Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc
4.1.3. Thực trạng kiểm soát chi các khoản mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tà
tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
Hồ sơ, chứng từ gửi KBNN Tân Sơn
Đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN Tân Sơn để kiểm soát chi: Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS) đối với chi từ dự toán hoặc Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử (MẫuC4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB) đối với chi từ tài khoản tiền gửi.
- Đối với trường hợp mua sắm, sửa chữa duy tu tài sản có giá trị dưới 20 triệu đồng thì đơn vị chỉ gửi giấy rút dự toán ngân sách và bảng kê chứng từ thanh toán, không phải gửi hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm tới kho bạc, KBNN Tân Sơn thực hiện chi theo đề nghị của ĐVSDNS, thủ trưởng cơ quan đơn vị sử dụng NSNN tự chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ thanh toán.
- Đối với trường hợp mua sắm, sửa chữa tài sản có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ngoài việc gửi giấy rút dự toán ngân sách thì ĐVSDNS phải gửi tới Kho bạc quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu hợp đồng làm căn cứ để KBNN Tân Sơn kiểm soát chi.
- Đối với các khoản chi sửa chữa, duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư đơn vị gửi tới Kho bạc hồ sơ sau: Quyết định phê duyệt đầu tư; quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật hoặc quyết định phê duyệt thiết kế dự toán công trình; báo cáo KTKT hoặc thuyết minh báo cáo KTKT hoặc quyển dự toán công trình; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế và phụ lục khối lượng hoàn thành để KBNN Tân Sơn làm căn cứ kiểm soát thanh toán.
Nội dung kiểm soát chi
KBNN Tân Sơn thực hiện kiểm soát chi theo nội dung sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán: Đảm bảo các yếu tố trên chứng từ, hồ sơ kế toán phải được ghi đầy đủ rõ ràng, không bỏ trống, không tẩy xóa, đúng mẫu chứng từ kế toán.
- Kiểm tra các yếu tố pháp lý trên chứng từ: Kiểm soát các thông tin trên hợp đồng đảm bảo tính logic với quyết định lựa chọn nhà thầu, tính pháp lý của
người đại diện ký hợp đồng kinh tế; kiểm soát thông tin trên bảng kê chứng từ thanh toán, kiểm soát việc áp chương, loại khoản và mã NDKT đúng với nội dung chi của đơn vị; kiểm soát chứng từ chi của đơn vị với định mức, tiêu chuẩn và chế độ hiện hành; đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ với mẫu dấu chữ ký đăng ký với KBNN Tân Sơn.
- Kiểm tra số dư dự toán: Kiểm tra khoản chi của đơn vị với dự toán giao và kiểm tra số dư dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
Thông qua kiểm soát chi các khoản mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư thì các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn huyện Tân Sơn thực hiện khá nghiêm túc về chế độ, hồ sơ thanh toán. Không để xảy ra các lỗi nghiêm trọng. Tuy nhiên, công chức kiểm soát chi KBNN Tân Sơn đã phát hiện một số lỗi, sai phạm trên hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị như: Sai số tiền bằng chữ, sai mẫu bảng kê chứng từ thanh toán, sai mục lục ngân sách, thông tin trên hợp đồng không khớp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thiếu hình thức hợp đồng, sai chế độ định mức, chi vượt dự toán, thanh toán vượt khối lượng hoàn thành.
Thông qua kiểm soát thanh toán các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư KBNN Tân Sơn gặp một số khó khăn, vướng mắc và hạn chế như:
- Không có văn bản quy định định mức việc sửa chữa, duy tu tài sản. Do vậy gây khó khăn cho Kho bạc trong kiểm soát theo tiêu chuẩn, định mức và kho bạc thanh toán theo đề nghị của đơn vị nếu hồ sơ chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi ngân sách.
- Định mức mua sắm tài sản về số lượng và đơn giá tối đa được phép trang bị cho một phòng làm việc không phù hợp với thực tế, nhu cầu và khối lượng công việc giao cho một phòng như: Định mức trang bị cho 01 phòng làm việc cấp huyện dưới 10 người là: Máy in 01 chiếc, tủ đựng hồ sơ tài liệu 01 bộ và đơn giá tối đa là 5 triệu đồng do đó nhiều đơn vị có nhu cầu trang bị thêm sẽ không được thanh toán.
- Đối với chi sự nghiệp có tính chất đầu tư thì phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật không yêu cầu bắt buộc phê duyệt trước 31/10 năm kế hoạch như chi đầu tư phát triển. Khi đó đến cuối năm ngân sách thường xảy ra tình trạng các đơn vị xin nguồn từ cấp trên để sửa chữa, nâng cấp cải tạo các công trình xây dụng ảnh hưởng đến kế hoạch giải ngân.
Nguyên nhân của những hạn chế, khó khăn
- Cơ chế, chính sách của Nhà nước về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách còn nhiều điểm quy định không chặt chẽ tạo lỗ hổng cho các đối tượng lợi dụng chiếm đoạt ngân sách.
- Tính khả thi của một số văn bản sau khi ban hành không cao, không phù hợp với thực tế xã hội dẫn đến không triển khai thực hiện được hoặc triển khai thực hiện bộc lộ ngay những hạn chế, có ý kiến phản hồi từ cơ quan, đơn vị cấp dưới.
Từ năm 2016-2018, số chi cho mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư qua KBNN Tân Sơn thể hiện qua bảng 4.10.
Bảng 4.10. Tình hình thanh toán các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất
đầu tư qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ
Nội dung chi
Số tiền thanh toán (Tr/đ) So sánh (%) 17/16 18/17 BQ Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 1. Mua sắm tài sản 685 692 916 101,02 132,37 116,70 2. Chi sửa chữa, duy tu tài sản
phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
20.800 21.713 49.196 104,39 226,57 165,48 Tổng chi 21.485 22.405 50.112 104,28 223,66 163,97 Nguồn: Báo cáo chi KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ (2016-2018)
Tình hình chi thường xuyên NSNN cho mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng tăng dần qua các năm, bình quân 3 năm chi cho mua sắm tài sản tăng 16,7%, chi cho sửa chữa duy tu bảo dưỡng tài sản tăng 65,48%. Cụ thể, năm 2018 chi cho mua sắm tài sản hữu hình và tài sản vô hình của các đơn vị trên địa bàn huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ là 916 triệu đồng, tăng 32,37% so với năm 2017. Điều này cho thấy việc đầu tư tài sản để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan được quan tâm hơn. Bên cạnh việc mua mới tài sản thì việc sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng tài sản và các công trình cơ sở hạ tầng như: Trụ sở làm việc, lớp học và các công trình nhà phụ trợ, trạm y tế xã, nhà văn hóa ở khu dân cư cũng được ngân sách bố trí hàng năm để cải tạo, nâng cấp tránh tình trạng xuống cấp, hư hỏng không
sử dụng được gây lãng phí chi phí đầu tư ban đầu. Từ năm ngân sách 2016 đến năm 2018 ngân sách đã bố trí 91.709 triệu đồng chi cho cho duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng trên địa bàn.
Kết quả kiểm soát chi
Kết quả kiểm soát các khoản chi nua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ giai đoạn 2016-2018 thể hiện qua bảng 4.11.
Bảng 4.11. Kết quả kiểm soát chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư qua
KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%) 17/16 18/17 BQ 1. Tổng số món thanh toán mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
Món 1.296 1.404 1.620 108,33 115,38 111,86
2. Số món thanh toán
sai bị từ chối Món 175 178 180 101,71 101,12 101,42 - Chi vượt dự toán, số
dư tiền gửi 21 16 14 76,19 87,50 81,85
- Chi sai chế độ, định mức 12 9 7 75,00 77,78 76,39 - Sai yếu tố trên chứng
từ kế toán 58 54 48 93,10 88,89 91,00
- Áp sai mục lục ngân sách 33 30 27 90,91 90,00 90,45 - Thiếu hồ sơ thủ tục 51 69 84 135,29 121,74 128,52 3. Tỷ lệ số món sai trên
tổng số món thanh toán chi mua sắm, sửa chữa tài sản và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
% 13,50 12,68 11,11 - - -
4. Số tiền từ chối thanh
toán Tr/đ 1.050 1.424 1.728 135,62 121,35 128,48 Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động KBNN Tân Sơn (2016-2018)
Từ kết quả kiểm soát chi các khoản mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư giai đoạn 2016-2018 KBNN Tân
Sơn đã phát và từ chối thanh toán hơn 500 món chi không đủ điều kiện thanh toán với tổng số tiền từ chối trên 4 tỷ đồng. Trong đó, một số lỗi như chi vượt dự toán, chi sai chế độ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong số món từ chối thanh toán và tỷ lệ món sai đã giảm từ 13,5% năm 2016 xuống 11,11% năm 2018, điều này cho thấy ý thức chấp hành chế độ của đơn vị sử dụng NSNN đã tốt hơn, có ý thức thực hiện các quy định về chi NSNN. Đây là tín hiệu tốt, đơn vị đã bám sát vào dự toán được giao và chế độ để chi NSNN. Tuy nhiên, trong kiểm soát các khoản chi này thì lỗi về sai các yếu tố trên chứng từ và thiếu hồ sơ thanh toán vẫn xảy ra nhiều nhất, chiểm khoảng 40% lỗi từ chối thanh toán. Một trong nhưng nguyên nhân chính dẫn tới đơn vị hay sai lỗi này là do đơn vị làm chứng từ thủ công trên phần mềm Word hoặc Excel.
Ý kiến đánh giá về kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư
Kết quả điều tra ý kiến đánh giá của khách hàng về kiểm soát thanh toán các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản và các công trình cơ sở hạ tầngthể hiện qua bảng 4.12.
Bảng 4.12. Kết quả đánh giá về kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa duy tu tài sản và chi sự nghiệp có tính chất đầu tưqua KBNN Tân Sơn
Các tiêu chí đánh giá Số lượng
(Ý kiến)
Tỷ lệ (%)
Tổng số ý kiến đánh giá 73 100,00
- Nhanh gọn, đảm bảo chặt chẽ và đúng quy định 26 35,62
- Nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp 36 49,32
- Chậm, phải chờ đợi 11 15,06
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra (2018)
Từ kết quả đánh giá về KSC các khoản mua sắm tài sản, suy tu sửa chữa tài sản và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư thì khách hàng đánh giá nhanh gọn, đảm bảo chặt chẽ và đúng quy định chiếm 35,62% ý kiến đánh giá. Đơn vị đánh giá các khoản chi này nhiều hồ sơ thủ tục phức tạp và thời gian kiểm soát chứng từ lâu, chiếm 64,38%. Nguyên nhân là do đối với các khoản chi này đa số là các khoản chi trên 20 triệu đồng, KBNN Tân Sơn kiểm soát chi theo hợp đồng mua sắm, sửa chữa mà không kiểm soát theo bảng kê chứng từ thanh toán. Do đó, thời gian KSC sẽ lâu hơn
so với kiểm soát các khoản thanh toán cho cá nhân, về thủ tục mua sắm sửa chữa phức tạp hơn đơn vị phải tổ chức lựa chọn nhà thầu như chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu, mua sắm trực tiếp theo quy định của Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 và thông tư số 58/2016/TT-BTC về hướng dẫn mua sắm, sửa chữa tài sản. Đối với đơn vị sử dụng NSNN đây là thủ tục phức tạp nhất trong quy trình mua sắm tài sản. Về hồ sơ gửi KBNN Tân Sơn kiểm soát phải đầy đủ quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hợp đồng, phụ lục khối lượng hoàn thành.