6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Thực trạng hoạt động phân phối vật chất
Công tác tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng hóa bao gồm các hoạt động:
- Xử lý đơn hàng
Kết quả khảo sát về yếu tố đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng cho thấy: Mức 5: 4%; mức 4: 28.7%; mức 3: 53.3%; mức 2: 8%; mức 1: 6%. Qua số liệu thống kê ta thấy mức độ hài lòng nhƣ vậy là có thể chấp nhận đƣợc. Tuy nhiên, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay khi khách hàng có nhiều sự lựa chọn về mẫu mã, giá cả cạnh tranh, chất lƣợng tƣơng đƣơng thì việc chậm trễ trong việc cung ứng hàng hóa sẽ là nguyên nhân khiến công ty bỏ mất cơ hội bán hàng vào tay các đối thủ.
Hiện nay, các chi nhánh đảm trách từng thị trƣờng theo địa bàn, khu vực chịu trách nhiệm theo sát tình hình kinh doanh của các đại lý, cửa hàng, siêu thị điện máy cũng nhƣ kênh bán hàng dự án thông qua các nhà thầu điện lạnh để cung cấp hàng đủ và đúng lúc.
Thời gian đặt hàng trung bình đối với kênh bán hàng dự án là từ 1.5-2 tháng. Đối với kênh bán hàng đại lý, công ty thƣờng xuyên cập nhật tình hình thị trƣờng và có kế hoạch dự trữ hàng tồn kho hợp lý trung bình 2.5-3 tháng để tránh tình trạng thiếu hàng bán hay thừa dẫn đến ứ đọng. Tuy nhiên, công tác dự báo bán hàng của nhân viên kinh doanh hiện nay cũng còn nhiều bất cập. Việc cập nhật thông tin đơn đặt hàng, đặc biệt là cung cấp hàng cho các công trình dự án chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên dẫn đến tình trạng bỏ sót đơn hàng hoặc chậm tiến độ giao hàng. Đây cũng là nguyên nhân gây ứ đọng tồn kho cục bộ. Ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động dự trữ, thiếu không gian
kho bãi lƣu trữ hàng hóa.
- Hoạt động kho bãi, lƣu trữ, lƣu chuyển nội bộ
Daikin Vietnam là thành viên của tập đoàn Daikin toàn cầu, hoạt động dƣới hình thức nhập khẩu và phân phối sản phẩm điều hòa không khí thƣơng hiệu Daikin tại thị trƣờng Việt Nam.
Hàng hóa sau khi đặt hàng từ các nhà máy Daikin đặt tại nhiều quốc gia khác nhau sẽ đƣợc nhập khẩu trực tiếp vào hai kho ngoại quan tại cảng Hồ Chí Minh và cảng Hải Phòng, từ đó lƣu chuyển nội bộ và phân phối đi thị trƣờng các tỉnh.
Chi nhánh Đà Nẵng hiện vẫn là đơn vị trực thuộc tổng công ty và chƣa thực hiện hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Chính vì vậy, thời gian giao hàng thực tế tại khu vực miền Trung thƣờng bị chậm hơn so với các miền khác.
Thời gian lƣu chuyển hàng hóa đƣợc tính theo công thức:
Tổng thời gian nhập hàng = Thời gian đi đường + Thời gian phân bổ
+ Thời gian lưu chuyển nội bộ
Thời gian đi đƣờng: đƣợc tính kể từ khi hàng hóa xuất xƣởng từ các nhà máy đến khi nhập khẩu vào Việt Nam.
Thời gian phân bổ hàng: việc phân bổ hàng đƣợc thực hiện bởi bộ phận Logistic dựa trên tiến độ nhập hàng thực tế vào cảng. Căn cứ vào nhu cầu bán hàng của từng vùng miền làm cơ sở phân chia hàng hóa trong nội bộ công ty. Các kế hoạch phân bổ đã đƣợc thực hiện vào đầu mỗi tháng, bộ phận Logistic, kho bãi sẽ chủ động phân bổ đi các miền khi hàng hóa chính thức nhập vào tổng kho. Thông thƣờng, bộ phận kinh doanh sẽ chủ động dự báo tình bán hàng trên thị trƣờng để có kế hoạch dự trữ hàng tồn kho, tuy nhiên đối với các đơn hàng phát sinh ngoài dự kiến sẽ gửi yêu cầu hỏi hàng vào bộ phận Logistic của tổng công ty. Căn cứ trên tổng lƣợng hàng tồn kho cả nƣớc, phòng Logistic sẽ có kế hoạch phân bổ hợp lý.
Thời gian lƣu chuyển nội bộ:
Tuyến đƣờng Đƣờng biển Đƣờng bộ
Hà Nội - Đà Nẵng (hoặc ngƣợc lại) 4 - 5 ngày 2-3 ngày Hồ Chí Minh - Đà Nẵng (hoặc ngƣợc lại) 4 - 5 ngày 2-3 ngày Hà Nội - Hồ Chí Minh (hoặc ngƣợc lại) 9 - 10 ngày 5-6 ngày
- Vận chuyển hàng hóa
Thông qua kết quả khảo sát đánh giá của các thành viên về hoạt động giao nhận – vận chuyển hàng hóa cho thấy:
Yếu tố nhân viên giao hàng tận tình, lịch sự: Mức 5: 11%; mức 4: 23%; mức 3: 39%; mức 2: 26%; mức 1: 1%. Tổng mức độ không hài lòng về nhân viên của hệ thống phân phối công ty là 27%, đa số các khách hàng này mua ở một số những đại lý, cửa hàng có quy mô trung bình. Còn tổng mức độ hài lòng là 34%, đây là những khách hàng mua ở showroom và các siêu thị điện máy. Nguyên do ở đây là những nhân viên của công ty đƣợc đào tạo bài bản, chuyên nghiệp hơn và có sự am hiểu tốt về sản phẩm của công ty. Còn ở các cửa hàng, đại lý nhân viên chƣa đƣợc đào tạo kỹ về nghiệp vụ chuyên môn và cung cách phục vụ. Do đó, số nhân viên này cần phải đƣợc đào tạo tốt hơn về trình độ chuyên môn và nghiệp vụ.
Về dịch vụ hỗ trợ tốt: Mức 5: 12%; mức 4: 37%; mức 3: 32%; mức 2: 15%; mức 1: 4%. Tổng mức độ hài lòng về tiêu chí này tƣơng đối cao chiếm 48%. Đây là biểu hiện tốt đối với hệ thống kênh phân phối của công ty. Đa số các trung gian của công ty đều là những cửa hàng, đại lý có uy tín và chất lƣợng dịch vụ. Đó là ƣu thế mà công ty nên tiếp tục phát huy.