4.1 THỰC TRẠNG VÀ ĐẶC ĐIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG Ô TÔ THÁI HƯNG TNHH PHỤ TÙNG Ô TÔ THÁI HƯNG
4.1.1 Đặc điểm và yêu cầu đối với tài sản cố định tại công ty
Công ty TNHH Phụ tùng ô tô Thái Hưng hoạt động sản xuất kinh doanh trong ba lĩnh vực chính là: Bn bán phụ tùng ơ tơ, cung cấp dịch vụ sửa chữa ô tô, cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng, trong đó hai lĩnh sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng sử dụng nhiều TSCĐ trong tổng TSCĐ, đòi hỏi các TSCĐ phải được trang bị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động.
Dịch vụ sửa chữa và cung cấp phụ tùng ơ tơ có u cầu về mặt kỹ thuật và chất lượng của các phụ tùng được cung cấp cho khách hàng. Các hoạt động này cần phải có các loại TSCĐ có tính đặc dụng đảm bảo các yêu cầu sử dụng cho việc sửa chữa ơ tơ các loại. Do có yêu cầu về kỹ thuật nên các tài sản được trang bị phải đồng bộ, có độ chính xác rất cao và cần được bảo quản cất giữ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại. Việc cung cấp phụ tùng ơ tơ cho khách hàng cũng có những yêu cầu khác biệt về tài sản để đảm bảo các phụ tùng được trưng bày, cất giữ phù hợp với từng loại. Để phục vụ cho các hoạt động cung cấp dịch vụ sửa chữa, mua bán phụ tùng cần phải có nhà xưởng, nhà kho phù hợp. Đối với hoạt động san lấp mặt bằng thường có yêu cầu riêng về các loại tài sản để phục vụ cho quá trình vận chuyển vật tư, san ủi… Các tài sản liên quan đến hoạt động này là các loại ơ tơ, máy móc chun dụng phù hợp với từng đối tượng san lấp. Đặc điểm các loại tài sản này là thường lưu động, hoạt động gắn liền với môi trường thiên nhiên nên cơng việc quản lý khá phức tạp và khó kiểm sốt. Do chịu tác động trực tiếp của yếu tố tự nhiên nên khả năng hư hỏng cao nên cần được sửa chữa kịp thời. Nhìn chung, các loại tài sản phục vụ san lấp mặt bằng cũng có đặc trưng kỹ thuật riêng, địi hỏi độ chính xác rất cao, được sử dụng nhiều với công suất lớn nên yêu cầu quản lý TSCĐ trong các lĩnh vực này cũng chặt chẽ và cụ thể đối với từng loại tài sản. Do những tài sản trong các lĩnh vực này được sử dụng với cường độ và công suất cao nên hay xảy ra sự cố hỏng hóc và có mức độ hao mịn nhanh vì vậy trong sử dụng cần chọn các phương pháp khấu hao cho phù hợp và có kế hoạch sửa chữa thật hiệu quả và nhanh chóng. Đặc biệt để các tài sản trong các lĩnh vực này được sử dụng lâu bền thì việc đào tạo tay nghề cũng như nâng cao ý thức tự
giác người lao động là điều rất cần thiết, bởi lẽ chỉ cần nhân viên sử dụng máy móc, thiết bị nằm ngồi giới hạn thơng số kĩ thuật cho phép cũng có thể gây ra thiệt hại rất lớn về người và của, giả dụ như như nhân viên sử dụng máy nén khí q cơng suất cho phép có thể gây ra cháy nổ và các hậu quả khác kèm theo. Tựu chung lại các TSCĐ trong lĩnh vực sửa chữa, cung cấp phụ tùng ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng có đặc điểm và yêu cầu kĩ thuật rất cao nên trong quản lý yêu cầu phải cụ thể và chặt chẽ.
4.1.2 Thực trạng đặc điểm TSCĐ của công ty
- Cơ cấu chủng loại TSCĐ
Qua bảng 4.1 ta thấy cơ cấu tài sản cố định có sự thay đổi qua ba năm. Cơng ty có sự đầu tư lớn TSCĐ để phục vụ cho lĩnh vực sửa chữa ô tô và dịch vụ san lấp mặt bằng, đặc biệt là nhóm tài sản máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải. Chính vì vậy năm 2014 nhóm tài sản máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải có tốc độ tăng rất nhanh lần lượt là 187,8% và 127,6%. Đến năm 2015 hai nhóm này vẫn tăng nhưng tốc độ tăng nhỏ hơn năm 2014.
Việc đầu tư các thiết bị, máy móc và các phương tiện vận tải rất phù hợp với các lĩnh vực hoạt động cũng như mang lại nhiều thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên các TSCĐ này yêu cầu tính kĩ thuật và độ chính xác cao nên địi hỏi phải được quản lý chặt chẽ từ khâu mua sắm, sử dụng, bảo quản và sửa chữa. Tùy thuộc vào mỗi tài sản mà có các cách quản lý khác nhau.
Bảng 4.1 Cơ cấu từng loại TSCĐ từ năm 2013 đến 2015 Loại Loại TSCĐ 2013 2014 2015 So sánh(%) NG (nghìn đồng) % NG (nghìn đồng) % NG (nghìn đồng) % 2014/2013 2015/2014 Nhà cửa 6.293.146 46.7 8.142.983 30.6 10.044.729 28.5 129.4 123.4 Máy móc 3.447.266 25.6 9.920.903 37.3 12.924.599 36.7 287.8 130.3 PTVT 3.745.003 27.8 8.523.153 32.1 12.216.840 34.7 227.6 143.3 Cộng 13.485.415 100 26.587.049 100 35.186.168 100 197.2 132.3
Nguồn: Sổ tài sản cố định tại công ty
4.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CƠNG TY 4.2.1 Quản lý cơng tác mua sắm TSCĐ 4.2.1 Quản lý công tác mua sắm TSCĐ
4.2.1.1 Lập kế hoạch mua sắm
Mua sắm là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý tài sản cố định. Việc lập kế hoạch và mua sắm TSCĐ phải xuất phát từ nhu cầu thực tế và tính tốn hiệu quả các phương án. Qua tìm hiểu thực tế, được biết cơng ty luôn lập kế hoạch mua sắm trước khi ra quyết định mua bất cứ một TSCĐ nào. Trong ba năm từ 2013 đến 2015 do mở rộng thêm lĩnh vực sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng nên công ty đã lập kế hoạch và thực hiện mua sắm khá nhiều tài sản cố định để phục sản xuất. Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy dịch vụ san lấp mặt bằng mang lại khá nhiều lợi nhuận cho công ty nhưng sự đầu tư tài sản cho lĩnh vực này chưa nhiều và chưa đáp ứng hết được công việc nên trong những năm tới công ty nên mua sắm thêm tài sản để đáp ứng đủ yêu cầu công việc. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh, các TSCĐ được sử dụng tại công ty hầu hết là các loại máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện vận tải, máy móc san ủi...
Nội dung của kế hoạch mua sắm TSCĐ tại công ty bao gồm:
Căn cứ lập kế hoạch:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế trong các hoạt động kinh doanh của công ty. - Căn cứ các quy định của Nhà nước về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Căn cứ vào điều lệ của công ty TNHH phụ tùng ơ tơ Thái Hưng.
Xác định hình thức đầu tư, mua sắm: Trong kế hoạch mua sắm công ty
đã xác định đầu tư vào TSCĐ mới thông qua xây dựng hay mua sắm.
Kế hoạch đầu tư, mua sắm phải xuất phát từ nhu cầu có tính thực tế. Kế hoạch lập ra phải xác định rõ được số lượng, chủng loại từng loại TSCĐ và tổng nhu cầu vốn đầu tư.
Coi trọng tính hiệu quả của các loại máy móc, thiết bị:
Trước khi thực hiện mua sắm cần phải so sánh chi phí giữa các phương án đầu tư mua sắm và phương án đi thuê TSCĐ.
Do trước khi thực hiện mua sắm TSCĐ công ty ln lập kế hoạch và tính tốn các phương án có lợi thế nhất mới ra quyết định mua, chính vì thế nên việc mua sắm TSCĐ tại công ty ln mang lại cho cơng ty những lợi ích như mong muốn. Đặc biệt vào năm 2015, xuất phát từ việc các loại kim phun điện tử của
công ty cần sữa chữa ngày càng nhiều, trong khi đó mỗi lần hỏng đều phải gửi kim đi công ty khác sửa chữa không những mất nhiều thời gian mà chi phi sửa chữa cịn lớn nên cơng ty đã lập kế hoạch so sánh, đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử như sau:
Bảng 4.3 Đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử
Chi phí th ngồi sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí cơng ty tự sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí số tiền(ngđ) Chi phí số tiền(ngđ)
Sửa 1 bộ kim cb 9.000 Chi Phí nguyên vật liệu/ bộ kim 3.000 Chi phi đi lại 500 Khấu hao máy/ bộ kim 540 Bảo hành 6 tháng Chi phí nhân cơng / bộ kim 500
Tổng tiền 9.500 Tổng 4.040
Ra Quyết định Không thuê
nữa Ra Quyết định
Mua dàn máy mới Nguồn: Phòng Kinh doanh Qua bảng 4.3 ta thấy công ty quyết định mua dàn máy mới vào năm 2015 là lựa chọn đúng. Với việc mua dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử, công ty đã tiết kiêm được 5.460 ngđ/bộ kim, chất lượng sửa kim do công ty làm nên được quan tâm hơn, tiết kiệm được thời gian và chủ động trong công việc hơn.
Dưới đây là bảng tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của công ty từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 4.2 Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm TSCĐ qua 3 năm
ĐVT:Nghìn đồng Loại TSCĐ Năm TSCĐ dùng cho lĩnh vực sửa chữa ô tô TSCĐ dùng cho lĩnh vực san lấp mặt bằng Tổng giá trị thực hiện mua sắm Kế hoạch Thực hiên Chênh chệch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Năm 2013 489.282 489.282 5.252.343 5.223.171 (29.172) 5.741.625 Năm 2014 1.309.910 1.313.483 3.564 9.551.445 9.567.868 16.423 10.881.351 Năm 2015 1.253.273 1.253.273 6.013.325 6.039.457 26.132 7.292.730 Nguồn: Tổng hợp từ kế hoạch đầu tư TSCĐ và sổ TSC
Qua bảng 4.2 nhìn chung việc thực hiện mua sắm TSCĐ tương đối tốt so với kế hoạch. Trong 3 năm gần đây việc thực hiện về số lượng TSCĐ đều đạt kế hoạch đề ra. Chỉ có sự thay đổi về số tiền thực hiện kế hoạch mua sắm đó. Cụ thể:
Năm 2013, chi phí mua sắm TSCĐ có giảm so kế hoạch 29.172 ngđ. Nguyên nhân do các nhà cung cấp giảm giá bán để cạnh tranh trong khi nền kinh tế suy thối.
Năm 2014, chi phí mua sắm tăng so kế hoạch 19.977 ngđ. Nguyên nhân là do tỷ giá thay đổi nên giá giữa lúc lập kế hoạch và lúc mua có sự sai khác.
Năm 2015, chi phí mua sắm TSCĐ tăng so kế hoạch 26.132 ngđ. Để tránh những khó khăn gây ra do việc thay đổi giá, cơng ty nên có phương án tham khảo giá, lên kế hoạch và thực hiện đúng thời gian so với kế hoạch
Có thể nói cơng tác lập kế hoặc mua sắm TSCĐ qua ba năm của công ty tương đối tốt và chặt chẽ. Tuy nhiên việc đầu tư tài sản trong lĩnh vực san lấp mặt bằng chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc nên trong những năm tới công ty nên lập kế hoạch và mua sắm thêm để đáp ứng được yêu cầu cơng việc.
4.2.1.2 Quản lý quy trình mua sắm TSCĐ.
a. Quản lý nhu cầu mua sắm
Tại công ty Công ty TNHH phụ tùng ôtô Thái Hưng, việc quản lý nhu cầu mua sắm được được xác định như sau: hàng năm, các đơn vị, bộ phận gửi nhu cầu mua sắm các loại tài sản cần thiết gửi lên các bộ phận chức năng hay Ban giám đốc. Trong đó phải làm rõ nhu cầu căn cứ vào khối lượng cơng việc và tình hình thực tế TSCĐ tại nơi làm việc. Trưởng bộ phận sản xuất là người trực tiếp đề xuất nhu cầu lên Ban Giám đốc. Bản nhu cầu phải ghi rõ từng loại máy móc, thiết bị, đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu chi tiết khác.
Ban giám đốc cử bộ phận chức năng tiến hành xác minh nhu cầu của các bộ phận, đơn vị, đối chiếu với thực tế để đưa ra các quyết định đầu tư, mua sắm từng loại tài sản cụ thể.
Sau khi có quyết định đồng ý cho mua sắm tài sản của Giám đốc, giám đốc giao các bộ phận chức năng tổ chức tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng và làm các thủ tục liên quan đến quá trình mua sắm tài sản theo quy định. Bộ phận kế tốn có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng thương thảo hợp đồng đối với nhà cung cấp được lựa chọn, làm thủ tục giao nhận tài sản, thực hiện thanh toán theo các quy định của hợp động. Tài sản hoàn thành mua sắm sẽ
được bàn giao cho các bộ phận trực tiếp sử dụng. căn cứ vào hồ sơ mua sắm, giao nhận tài sản, kế tốn có trách nhiệm tổ chức ghi nhận, theo dõi tài sản trên hệ thống sổ sách theo quy định để thực hiện tốt việc quản lý các loại tài sản này.
b. Quản lý thực hiện mua sắm TSCĐ
Sau khi ban giám đốc tiến hành xác minh nhu cầu mua sắm TSCĐ tại công ty là hợp lý, giám đốc sẽ chỉ định cho phịng kế tốn phôpis hợp với các bọ phận chức năng tiến hành làm các thủ tục cần thiết liên quan đến mua sắm tài sản.Các bước tiến hành được thể hiện qua 3 bước:
Bước 1: Gửi thư hoặc gọi điện yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp. Bước 2: Đối chiếu và lựa chọn 1 nhà cung cấp trong số các nhà cung cấp
thông qua thư báo giá bằng cách đánh giá cho điểm, nếu công ty nào được điểm cao nhất sẽ được lựa chọn. Công ty thường tham khảo giá của một số nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Reman Đại Kim, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Cơng ty TNHH Bình An...
Bước 3: Cử cán bộ kỹ thuật đến nơi cung cấp để xem xét tài sản về các
thông số kỹ thuật, giá cả….so với bảng báo giá và thống nhất phương thức vận chuyển, thanh tốn nếu có.
Duyệt
Không duyệt Duyệt
Không
duyệt
Sơ đồ 4.1 Quá trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại công ty
Nhu cầu từ các bộ phận, dự án Ban Giám đốc Phịng kế tốn gửi yêu
cầu báo giá
Cử cán bộ kỹ thuật đi mua BGĐ ra quyết định mua sắm TS Lựa chọn 1 nhà cung cấp Lắp đặt, chạy thử và đưa vào sử dụng
Qua sơ đồ 4.1 ta thấy quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ tại cơng ty được thực hiện một cách trình tự, logic. Việc tham khảo nhiều nhà cung cấp sẽ giúp công ty quản lý một cách chặt chẽ giá mua và các đặc tính kỹ thuật của tài sản. Đặc biệt đối với các tài sản đã qua sử dụng thì việc tham khảo nhiều nhà cung cấp và thẩm định sẽ giúp công ty chọn lựa được nhà cung cấp tốt nhất. Công ty lựa chọn nhà cung cấp thông qua phiếu đánh giá cho điểm, nhà cung cấp nào có điểm cao nhất sẽ được lựa chọn.
Vào năm 2015, nhận thấy số lượng kim phun điện tử của công ty hỏng khá nhiều nên tổ trưởng xưởng sửa chữa ô tô đã đưa ý kiến nên ban giám đốc đầu tư mua thêm dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử phục vụ cho việc sữa chữa được tốt, nhanh hơn và được giám đốc chấp thuận. Giám đốc chỉ định cho phịng Kế tốn tiến hành tham khảo giá của các nhà cung cấp. Do được cho điểm cao nhất nên công ty đã quyết định mua sản phẩm của công ty Công ty TNHH REMan Đại Kim sau khi nhân viên đi tham khảo giá, chất lượng, tính năng sản phẩm của ba nhà cung cấp là: Công ty TNHH REMan Đại Kim, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Khang Thịnh, Cơng ty TNHH Bình An. Để đảm bảo cơ sở chắc chắn cho sự lựa chọn nhà cung cấp cần phải có khâu đánh giá nhà cung cấp, đánh giá tài sản lựa chọn. Việc đánh giá được dựa trên mẫu phiếu đánh giá chung. Mẫu phiếu đánh giá nhà cung cấp của công ty được sử dụng như sau:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Số phiếu: 15/2015 Tên nhà cung cấp: Công ty TNHH REMan Đại Kim
Địa chỉ: Số 22/47, Đường Nguyễn Văn Linh, Quận Long Biên, Hà Nội. Điện thoại: 04. 8385619 Fax: 04. 83885674
Sản phẩm/ dịch vụ cung cấp: Máy cân chỉnh kim phun điện tử TEC100,