lý chặt chẽ cũng như đưa ra quy định cụ thể về trách nhiệm của người sử dụng, chế độ thưởng phạt rõ ràng.
Khi đưa TSCĐ vào hoạt động, công ty tiến hành bàn giao và quy định trách nhiệm rõ ràng cho người sử dụng. Dưới đây là danh sách bàn giao TSCĐ cho các cá nhân
Bảng 4.4 Danh sách bàn giao các thiết bị, máy móc và phương tiện vận tải cho các nhân viên
Tên tài sản Mã tài sản Số lượng
TS
Tên nhân viên Chức danh Máy chuẩn đoán MH-03 1 Lê Văn Minh Kỹ sư
Máy chuẩn đoán MH-04 1 Đặng Duy Hạnh Kỹ sư
Máy hàn MH-05 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy tiện MH-06 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy khoan MH-07 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy nâng ô tô MH-08 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy cân chỉnh bơm MH-10 1 Nguyễn Văn An Kỹ sư
Máy cân chỉnh kim
phun điện tử MH-11 1 Hoàng Văn Hải Kỹ sư Máy xúc Komatsu
PC200-8 KS-01 1 Phạm Văn Thắng Lái máy chính Máy xúc Hitachi
ZX200 KS-02 1 Đặng văn Huy Lái máy chính
Máy lu KS-03 1 Hoàng Văn Vượng Lái máy chính
Máy ủi KS-04 1 Vũ Văn Hưng Lái máy chính
Xe tải LX-05 1 Trần Văn Hiển Lái xe
Xe tải LX-06 1 Trần Văn Hùng Lái xe
Xe tải LX-07 1 Nguyễn Văn Tùng Lái xe
Xe tải LX-08 1 Phạm Văn Linh Lái xe
Xe tải LX-09 1 Đặng Văn Hoài Lái xe
Xe tải LX-10 1 Nguyễn Văn Dũng Lái xe
Xe Toyota 4 chỗ LT-01 1 Nguyễn Văn Tuấn Lái xe
Nguồn: Phòng kế toán Qua bảng 4.4 ta thấy công ty đã giao các tài sản cho từng cá nhân cụ thể cũng như gắn chặt trách nhiệm của họ với việc bảo quản và sử dụng tài sản.
Công ty cũng đưa ra những yêu cầu cụ thể với mỗi cá nhân trong việc sử dụng tài sản mình được giao đó là:
- Sử dụng theo đúng hướng dẫn vận hành, hướng dẫn sử dụng.
- Không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của trưởng bộ phận.
- Báo ngay cho trưởng bộ phận các trường hợp máy móc hư hỏng để sữa chữa kịp thời.
Cùng với việc giao tài sản cho từng cá nhân, công ty cũng đưa ra chế độ phạt khen thưởng rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng tài sản.
Chế độ thưởng phạt trong sử dụng, quản lý TSCĐ
Công ty đề ra chế độ thưởng phạt rõ ràng để nâng cao chất lượng trong quản lý, chấp hành nội quy, quy chế bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ, giảm đến mức thấp nhất việc ngừng làm việc hoặc ngừng việc để sửa chữa sớm hơn so với kế hoạch.
Chế độ thưởng:
Người lao động được nhận thưởng nếu bảo quản, sử dụng tốt và làm việc hiệu quả các TSCĐ, không để xảy ra tai nạn, hư hỏng, sử dụng lãng phí rong quá trình sản xuất.
- Thưởng sáng kiến: đối với người lao động có sáng kiến làm tăng năng suất TSCĐ, tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu trong sử dụng TSCĐ. Tùy vào tính chất, mức độ mà Giám đốc quyết định mức thưởng cho người có sáng kiến đó để khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo trong sản xuất. Tháng 3 năm 2015, anh Nguyễn Hoàng Phương, kỹ sư làm bên lĩnh vực sửa chữa ô tô của công ty được thưởng mức 50 triệu đồng do có sáng kiến tiết kiệm vật liệu trong quá quá trình phục hồi kim phun điện tử.
- Thưởng trách nhiệm cộng vào khoản trả cho người lao động đối với những lao động làm việc trong đội lái xe, trực tiếp sử dụng và quản lý TSCĐ đã được bàn giao. Mức thưởng trách nhiệm phụ thuộc vào giá trị TSCĐ và môi trường làm việc bảo quản các TSCĐ đó. Nếu làm cùng công việc nhưng việc bảo quản xe, máy ở công trường sẽ vất vả hơn so với các xe, máy bảo quản tại trụ sở của công ty, do đó mức thưởng trách nhiệm sẽ cao hơn.
Cụ thể như sau:
Bảng 4.5 Mức thưởng áp dụng cho đội lái xe, máy năm 2015
ĐVT: Nghìn đồng/tháng Công việc Địa điểm bảo quản TSCĐ Mức thưởng Lái máy xúc, máy ủi,máy lu Công trường 1.200
Lái xe tải Trụ sở công trường 1.000
Lái xe tải Trụ sở công ty 800
Lái xe con Văn phòng 800
Phụ lái Công trường 300
Nguồn: Phòng Kế toán
Chế độ xử phạt
Nếu các cá nhân sử dụng TSCĐ của công ty gây ra thiệt hại về người và tài sản của Công ty phải chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại. Chế độ xử phạt bao gồm các hình thức kỷ luật và bồi thường thiệt hại. Tùy theo mức độ vi phạm mà Ban Giám đốc ra quyết định kỷ luật là khiển trách, cảnh cáo hoặc cho thôi việc. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại do các cá nhân có liên quan cùng thực hiện. Các cá nhân phải chịu các chi phí sửa chữa TSCĐ, bồi thường cho người bị nạn….Bên cạnh đó, nếu người lao động bị kỷ luật thì sẽ không được xét thưởng trong năm đó và tăng lương vào năm tiếp theo.
Bên cạnh việc giao trách nhiệm sử dụng cụ thể cho từng nhân viên, công ty cũng đưa ra quy chế sử dụng, bảo quản cụ thể với từng tài sản dựa trên từng đặc điểm kĩ thuật và yêu cầu cho sản xuất. (Bảng 4.6-phụ lục 01)
Khi mua các tài sản về công ty luôn quan tâm đến vấn đề sắp xếp tài sản sao cho thật hợp lý phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động của mình. Dưới đây là bảng sắp xếp các thiết bị máy móc và phương tiện vân tải của công ty
Bảng 4.7 Tình hình bố trí TSCĐ tại các cơ sở cuối năm 2015 Các cơ sở bố trí máy móc, thiết bị và phương tiện vận
tải TSCĐ tham gia
Số lượng (chiếc)
Gara ô tô
(Địa chỉ: Phường Nam Sơn-TP Tam Điệp-Ninh Bình) Máy tiện
2
Máy nén khí 1
Máy nạp ga điều hòa 1
Máy hàn 2
Máy G-Scan 2
Cần nâng ô tô 1 Máy cân chỉnh kim phun điện tử
1 Máy cân chỉnh bơm 1 Kho bãi
(Địa chỉ: Phường Nam Sơn-TP Tam Điệp-Ninh Bình)
Máy xúc Komatsu PC200-8 2 Máy xúc Hitachi ZX200-3F 1 Máy lu 1 Máy ủi 1 Xe tải 6
Cửa hàng phụ tùng ô tô máy công trình-Hưng Cúc (Địa chỉ: Phường Trung Sơn-TP Tam Điệp-Ninh Bình)
Thiết bị di chuyển hàng hóa
1 Phần mềm máy tính 1 Cửa hàng phụ tùng ô tô máy công trình-Hưng Cúc
(Địa chỉ: Phố phúc Trì-Phường Nam Thanh-TP Ninh Bình-Ninh Bình) Xe con 1 Thiết bị di chuyển hàng hóa 1 Nguồn: Phòng kế toán
Qua bảng 4.7 nhận thấy TSCĐ của công ty được phân bổ hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, tập trung chủ yếu tại gara ô tô và kho bãi của công ty, đây đều là những tài sản được trang bị cho việc sửa chữa và dịch vụ san lấp mặt bằng. Các cơ sở khác được phân bổ TSCĐ cần thiết phục vụ cho làm việc và buôn bán.