7. Bố cục luận văn
3.3.5. Thực hiện tốt thanh tra, xử lý sau kiểm tra
- Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh và tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Nội dung kiểm tra phải tập trung vào một số nội dung trọng tâm sau:
Công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; công tác xây dựng và ban hành văn bản; công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào phòng kho lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu); công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê,
bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ; Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ. Ngoài ra, còn kiểm tra thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và việc thực hiện Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức tỉnh. Kết quả thanh tra, kiểm tra phải đánh giá một cách khách quan, toàn diện về thực hiện tình hình chấp hành pháp luật về lưu trữ.
- Chi cục tham mưu với Sở Nội vụ thành lập Đoàn kiểm tra chéo để kiểm tra các sở (ngành), các cơ quan, đơn vị cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, kể cả kiểm tra cấp xã trong thực hiện những quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Phối hợp với Đoàn kiểm tra phải làm tốt công tác tổng hợp để làm cơ sở báo cáo đến các cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết; các thông tin báo cáo phải chính xác, đầy đủ, trung thực, thường xuyên; đề xuất được những nhận định đánh giá để Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại địa phương. Gắn công tác kiểm tra với công tác thi đua khen thưởng của cụm, khối để tính điểm thi đua vào cuối năm.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ nên lập kế hoạch trình Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện công tác kiểm tra chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các sở (ngành) và HĐND và UBND cấp huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Thành phần của đoàn phải có lãnh đạo của Sở Nội vụ, thời gian kiểm tra đủ để thực hiện đầy đủ các nội dung, nhất là những nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng. Công tác kiểm tra luôn gắn liền với công tác hướng dẫn nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức hiểu và thực hiện tốt hơn.
- Đề xuất thường xuyên với Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ trong từng giai đoạn, từ đó phân tích, đánh giá, phát
kịp thời khen thưởng các tập thể và cá nhân làm tốt nhiệm vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
- Giám đốc Chi cục cần tăng cường kiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, từng phòng chuyên môn để có hình thức khen thưởng xứng đáng đối với những cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ và có hình thức xử lý, kỷ luật đối với những trường hợp vi phạm. Để làm tốt nội dung này, Chi cục cần có tiêu chí về đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, từng phòng chuyên môn, đó là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện công việc của từng cá nhân, từng phòng chuyên môn một cách khách quan.
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Đối với Chính phủ
Chính phủ cần hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể là Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/2012) nhưng cho đến nay vẫn áp dụng Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Hoặc là trong Luật Lưu trữ có quy định mỗi xã (phường) bố trí 1 công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã thì trong các chức danh công chức xã không có chức danh văn thư, lưu trữ. Trong thực tế chức danh văn phòng - thống kê đảm nhiệm nhiều việc, kể cả phụ trách công tác thi đua khen thưởng của xã. Vì vậy, việc kiện toàn công tác Lưu trữ hiện nay gặp những khó khăn nhất định.
07 tháng 9 năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử nhưng không có chế tài xử phạt nên Chỉ thị rất khó được thực hiện tốt trong phạm vi cả nước.
3.4.2. Đối với Bộ Nội vụ
- Trước hết Bộ Nội vụ cần tăng cường ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ theo hướng bổ sung những quy định còn thiếu, những văn bản mang tính quy phạm để áp dụng chung trong toàn ngành. Các văn bản này cần được ban hành dưới hình thức của văn bản quy phạm pháp luật để tăng hiệu lực pháp lý của văn khi áp dụng, cập nhật các quy định mới theo xu hướng phát triển chung của thế giới như lĩnh vực quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử; đề xuất với Chính phủ ban hành Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ; định biên số lượng cụ thể cán bộ chuyên trách lưu trữ cho cấp huyện và xã.
- Đề nghị sửa đổi hoặc ban hành văn bản thay thế Thông tư số 08/2012/TT-BNV, ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một Phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc và Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị cho phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương. Vì những Thông tư trên hiện nay chỉ áp dụng phù hợp với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Hoặc là cần sửa đổi Điều 14, 15, 16, 17 Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (không quy định cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành phải biên mục hồ sơ) tránh mâu thuẫn tại Điểm c, Khoản 1, Điều 23 Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy
hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ”, cụ thể cần xem xét sửa đổi trách nhiệm biên mục hồ sơ của cán bộ chuyên môn cho phù hợp với Thông tư 04/2013/TT-BNV.
- Cần ban hành Thông tư hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ về thành phần tài liệu nộp lưu của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và một số ngành khác như Tòa án, Viện Kiểm sát, Kho bạc; và các Thông tư để triển khai Luật Lưu trữ (2011) chưa được ban hành như: Thông tư hướng dẫn về danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; thẩm quyền, công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm; Thông tư quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Thông tư quy định về việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
- Hướng dẫn cụ thể, chi tiết phù hợp với Luật Lưu trữ (2011) về thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quy định cho các cơ quan, tổ chức lưu trữ có thẩm quyền kiểm soát thành phần, nội dung, chất lượng hồ sơ tài liệu của nguồn nộp lưu; phương pháp xác định giá trị tài liệu cụ thể hơn Thông tư số 09/2011/TT-BNV vì thực tế thành phần tài liệu là rất đa dạng, phức tạp.
- Quy định và hướng dẫn cụ thể việc bố trí biên chế chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức các cấp.
- Cần ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về tổ chức thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với các cơ sở đào tạo có chức năng đào tạo, bồi dưỡng ngành văn thư, lưu trữ xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác tổ chức sử dụng tài liệu; Tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở ban ngành ở địa phương.
- Chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng và kết nối hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các Trung tâm lưu trữ quốc gia (I, II, III, IV) và Lưu trữ lịch sử của các tỉnh với nhau để có thể khai thác sử dụng tài liệu của các trung tâm, các tỉnh có tài liệu liên quan đến tỉnh mình được thuận lợi hơn. Trước hết, ưu tiên cho những tài liệu lưu trữ đã được số hóa, sau đó là những tài liệu điện tử, chữ ký số. Đồng thời phải ban hành hướng dẫn tổ chức khai thác sử dụng loại hình tài liệu này.
3.4.3. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
- Để nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ ở tỉnh, trước hết Ủy ban nhân dân tỉnh cần ban hành những văn bản chủ yếu như: Quyết định ban hành Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đến năm 2025, tầm nhìn 2030; Quyết định về việc ban hành Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; Quyết định ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện; Quyết định ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Tiếp tục cấp kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ giai đoạn 2015-2019 và Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020”. Bên cạnh đó, để bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tỉnh cần chỉ đạo lập Đề án “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, vì nếu không thực hiện việc bảo hiểm tài liệu thì cùng với thời gian các tác động của môi trường làm tài liệu sẽ bị hư hỏng, xuống cấp sẽ gây nên những tổn thất lớn.
đốc, theo dõi, nắm bắt kịp thời những hạn chế, khó khăn tại địa phương để có chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời. Tăng cường công tác phối hợp thực hiện giữa các ngành trong quá trình thanh tra để công tác này đạt hiệu quả cao nhất.
- Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh để đánh giá những kết quả đạt được, khắc phục hạn chế và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để các ngành, các cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm.
Tiểu kết chƣơng 3
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cần thiết, vì nó góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị về nhiều mặt như: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, phản ánh hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành của chính quyền địa phương, cũng như hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh.
Để hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long cần phải thực hiện đồng bộ rất nhiều giải pháp. Trong đó, cần đặc biệt chú ý đến những giải pháp như hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; hoàn thiện tổ chức bộ máy, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; tăng cường cơ sở vật chất, kinh phí cho công tác lưu trữ; thực hiện tốt thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm; giải pháp về nghiệp vụ. Bên cạnh đó, tác giả cũng đưa ra một số kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết những vấn đề đang phát sinh trong thực tế.
Trong thời gian tới, các giải pháp cần được nghiên cứu tiếp tục để bổ sung cho thực tiễn quản lý, góp phần làm cho công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện.
KẾT LUẬN
Quản lý nhà nước đối với công tác Lưu trữ cần phải thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý - là các quy định hiện hành của nhà nước và của địa phương.
Trong những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đã vận dụng các quy định hiện hành của Nhà nước để quản lý công tác lưu trữ đảm bảo tính thống nhất trong phạm vi cả nước. Đồng thời phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
Trong quá trình khảo sát đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, tác giả đã nghiên cứu, đối chiếu với các quy định hiện hành của Nhà nước, của Ủy ban nhân dân tỉnh để làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân để đề xuất giải pháp khắc phục. Mặt khác, qua nghiên cứu, tác giả đã mạnh dạn đề xuất các cơ quan có thẩm quyền quan tâm, giải quyết một số khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tiễn.
Tác giả hy vọng luận văn này có thể đóng góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại địa phương và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Trọng Biên (2005), “Luật lưu trữ - một đạo luật cần thiết
đảm bảo cho việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Việt Nam”, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2, tr.46-47;
2. Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài ỉiệu vào
lưu trữ lịch sử các cấp;
3. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11
năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
4. Bộ nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 hưởng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nội vụ, Phòng nội vụ thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
5. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư;
lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chỉnh phủ và UBND các cấp;