2.1.3.1 Mục tiêu của quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp
Xuất phát từ đặc điểm vai trò quan trọng của mình, TSCĐ đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị.
Về mặt hiện vật: TSCĐ phải được quản lý trong suốt thời gian sử dụng từ khâu đầu tư mua sắm, xây dựng hoàn thành bàn giao cũng như trong suốt quá trình sử dụng tài sản ở doanh nghiệp. Tài sản cũng được quản lý cho đến khi không còn khả năng sử dụng, khi tài sản bị hư hỏng cần được thanh lý hay nhượng bán để thu hồi vốn. Tài sản trong doanh nghiệp cũng được quản lý theo bộ phận, địa điểm sử dụng, theo người chịu trách nhiệm vật chất cụ thể.
Về mặt giá trị: Phải quản lý chặt chẽ tình hình nguyên giá tài sản và tình hình hao mòn của tài sản. Cần thực hiện trích và phân bổ khấu hao tài sản một cách hợp lý để thu hồi vốn đầu tư phục vụ cho việc tái đầu tư TSCĐ và tính đúng chi phí cho các đối tượng sử dụng tài sản. Đồng thời cần xác định giá trị còn lại của TSCĐ để có phương hướng đầu tư đổi mới TSCĐ.
Mục tiêu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp là:
- Đảm bảo cho TSCĐ của công ty được toàn vẹn và không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng của nó.
- Tính toán chính xác, đầy đủ số trích khấu hao đồng thời phân phối và sử dụng quỹ đó để bù đắp giá trị hao mòn, thực hiện tái sản xuất.
- TSCĐ sử dụng có hiệu quả, đúng mục đích.
- TSCĐ được quản lý, bảo quản có khoa học, phù hợp với điều kiện sản xuất, điều kiện tự nhiên của khu vực sử dụng.
2.1.3.2 Các nội dung quản lý tài sản cố định
a. Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm, thanh lý TSCĐ
Để có được hệ thống TSCĐ phù hợp với mục đích, yêu cầu sản xuất trước hết cần làm tốt công tác dự trù cho xây dựng và mua sắm TSCĐ. Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào TSCĐ sẽ tác động đến hoạt động kinh doanh ở hai khía cạnh là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra trước mắt và lợi ích mà doanh nghiệp thu được trong tương lai. Chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên do chi phí đầu tư phát sinh đồng thời phải phân bổ chi phí khấu hao (tuỳ theo thời gian hữu ích). Còn lợi ích đem lại là việc nâng cao năng lực sản xuất, tạo ra được sản phẩm mới có sức cạnh tranh cao trên thị trường. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay, sản xuất và tiêu thụ chịu sự tác động rất lớn của quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh. Do vậy, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp khi tiến hành việc đầu tư TSCĐ là phải tiến hành tự thẩm định tức là sẽ so sánh giữa chi tiêu và lợi ích để lựa chọn phương án tối ưu. Nhìn chung, đây là nội dung quan trọng trong công tác quản lý sử dụng TSCĐ vì nó là công tác khởi đầu khi TSCĐ được sử dụng tại doanh nghiệp. Những quyết định ban đầu có đúng đắn thì sẽ góp phần bảo toàn vốn cố định. Nếu công tác quản lý này không tốt, không có sự phân tích kỹ lưỡng trong việc lựa chọn phương án đầu tư xây dựng mua sắm sẽ làm cho TSCĐ không phát huy được tác dụng để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả và như vậy việc thu hồi toàn bộ vốn đầu tư là điều không thể. Các nội dung của công tác mua sắm TSCĐ bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch mua sắm: Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu từ bộ phận sản xuất hoặc từ bộ phận bán hàng đối với mỗi loại TSCĐ. Kế hoạch này gồm các nội dung:
+ Các căn cứ để lập kế hoạch: Có thể bao gồm nhu cầu của các đơn vị, định hướng phát triển, tình hình thực tế TSCĐ tại doanh nghiệp
+ Nhu cầu đầu tư TSCĐ về chủng loại, số lượng + Dự kiến số tiền cần cho kế hoạch
- Thực hiện kế hoạch mua sắm
Bộ phận mua sắm căn cứ yêu cầu có thể lập các bảng hỏi giá/ thư hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp phản hồi, thông tin hỏi giá sẽ được mang sang để lập bảng báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt, cũng như khi mua sắm, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết được giá mua trên đơn hàng là có cơ sở. Trên một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua được chặt chẽ
Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý một cách chặt chẽ trong mọi DN. Chính vì vậy mà rất nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, từ trưởng phòng cho đến giám đốc, tổng giám đốc … tùy vào giá trị của đơn hàng.
Bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm tài sản sẽ có trách nhiệm kiểm tra các thông tin cần thiết liên quan đến tài sản mua sắm từ nhà cung cấp và tổ chức giao nhận hàng theo đúng quy định. Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận quản lý tài sản có thể dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng. Một vấn đề cần lưu tâm là việc kiểm tra chất lượng hàng mua. Với chức năng kiểm tra, giám sát, DN có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.
- Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm
Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán thanh toán nhận và có trách nhiệm kiểm tra các thông tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống sổ sách kế toán. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ, đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa (số lượng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.
- Quản lý tiến độ đơn hàng
Trong trường hợp mua sắm nhiều loại tài sản có tiến độ cung cấp khác nhau thì các bộ phận liên quan phải thường xuyên kiểm tra tiến độ cung cấp hàng
theo tiến độ của hợp đồng. Phân hệ quản lý mua sắm phải cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa nhờ số liệu của kế toán phải trả. Thế nên, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ sẽ bị hao mòn, hư hỏng nên cần được thay thế, thanh lý và cần bổ sung kịp thời . Chính vì vậy cùng với việc xây dựng kế hoạch mua sắm mới, cần có kế hoạch thanh lý, đào thải cho từng loại TSCĐ không còn khả năng sử dụng hoặc không phù hợp để có kế hoạch đầu tư mới, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra ổn định và liên tục.
b. Quản lý phân bổ và sử dụng TSCĐ
Tài sản sau khi mua sắm bàn giao sử dụng phải được bố trí, phân bổ vào các bộ phận sử dụng phù hợp nhằm khai thác tốt các tài sản đã được trang bị. Do mỗi loại tài sản có công năng khác nhau nên cần phải được giao cho các bộ phận sử dụng thích hợp mới phát huy được hiệu quả sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.
Muốn TSCĐ khi đưa vào sử dụng được bền lâu, mang lại hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi phải có các quy định quản lý, sử dụng cụ thể cho từng loại tài sản, từng cá nhân đến từng bộ phận trực tiếp tham gia quản lý và sử dụng TSCĐ. Trong quá trình sử dụng TSCĐ ngoài việc thiết lập các quy định sử dụng tài sản cố định cũng nên thiết lập chế độ thưởng, phạt rõ ràng để nâng cao ý thức và trách nhiệm của người sử dụng.
Bên cạnh việc quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng cũng cần quan tâm đến việc phân bổ TSCĐ sao cho thật hợp lý với từng địa điểm, từng công việc để có thể vừa đảm bảo cho sản xuất vừa tiết kiệm được chi phí vừa mang lại hiệu quả kinh tế cao.
c. Quản lý khấu hao, sửa chữa TSCĐ
Công tác khấu hao TSCĐ
Khi sử dụng TSCĐ, doanh nghiệp cần quản lý khấu hao một cách chặt chẽ vì có như vậy mới có thể thu hồi được vốn đầu tư ban đầu. Các doanh nghiệp thường thực hiện việc lập kế hoạch khấu hao TSCĐ hàng năm. Thông qua kế
hoạch khấu hao, doanh nghiệp có thể thấy nhu cầu tăng giảm vốn cố định trong năm kế hoạch, khả năng tài chính để đáp ứng nhu cầu đó. Vì kế hoạch khấu hao là một căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xem xét, lựa chọn quyết định đầu tư đổi mới TSCĐ trong tương lai.
- Ý nghĩa của công tác khấu hao tài sản cố định
Mục đích của khấu hao TSCĐ là nhằm tích lũy vốn để tái sản xuất giản đơn hoặc tái sản xuất mở rộng TSCĐ. Về bản chất, bộ phận giá trị hao mòn được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm được coi là một yếu tố chi phí sản xuất sản phẩm được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ gọi là tiền khấu hao TSCĐ. Sau khi sản phẩm hàng hóa được tiêu thụ, số tiền khấu hao được tích lũy lại hình thành quỹ khấu hao TSCĐ của doanh nghiệp. Quỹ khấu hao TSCĐ là một nguồn tài chính quan trọng để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng TSCĐ trong các DN.
Việc tính khấu hao TSCĐ phải phù hợp với mức độ hao mòn của TSCĐ và đảm bảo thu hồi đầy đủ giá trị vốn đầu tư ban đầu. Điều này đòi hỏi phải vừa đảm bảo tính chính xác, hợp lý của giá thành sản phẩm, vừa hạn chế ảnh hưởng của hao mòn vô hình, lại vừa bảo toàn được VCĐ cho doanh nghiệp. Nếu khấu hao ít hơn giá trị hao mòn sẽ dẫn đến không thu hồi đủ vốn, không bảo toàn được vốn, dễ xảy ra tình trạng lỗ thật, lãi giả trong doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ mất dần vốn. Ngược lại, nếu khấu hao nhiều hơn giá trị hao mòn sẽ làm cho giá thành sản phẩm tăng, lợi nhuận giảm, ảnh hưởng đến đầu tư và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, khấu hao TSCĐ đầy đủ và hợp lý có ý nghĩa kinh tế quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Các phương pháp tính khấu hao
Có nhiều phương pháp tính khấu hao TSCĐ khác nhau, mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Căn cứ vào ngành nghề kinh doanh, đặc điểm TSCĐ, tình hình cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ cho phù hợp.
Các phương pháp khấu hao chủ yếu được áp dụng trong các doanh nghiệp là: Phương pháp khấu hao đường thẳng; Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh; Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm; Phương pháp theo khấu hao theo tổng số năm sử dụng.
Lựa chọn được phương pháp khấu hao thích hợp có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo toàn VCĐ và mục tiêu thu hút vốn đầu tư của doanh nghiệp
Là phương pháp khấu hao mà tỉ lệ khấu hao và số khấu hao hàng năm không thay đổi theo suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
Công thức:
Mức khấu hao năm của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ/ Số năm sử dụng Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm/ 12 tháng
Có thể xác định mức khấu hao năm của TSCĐ theo công thức:
Mức khấu hao năm TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm
Trong đó
Tỉ lệ khấu hao năm = 1/ Số năm sử dụng
+ Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh
Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm giảm dần theo thứ tự những năm sử dụng.
Công thức:
Mức khấu hao hàng năm = Giá trị còn lại của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao nhanh
Trong đó :
Tỉ lệ khấu hao nhanh = ( 1/ Số năm sử dụng ) x Hệ số điều chỉnh
Bảng 2.1 Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian sử dụng TSCĐ Thời gian sử dụng của tài sản cố định Hệ số điều chỉnh (lần)
Đến 4 năm ( t ≤ 4 năm) 1,5 Trên 4 đến 6 năm (4 năm < t ≤ 6 năm) 2,0 Trên 6 năm (t > 6 năm) 2,5
Nguồn: Bộ tài chính ( 2013) +Phương pháp khấu hao theo lượng sản phẩm, dịch vụ.
Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng tháng , hàng năm thay đổi phụ thuộc vào lượng sản phẩm, dịch vụ thực tế mà TSCĐ đã tạo ra.
Mức khấu hao hàng tháng = Lượng sản phẩm được tao ra trong tháng x mức trích khấu hao bình quân tính cho một đơn vị sản phẩm, dịch vụ
Trong đó :
Mức trích khấu hao bình quân cho 1 đơn vị sản phẩm, dịch vụ = Nguyên gía TSCĐ/ Sản lượng theo công suất thiết kế.
Mức khấu hao hàng năm = Tổng mức trích khấu hao của 12 tháng Hoặc :
Mức khấu hao hàng năm = Lương sản phẩm, dịch vụ thực tế tạo ra trong năm x Mức trích khấu hao bình quân tính cho một đơn vị sả phẩm , dịch vụ.
+Phương pháp khấu hao theo tổng số năm sử dụng.
Theo phương pháp này, số tiền khấu hao hàng năm được tính trên cơ sở nhân giá trị ban đầu của TSCĐ với tỷ lệ khấu hao của mỗi năm.
Công thức tính tổng quát như sau:
MKHi = TKHi x NG
Trong đó: MKHi – số tiền khấu hao ở năm thứ i (i=1,n); TKHi – Tỷ lệ khấu hao TSCĐ của năm thứ i;
NG – Nguyên giá của TSCĐ
Tỷ lệ khấu hao của mỗi năm theo phương pháp này là tỷ lệ giảm dần, được xác định:
TKHi (%) = Số năm sử dụng còn lại của TSCĐ x 100 Tổng số thứ tự năm sử dụng TSCĐ
Hoặc tính theo công thức sau:
Trong đó: Nsd số năm sử dự kiến sử dụng TSCĐ i – thứ tự năm cần tính khấu hao
TKHi (%) = 2 ( Nsd – i + 1) X 100
Đối với phương pháp này, tỷ lệ khấu hao thay đổi nhưng giá trị khấu hao không thay đổi và tổng của tỷ lệ khấu hao bằng một, dẫn đến giá trị TSCĐ được khấu hao hết.
Quản lý sửa chữa, nâng cấp TSCĐ
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ sẽ bị hao mòn, hư hỏng nên quan tâm đến công tác sửa chữa, nâng cấp TSCĐ cũng như xem xét tới các phương án, tính toán chi phi sửa chữa sao cho thật hợp lý để vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường vừa mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Sửa chữa là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.
Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.
Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được