Xuất phát từ những hạn chế, nguyên nhân của các hạn chế rút ra được trong quá trình QLDA khoảng thời gian 2014-2016 và định hướng hoàn thiện công tác QLDA tại Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên trong thời gian tới, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QLDA tại Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên như sau.
4.4.3.1. Củng cố bộ máy quản lý và nguồn nhân lực của Ban QLDA đầu tư xây dựng đến năm 2020
Như đã nói ở trên, chất lượng công tác QLDA chịu ảnh hưởng mang tính quyết định bởi năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác QLDA tại Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên và tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của Ban quản lý dự án.
a. Kiện toàn bộ máy quản lý của Ban QLDA giai đoạn 2017-2018
Tiến hành đổi mới, sắp xếp lại cơ cấu lao động trong bộ máy quản lý nhằm phát huy tối đa năng lực của toàn bộ tổ chức; phân bố công việc đầy đủ, phù hợp với năng lực của từng cá nhân tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực. Công ty phải có kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể, phân công lao động hợp lý tận dụng được hết thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ nhân viên, bố trí đúng người đúng công việc, phù hợp với khả năng chuyên môn và trình độ của họ để phát huy tối đa trí tuệ và khả năng sáng tạo của người lao động. Muốn vậy, Ban quản lý dự án cần phải tiến hành tốt công tác đánh giá năng lực và nguyện vọng của các cán bộ nhân viên. Việc bố trí, sắp xếp lao động không chỉ diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư mà còn được tiến hành ngay cả trong
giai đoạn thi công dự án. Sau khi dự án đi vào kết thúc, bàn giao, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyêncần phải bố trí cho các thành viên trong Ban quản lý dự án quay trở lại bộ phận làm việc cũ hoặc bố trí họ sang một bộ phận khác để làm trong khi chờ dự án tiếp theo. Bên cạnh đó, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyêntiếp tục tích cực tìm kiếm các cơ hội đầu tư để tạo công việc cho các cán bộ quản lý dự án, tránh tình trạng trông chờ, ngồi đợi dự án. Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyêncũng cần xây dựng cơ cấu chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho các đơn vị, các phòng ban chức năng và từng cá nhân để tránh trường hợp trùng chéo về quyền hạn cũng như trách nhiệm giữa các thành viên tham gia quản lý dự án.
b. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Ban QLDA giai đoạn 2018-2020 Hiện nay nguồn nhân lực ở Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên chưa đủ đáp ứng nhu cầu công tác QLDA đang ngày càng phức tạp xét cả về số lượng và chất lượng. Đội ngũ cán bộ QLDA còn yếu về đạo đức phẩm chất và thiếu về số lượng đang là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng công tác QLDA của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên chưa đạt được kết quả như mong muốn, nhất là khi Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên sẽ còn được giao nhiệm vụ thực hiện quản lý nhiều dự án với quy mô lớn và tính chất phức tạp hơn trong tương lai.
Mỗi lĩnh vực cụ thể của công tác QLDA lại có những yêu cầu riêng đối với người cán bộ QLDA về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Do đó, việc tuyển dụng và xây dựng được một đội ngũ cán bộ quản lý đủ về số lượng và đáp ứng được các yêu cầu của công tác QLDA là hết sức quan trọng.
Muốn vậy, trước hết Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần nhanh chóng hoàn thiện cơ chế tuyển dụng nhân sự. Công tác tuyển dụng cần phải được tiến hành theo một quy trình công khai, minh bạch, đảm bảo tuyển được đúng người vào đúng vị trí phù hợp.
Bên cạnh đó, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần phải tăng cường đào tạo nghiệp vụ QLDA cho đội ngũ cán bộ của Ban bằng nhiều hình thức khác nhau như cử cán bộ đi đào tạo trong nước và ở nước ngoài, thuê chuyên gia về đào tạo trực tiếp tại Ban, …
Mặt khác, hiện tại Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên tiến hành quản lý song song cả các dự án có nguồn vốn vay từ nước ngoài với các dự án có vốn từ trong nước, mà các dự án này có những khác biệt nhất định so với các dự án đầu tư bằng nguồn vốn khác không chỉ về nguồn vốn mà còn về các yêu cầu, quy định, cơ sở pháp lý về quản lý và thực hiện của nhà đầu tư và tài trợ.
Do đó ngoài những yêu cầu chung đối với cán bộ QLDA, cán bộ trực tiếp thực hiện quản lý các dự án có nguồn vốn vay nước ngoài phải nắm vững các yêu cầu của nhà tài trợ và các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý vốn vay nước ngoài
Thông thường các điều khoản quan trọng về cơ chế QLDA và cơ chế quản lý vốn vay nước ngoài đã được xác định cụ thể trong hiệp định ký kết giữa chính phủ Việt Nam với nhà tài trợ. Các nhà tài trợ thường có hệ thống văn bản chi tiết về các chính sách và quy trình cho hoạt động quản lý tài chính dự án mà họ tài trợ vốn. Những hệ thống văn bản đó thường chỉ bao quát chung và đôi khi rất trừu tượng, vấn đề ở đây là cán bộ QLDA phải lựa chọn những vấn đề trực tiếp liên quan tới dự án mà mình phải thực hiện quản lý để áp dụng một cách phù hợp nhất.
Ngoài ra, để nâng cao tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, chế độ đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật ở Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyêncũng cần được chú ý. Ban cần xây dựng khung quy định rõ ràng và hợp lý về chế độ đãi ngộ cho cán bộ nhân viên, các hình thức khen thưởng cho cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc cũng như các hình thức kỷ luật nghiêm minh đối với các hành vi sai phạm.
c. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm QLDA giai đoạn 2018-2020
Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ, nhân viên làm công tác QLDA của Ban QLDA. Trước khi một nhân viên được tuyển dụng, người đó phải được kiểm tra kỹ lưỡng về trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp. Sau khi trúng tuyển, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên phải có trách nhiệm đào tạo, bổ sung những mặt kiến thức còn yếu, còn thiếu của nhân viên trong các lĩnh vực hoạt động QLDA. Hàng năm, Ban QLDA đầu tư xây dựng
thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần tổ chức các lớp học ngắn hạn hoặc dài hạn để bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ bởi vì hoạt động của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên ngày càng phức tạp, đòi hỏi phải am nhiều các lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, cán bộ nhân viên thuộc Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần phải trau dồi kiến thức tổng hợp và sâu rộng trên tất cả các mặt. Nhưng trước mắt Ban QLDAnên tập trung vào đào tạo những cán bộ làm công tác QLDAtheo các giải pháp như sau:
- Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên phải tích cực đào tạo các cán bộ QLDA (Giám đốc Ban QLDA và các kỹ sư) kiến thức chuyên ngành liên quan đến QLDA… bằng cách kết hợp với các trường đại học trong nước như: Đại học Bách Khoa, Đại học Xây dựng; Đại học kiến trúc … hoặc cử các cán bộ đi làm việc và học tập ở các nước tiên tiến trên thế giới như: Nhật Bản, Mỹ, Nga… để khi cần cán bộ QLDA trong các lĩnh vực đó thì có thể điều động ngay mà không cần thuê các chuyên gia trong ngành.
- Đào tạo kỹ sư giám sát công trường cho các nghề: xây dựng, lắp đặt, đường ống cao cấp… kết hợp với đào tạo các cán bộ xây dựng.
- Đào tạo công nghệ thông tin cho các cán bộ trong thiết kế và quản lý bằng việc tiếp nhận chuyển giao giải pháp tin học của Intergraph thông qua các khóa đào tạo của chuyên gia nước ngoài về chương trình quản lý hệ thống, thiết kế (PSD - 2D và 3D), quản lý tiến độ (Primvera), quản lý hồ sơ tài liệu (Directa), quản lý mua sắm vật tư thiết bị (Marian).
- Bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên trong Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên các kiến thức cơ bản về Luật xây dựng, Luật đấu thầu… bằng cách cung cấp thường xuyên các văn bản tài liệu về luật mới nhất hoặc tổ chức các khóa học ngắn hạn về luật cho người lao động.
- Ngoài ra, để động viên đội ngũ cán bộ QLDA, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên phải tạo được một môi trường làm việc tốt nhất, thuận lợi nhất cả về vật chất lẫn tinh thần. Một môi trường làm việc khẩn trương với tác phong công nghiệp sẽ là môi trường lý tưởng để nâng cao hiệu suất công việc, giúp cho dự án không chỉ hoàn thành đúng tiến độ mà còn đảm bảo cả về chi phí và chất lượng dự án. Bên cạnh đó, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên phải cố gắng duy
trì một môi trường làm việc thân thiện giữa lãnh đạo và cán bộ nhân viên. Người lãnh đạo có thể hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, biết được các khúc mắc của nhân viên về công việc, về cấp trên để từ đó có biện pháp quản lý nhân sự hiệu quả.Nhân viên sống trong môi trường làm việc thoải mái, thân thiện sẽ phát huy tối đa năng lực bản thân.Quan trọng hơn cả, do tính chất công việc, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên phải trang bị thiết bị đảm bảo môi trường làm việc an toàn, thân thiện cho các cán bộ, nhân viên.
4.4.3.2. Hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án tại Ban QLDA
Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên luôn đặt ra mục tiêu nỗ lực thực hiện các dự ánđược giao theo đúng tiến độ kế hoạch. Trường hợp phát sinh các sự cố ngoài ý muốn cần phải có các giải pháp đồng bộ và kịp thời để tránh tiến độ chung của dự án bị ảnh hưởng.
Tuy nhiên, tiến độ thực tế của các dự án do Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên đang thực hiện quản lý hiện nay đều không đảm bảo kế hoạch đề ra, tiêu biểu là dự án cấp nước thị xã Sông Công.Nguyên nhân khách quan của tình trạng này xuất phát từ những khúc mắc trong các quy định về cơ chế đền bù giải phòng mặt bằng của Nhà nước chưa được thực hiện tốt và tiến độ thi công của các nhà thầu còn chậm. Nguyên nhân chủ quan là do chất lượng của đội ngũ cán bộ Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên còn yếu.
Từ thực trạng và nguyên nhân như trên, một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án của Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên như sau:Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần thực hiện đồng bộ các giải pháp hoàn thiện công tác giải phóng mặt bằng và công tác quản lý tiến độ thi công, vì đây là hai khâu trọng yếu có ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.
a. Đối với tiến độ giải phóng mặt bằng
Giải phóng mặt bằng là công tác có ý nghĩa vô cùng quan trọng ảnh hưởng mạnh mẽ đến tiến độ chung của toàn dự án. Một khi nhà thầu đã được chọn và phương án thi công đã được duyệt, vấn đề chỉ còn là bàn giao mặt bằng cho nhà thầu tiến hành thi công.
Tuy nhiên, giải phóng mặt bằng đúng tiến độ là một yêu cầu đặc biệt khó khăn, vì công tác giải phóng mặt bằng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên liên quan và chịu sự quản lý trực tiếp của các quy định và cơ chế giải phóng mặt bằng của Nhà nước. Hiện nay, ở nước ta, giữa các địa phương chưa có cơ chế giải phóng mặt bằngchung thống nhất. Hơn nữa, những khác biệt về văn hóa, phong tục, chênh lệch giá cả đất đai giữa các địa phương, … cũng là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến công tác giải phóng mặt bằng của cán bộ QLDA.
Các dự án do Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên hiện đang quản lý có địa bàn trải rộng và kéo dài trên toàn tỉnh Thái Nguyên.Đây là một khó khăn lớn đối với công tác giải phóng mặt bằng ở Ban quản lý dự án.
Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác giải phóng mặt bằng, trước hết Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cần xây dựng được đội ngũ cán bộ thực hiện công tác giải phóng mặt bằng có năng lực; phải nắm được đầy đủ nội dung căn bản các văn bản pháp lý của Nhà nước về công tác giải phóng mặt bằng; có các kỹ năng về giao tiếp, thuyết phục, truyền đạt, giải quyết vấn đề, giải quyết tranh chấp, dàn hòa xung đột và có khả năng thiết lập, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cán bộ giải phóng mặt bằng ở các địa phương.
Ngoài ra, cán bộ giải phóng mặt bằng cần phải xem xét tình hình thực tế tại mỗi địa phương thực hiện dự án, tìm hiểu, nghiên cứu đánh giá về giá cả đất đai cũng như đặc trưng văn hóa của mỗi vùng miền để tìm ra phương thức phù hợp làm việc với các cấp lãnh đạo của từng địa phương để có thể tranh thủ được sự hợp tác cao nhất trong công tác giải phóng mặt bằng. Điều này cũng giúp tránh được tình trạng công tác giải phóng mặt bằng chỉ mang tính chất thúc giục, bị động.
b. Đối với tiến độ thi công
- Tiến độ thi công có được đảm bảo hay không phụ thuộc trực tiếp và phần lớn vào năng lực của nhà thầu, bên cạnh đó, sự quản lý kiểm tra thanh tra giám sát từ phía Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên cũng có ý nghĩa quan trọng.
- Hiện nay Ban QLDA hầu như không áp dụng bất cứ công cụ nào trong công tác Quản lý tiến độ mà chỉ phối hợp với tư vấn giám sát theo dõi tiến độ
thực tế của dự án, đối chiếu với kế hoạch tiến độ đã được duyệt từ đó yêu cầu nhà thầu có biện pháp đẩy nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tượng chậm tiến độ ở một số khâu hay một số bộ phận. Thực tế cho thấy cách làm này khá thụ động và đem lại hiệu quả không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đều phải gia hạn thời gian thực hiện. Hơn nữa, QLDA là một tổ hợp của rất nhiều các hoạt động, công việc phức tạp, việc có một công cụ hiệu quả để quản lý tiến độ các công việc cần thực hiện sẽ giúp công tác QLDA trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp cán bộ QLDA có điều kiện kiểm soát mọi hoạt động của dự án.
- Do đó, Ban QLDA đầu tư xây dựng thuộc Công ty CP Nước sạch Thái Nguyên nên áp dụng một công cụ quản lý công việc rất hiệu quả và phổ biến hiện nay, đó là WBS- Work Breakdown Structure - Cơ cấu phân tách công việc.
WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích:
+ Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn;
+ Hệ thống hóa tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án; + Ước tính được nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác