Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc
4.1.2. Thực trạng kiểm soát chi các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn
Hồ sơ, chứng từ đơn vị gửi KBNN Tân Sơn
Khi phát sinh các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn đơn vị gửi Kho bạc chứng từ sau: Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS) đối với chi từ dự
toán hoặc Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử (MẫuC4-02/KB) hoặc giấy rút tiền mặt từ TKTG (Mẫu C4-09/KB) đối với chi từ tài khoản tiền gửi, bảng kê chứng từ thanh toán, hợp đồng kinh tế, quyết định giao dự toán và các hồ sơ khác có liên quan.
Nội dung kiểm soát chi
Các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn là nhóm các khoản chi liên quan tới duy trì hoạt động của bộ máy cơ quan nhà nước như: Thanh toán toán dịch vụ công công, vật tư văn phòng, công tác phí, chi hội nghị và chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành. KBNN Tân Sơn kiểm soát thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ do ĐVSDNS gửi đến Kho bạc. Công chức KSC sẽ kiểm soát bảng kê chứng từ thanh toán đối với các khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng; chi công tác phí, đối với trường hợp khoán công tác phí thì kiểm soát danh sách khoán công tác phí gửi đầu năm và gửi bổ sung khi có thay đổi; chi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị kiểm soát theo từng lần và thanh toán lần cuối gửi biên bản nghiệm thu đối với trường hợp phải gửi hợp đồng; đối với khoản mua vật tư văn phòng, chi hội nghị, các khoản thuê ngoài có giá trị trên 20 triệu đồng thì kiểm soát quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu hợp đồng.
Công chức kiểm soát chi KBNN Tân Sơn thực hiện kiểm soát chi theo trình tự như sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán: Đảm bảo các yếu tố trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ rõ ràng, không bỏ trống, không tẩy xóa, đúng mẫu chứng từ kế toán.
- Kiểm tra các yếu tố pháp lý trên chứng từ: Kiểm soát các thông tin trên hợp đồng đảm bảo tính logic với quyết định lựa chọn nhà thầu, tính pháp lý của người đại diện ký hợp đồng kinh tế; kiểm soát thông tin trên bảng kê chứng từ thanh toán, kiểm soát việc áp chương, loại khoản và mã nội dung kinh tế đúng với nội dung chi của đơn vị; kiểm soát chứng từ chi của đơn vị với định mức, tiêu chuẩn và chế độ hiện hành; đối chiếu mẫu dấu chữ ký trên chứng từ với mẫu dấu chữ ký đăng ký với KBNN Tân Sơn.
- Kiểm tra số dư dự toán, số dư tài khoản tiền gửi: Kiểm tra khoản chi với dự toán giao và kiểm tra số dư dự toán, số dư tiền gửi của đơn vị còn đủ để chi.
Sau khi kiểm soát chứng từ của đơn vị xong, nếu chứng từ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN thì công chức làm công tác KSC thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN, nếu chứng từ chưa đáp ứng được điều kiện chi ngân sách thì công chức làm công tác KSC lập phiếu hoàn thiện hồ sơ yêu cầu đơn vị bổ sung những hồ sơ thiếu, nếu chứng từ sai với chế độ quy định hiện hành thì công chức làm công tác KSC lập phiếu từ chối thanh toán ghi rõ nguyên nhân gửi đơn vị sử dụng NSNN.
Thông qua kiểm soát chi các khoản thanh toán cho nghiệp vụ chuyên môn thì các đơn vị sử dụng NSNN trên địa bàn huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ thực hiện khá nghiêm túc chế độ, hồ sơ thanh toán, không để xảy ra các lỗi nghiêm trọng. Tuy nhiên, công chức kiểm soát chi KBNN Tân Sơn đã phát hiện một số lỗi, sai phạm trên chứng từ chi của đơn vị như: Sai số tiền bằng chữ, sai mẫu bảng kê chứng từ thanh toán, sai mục lục ngân sách, thông tin trên hợp đồng không khớp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng không có hình thức hợp đồng, sai chế độ định mức, chi vượt dự toán.
Thông qua kiểm soát thanh toán các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn KBNN Tân Sơn gặp một số khó khăn, vướng mắc và hạn chế như:
- Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực có nghiệp vụ chuyên môn đặc thù riêng, phát sinh những khoản chi đặc thù riêng vì vậy công chức kiểm soát các khoản chi này mà không nắm rõ văn bản hướng dẫn riêng, không hiểu rõ đặc thù của từng ngành, từng lĩnh vực sẽ gây khó khăn trong kiểm soát hồ sơ, chứng từ thanh toán.
- Đối với lĩnh vực có văn bản hướng dẫn kiểm soát các khoản chi đặc thù cho từng lĩnh vực thì lại quy định chung chung, không cụ thể gây khó khắn trong kiểm soát thanh toán và nhiều lĩnh vực chưa có văn bản hướng dẫn kiểm soát các khoản chi đặc thù, các khoản chi nhạy cảm như: Chi hoạt động chuyên môn các cơ quan Đảng, cơ quan công an và chi quốc phòng an ninh.
- Kế toán đơn vị sử dụng NSNN nghiên cứu văn bản, chế độ của ngành chưa sâu dẫn tới lúng túng trong việc thanh toán, chi trả.
Nguyên nhân của những hạn chế, khó khăn
- Mỗi Ngành, mỗi Bộ đều ban hành những văn bản hướng dẫn chuyên môn đặc thù của ngành riêng do vậy một số công chức kiểm soát chi KBNN
Tân Sơn chưa nắm được những văn bản quy định riêng đó hoặc hiểu chưa đúng dẫn tới việc kiểm soát chi cho các hoạt động này còn lúng túng và gặp nhiều vướng mắc.
- Việc ban hành các văn bản chế độ về kiểm soát chi NSNN chưa toàn diện, bao quát hết các lĩnh vực ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoặc hỗ trợ. Đối với các khoản chi cho hoạt động bí mật Nhà nước, cơ quan Đảng, cơ quan an ninh chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể.
Từ năm 2016 đến năm 2018, số chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ thể hiển qua bảng 4.7.
Bảng 4.7. Tình hình thanh toán các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ
Nội dung chi
Số tiền thanh toán (Tr/đ) So sánh (%) 17/16 18/17 BQ Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1. Thanh toán dịch vụ công cộng 3.714 3.586 3.466 94,02 96,65 95,34 2. Vật tư văn phòng 8.426 7.537 7.688 89,45 102,00 95,73 3. Thông tin, tuyên truyền 1.315 1.530 1.028 116,35 67,19 91,77 4. Hội nghị 6.796 3.875 4.344 57,02 112,10 84,56 5. Công tác phí 2.532 2.638 2.522 104,19 95,60 99,89 6. Chi phí thuê mướn 2.438 3.851 2.194 157,96 56,97 107,46 7. Chi phí nghiệp vụ chuyên
môn của từng ngành 71.612 79.439 101.980 110,93 128,38 119,65 Tổng chi 96.933 102.456 123.222 105,70 120,27 112,98 Nguồn: Báo cáo chi KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ (2016-2018)
Qua bảng 4.7 tình hình thanh toán các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ có xu hướng tăng qua các năm, bình quân 3 năm tăng 12,98%/năm. Điều này chứng tỏ các đơn vị sử dụng ngân sách trên địa bàn huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ đã chú trọng tới công tác chuyên môn để năng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công, cũng như chất lượng quản lý của
bộ máy nhà nước. Xu hướng này phù hợp với định hướng tiếp tục đổi mới cải cách hành chính và cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị, cơ chế tự chủ tài chính. Các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn năm sau cao hơn năm trước nguyên nhân là do nhu cầu chi thực tế của đơn vị tăng lên và giá thị trường tăng. Các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn tăng là do tăng nhanh các khoản chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành, từ 71.612 triệu đồng năm 2016 tăng lên 101.980 triệu đồng năm 2018 tăng 42,41% so với năm 2016. Tuy nhiên, các khoản thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin tuyên truyền, công tác phí, chi tổ chức hội nghị, chi phí thuê mướn có xu hướng giảm so với năm 2017, nguyên nhân là do thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng NSNN của đơn vị sử dụng ngân sách. Trong điều kiện ngân sách nhà nước cấp cho đơn vị sử dụng theo chỉ tiêu biên chế giao, khoán theo nhiệm vụ chi và cơ chế tự chủ trong tài chính đã giúp cho đơn vị chủ động và sử dụng kinh phí có hiệu quả hơn.
Trong các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn thì khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành chiếm tỷ trọng cao nhất trên 70% trong tổng các khoản chi cho nghiệp môn, cụ thể: Năm 2016 chiếm 73,88%, năm 2017 chiếm 77,53% và năm 2018 chiếm 82,76%. Trong đó, các khoản chi cho hoạt động thông tin, tuyên truyền chiếm tỷ trọng nhỏ nhất dưới 1% tổng các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn, các khoản chi này chiếm tỷ trọng nhỏ nguyên nhân là do các khoản chi này của cơ quan nhà nước đã thực hiện phương thức truyền nhận điện tử thông qua dịch vụ công của chính quyền địa phương hoặc truy cập qua công thông tin điện tử của từng cấp chính quyền đã góp phần giảm thiểu chi phí gửi nhận văn bản giấy truyền thống và đảm bảo tính bảo mật thông tin.
Kết quả kiểm soát chi
Kết quả kiểm soát các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ giai đoạn 2016-2018 thể hiện qua bảng 4.8:
Bảng 4.8. Kết quả kiểm soát các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%) 17/16 18/17 BQ 1. Tổng số món thanh toán
nghiệp vụ chuyên môn Món 15.312 16.368 17.424 106,90 106,45 106,67 2. Số món thanh toán
sai bị từ chối Món 1.469 1.640 1.882 111,64 114,76 113,20 - Chi vượt dự toán, số
dư tiền gửi 29 26 22 89,66 84,62 87,14
- Chi sai chế độ, định
mức 36 30 24 83,33 80,00 81,67
- Sai yếu tố trên chứng
từ kế toán 252 396 432 157,14 109,09 133,12 - Áp sai mục lục ngân sách 432 324 540 75,00 166,67 120,83 - Thiếu hồ sơ thủ tục 720 864 864 120,00 100,00 110,00 3. Tỷ lệ số món sai trên tổng số món thanh toán cho nghiệp vụ chuyên môn
% 9,59 10,02 10,80 - - -
4. Số tiền từ chối
thanh toán Tr/đ 4.407 4.264 5.270 96,76 123,58 110,17 Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động KBNN Tân Sơn (2016-2018)
Qua bảng 4.8 cho thấy các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ bị từ chối thanh toán do không đủ điều kiện chi NSNN chiếm khoảng 10% tổng số món từ chối thanh toán, chủ yếu do lỗi thiếu hồ sơ chứng từ thanh toán, sai các yếu tố trên chứng từ và sai mục lục ngân sách, chiếm trên 90% các lỗi hồ sơ sai trả lại. Trong đó, lỗi thiếu hồ sơ thanh toán là lỗi mà đơn vị thường xuyên mắc phải, năm 2017 và 2018 phát hiện 864 món thiếu hồ sơ thanh toán, chiếm 52,68% tổng số món từ chối thanh toán; lỗi thứ hai mà đơn vị hay mắc phải là áp MLNS sai mã NDKT, năm 2018 phát hiện 540 món sai MLNS là do nguyên nhân từ năm ngân sách 2018 áp dụng hệ thống MLNS mới, đơn vị vẫn quen dùng MLNS cũ.
Mặt khác, qua bảng 4.8 có thể thấy các lỗi sai nghiêm trọng như chi vượt dự toán, vượt số dư tài khoản, chi sai chế độ, định mức chiếm một tỷ lệ rất nhỏ
khoảng 2% và trong giai đoạn nghiên cứu có xu hướng giảm, điều này cho thấy ĐVSDNS đã chú ý hơn đến định mức chi NSNN, kịp thời nắm bắt các chế độ chính sách mới.
Thông qua kiểm soát các khoản thanh toán nghiệp vụ chuyên môn KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ đã từ chối các khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN với tổng số tiền từ chối thanh toán năm 2016 là 4.407 triệu đồng, năm 2017 là 4.264 triệu đồng và năm 2018 là 5.270 triệu đồng. Điều này cho thấy hoạt động kiểm soát chi của KBNN Tân Sơn được kiểm soát chặt chẽ hơn đảm bảo ngân sách được sử dụng cho những hoạt động chuyên môn của từng đơn vị.
Ý kiến đánh giá về kiểm soát các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn
Kết quả điều tra ý kiến đánh giá về kiểm soát thanh toán các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn thể hiện qua bảng 4.9
Bảng 4.9. Ý kiến đánh giá của khách hàng về kiểm soát các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn qua KBNN Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ
Các tiêu chí đánh giá kiếm soát các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn
Số lượng (Ý kiến)
Tỷ lệ (%)
Tổng số ý kiến đánh giá 73 100,00
- Nhanh gọn, chặt chẽ và đúng quy trình nghiệp vụ 30 41,09
- Bình thường 24 32,88
- Chậm, hướng dẫn khách hàng còn lúng túng 13 17,81
- Không có ý kiến, ý kiến khác 06 8,22
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra (2018)
Kết quả điều tra thông tin khách hàng có 73,93% số phiếu cho kết quả nhanh gọn, giải quyết hồ sơ đúng thời hạn, 17,81% số phiếu cho kết quả chưa hài lòng với việc kiểm soát thanh toán các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn. Khách hàng đánh giá việc thanh toán các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn còn phải chờ đợi, lập lại chứng từ nhiều lần. Có 8,22% ý kiến đóng góp về nghiệp vụ chuyên môn, tác phong làm việc và cách ứng xử trong giao tiếp với khách hàng. KBNN Tân Sơn coi đây là những việc cần chấn chỉnh ngay để phục vụ khách hàng tốt hơn.