Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc
4.1.1. Thực trạng kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân
Hồ sơ, chứng từ đơn vị gửi KBNN Tân Sơn
- Chứng từ kế toán: Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS) đối với chi từ dự toán hoặc Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử (Mẫu C4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB) đối với chi từ tài khoản tiền gửi.
- Hồ sơ kèm theo chứng từ kế toán: Danh sách thanh toán tiền lương, tiền công, tiền phụ cấp; bảng kê chứng từ thanh toán đối với các khoản công tác phí; biên bản nghiệm thu đối với các khoản thuê ngoài; dự toán chi thường xuyên giao đầu năm và khi có bổ sung; quy chế chi tiêu nội bộ; biên chế quỹ tiền lương.
Nội dung kiểm soát chi
Đối với các khoản chi cho cá nhân như: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng và hỗ trợ khác cho học sinh, sinh viên, cán bộ đi học, tiền thưởng, các khoản phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, các khoản thanh toán cho cán bộ không chuyên trách ở xã, lương hưu và trợ cấp BHXH, các khoản thanh toán cho cá nhân khác KBNN Tân Sơn kiểm soát thanh toán căn cứ vào biên chế quỹ tiền lương do cấp có thẩm quyền phê duyệt vào đầu năm và gửi bổ sung khi có thay đổi, danh sách những người hưởng lương và phụ cấp do thủ trưởng đơn vị ký duyệt và dự toán chi thường xuyên NSNN được cấp có thẩm quyền giao, công chức kiểm soát chi KBNN Tân Sơn thực hiện KSC theo trình tự sau:
- Kiểm tra số dư dự toán, số dư tài khoản tiền gửi: Kiểm tra khoản chi với dự toán giao và kiểm tra số dư dự toán, số dư tiền gửi của đơn vị còn đủ để chi.
- Kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN. Đối chiếu với định mức chi NSNN hiện hành.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán: Đảm bảo các yếu tố trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ rõ ràng, không bỏ trống, không tẩy xóa, đúng mẫu chứng từ kế toán quy định định hiện hành. Kiểm soát việc áp chương, loại khoản và mã nội dung kinh tế đúng với nội dung chi của đơn vị; đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ với mẫu dấu chữ ký đăng ký với KBNN Tân Sơn.
Sau khi kiểm soát chứng từ của đơn vị xong, nếu chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN thì công chức làm công tác KSC thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN, nếu chứng từ chưa đáp ứng được điều kiện chi ngân sách thì công chức KSC lập phiếu hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung những hồ sơ thiếu, nếu chứng từ sai với chế độ quy định hiện hành thì công chức làm công tác KSC lập phiếu từ chối thanh toán ghi rõ nguyên nhân gửi đơn vị sử dụng NSNN.
Thông qua kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ thực hiện khá nghiêm túc chế độ về tiền lương, tiền công cho cán bộ, công chức và viên chức. Không để xảy ra các lỗi nghiêm trọng. Tuy nhiên, công chức kiểm soát chi KBNN Tân Sơn đã phát hiện một số lỗi, sai phạm trên chứng từ chi của đơn vị như: Sai số tiền bằng chữ, số tiền bằng số và số tiền bằng chữ trên chứng từ không khớp nhau, số tiền thanh toán trên séc không khớp với số tiền trên danh sách thanh toán tiền lương, không gửi bổ sung kịp thời biên chế quỹ tiền lương khi có thay đổi, áp mã nội dung kinh tế, mã ngành kinh tế chưa đúng với nội dung chi, sử dụng không đúng mẫu biểu chứng từ kế toán quy định, thiếu danh sách truy lĩnh lương.
Thông qua kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân KBNN Tân Sơn gặp một số khó khăn, vướng mắc và hạn chế như:
- Công chức KSC chưa chủ động nghiên cứu văn bản, chế độ: Ngoài thông tư 161 và Thông tư 39, hàng năm Bộ Tài chính và KBNN ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành và hướng dẫn KSC các khoản thanh toán cho cá nhân. Tuy nhiên, công chức làm công tác KSC tại KBNN Tân Sơn chưa kịp thời cập nhật, nghiên cứu nên còn lúng túng trong việc viện dẫn và áp dụng vào thực tiễn kiểm soát chi.
- Kho bạc nhà nước Tân Sơn chưa tham gia vào chương trình quản lý gửi và nhận văn bản điện tử của chính quyền địa phương nên không kịp thời cập nhật văn bản liên quan tới lĩnh vực kiểm soát chi NSNN, nhất là các văn bản chỉ đạo điều hành, văn bản phê duyệt biên chế quỹ tiền lương. Do vậy, khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ thanh toán cho cá nhân một số chế độ mới chưa cập nhật kịp thời.
- Khó khăn trong việc kiểm soát nội dung các khoản chi với dự toán được giao. Cơ quan tài chính nhập dự toán vào hệ thống Tabmis là tổng dự toán cho đơn vị mà không chi tiết cho từng nhiệm vụ chi, nội dung chi. Do đó, KBNN Tân Sơn chỉ kiểm soát được xem có vượt tổng dự toán được giao không mà không kiểm tra được nội dung chi đó có trong dự toán giao hay không.
- Đăng ký biên chế quỹ tiền lương của đơn vị sử dụng NSNN hàng năm luôn biến động do các nguyên nhân: Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, công tác tuyển dụng mới. Do đó, trong kiểm soát và theo dõi các khoản thanh toán cho cá nhân trên phần mềm hỗ trợ theo dõi lương liên tục phải cập nhật cho phù hợp, báo tăng giảm biên chế của đơn vị gửi chưa kịp thời, thường xuyên phải làm truy lĩnh lương và phụ cấp cho cán bộ, công chức và viên chức.
Nguyên nhân của những hạn chế, khó khăn
- Ý thức tự nghiên cứu chế độ công chức kiểm soát chi còn kém, không tự giác tìm các văn bản mới đọc và trao đổi những vướng mắc, còn ỷ lại vào hướng dẫn nghiệp vụ của kế toán. Công chức kiểm soát chi còn kiêm nhiệm nhiều công tác đoàn thể, công việc hành chính và kế toán nội bộ Kho bạc nên không dành nhiều thời gian nghiên cứu chế độ, nhiệt huyết cho nhiệm vụ chính.
- Khâu thảo luận dự toán giữa cơ quan giao dự toán và đơn vị sử ngân sách chưa đạt hiệu quả nên chưa xác định được nhiệm vụ chi cụ thể, kế hoạch chi tiết, là nguyên nhân mà cơ quan tài chính giao dự toán chi theo tổng số không giao theo nhiệm vụ chi.
- Do công tác điều động và luân chuyển cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện Tân Sơn diễn ra thường xuyên nên đã làm thay đổi biên chế quỹ tiền của các đơn vị sử dụng ngân sách, trong khi việc xác nhận biên chế quỹ tiền lương mới cho đơn vị có thay đổi của Phòng nội vụ diễn ra chậm dẫn đến đơn vị gửi chậm, gửi thiếu và truy lĩnh lương nhiều.
- Ứng dụng hỗ trợ theo dõi lương còn nhiều hạn chế như: Cập nhật mẫu bảng thanh toán lương còn chậm, hay lỗi và chưa có tính năng cho phép người sử dụng tự cập nhật những thay đồi mới, khi có thay đổi phải nhờ bên cung cấp ứng dụng cập nhật.
Từ năm 2016 đến năm 2018, số chi thanh toán cho cá nhân của các đơn vị qua KBNN Tân Sơn thể hiển qua bảng 4.4.
Bảng 4.4. Tình hình chi các khoản thanh toán cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn
Nội dung chi
Số tiền thanh toán (Tr/đ) So sánh (%) 17/16 18/17 BQ Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 1. Tiền lương 118.625 129.444 135.064 109,12 104,34 106,73 2. Tiền công 4.517 3.739 4.840 82,78 129,45 106,11 3. Phụ cấp lương 138.823 142.292 139.554 102,50 98,08 100,29 4. Học bổng và hỗ trợ
khác học sinh, sinh viên 3.651 3.130 9.204 85,73 294,06 189,89 5. Tiền thưởng 1.760 1.708 2.146 97,05 125,64 111,34 6. Phúc lợi tập thể 5.220 3.143 2.168 60,21 68,98 64,59 7. Các khoản đóng góp 31.102 33.953 33.754 109,17 99,41 104,29 8. Các khoản thanh toán
cho cá nhân khác 67.450 77.720 67.518 115,23 86,87 101,05
Tổng chi 371.148 395.129 394.248 106,46 99,78 103,12
Nguồn: Báo cáo chi KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ (2016-2018)
Qua bảng 4.4 tình hình thanh toán các khoản chi cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn giai đoạn 2016-2018 cho thấy xu hướng tăng dần qua các năm, bình quân 3 năm tăng 3,12%/năm. Nguyên nhân chính là do điều chỉnh tăng mức cơ bản của Nhà nước cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước từ 1.210.000 đồng/tháng lên 1.390.000 đồng/tháng. Lộ trình cải cách chính sách tiền lương của Nhà nước trong những năm gần đây đã góp phần cải thiện đời sống của cán bộ, công chức và viên chức. Cụ thể, năm 2016 là 371.148 triệu đồng, năm 2017 là 395.129 triệu đồng tăng 106,46% so với năm 2016. Tuy nhiên, đến năm 2018 thì các khoản thanh toán cho cá nhân giảm xuống 394.248 triệu đồng, giảm 0,22% so với năm 2017, nguyên nhân là do giảm các khoản chi phụ cấp theo lương, từ 142.292 triệu đồng xuống 139.554 triệu đồng. Từ ngày 01/3/2018 huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ đã ra khỏi huyện nghèo theo Nghị quyết 30a/2008/NQ-CP ngày 27/12/2008, các phụ cấp thu hút, phụ cấp lâu năm công tác tại vùng đặc biệt khó khăn dừng không chi, phụ cấp ưu đãi nhà giáo, ưu đãi nghề giảm từ 70% xuống 35% và 50%.
Trong đó, chiếm tỷ trọng cao nhất là các khoản chi lương và phụ cấp theo lương, khoảng 70% các khoản thanh toán cho cá nhân. Kinh phí chi cho học bổng và hỗ trợ cho học sinh, cán bộ đi học chiếm tỷ trọng nhỏ nhất, chiếm 0,98% năm 2016 đến năm 2018 tăng lên 2,33%. Điều này cho thấy lãnh đạo địa phương đã dần chú trọng hơn tới công tác khuyến học, khuyến khích học sinh nghèo vượt khó trong học tập, thực hiện chính sách hỗ trợ đồ dùng, chi phí học tập cho học sinh khuyết tật, học sinh nghèo trên địa bàn huyện Tân Sơn. Các khoản đóng góp của người lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn cũng có xu hướng tăng qua các năm, bình quân tăng 4,29%/năm. Tuy nhiên, đến năm 2018 tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội mà NSNN chi trả giảm từ 18% xuống 17,5% là nguyên nhân làm giảm các khoản đóng góp.
Kết quả kiểm soát chi
KBNN Tân Sơn chỉ thực hiện xuất quỹ NSNN khi các khoản chi của ĐVSDNS đáp ứng đủ các điều kiện chi NSNN theo quy định của Luật NSNN số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015. Kết quả KSC các khoản thanh toán cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn giai đoạn 2016-2018 được thể hiện qua bảng 4.5.
Bảng 4.5. Kết quả kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%) 17/16 18/17 BQ 1. Tổng số món thanh
toán cho cá nhân Món 15.048 16.104 17.160 107,02 106,56 106,79 2. Số món thanh toán
sai bị từ chối Món 726 849 954 116,94 112,37 114,65 - Chi vượt dự toán, số
dư tài khoản tiền gửi 36 39 36 108,33 92,31 100,32 - Chi sai chế độ, định
mức tiêu chuẩn 72 90 96 125,00 106,67 115,83 - Sai yếu tố trên chứng
từ kế toán 252 288 324 114,29 112,50 113,39 - Áp sai mục lục ngân sách 216 252 288 116,67 114,29 115,48 - Thiếu hồ sơ thủ tục 150 180 210 120,00 116,67 118,33 3. Tỷ lệ số món sai trên tổng số món thanh toán cho cá nhân % 4,82 5,27 5,56 - - -
4. Số tiền từ chối thanh
toán Tr/đ 1.307 1.698 1.908 129,94 112,37 121,15 Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động KBNN Tân Sơn (2016-2018)
Thông qua công tác kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ đã phát hiện và từ chối thanh toán các chứng từ chi NSNN sai chế độ, sai mục lục ngân sách, các khoản chi vượt số dư dự toán hay vượt số dư tài khoản tiền gửi. Tổng số món từ chối thanh toán năm 2018 là 954 món tăng 12,37% so với năm 2017, với số tiền từ chối thanh toán là 1.908 triệu đồng, tăng 210 triệu đồng so với năm 2017. Điều này cho thấy KBNN Tân Sơn đã ngăn chặn kịp thời các khoản thanh toán chế độ cho con người sai với quy định của Nhà nước, công tác kiểm soát chi cũng được kiểm soát chặt chẽ hơn, tỷ lệ phát hiện các món sai tăng từ 4,82% năm 2016 lên 5,56%.
Từ kết quả kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân thì đơn vị sử dụng ngân sách mắc lỗi chủ yếu là sai các trên chứng từ, áp sai mục lục ngân sách về chương, khoản và mã nội dung kinh tế chiểm trên 80% các lõi sai phạm bị từ chối thanh toán, năm 2018 phát hiện 324 món sai các yếu tố trên chứng từ kế toán và 288 món áp sai MLNS là do năm 2018 Bộ Tài chính thay đổi mẫu chứng từ kế toán các đơn vị vẫn sử dụng mẫu cũ đã hết hiệu lực, một nguyên nhân khác là từ năm ngân sách 2018 áp dụng mục lục ngân sách có sự thay đổi mã chương, loại khoản và mã NDKT. Một số đơn vị chưa cập nhật được phần mềm mới dẫn tới sai mẫu, ánh xạ MLNS chưa chính xác.
Kết quả kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân cũng cho thấy đơn vị sử dụng ngân sách chấp hành tương đối tốt chế độ, chính sách về tiền lương tiền công đối với người lao động. Được thể hiện qua số món sai chế độ, định mức chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số món sai bị từ chối thanh toán, năm 2018 phát hiện 96 món chiếm 10%.
Thông qua kiểm soát chi KBNN Tân Sơn đã phát hiện các khoản thanh toán cho cá nhân thiếu hồ sơ thủ tục, cụ thể: Năm 2016 là 150 món, năm 2017 là 180 món và năm 2018 là 210 món. Đối với các chứng từ thiếu hồ sơ thanh toán công chức làm công tác KSC sẽ hướng dẫn khách hàng bổ sung hồ thiếu để đáp ứng được điều kiện chi NSNN.
Ý kiến đánh giá về kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân
Qua điều tra đánh giá của khách hàng thì việc kiểm soát thanh toán các khoản chi cho cá nhân là nhanh gọn, thông thoáng và không phải chờ đợi lâu, trong ngày có thể giải quyết ngay cho khách hàng, đối với chứng từ rút phụ cấp và các khoản thanh toán cho cá nhân khác nhỏ hơn 5 triệu đồng bằng tiền mặt có thể lấy ngay trong vòng 60 phút. Thể hiện qua bảng 4.6.
Bảng 4.6. Ý kiến đánh giá về kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ
Kết quả đánh giá kiểm soát chi các khoản thanh
toán cho cá nhân theo mức độ Số lượng (ý kiến) Tỷ lệ (%)
Tổng số ý kiến đã khảo sát, đánh giá 73 100,00
- Nhanh gọn, thông thoáng và đúng quy định 59 80,82
- Bình thường 15 20,55
- Chậm, phải chờ đợi 09 12,33
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra (2018)
Qua bảng 4.6 công tác kiểm soát chi các khoản thanh toán cho cá nhân qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ được đánh giá nhanh gọn, đúng thời gian quy định chiếm 80,82% ý kiến đánh giá 20,55% đánh giá là bình thường. Tuy nhiên, có 12,33% ý kiến đanh giá là thanh toán chậm phải chờ đợi. Nguyên nhân là do việc kiểm soát và thanh toán tiền lương diễn ra từ mùng 5 đến mùng 10 hàng tháng, trong khoảng thời gian này khối lượng chứng từ nhiều, phải tiến hành kiểm soát và thanh toán lương đồng thời cho tất cả các đơn vị trên địa bàn huyện Tân Sơn nên một số đơn vị phải chờ kiểm soát hoặc khi đơn vị rút tiền mặt tại Kho bạc mà tồn quỹ không đủ chi trả thì đơn vị phải chờ KBNN Tân Sơn rút tiền mặt từ NHNo&PTNT huyện Tân Sơn về nhập quỹ giao dịch mới thực hiện thanh toán được các khoản tiền mặt cho khách hàng.
KBNN Tân Sơn mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại NHNo&PTNT huyện