Phần 1 Mở đầu
2.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
2.1.4. Các nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho
Kho bạc nhà nước
Theo quy định tại Điều 8 của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 và khoản 8, điều 1 thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 của Bộ Tài chính quy định nội dung kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN theo nội dung sau:
1) Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự tốn ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự tốn của đơn vị cịn đủ để chi.
2) Kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu chữ ký của đơn vị sử dụng ngân sách với mẫu dấu chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN.
3) Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước. KBNN căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát và qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Các
khoản chi phải có đầy đủ các hồ sơ, hoá đơn, chứng từ liên quan tùy theo tính chất của từng khoản chi. Cụ thể:
2.1.4.1. Kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân
Các khoản thanh toán cho cá nhân là một cấu phần rất quan trọng trong tổng chi thường xuyên của NSNN, đây là các khoản chi trực tiếp cho người lao động tham gia vào quá trình quản lý nhà nước của từng ĐVSDNS theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân được thực hiện định kỳ hàng tháng.
a. Hồ sơ, chứng từ gửi KBNN
Theo quy định tại Điều 7 thông tư số 161/2012/TT-BTC và Điều 7 thông tư số 39/2016/TT-BTC sửa đổi và bổ sung thông tư số 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản thanh tốn cá nhân hồ sơ gửi KBNN kiểm soát bao gồm:
+ Dự tốn chi thường xun năm được cấp có thẩm quyền giao.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi). Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của Đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP; Nghị định số 16/2015/NĐ- CP và các nghị định trong từng lĩnh vực; Nghị quyết số 77/NQ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngồi: Thanh tốn từng lần và thanh tốn lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phịng phẩm, khốn điện thoại, khốn chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
+ Trường hợp ĐVSDNS thực hiện việc khốn cơng tác phí, khốn th phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khốn (gửi khi có phát sinh).
b. Nội dung kiểm soát chi
Kho bạc nhà nước thực hiện kiểm soát hồ sơ, chứng từ của đơn vị theo các nội dung sau:
+ Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán NSNN: Bảo đảm các khoản chi thường xun phải có trong dự tốn được cấp có thầm quyền giao đầu năm hoặc giao dự toán bổ sung, số dư dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
+ Kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi: Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN, danh sách chi lương, bảng kê chứng từ thanh toán của đơn vị sử dụng phải đúng mẫu chứng từ quy định hiện hành, các thông tin trên chứng từ phải được ghi đầy đủ, khơng được bỏ xót, tẩy xóa, sửa chữa theo quy định của Luật kế toán. Đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ với mẫu dấu chữ ký đăng ký với KBNN.
+ Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với những khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN. KBNN căn cứ vào dự toán NSNN được cấp cơ thẩm quyền giao để kiểm soát.
c. Kết quả kiểm soát chi
- Chứng đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN thì cơng chức làm cơng tác KSC tiến hành thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN.
- Chứng từ chưa đáp ứng được điều kiện chi ngân sách thì cơng chức làm nhiệm vụ KSC lập phiếu hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung hồ sơ.
- Chứng từ sai với chế độ hiện hành thì cơng chức KSC lập phiếu từ chối thanh toán ghi rõ nguyên nhân gửi đơn vị sử dụng NSNN.
a. Hồ sơ, chứng từ gửi KBNN
Theo quy định tại Điều 7 thông tư số 161/2012/TT-BTC và Điều 7 thông tư số 39/2016/TT-BTC sửa đổi và bổ sung thông tư số 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính, đơn vị gửi KBNN kiểm sốt các hồ sơ sau:
+ Quyết định giao dự tốn được các cấp có thẩm quyền giao đối với các khoản chi cấp riêng dự toán;
+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa và biên bản nghiệm thu hợp đồng đối với các khoản chi theo quy định phải gửi hợp đồng (các khoản mua sắm hàng hóa có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên);
+ Bảng kê chứng từ thanh toán đối với các khoản chi như: Thanh tốn dịch vụ cơng cơng, thơng tin, tun truyền và chi hội nghị.
b. Nội dung kiểm soát chi
Khi đơn vị SDNS gửi hồ sơ, chứng từ các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn KBNN Tân Sơn thực hiện kiểm soát hồ sơ theo các nội dung sau:
+ Kiểm tra số dư dự toán: Kiểm tra, đối chiếu khoản chi cho nghiệp vụ chuyên mơn với dự tốn kinh phí được giao. Số dư dự tốn của đơn vị còn đủ để chi;
+ Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp trên hồ sơ chứng từ kế toán của đơn vị gửi: Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước, mẫu hợp đồng, các yếu tố cơ bản của hợp đồng, bảng kê chứng từ thanh toán, kiểm soát mẫu chứng từ kế tốn, các thơng tin trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ, khơng được bỏ xót, tẩy xóa, sửa chữa theo quy định của Luật kế toán; Đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ, trên hợp đồng với mẫu dấu chữ ký đăng ký với KBNN;
+ Kiểm soát các yếu tố pháp lý của các khoản mua sắm: Kiểm tra với định mức, tiêu chuẩn và chế độ hiện hành về mua sắm, phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
c. Kết quả kiểm soát chi
Sau khi kiểm soát chứng từ chi nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị. - Chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi thì tiến hành thanh tốn cho ĐVSDNS; - Chứng từ chưa đáp ứng được các điều kiện chi ngân sách thì cơng chức làm KSC lập phiếu hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung những hồ sơ thiếu;
- Chứng từ sai với chế độ hiện hành thì cơng chức KSC lập phiếu từ chối thanh toán ghi rõ nguyên nhân gửi ĐVSDNS.
2.1.4.3. Kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
a. Hồ sơ, chứng từ gửi KBNN
Theo quy định tại Điều 8a thông tư số 39/2016/TT-BTC sửa đổi và bổ sung thơng tư số 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính, đơn vị gửi KBNN các hồ sơ sau:
+ Báo cáo kinh tế kỹ thuật và quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật (không bắt buộc phê duyệt trước 31/10 năm trước năm kế hoạch) hoặc Quyết định phê duyệt thiết kế dự toán, quyết định giao dự toán;
+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
+ Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng sửa chữa, hợp đồng xây dựng đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên và biên bản nghiệm thu hợp đồng, phụ lục khối lượng hoàn thành 03a;
+ Bảng kê chứng từ thanh toán đối với khoản chi dưới 20 triệu đồng.
b. Nội dung kiểm sốt chi
+ Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp trên chứng từ kế toán của đơn vị gửi: Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước, mẫu hợp đồng, các yếu tố cơ bản của hợp đồng, bảng kê chứng từ thanh toán, mẫu chứng từ kế tốn. Các thơng tin trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ, khơng được bỏ xót, tẩy xóa, sửa chữa theo quy định của Luật kế toán; đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ, trên hợp đồng với mẫu dấu chữ ký đăng ký giao dịch với KBNN.
+ Kiểm soát các yếu tố pháp lý của các khoản chi sửa chữa, duy tu tài sản và các cơng trình cơ sở hạ tầng: Kiểm tra với định mức, tiêu chuẩn và chế độ hiện hành, phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; kiểm tra tư cách pháp nhân của hợp đồng kinh tế ký giữa hai bên; kiểm tra tính logic các thơng tin trong hợp đồng. Kiểm tra khối lượng và giá trị hoàn thành trong phụ lục 03a kèm theo thơng tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính.
+ Kiểm tra số dư dự toán: Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm, trang thiết bị làm việc với dự tốn kinh phí chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị đảm bảo có trong dự tốn được giao. Số dư dự tốn của đơn vị cịn đủ để chi.
Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản và các cơng trình cơ sở hạ tầng của đơn vị:
- Chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi thì tiến hành thanh toán cho ĐVSDNS; - Chứng từ chưa đáp ứng được các điều kiện chi ngân sách thì cơng chức làm KSC lập phiếu hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung những hồ sơ thiếu;
- Chứng từ sai với chế độ hiện hành thì cơng chức KSC lập phiếu từ chối thanh toán ghi rõ nguyên nhân gửi ĐVSDNS.
2.1.4.4. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước khác theo quy định của pháp luật
a. Hồ sơ, chứng từ gửi KBNN
Giấy rút dự toán ngân sách, ủy nhiệm chi chuyển khoản, bảng kê chứng từ thanh toán, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu hợp đồng, quyết định giao dự toán.
b. Nội dung kiểm soát chi
Kiểm soát tất cả các khoản chi thường xun NSNN khơng có trong 3 nội dung kiểm soát chi đã nêu ở trên.
Kiểm soát các yếu tố trên chứng từ kế toán: Giấy rút dự toán ngân sách, bảng kê chứng từ thanh toán phải đúng mẫu quy định hiện hành, các thông tin trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ, không được bỏ xót, tẩy xóa, sửa chữa theo quy định của Luật kế toán; Đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ, trên hợp đồng với mẫu dấu chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN.
Kiểm tra với quyết định giao dự toán, số dư dự toán của đơn vị. Trong trường hợp các khoản chi đột suất khơng có trong dự tốn được giao nhưng khơng thể trì hỗn như khắc phục hỏa hoạn, thiên tai hoặc dịch bệnh thì việc thanh tốn, chi trả phải căn cứ vào văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép thanh tốn.
c. Kết quả kiểm soát chi
Sau khi kiểm soát chi hồ sơ, chứng từ chi thường xuyên khác của đơn vị. - Chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi thì tiến hành thanh tốn cho ĐVSDNS; - Chứng từ chưa đáp ứng được các điều kiện chi ngân sách thì cơng chức làm KSC lập phiếu hồn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung những hồ sơ thiếu;
- Chứng từ sai với chế độ hiện hành thì cơng chức KSC lập phiếu từ chối thanh tốn ghi rõ nguyên nhân gửi ĐVSDNS.