4.2.1 Quản lý công tác mua sắm TSCĐ
4.2.1.1 Lập kế hoạch mua sắm
Mua sắm là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý tài sản cố định. Việc lập kế hoạch và mua sắm TSCĐ phải xuất phát từ nhu cầu thực tế và tính toán hiệu quả các phương án. Qua tìm hiểu thực tế, được biết công ty luôn lập kế hoạch mua sắm trước khi ra quyết định mua bất cứ một TSCĐ nào. Trong ba năm từ 2013 đến 2015 do mở rộng thêm lĩnh vực sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng nên công ty đã lập kế hoạch và thực hiện mua sắm khá nhiều tài sản cố định để phục sản xuất. Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy dịch vụ san lấp mặt bằng mang lại khá nhiều lợi nhuận cho công ty nhưng sự đầu tư tài sản cho lĩnh vực này chưa nhiều và chưa đáp ứng hết được công việc nên trong những năm tới công ty nên mua sắm thêm tài sản để đáp ứng đủ yêu cầu công việc. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh, các TSCĐ được sử dụng tại công ty hầu hết là các loại máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện vận tải, máy móc san ủi...
Nội dung của kế hoạch mua sắm TSCĐ tại công ty bao gồm:
Căn cứ lập kế hoạch:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế trong các hoạt động kinh doanh của công ty. - Căn cứ các quy định của Nhà nước về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Căn cứ vào điều lệ của công ty TNHH phụ tùng ô tô Thái Hưng.
Xác định hình thức đầu tư, mua sắm: Trong kế hoạch mua sắm công ty
đã xác định đầu tư vào TSCĐ mới thông qua xây dựng hay mua sắm.
Kế hoạch đầu tư, mua sắm phải xuất phát từ nhu cầu có tính thực tế. Kế hoạch lập ra phải xác định rõ được số lượng, chủng loại từng loại TSCĐ và tổng nhu cầu vốn đầu tư.
Coi trọng tính hiệu quả của các loại máy móc, thiết bị:
Trước khi thực hiện mua sắm cần phải so sánh chi phí giữa các phương án đầu tư mua sắm và phương án đi thuê TSCĐ.
Do trước khi thực hiện mua sắm TSCĐ công ty luôn lập kế hoạch và tính toán các phương án có lợi thế nhất mới ra quyết định mua, chính vì thế nên việc mua sắm TSCĐ tại công ty luôn mang lại cho công ty những lợi ích như mong muốn. Đặc biệt vào năm 2015, xuất phát từ việc các loại kim phun điện tử của
công ty cần sữa chữa ngày càng nhiều, trong khi đó mỗi lần hỏng đều phải gửi kim đi công ty khác sửa chữa không những mất nhiều thời gian mà chi phi sửa chữa còn lớn nên công ty đã lập kế hoạch so sánh, đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử như sau:
Bảng 4.3 Đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử
Chi phí thuê ngoài sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí công ty tự sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí số tiền(ngđ) Chi phí số tiền(ngđ)
Sửa 1 bộ kim cb 9.000 Chi Phí nguyên vật liệu/ bộ kim 3.000 Chi phi đi lại 500 Khấu hao máy/ bộ kim 540 Bảo hành 6 tháng Chi phí nhân công / bộ kim 500
Tổng tiền 9.500 Tổng 4.040
Ra Quyết định Không thuê
nữa Ra Quyết định
Mua dàn máy mới Nguồn: Phòng Kinh doanh Qua bảng 4.3 ta thấy công ty quyết định mua dàn máy mới vào năm 2015 là lựa chọn đúng. Với việc mua dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử, công ty đã tiết kiêm được 5.460 ngđ/bộ kim, chất lượng sửa kim do công ty làm nên được quan tâm hơn, tiết kiệm được thời gian và chủ động trong công việc hơn.
Dưới đây là bảng tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của công ty từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 4.2 Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm TSCĐ qua 3 năm
ĐVT:Nghìn đồng Loại TSCĐ Năm TSCĐ dùng cho lĩnh vực sửa chữa ô tô TSCĐ dùng cho lĩnh vực san lấp mặt bằng Tổng giá trị thực hiện mua sắm Kế hoạch Thực hiên Chênh chệch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Năm 2013 489.282 489.282 5.252.343 5.223.171 (29.172) 5.741.625 Năm 2014 1.309.910 1.313.483 3.564 9.551.445 9.567.868 16.423 10.881.351 Năm 2015 1.253.273 1.253.273 6.013.325 6.039.457 26.132 7.292.730 Nguồn: Tổng hợp từ kế hoạch đầu tư TSCĐ và sổ TSC
Qua bảng 4.2 nhìn chung việc thực hiện mua sắm TSCĐ tương đối tốt so với kế hoạch. Trong 3 năm gần đây việc thực hiện về số lượng TSCĐ đều đạt kế hoạch đề ra. Chỉ có sự thay đổi về số tiền thực hiện kế hoạch mua sắm đó. Cụ thể:
Năm 2013, chi phí mua sắm TSCĐ có giảm so kế hoạch 29.172 ngđ. Nguyên nhân do các nhà cung cấp giảm giá bán để cạnh tranh trong khi nền kinh tế suy thoái.
Năm 2014, chi phí mua sắm tăng so kế hoạch 19.977 ngđ. Nguyên nhân là do tỷ giá thay đổi nên giá giữa lúc lập kế hoạch và lúc mua có sự sai khác.
Năm 2015, chi phí mua sắm TSCĐ tăng so kế hoạch 26.132 ngđ. Để tránh những khó khăn gây ra do việc thay đổi giá, công ty nên có phương án tham khảo giá, lên kế hoạch và thực hiện đúng thời gian so với kế hoạch
Có thể nói công tác lập kế hoặc mua sắm TSCĐ qua ba năm của công ty tương đối tốt và chặt chẽ. Tuy nhiên việc đầu tư tài sản trong lĩnh vực san lấp mặt bằng chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc nên trong những năm tới công ty nên lập kế hoạch và mua sắm thêm để đáp ứng được yêu cầu công việc.
4.2.1.2 Quản lý quy trình mua sắm TSCĐ.
a. Quản lý nhu cầu mua sắm
Tại công ty Công ty TNHH phụ tùng ôtô Thái Hưng, việc quản lý nhu cầu mua sắm được được xác định như sau: hàng năm, các đơn vị, bộ phận gửi nhu cầu mua sắm các loại tài sản cần thiết gửi lên các bộ phận chức năng hay Ban giám đốc. Trong đó phải làm rõ nhu cầu căn cứ vào khối lượng công việc và tình hình thực tế TSCĐ tại nơi làm việc. Trưởng bộ phận sản xuất là người trực tiếp đề xuất nhu cầu lên Ban Giám đốc. Bản nhu cầu phải ghi rõ từng loại máy móc, thiết bị, đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu chi tiết khác.
Ban giám đốc cử bộ phận chức năng tiến hành xác minh nhu cầu của các bộ phận, đơn vị, đối chiếu với thực tế để đưa ra các quyết định đầu tư, mua sắm từng loại tài sản cụ thể.
Sau khi có quyết định đồng ý cho mua sắm tài sản của Giám đốc, giám đốc giao các bộ phận chức năng tổ chức tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng và làm các thủ tục liên quan đến quá trình mua sắm tài sản theo quy định. Bộ phận kế toán có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng thương thảo hợp đồng đối với nhà cung cấp được lựa chọn, làm thủ tục giao nhận tài sản, thực hiện thanh toán theo các quy định của hợp động. Tài sản hoàn thành mua sắm sẽ
được bàn giao cho các bộ phận trực tiếp sử dụng. căn cứ vào hồ sơ mua sắm, giao nhận tài sản, kế toán có trách nhiệm tổ chức ghi nhận, theo dõi tài sản trên hệ thống sổ sách theo quy định để thực hiện tốt việc quản lý các loại tài sản này.
b. Quản lý thực hiện mua sắm TSCĐ
Sau khi ban giám đốc tiến hành xác minh nhu cầu mua sắm TSCĐ tại công ty là hợp lý, giám đốc sẽ chỉ định cho phòng kế toán phôpis hợp với các bọ phận chức năng tiến hành làm các thủ tục cần thiết liên quan đến mua sắm tài sản.Các bước tiến hành được thể hiện qua 3 bước:
Bước 1: Gửi thư hoặc gọi điện yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp.
Bước 2: Đối chiếu và lựa chọn 1 nhà cung cấp trong số các nhà cung cấp thông qua thư báo giá bằng cách đánh giá cho điểm, nếu công ty nào được điểm cao nhất sẽ được lựa chọn. Công ty thường tham khảo giá của một số nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Reman Đại Kim, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Công ty TNHH Bình An...
Bước 3: Cử cán bộ kỹ thuật đến nơi cung cấp để xem xét tài sản về các
thông số kỹ thuật, giá cả….so với bảng báo giá và thống nhất phương thức vận chuyển, thanh toán nếu có.
Duyệt
Không duyệt Duyệt
Không
duyệt
Sơ đồ 4.1 Quá trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại công ty
Nhu cầu từ các bộ phận, dự án Ban Giám đốc Phòng kế toán gửi yêu
cầu báo giá
Cử cán bộ kỹ thuật đi mua BGĐ ra quyết định mua sắm TS Lựa chọn 1 nhà cung cấp Lắp đặt, chạy thử và đưa vào sử dụng
Qua sơ đồ 4.1 ta thấy quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại công ty được thực hiện một cách trình tự, logic. Việc tham khảo nhiều nhà cung cấp sẽ giúp công ty quản lý một cách chặt chẽ giá mua và các đặc tính kỹ thuật của tài sản. Đặc biệt đối với các tài sản đã qua sử dụng thì việc tham khảo nhiều nhà cung cấp và thẩm định sẽ giúp công ty chọn lựa được nhà cung cấp tốt nhất. Công ty lựa chọn nhà cung cấp thông qua phiếu đánh giá cho điểm, nhà cung cấp nào có điểm cao nhất sẽ được lựa chọn.
Vào năm 2015, nhận thấy số lượng kim phun điện tử của công ty hỏng khá nhiều nên tổ trưởng xưởng sửa chữa ô tô đã đưa ý kiến nên ban giám đốc đầu tư mua thêm dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử phục vụ cho việc sữa chữa được tốt, nhanh hơn và được giám đốc chấp thuận. Giám đốc chỉ định cho phòng Kế toán tiến hành tham khảo giá của các nhà cung cấp. Do được cho điểm cao nhất nên công ty đã quyết định mua sản phẩm của công ty Công ty TNHH REMan Đại Kim sau khi nhân viên đi tham khảo giá, chất lượng, tính năng sản phẩm của ba nhà cung cấp là: Công ty TNHH REMan Đại Kim,Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Công ty TNHH Bình An. Để đảm bảo cơ sở chắc chắn cho sự lựa chọn nhà cung cấp cần phải có khâu đánh giá nhà cung cấp, đánh giá tài sản lựa chọn. Việc đánh giá được dựa trên mẫu phiếu đánh giá chung. Mẫu phiếu đánh giá nhà cung cấp của công ty được sử dụng như sau:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Số phiếu: 15/2015 Tên nhà cung cấp: Công ty TNHH REMan Đại Kim
Địa chỉ: Số 22/47, Đường Nguyễn Văn Linh, Quận Long Biên, Hà Nội. Điện thoại: 04. 8385619 Fax: 04. 83885674
Sản phẩm/ dịch vụ cung cấp: Máy cân chỉnh kim phun điện tử TEC100, hiệu HITACHI, Model ZX200-8, do Nhật Bản SX, đã qua sử dụng.
STT Tiêu chí đánh giá Nội dung Kết luận
1 Chất lượng sản phẩm, thông số kỹ thuật
Tốt, đã qua sử dụng 8/10
2 Giá cả 657,926 nghìn đồng, 7/10
3 Bảo hành Bảo hành 12 tháng 10/10
4 Phương thức thanh toán Chuyển khoản 10/10
5 Thời gian giao hàng Ngay sau khi nhận đủ tiền 10/10
6 Uy tín trên thị trường Nhà cung cấp có uy tín 9/10
Kết luận chung : Chấp thuận Không chấp thuận
Bên cạnh việc quản lý khá tốt quá trình lập kế hoạch thì quá trình quản lý mua sắm TSCĐ cũng diễn ra rất chặt chẽ, logic mang lại nhiều thuận lợi cho công ty.
4.2.2 Quản lý quá trình phân bổ và sử dụng tài sản cố định
Yêu cầu quản lý tài sản của công ty là phải quản lý chặt chẽ không làm hư hỏng, mất mát tài sản cố định, thực hiện đúng quy chế sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa nhằm làm cho tài sản cố định không hư hỏng trước thời gian, duy trì nâng cao năng lực hoạt động của tài sản cố định. Thay thế tài sản cố định theo yêu cầu đổi mới công nghệ, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
Do các TSCĐ của công ty chủ yếu là các máy móc, thiết bị và phương tiên vận tải phục vụ cho dịch vụ sửa chữa ô tô, san lấp mặt bằng đòi hỏi có yêu cầu kĩ thuật và độ chính xác cao nên để các tài sản này được quản lý tốt trong quá trình sử dụng, công ty đã thiết lập hệ thống nội quy quản lý chặt chẽ cũng như đưa ra quy định cụ thể về trách nhiệm của người sử dụng, chế độ thưởng phạt rõ ràng.
Khi đưa TSCĐ vào hoạt động, công ty tiến hành bàn giao và quy định trách nhiệm rõ ràng cho người sử dụng. Dưới đây là danh sách bàn giao TSCĐ cho các cá nhân
Bảng 4.4 Danh sách bàn giao các thiết bị, máy móc và phương tiện vận tải cho các nhân viên
Tên tài sản Mã tài sản Số lượng
TS
Tên nhân viên Chức danh Máy chuẩn đoán MH-03 1 Lê Văn Minh Kỹ sư
Máy chuẩn đoán MH-04 1 Đặng Duy Hạnh Kỹ sư
Máy hàn MH-05 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy tiện MH-06 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy khoan MH-07 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy nâng ô tô MH-08 2 Nguyễn Quang Bằng Tổ trưởng tổ sửa chữa ô tô Máy cân chỉnh bơm MH-10 1 Nguyễn Văn An Kỹ sư
Máy cân chỉnh kim
phun điện tử MH-11 1 Hoàng Văn Hải Kỹ sư Máy xúc Komatsu
PC200-8 KS-01 1 Phạm Văn Thắng Lái máy chính Máy xúc Hitachi
ZX200 KS-02 1 Đặng văn Huy Lái máy chính
Máy lu KS-03 1 Hoàng Văn Vượng Lái máy chính
Máy ủi KS-04 1 Vũ Văn Hưng Lái máy chính
Xe tải LX-05 1 Trần Văn Hiển Lái xe
Xe tải LX-06 1 Trần Văn Hùng Lái xe
Xe tải LX-07 1 Nguyễn Văn Tùng Lái xe
Xe tải LX-08 1 Phạm Văn Linh Lái xe
Xe tải LX-09 1 Đặng Văn Hoài Lái xe
Xe tải LX-10 1 Nguyễn Văn Dũng Lái xe
Xe Toyota 4 chỗ LT-01 1 Nguyễn Văn Tuấn Lái xe
Nguồn: Phòng kế toán Qua bảng 4.4 ta thấy công ty đã giao các tài sản cho từng cá nhân cụ thể cũng như gắn chặt trách nhiệm của họ với việc bảo quản và sử dụng tài sản.
Công ty cũng đưa ra những yêu cầu cụ thể với mỗi cá nhân trong việc sử dụng tài sản mình được giao đó là:
- Sử dụng theo đúng hướng dẫn vận hành, hướng dẫn sử dụng.
- Không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của trưởng bộ phận.
- Báo ngay cho trưởng bộ phận các trường hợp máy móc hư hỏng để sữa chữa kịp thời.
Cùng với việc giao tài sản cho từng cá nhân, công ty cũng đưa ra chế độ phạt khen thưởng rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng tài sản.
Chế độ thưởng phạt trong sử dụng, quản lý TSCĐ
Công ty đề ra chế độ thưởng phạt rõ ràng để nâng cao chất lượng trong quản lý, chấp hành nội quy, quy chế bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ, giảm đến mức thấp nhất việc ngừng làm việc hoặc ngừng việc để sửa chữa sớm hơn so với kế hoạch.
Chế độ thưởng:
Người lao động được nhận thưởng nếu bảo quản, sử dụng tốt và làm việc hiệu quả các TSCĐ, không để xảy ra tai nạn, hư hỏng, sử dụng lãng phí rong quá trình sản xuất.
- Thưởng sáng kiến: đối với người lao động có sáng kiến làm tăng năng suất TSCĐ, tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu trong sử dụng TSCĐ. Tùy vào tính chất, mức độ mà Giám đốc quyết định mức thưởng cho người có sáng kiến đó để khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo trong sản xuất. Tháng 3 năm 2015, anh Nguyễn Hoàng Phương, kỹ sư làm bên lĩnh vực sửa chữa ô tô của công ty được thưởng mức 50 triệu đồng do có sáng kiến tiết kiệm vật liệu trong quá quá