7. Bố cục luận văn
3.3.4. Tiếp tục hoàn thiện các khâu nghiệp vụ
Dựa vào danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; Chi cục cần tiếp tục xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn; đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, chú trọng thu thập tài liệu quý hiếm và các cơ quan chưa tổ chức giao nộp theo quy định. Chi cục xin ý kiến với Sở Nội vụ để lập kế hoạch khảo sát khối lượng và thành phần tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa tổ chức chỉnh lý và giao nộp theo quy định như: ngành Công an, Quân sự, Bưu điện, Điện lực để báo cáo với Sở Nội vụ xin ý kiến chỉ đạo Ủy ban nhân dân
tỉnh. Chi cục tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉnh lý và thẩm định hồ sơ, tài liệu chỉnh lý nhằm tạo điều kiện tốt nhất để giao nộp tài liệu theo quy định. Đối với các cơ quan thiếu nguồn lực để thực hiện chỉnh lý, Chi cục ký hợp đồng thực hiện dịch vụ chỉnh lý để góp phần giảm khối lượng tài liệu tích đóng của các cơ quan, tổ chức tiến đến năm 2019 hoặc chậm nhất là đến năm 2021 chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng theo Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long và Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Chi cục cần lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2017 của cơ quan mình để giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định, vì trước đây chỉ giao nộp từ năm 1998 đến năm 2007. Trước khi thực hiện chỉnh lý, lãnh đạo Chi cục cần hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý cụ thể, vì hiện nay trong thực hiện chỉnh lý vẫn còn sai sót về nghiệp vụ, thiếu thống nhất do có một số công chức, viên chức chưa nắm vững nghiệp vụ; công tác xác định giá trị tài liệu vẫn còn bất cập do hướng dẫn thiếu thống nhất và cụ thể giữa tài liệu hình thành phổ biến và tài liệu chuyên ngành dẫn đến còn khó áp dụng trong thực tế. Đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải nhanh chóng có kế hoạch thực hiện số hóa trước khi giao nộp về Kho lưu trữ lịch sử theo quy định để giữ lại cơ sở dữ liệu tại huyện tránh tốn kém về thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng khai thác sử dụng. Chi cục phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử trước đây đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhằm tiết kiệm diện tích phòng kho và tiền của phục vụ bảo quản. Chi cục có thể lập Đề án trình cơ quan chức năng tổ chức xác định
bảo quản, tổ chức sử dụng và tiêu ủy tài liệu hết giá trị trong điều kiện chưa xây dựng kho lưu trữ mới ở Trung tâm hành chính tỉnh. Chi cục đề xuất với Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Vì trong quá trình khảo sát nhận thấy có nhiều tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật đã quá thời gian hoặc cần thiết để giảm độ mật nhưng chưa được giải mật, giảm độ mật theo đúng quy định, điều này sẽ làm giảm sự phong phú và hạn chế trong tra cứu, sử dụng rộng rãi của độc giả. Nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng tài liệu tại phòng đọc vì đây vẫn là hình thức quan trọng đối với công tác lưu trữ. Cần bố trí phòng đọc riêng với phòng làm việc, bố trí thêm trang thiết bị, tạo sự yên tỉnh thoải mái cho độc giả nhưng phải đảm bảo an toàn cho tài liệu. Với nguồn lực công nghệ thông tin hiện có tại Chi cục, tác giả đề xuất thành lập trang website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh liên kết với trang website của Sở Nội vụ nhằm cung cấp kịp thời cho hoạt động quản lý và công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ phục vụ cho các cơ quan, tổ chức và người dân.