3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Thu nhập thứ cấp
Các số liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phụ tùng Ô tô Thái Hưng, các tài liệu khác như hồ sơ năng lực nhà thầu, hồ sơ dự án đầu tư nâng cao năng lực thiết bị sửa chữa, biên bản định giá tài sản, thiết bị của công ty. Ngoài ra, đề tài còn sử dụng số liệu thu thập từ các sách báo, nguồn tin internet.
Số liệu đã thu thập đã được phân loại theo các nội dung cho phù hợp với mục tiêu nghiên cứu. Một số số liệu có được trên cơ sở thực hiện tính toán lại cho phù hợp.
Số liệu trong đề tài gồm các số liệu về nguồn lực của công ty như cơ sở vật chất, lao động, trang thiết bị được thu thập ở báo cáo tài chính của công ty và phòng tổ chức- hành chính.
Các số liệu về tình hình tăng giảm tài sản cố định, mức trích khấu hao hàng năm và so sánh các số liệu đó so với kế hoạch được thu thập và tính toán thông qua báo cáo tài chính, sổ theo dõi tài sản cố định.
Các số liệu về nguồn vốn đầu tư cho mua sắm, sửa chữa TSCĐ được thu thập từ các kế hoạch mua sắm TSCĐ được giám đốc thông qua, lưu phòng kế toán và đơn xin vay vốn Ngân hàng để nâng cao năng lực thiết bị của công ty.
Số liệu sơ cấp
Số liệu sơ cấp trong để tài được thu thập thông qua quá trình quan sát, phỏng vấn, trao đổi với nhân viên công ty về việc xây dựng kế hoạch mua sắm và sử dụng tài sản cố định có đúng mục đích và có mang lại hiệu quả như mong muốn không? Công tác bảo dưỡng, sữa chữa định kỳ có thường xuyên như kế hoạch hay không?...Các nhân viên được phỏng vấn, trò chuyện chủ yếu là những người tiếp được quản lý và sử dụng TSCĐ trong công ty. Số lượng nhân viên được phỏng vấn là 15 trong đó phóng vấn, trò chuyện với:
- Một kế toán kho để biết tình mua sắm, sửa chữa, khấu hao TSCĐ và quy chế sử dụng TSCĐ cũng như công tác tổ chức kế toán TSCĐ qua ba năm.
- Một đội trưởng đội lái máy để biết được tình hình trang bị TSCĐ cho lĩnh vực san lấp mặt bằng đã đáp ứng được yêu cầu công việc chưa.
- Mười hai người lao động trực tiếp quản lý và sử dụng và bảo quản TSCĐ trong ty để biết được các thông số kĩ thuật của từng TSCĐ và cách sử dụng chúng.
3.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
- Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này dùng để tính toán các chỉ tiêu phản ánh kết quả của hoạt động kinh doanh qua các năm như doanh thu thuần, giá vốn, lợi nhuận thuần, lợi nhuận kế toán trước thuế, sau thuế….
- Phương pháp so sánh
Phương pháp này sử dụng để so sánh các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh qua các năm, tình hình tăng giảm lao động, tài sản cố định, so sánh các chỉ tiêu phản ánh tình hình trang bị, sử dụng và hiệu quả sử dụng TSCĐ qua các năm….
3.2.3 Hệ thống chỉ tiêu quản lý TSCĐ
Có rất nhiều các chỉ tiêu phản ánh tình hình quản lý TSCĐ, tuy nhiên có một số chỉ tiêu cơ bản sau:
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình hình đầu tư, mua sắm tài sản;
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình hình biến động về số lương và giá trị TSCĐ.
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình hình phân bổ tài sản trong doanh nghiệp; - Nhóm chỉ tiêu phản ánh chất lượng TSCĐ qua cơ cấu, tỷ trọng của từng loại TSCĐ.
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình trạng trang bị và kỹ thuật của TSCĐ.
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh tình hình sử dụng về số lượng, sử dụng về thời gian, công suất của TSCĐ.
- Nhóm chỉ tiêu phản ánh kết quả, hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp;
- Chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ vi phạm quy trình sử dụng TSCĐ của người lao động.
- Chỉ tiêu phản ánh số lần kiểm tra phát hiện vi phạm trong bảo quản, sử dụng TSCĐ.
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1 THỰC TRẠNG VÀ ĐẶC ĐIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG Ô TÔ THÁI HƯNG TNHH PHỤ TÙNG Ô TÔ THÁI HƯNG
4.1.1 Đặc điểm và yêu cầu đối với tài sản cố định tại công ty
Công ty TNHH Phụ tùng ô tô Thái Hưng hoạt động sản xuất kinh doanh trong ba lĩnh vực chính là: Buôn bán phụ tùng ô tô, cung cấp dịch vụ sửa chữa ô tô, cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng, trong đó hai lĩnh sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng sử dụng nhiều TSCĐ trong tổng TSCĐ, đòi hỏi các TSCĐ phải được trang bị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động.
Dịch vụ sửa chữa và cung cấp phụ tùng ô tô có yêu cầu về mặt kỹ thuật và chất lượng của các phụ tùng được cung cấp cho khách hàng. Các hoạt động này cần phải có các loại TSCĐ có tính đặc dụng đảm bảo các yêu cầu sử dụng cho việc sửa chữa ô tô các loại. Do có yêu cầu về kỹ thuật nên các tài sản được trang bị phải đồng bộ, có độ chính xác rất cao và cần được bảo quản cất giữ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại. Việc cung cấp phụ tùng ô tô cho khách hàng cũng có những yêu cầu khác biệt về tài sản để đảm bảo các phụ tùng được trưng bày, cất giữ phù hợp với từng loại. Để phục vụ cho các hoạt động cung cấp dịch vụ sửa chữa, mua bán phụ tùng cần phải có nhà xưởng, nhà kho phù hợp. Đối với hoạt động san lấp mặt bằng thường có yêu cầu riêng về các loại tài sản để phục vụ cho quá trình vận chuyển vật tư, san ủi… Các tài sản liên quan đến hoạt động này là các loại ô tô, máy móc chuyên dụng phù hợp với từng đối tượng san lấp. Đặc điểm các loại tài sản này là thường lưu động, hoạt động gắn liền với môi trường thiên nhiên nên công việc quản lý khá phức tạp và khó kiểm soát. Do chịu tác động trực tiếp của yếu tố tự nhiên nên khả năng hư hỏng cao nên cần được sửa chữa kịp thời. Nhìn chung, các loại tài sản phục vụ san lấp mặt bằng cũng có đặc trưng kỹ thuật riêng, đòi hỏi độ chính xác rất cao, được sử dụng nhiều với công suất lớn nên yêu cầu quản lý TSCĐ trong các lĩnh vực này cũng chặt chẽ và cụ thể đối với từng loại tài sản. Do những tài sản trong các lĩnh vực này được sử dụng với cường độ và công suất cao nên hay xảy ra sự cố hỏng hóc và có mức độ hao mòn nhanh vì vậy trong sử dụng cần chọn các phương pháp khấu hao cho phù hợp và có kế hoạch sửa chữa thật hiệu quả và nhanh chóng. Đặc biệt để các tài sản trong các lĩnh vực này được sử dụng lâu bền thì việc đào tạo tay nghề cũng như nâng cao ý thức tự
giác người lao động là điều rất cần thiết, bởi lẽ chỉ cần nhân viên sử dụng máy móc, thiết bị nằm ngoài giới hạn thông số kĩ thuật cho phép cũng có thể gây ra thiệt hại rất lớn về người và của, giả dụ như như nhân viên sử dụng máy nén khí quá công suất cho phép có thể gây ra cháy nổ và các hậu quả khác kèm theo. Tựu chung lại các TSCĐ trong lĩnh vực sửa chữa, cung cấp phụ tùng ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng có đặc điểm và yêu cầu kĩ thuật rất cao nên trong quản lý yêu cầu phải cụ thể và chặt chẽ.
4.1.2 Thực trạng đặc điểm TSCĐ của công ty
- Cơ cấu chủng loại TSCĐ
Qua bảng 4.1 ta thấy cơ cấu tài sản cố định có sự thay đổi qua ba năm. Công ty có sự đầu tư lớn TSCĐ để phục vụ cho lĩnh vực sửa chữa ô tô và dịch vụ san lấp mặt bằng, đặc biệt là nhóm tài sản máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải. Chính vì vậy năm 2014 nhóm tài sản máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải có tốc độ tăng rất nhanh lần lượt là 187,8% và 127,6%. Đến năm 2015 hai nhóm này vẫn tăng nhưng tốc độ tăng nhỏ hơn năm 2014.
Việc đầu tư các thiết bị, máy móc và các phương tiện vận tải rất phù hợp với các lĩnh vực hoạt động cũng như mang lại nhiều thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên các TSCĐ này yêu cầu tính kĩ thuật và độ chính xác cao nên đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ từ khâu mua sắm, sử dụng, bảo quản và sửa chữa. Tùy thuộc vào mỗi tài sản mà có các cách quản lý khác nhau.
Bảng 4.1 Cơ cấu từng loại TSCĐ từ năm 2013 đến 2015 Loại TSCĐ 2013 2014 2015 So sánh(%) NG (nghìn đồng) % NG (nghìn đồng) % NG (nghìn đồng) % 2014/2013 2015/2014 Nhà cửa 6.293.146 46.7 8.142.983 30.6 10.044.729 28.5 129.4 123.4 Máy móc 3.447.266 25.6 9.920.903 37.3 12.924.599 36.7 287.8 130.3 PTVT 3.745.003 27.8 8.523.153 32.1 12.216.840 34.7 227.6 143.3 Cộng 13.485.415 100 26.587.049 100 35.186.168 100 197.2 132.3
Nguồn: Sổ tài sản cố định tại công ty
4.2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY 4.2.1 Quản lý công tác mua sắm TSCĐ 4.2.1 Quản lý công tác mua sắm TSCĐ
4.2.1.1 Lập kế hoạch mua sắm
Mua sắm là công việc đầu tiên trong quy trình quản lý tài sản cố định. Việc lập kế hoạch và mua sắm TSCĐ phải xuất phát từ nhu cầu thực tế và tính toán hiệu quả các phương án. Qua tìm hiểu thực tế, được biết công ty luôn lập kế hoạch mua sắm trước khi ra quyết định mua bất cứ một TSCĐ nào. Trong ba năm từ 2013 đến 2015 do mở rộng thêm lĩnh vực sửa chữa ô tô và cung cấp dịch vụ san lấp mặt bằng nên công ty đã lập kế hoạch và thực hiện mua sắm khá nhiều tài sản cố định để phục sản xuất. Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy dịch vụ san lấp mặt bằng mang lại khá nhiều lợi nhuận cho công ty nhưng sự đầu tư tài sản cho lĩnh vực này chưa nhiều và chưa đáp ứng hết được công việc nên trong những năm tới công ty nên mua sắm thêm tài sản để đáp ứng đủ yêu cầu công việc. Do đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh, các TSCĐ được sử dụng tại công ty hầu hết là các loại máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện vận tải, máy móc san ủi...
Nội dung của kế hoạch mua sắm TSCĐ tại công ty bao gồm:
Căn cứ lập kế hoạch:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế trong các hoạt động kinh doanh của công ty. - Căn cứ các quy định của Nhà nước về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Căn cứ vào điều lệ của công ty TNHH phụ tùng ô tô Thái Hưng.
Xác định hình thức đầu tư, mua sắm: Trong kế hoạch mua sắm công ty
đã xác định đầu tư vào TSCĐ mới thông qua xây dựng hay mua sắm.
Kế hoạch đầu tư, mua sắm phải xuất phát từ nhu cầu có tính thực tế. Kế hoạch lập ra phải xác định rõ được số lượng, chủng loại từng loại TSCĐ và tổng nhu cầu vốn đầu tư.
Coi trọng tính hiệu quả của các loại máy móc, thiết bị:
Trước khi thực hiện mua sắm cần phải so sánh chi phí giữa các phương án đầu tư mua sắm và phương án đi thuê TSCĐ.
Do trước khi thực hiện mua sắm TSCĐ công ty luôn lập kế hoạch và tính toán các phương án có lợi thế nhất mới ra quyết định mua, chính vì thế nên việc mua sắm TSCĐ tại công ty luôn mang lại cho công ty những lợi ích như mong muốn. Đặc biệt vào năm 2015, xuất phát từ việc các loại kim phun điện tử của
công ty cần sữa chữa ngày càng nhiều, trong khi đó mỗi lần hỏng đều phải gửi kim đi công ty khác sửa chữa không những mất nhiều thời gian mà chi phi sửa chữa còn lớn nên công ty đã lập kế hoạch so sánh, đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử như sau:
Bảng 4.3 Đánh giá các phương án để quyết định mua sắm dàn máy cân chỉnh kim phun điện tử
Chi phí thuê ngoài sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí công ty tự sửa bộ kim phun CB HuynDai
Chi phí số tiền(ngđ) Chi phí số tiền(ngđ)
Sửa 1 bộ kim cb 9.000 Chi Phí nguyên vật liệu/ bộ kim 3.000 Chi phi đi lại 500 Khấu hao máy/ bộ kim 540 Bảo hành 6 tháng Chi phí nhân công / bộ kim 500
Tổng tiền 9.500 Tổng 4.040
Ra Quyết định Không thuê
nữa Ra Quyết định
Mua dàn máy mới Nguồn: Phòng Kinh doanh Qua bảng 4.3 ta thấy công ty quyết định mua dàn máy mới vào năm 2015 là lựa chọn đúng. Với việc mua dàn máy chỉnh sửa kim phun điện tử, công ty đã tiết kiêm được 5.460 ngđ/bộ kim, chất lượng sửa kim do công ty làm nên được quan tâm hơn, tiết kiệm được thời gian và chủ động trong công việc hơn.
Dưới đây là bảng tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của công ty từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 4.2 Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm TSCĐ qua 3 năm
ĐVT:Nghìn đồng Loại TSCĐ Năm TSCĐ dùng cho lĩnh vực sửa chữa ô tô TSCĐ dùng cho lĩnh vực san lấp mặt bằng Tổng giá trị thực hiện mua sắm Kế hoạch Thực hiên Chênh chệch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Năm 2013 489.282 489.282 5.252.343 5.223.171 (29.172) 5.741.625 Năm 2014 1.309.910 1.313.483 3.564 9.551.445 9.567.868 16.423 10.881.351 Năm 2015 1.253.273 1.253.273 6.013.325 6.039.457 26.132 7.292.730 Nguồn: Tổng hợp từ kế hoạch đầu tư TSCĐ và sổ TSC
Qua bảng 4.2 nhìn chung việc thực hiện mua sắm TSCĐ tương đối tốt so với kế hoạch. Trong 3 năm gần đây việc thực hiện về số lượng TSCĐ đều đạt kế hoạch đề ra. Chỉ có sự thay đổi về số tiền thực hiện kế hoạch mua sắm đó. Cụ thể:
Năm 2013, chi phí mua sắm TSCĐ có giảm so kế hoạch 29.172 ngđ. Nguyên nhân do các nhà cung cấp giảm giá bán để cạnh tranh trong khi nền kinh tế suy thoái.
Năm 2014, chi phí mua sắm tăng so kế hoạch 19.977 ngđ. Nguyên nhân là do tỷ giá thay đổi nên giá giữa lúc lập kế hoạch và lúc mua có sự sai khác.
Năm 2015, chi phí mua sắm TSCĐ tăng so kế hoạch 26.132 ngđ. Để tránh những khó khăn gây ra do việc thay đổi giá, công ty nên có phương án tham khảo giá, lên kế hoạch và thực hiện đúng thời gian so với kế hoạch
Có thể nói công tác lập kế hoặc mua sắm TSCĐ qua ba năm của công ty tương đối tốt và chặt chẽ. Tuy nhiên việc đầu tư tài sản trong lĩnh vực san lấp mặt bằng chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc nên trong những năm tới công ty nên lập kế hoạch và mua sắm thêm để đáp ứng được yêu cầu công việc.
4.2.1.2 Quản lý quy trình mua sắm TSCĐ.
a. Quản lý nhu cầu mua sắm
Tại công ty Công ty TNHH phụ tùng ôtô Thái Hưng, việc quản lý nhu cầu mua sắm được được xác định như sau: hàng năm, các đơn vị, bộ phận gửi nhu cầu mua sắm các loại tài sản cần thiết gửi lên các bộ phận chức năng hay Ban giám đốc. Trong đó phải làm rõ nhu cầu căn cứ vào khối lượng công việc và tình hình thực tế TSCĐ tại nơi làm việc. Trưởng bộ phận sản xuất là người trực tiếp đề xuất nhu cầu lên Ban Giám đốc. Bản nhu cầu phải ghi rõ từng loại máy móc, thiết bị, đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu chi tiết khác.
Ban giám đốc cử bộ phận chức năng tiến hành xác minh nhu cầu của các bộ phận, đơn vị, đối chiếu với thực tế để đưa ra các quyết định đầu tư, mua sắm