6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.1. Thực trạng công tác quản lý dòng lưu chuyển vật chất trong kênh
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KÊNH PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY PHÂN BÓN TÂY NGUYÊN CÔNG TY PHÂN BÓN TÂY NGUYÊN
2.3.1. Thực trạng công tác quản lý dòng lưu chuyển vật chất trong kênh kênh
a. Xử lý đơn hàng
Hình 2.5. Sơ đồ quy trình quản lý dòng lưu chuyển vật chất trong kênh
- Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Nhà phân phối đặt hàng cho nhân viên điều phối của Công ty qua điện Công ty Tây Nguyên Nhà phân phối
Đội xe Kho hàng của công ty
(1)
(2)
(5) (3)
thoại hoặc email. (Bộ phận phòng nghiệp vụ kinh doanh) - Bước 2: Xử lý đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhân viên điều phối Công ty kiểm tra số lượng tồn kho so với đơn hàng. Nếu số lượng hàng trong kho không đủ để xuất, thì nhân viên điều phối phải báo lại trực tiếp với nhà phân phối. Nếu số lượng hàng trong kho đủ để xuất đi, dựa vào phương thức thanh toán của từng nhà phân phối, nhân viên điều phối Công ty kiểm tra công nợ được chuyển từ phòng kế toán:
+ Nếu công nợ của nhà phân phối đã được thanh toán đầy đủ thì nhân viên điều phối ra đơn hàng, tìm xe vận chuyển, thông báo cho nhà phân phối thời gian giao hàng để lên kế hoạch nhận hàng.
+ Nếu công nợ của nhà phân phối chưa được thanh toán đầy đủ thì nhân viên điều phối hàng phản hồi thông tin cho nhà phân phối để lên kế hoạch thanh toán.
- Bước 3: Cấp hàng
+ Đơn hàng được lập sau khi nhân viên điều phối đã xử lý đơn hàng xong. Đơn hàng được chuyển cho bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm.
+ Bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm tiến hàng xuất hàng theo đơn hàng. Nếu có gì trở ngại thì phản hồi ngay thông tin cho nhân viên điều phối hàng để cùng nhau xử lý.
- Bước 4 và 5: Chuyển hàng từ kho thành phẩm Công ty đến nhà phân phối
+ Sau khi cấp hàng xong, bộ phận xuất hàng của kho thành phẩm chuyển lại đơn hàng cho nhân viên lập hóa đơn để tiến hành lập hóa đơn GTGT theo quy định.
+ Hàng được chuyển đến nhà phân phối phải đúng chủng loại và số lượng mà nhân viên điều phối đơn hàng đã thỏa thuận với đại lý bằng đội xe
của Công ty. Hóa đơn GTGT chuyển cho nhà phân phối ngay khi giao hàng. Với quy trình như trên, việc phân phối hàng của Công ty trở nên dễ dàng hơn.
b. Thực trạng kho bãi và dự trữ hàng hóa
Mọi doanh nghiệp đều phải tồn trữ hàng trong khi chờ bán. Việc dự trữ hàng là cần thiết vì sản xuất và tiêu thụ ít khi cùng nhịp.
Phân bón sau khi nhập kho được vận chuyển đến các kho trung gian gần các nhà phân phối để rút ngắn thời gian cung cấp cho các đại lý. Các kho này được bố trí phù hợp với vị trí địa lý thuận tiện cho việc lưu thông, cung ứng hàng. Hiện nay Công ty phân bón Tây Nguyên có hệ thống các kho bố trí ở các vị trí giao thông thuận lợi:
Kho Hòa Phú: : với diện tích sử dụng làm kho 10.000 tấn phân, tọa lạc tại địa chỉ: KCN Hòa Phú, Xã Hòa Phú, TP Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk
Kho Km 10: với diện tích đất khoảng 5ha và diện tích sử dụng làm kho khoảng 3ha với sức chứa 15.000 tấn phân, tọa lạc tại địa chỉ: Quốc lộ 26 - Xã Hòa Đông, TP. Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk.
Kho Ea H'leo: với diện tích đất 6ha và diện tích sử dụng làm kho khoảng 4,5ha với sức chứa 22.000 tấn phân, tọa lạc địa chỉ: Thôn Tri C1, Xã Dliê Yang, Huyện Ea H'leo, Tỉnh Đắk Lắk.
Kho Cư Kuin: với diện tích đất 2,5ha và diện tích sử dụng làm kho khoảng 2ha với sức chứa 15.000 tấn phân, tọa lạc địa chỉ: Thôn 8, Xã Ea Tiêu, Huyện Cư Kuin, Tỉnh Đắk Lắk.
Nhận xét: Việc bố trí các kho trung chuyển nằm trên các tuyến đường quốc lộ là tương đối hợp lý đảm bảo được việc cung ứng hàng hoá kịp thời cho các Đại lý cũng như người tiêu dùng. Tuy nhiên cần cân nhắc thêm về cự ly giữa các kho với nhau cũng như cự ly từ kho đến các Đại lý sao cho hiệu quả cao nhất.
c. Thực trạng vận chuyển
Phương tiện vận chuyển hàng hóa hiện tại được sử dụng là xe ô tô tải, hiện công ty có 35 đầu xe ô tô tải. Tùy theo đơn hàng mà bố trí xe có trọng tải từ 3,5 tấn đến 18 tấn phù hợp với địa bàn, địa hình nơi đến.
Nhận xét: Quy trình xử lý đơn hàng của công ty được phân chia cụ thể theo từng công đoạn, cùng việc bảo quản, lưu kho hàng hóa tốt và bố trí phương tiện vận tải đầy đủ phù hợp với việc vận chuyển hàng cũng như đặc tính của phân bón cũng như địa hình, cư ly vận chuyển.
2.3.2. Thực trạng công tác tuyển chọn thành viên kênh
a. Tìm kiếm các thành viên có khả năng
Để tìm kiếm các nhà phân phối có khả năng Công ty sử dụng nguồn thông tin từ các giám sát bán hàng. Những người này sẽ tiến hành các cuộc khảo sát, phỏng vấn các hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề kinh doanh phân bón qua đó có những nhận xét, đánh giá các trung gian có tiềm năng.
Các thành viên có tiềm năng có thể chủ động liên hệ với Công ty, đăng ký được trở thành nhà phân phối của Công ty thông qua email, số điện thoại.
b. Tiêu chuẩn lựa chọn
- Các điều kiện chung: Đại lý là cá nhân phải có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh hợp pháp do Phòng tài chính Kế hoạch huyện, thị xã, thành phố cấp. Đối với Doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh do Sở Kế hoạch Đầu tư cấp và giấy phép còn thời hạn hoạt động.
+ Đại lý có văn phòng, cửa hàng ở địa điểm thích hợp cho việc trưng bày sản phẩm, có kho chứa hàng và phương tiện vận tải.
+ Đại lý có tinh thần hợp tác tốt, tuân thủ chặt chẻ các chính sách của Công ty.
+ Năng lực tài chính và khả năng thanh toán: Đây là tiêu chuẩn cơ bản nhất để công ty tuyển chọn các thành viên. Tiêu chuẩn này được công ty vận dụng linh hoạt tại từng địa bàn cụ thể:
Đối với khu vực các tỉnh Tây nguyên thì đây là thị trường tiềm năng và trọng điểm của Công ty, có rất nhiều đại lý nên Công ty có nhiều sự lựa chọn để đưa ra mức tiêu chuẩn năng lực tài chính như sau:
++ Năng lực tài chính đại lý: 2.000.000.000 đ
+ + Năng lức tài chính nhà bán buôn: 1.000.000.000 đ + + Năng lực tài chính nhà bán lẻ: 500.000.000 đ
Đối với các tỉnh Miền Trung thì đây là khu vực mà Công ty mới khai thác và nguồn vốn kinh doanh của các thành viên còn hạn chế, các tài sản đảm bảo khác như kho tàng, văn phòng làm việc đều chưa có các giấy tờ sở hữu. Bên cạnh đó Công ty còn gặp phải nhiều sự cạnh tranh nên tiêu chuẩn về mức năng lực tài chính mà Công ty đưa ra cho khu vực này chỉ khoảng 80% so với mức tiêu chuẩn ở khu vực Tây Nguyên.
- Kinh nghiệm phân phối và tinh thần hợp tác: Các thành viên tham gia kênh phân phối phải có kinh nghiệm kinh doanh ngành hàng vật tư nông nghiệp, có quan hệ kinh doanh rộng và uy tín trên thị trường, nhiệt tình trong phân phối, quảng bá sản phẩm của công ty và trung thành với công ty.
- Sức mạnh bán hàng: Thước đo đánh giá sức mạnh bán hàng đối với các trung gian của Công ty là số lượng và chất lượng của lực lượng bán cũng như khả năng trợ giúp kỹ thuật của lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng của các thành viên kênh hầu hết là lao động thời vụ hoặc hợp đồng nên phần lớn trong số họ mặc dù đã được tham dự các khóa đào tạo về kỹ năng bán hàng do công ty tổ chức vẫn chỉ làm việc một thời gian ngắn rồi lại chuyển sang công việc khác, số còn lại thì mới được tuyển vào chưa qua đào tạo nên kỹ năng bán hàng và hiểu biết về sản phẩm còn hạn chế. Ở khu vực các tỉnh
Tây Nguyên, hầu hết lực lượng bán hàng đều là ngưòi thân của chủ doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này được quan tâm nhiều hơn tiêu chuẩn trình độ chuyên môn.
- Danh tiếng: Danh tiếng của các nhà phân phối sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của sản phẩm và danh tiếng của công ty, công ty sẽ không chọn các thành viên có tai tiếng: vi phạm pháp luật về thuế, báo cáo giám sát môi trường, hình ảnh xấu: Bán phân kém chất lượng, phân hết hạn sử dụng có thể làm tổn hại uy tín của mình.
- Chiếm lĩnh thị trường: Mỗi nhà phân phối thường có khách hàng trên một địa bàn nhất định, nói cách khác là mỗi nhà phân phối thường bao phủ một vùng thị trường nhất định. Tuy nhiên công ty cũng lưu ý hiện tượng các thành viên chiếm lĩnh quá nhiều vùng lãnh thổ gây nên hoạt động chồng lấn vùng của nhau.
- Kho bãi và phương tiện vận chuyển: Đại lý phải có kho chứa hàng rộng từ 50 m2 trở lên để thuận tiện cho việc giao và nhận hàng. Kho của đại lý phải thoáng mát, sạch sẽ, không ẩm thấp, tránh hướng nắng mặt trời trực tiếp (vì phân bón là một dạng hóa chất vô cơ, dưới tác động của nhiệt độ nóng quá lâu phân bón sẽ bị biến chất, không còn giữ nguyên màu sắc và công dụng của phân bón ban đầu ). Có khả năng chuẩn bị đầy đủ phương tiện vận chuyển để kịp thời giao hàng cho đại lý cấp 2 nhằm tránh mất đối tác và tránh mất uy tín của công ty.
- Đối với những đại lý hội đủ điều kiện theo tiêu chuẩn lựa chọn làm trung gian thì công ty sẽ ký hợp đồng độc quyền nhận họ làm đại lý cấp 1 cho công ty. Điều này có nghĩa là công ty cam kết không giao hàng cho đại lý cấp 2 và theo đó, đại lý cấp 1 phải đồng ý làm theo những điều khoản ghi trong hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng, công ty sẽ quản lý công nợ trực tiếp với những đại lý cấp 1 này nhằm đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty.
c. Quyền hạn và trách nhiệm của nhà phân phối
- Quyền lợi
+ Các nhà phân phối được toàn quyền phân phối và tiêu thụ đến các người bán buôn, người bán lẻ và người tiêu dùng trong khu vực mình phụ trách.
+ Các nhà phân phối được quyền yêu cầu hướng dẫn, cung cấp thông tin phục vụ khách hàng.
+ Được hưởng các chính sách khuyến khích từ công ty như chiết khấu, khuyến mãi tháng, quý, hỗ trợ vận chuyển,….
- Trách nhiệm
+ Nhà phân phối phải đảm bảo kho hàng theo tiêu chuẩn của Công ty. + Tổ chức trưng bày, giới thiệu sản phẩm và làm công tác thị trường nhằm phục vụ cho việc bán sản phẩm của Công ty.
+ Cam kết với Công ty sẽ tiêu thụ đạt số lượng sản phẩm đã thỏa thuận. + Thanh toán các khoản nợ đúng hạn mà nhà phân phối và Công ty đã ký.
+ Thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản theo hợp đồng đã ký giữa Công ty và nhà phân phối.
+ Định kỳ theo tháng báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm trên địa bàn, thường xuyên trao đổi những thông tin phản hồi từ khách hàng về sản phẩm của Công ty. Kịp thời báo cáo những thay đổi bất thường trên thị trường cho Công ty.
Nhận xét: Việc thu thập thông tin, tìm kiếm các nhà phân phối tiềm năng chủ yếu dựa vào nguồn thông tin từ giám sát bán hàng, có các tiêu chuẩn cụ thể. Quyền và nghĩa vụ của nhà phân phối được quy định cụ thể, rõ ràng.