8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3.Thực trạng thực hiện các nội dung KSC thường xuyên tại KBNN
KBNN Đăk Lăk
Các nội dung KSC được cụ thể hóa qua Quy trình KSC thường xuyên NSNN. Tại KBNN Đăk Lăk quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc “một cửa”. Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN qua KBNN được ban hành tại Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN. Theo đó, việc giải quyết công việc từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của KBNN. Có thể khái quát quy trình này như sau:
1 2
6
4 3
5 7
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN của KBNN
Chú thích sơ đồ:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Giám đốc
Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho cán bộ KSC KBNN, cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ chứng từ, nhận hồ sơ chứng từ, viết phiếu giao nhận hồ sơ chứng từ, hẹn ngày trả hồ sơ chứng từ; Sau đó toàn bộ quá trình luân chuyển chứng từ nội bộ trong hệ thống KBNN sẽ do cán bộ KSC đảm nhiệm, đến ngày hẹn trả hồ sơ, chứng từ đơn vị nhận hồ sơ chứng từ thanh toán tại cán bộ KSC;
Bước 2: Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi, kế toán viên trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt;
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện sẽ ký duyệt và chuyển hồ sơ chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt;
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét nếu đủ điều kiện thì ký duyệt;
Bước 5: Thực hiện thanh toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng; Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng;
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Các nội dung cụ thể của hoạt động KSC thường xuyên qua KBNN Đăk Lăk được thực hiện như sau:
a. Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ
Đối với nội dung công việc này cán bộ KSC chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ KSC hướng dẫn đơn vị SDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
b. Tiến hành kiểm soát chi
Cán bộ KSC tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư dự toán, số dư tài khoản, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
Đối với hình thức thanh toán theo dự toán: Đơn vị SDNS (khách hàng) gửi đến Kho bạc Nhà nước các tài liệu, chứng từ dưới đây:
(i). Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được được cấp có thẩm quyền giao;
- Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh);
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị;
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ- CP gửi Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
(ii). Hồ sơ tạm ứng:
Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách khi chưa có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp được thanh toán bằng tiền mặt...): Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán tạm ứng. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi bằng tiền mặt được quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản: + Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
Đơn vị SDNS gửi KBNN các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng, bảng kê nội dung tạm ứng đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ đối với trường hợp khoản chi có hợp đồng.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ:
Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị SDNS gửi KBNN các chứng từ: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
(iii). Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ khoản tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã đủ điều kiện chi thanh toán.
- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị SDNS gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán đã được Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, đối với các khoản chi có giá trị nhỏ không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi được quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC. Thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại đơn vị SDNS gửi KBNN các tài liệu, chứng từ thanh toán tương tự như thanh toán tạm ứng khoản chi chuyển khoản.
+ Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp. Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi được quy định sử dụng bảng kê).
(iv). Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi có đầy đủ điều kiện chi Ngân sách Nhà nước theo quy định. Hồ sơ thanh toán
trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Tuỳ theo từng nội dung chi, cán bộ kiểm soát chi phải kiểm soát các hồ sơ, tài liệu theo quy định đối với từng khoản chi.
(1) Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Cán bộ KSC căn cứ vào danh sách những người hưởng lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh), cán bộ KSC đối chiếu với danh sách chi trả lương, tổng tiền lương, phụ cấp; đối với các khoản chi thuê ngoài lao động bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, được ghi trong hợp đồng lao động; kiểm tra giấy rút dự toán (thanh toán) của đơn vị như các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xoá, kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số trên giấy rút dự toán, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi, nếu khớp đúng KBNN thanh toán.
(2) Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn:
- Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán đối với những khoản chi không có hợp đồng; hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn đối với những khoản chi có hợp đồng. Trường hợp đơn vị SDNS thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại thì phải có văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi.
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí.
- Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán chi phí hội nghị, đối với những khoản chi không có hợp đồng; hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn
đối với những khoản chi có hợp đồng.
- Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán chi phí thuê mướn, đối với những khoản chi không có hợp đồng; hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn đối với những khoản chi có hợp đồng.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn khác như chi mua sách báo tài liệu, ấn phẩm; mua sắm vật tư thiết bị dùng cho công tác chuyên môn (không phải tài sản cố định) và các khoản chi có tính chất đặc thù khác chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán đối với những khoản chi không có hợp đồng; hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn đối với những khoản chi có hợp đồng hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền theo quy định. Cán bộ KSC kiểm soát đối chiếu số tiền trên Giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán mẫu số 01 được ban hành kèm theo Thông tư số 161/2012/TT-BTC.
- Đối với khoản chi hội nghị, công tác phí: Khoản chi này căn cứ vào chế độ, định mức quy định của Bộ Tài chính. Khi đơn vị thanh toán phải theo đúng chế độ, định mức quy định, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi được xây dựng trong dự toán chi. Trong KSC mục này cán bộ KSC phải bám sát Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu hội nghị, công tác phí.
- Đối với khoản chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, bao gồm các khoản chi để mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho công tác chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, sách, chế độ dùng cho công tác chuyên môn và các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn của từng ngành được thực hiện kiểm soát như nhóm mục chi mua sắm sữa chữa.
- Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20 triệu đồng đơn vị gửi bảng kê chứng từ thanh toán.
- Trường hợp phải qua đấu thầu, chọn thầu, tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng; thanh lý hợp đồng, hóa đơn.
- Đối với chi mua tài sản vô hình, bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền nhãn hiệu thương mại, mua phần mềm máy tính.
- Đối với chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: Mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và thiết bị dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát điện; máy bơm nước; tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước. Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục “Chi mua sắm, sữa chữa tài sản, xây dựng nhỏ”, hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN bao gồm:
+ Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng thì hồ sơ gửi KBNN bao gồm: Quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp, hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng, hóa đơn.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên thì tổ chức đấu thầu. Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu theo Thông tư số 58/2016/TT- BTC ngày 29/3/2016 quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp.
Ngoài ra khi kiểm soát khoản mục mua sắm xe ô tô của các đơn vị sử dụng NSNN, cán bộ KSC KBNN phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 4/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
(4) Đối với các khoản chi khác:
Bảng kê chứng từ thanh toán đối với khoản chi không có hợp đồng hoặc hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn đối với những khoản chi có hợp đồng.
Sau khi kiểm soát hồ sơ của đơn vị SDNS (khách hàng), nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo đúng quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định.
Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ hoặc khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt), cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị SDNS.
Đối với các trường hợp phức tạp, chưa có đầy đủ căn cứ pháp lý hoặc chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ KSC phải báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; Nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập văn bản báo cáo lãnh đạo KBNN để có ý kiến chính thức trả lời bằng văn bản gửi đơn vị SDNS.
- Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện (tạm ứng hoặc thanh toán)
kinh phí NSNN;
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện (tạm ứng hoặc thanh toán) sẽ ký (trên giấy, phê duyệt trên hệ thống) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền).
- Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý (tạm ứng hoặc thanh toán) thì chuyển trả hồ sơ chứng từ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản thông báo từ chối thanh toán gửi đơn vị SDNS.
c. Quyết định sau kiểm soát chi
Căn cứ vào quyết định phê duyệt của Giám đốc KBNN, các bộ phận nghiệp vụ KSC và kế toán thanh toán thực hiện như sau:
- Nếu Giám đốc KBNN quyết định không duyệt (cấp tạm ứng hoặc thanh toán) cho đơn vị, thì bộ phận KSC có trách nhiệm trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị SDNS và thông báo rõ lý do từ chối không thanh toán bằng văn bản cho đơn vị SDNS, đồng thời gửi KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) để giải quyết.
- Nếu Giám đốc KBNN quyết định phê duyệt cấp (tạm ứng hoặc thanh toán), bộ phận kế toán thanh toán thực hiện tạm ứng hay thanh toán cho đơn vị SDNS theo chế độ quy định.
- Cán bộ KSC tiến hành lưu hồ sơ KSC theo quy định và trả hồ sơ, chứng từ cho đơn vị SDNS theo quy định.
+ Các tài liệu, chứng từ lưu tại KBNN bao gồm: Liên chứng từ kế toán lưu theo quy định; dự toán chi NSNN; Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của