7. Bố cục luận văn
1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh
1.5.1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre
- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:
Sau khi Luật Lưu trữ (2011) có giá trị thi hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 16/9/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; Quyết định ban hành Danh mục số 01, số 02 (Quyết định số 633/QĐ- UBND ngày 02/4/2014 và Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 02/4/2014)
các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; ra công văn nhắc nhở ban hành và sửa đổi, bổ sung quy chế văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định mới.
- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre có 19 biên chế (09 biên chế hành chính, 10 biên chế sự nghiệp) và 01 hợp đồng theo Nghị định số 68/2012/NĐ-CP ngày 12/9/2012 của Chính phủ.
Về bố trí, sử dụng: nhìn chung bố trí sử dụng phù hợp với ngành đào tạo, Chi cục có 55% công chức, viên chức đúng ngành lưu trữ, đối với ngành kế toán, Chi cục cử đi học bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ. 01 lãnh đạo Chi cục đã tự học bồi dưỡng thêm về phương pháp sư phạm để tham gia báo cáo thực tế và tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ. Chi cục đã xây dựng Đề án vị trí việc làm theo từng vị trí công tác. Công chức, viên chức của Chi cục đều được quan tâm giải quyết các chế độ chính sách cơ bản do Nhà nước quy định như: tiền lương, các chế độ bảo hiểm, phụ cấp độc hại. Tuy nhiên do quy định, đối với công chức mới được hưởng 25% còn viên chức chỉ được hưởng phụ cấp độc hại 0,2 mặc dù trong cùng môi trường làm việc.
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:
Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử: Theo Danh mục số 01 và số 02 nguồn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là: 190 cơ quan, tổ chức. Chi cục thu thập chủ yếu từ nguồn tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân và Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và 4/9 huyện và 9 sở ban ngành. Chi cục đã tiến hành chỉnh lý được 111 Phông tài liệu lưu trữ, 22 cơ quan, tổ chức, với số lượng 429,8 mét tài liệu. Tổng số tài liệu Chi cục bảo quản tại Lưu trữ lịch sử là 596 mét, với số lượng là 33 Phông lớn, chủ yếu là tài liệu hành chính, thuộc các năm 1975-1989. Mỗi năm phục vụ trung bình khoảng 939 lượt người đến khai thác, sử dụng (có năm cao điểm lên đến hơn 1000 lượt), với 4.701 hồ sơ, tài liệu, chủ yếu phục vụ cho các đối tượng hưởng chính sách cho người có công.
- Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến tre đã được tỉnh đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, với diện tích 735m2. Hệ thống kho lưu trữ chuyên
tự động, 01 hệ thống điều hòa trung tâm sử dụng chung cho các kho, 14 máy hút ẩm, 01 máy hút bụi; khu vực hành chính (tầng 1) với 30 máy điều hòa cục bộ, 13 máy vi tính, 01 máy photocopy. Hàng năm, Chi cục đều lập dự toán trình cấp có thẩm quyền cấp kinh phí từ nguồn ngân sách Nhà nước để chi cho các hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm:
Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre đã chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ về kiểm tra thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. Từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017, Chi cục đã kiểm tra và tham gia kiểm tra cùng với Sở Nội vụ 171 lượt cơ quan, tổ chức.
Sau khi kiểm tra có ban hành Thông báo kết quả kiểm tra, nhưng xử lý vi phạm là chưa thực hiện được do chưa có văn bản quy định xử phạt hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ.
1.5.1.2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh
- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:
Trên cơ sở Luật và các văn bản dưới Luật về lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh đã tham mưu giúp cho Giám đốc Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, chẳng hạn như: ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịnh sử; Đề án sưu tầm tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý hiếm; thu thập và xử lý tài liệu tích đống; xây dựng Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Nhìn chung, khi có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo được kịp thời, đầy đủ.
- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh có 15 biên chế, trong đó: 07 biên chế hành chính; 08 biên chế sự nghiệp. Hầu hết công chức, viên chức của Chi cục đều có trình độ đại học. Chi cụ đã xây dựng được Đề án vị trí việc làm, bố trí đúng ngành nghề đào tạo, trong đó có 73,33% công chức, viên chức có trình độ đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ. Quan tâm cử công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng trình độ Trung cấp lý luận chính trị - hành chính; bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước; kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp phòng; bồi dưỡng chứng chỉ tiếng Khmer và các chương trình bồi dưỡng khác. Quan tâm đến công tác bổ nhiệm cán bộ, chế độ chính sách và các chế độ phụ cấp theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:
Ban hành Danh mục là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử là 325 cơ quan, tổ chức. Ủy ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt 03 Đề án giải quyết tài liệu tích đống (giai đoạn 2009-2010: 309 mét; giai đoạn 2011-2015: 1.473,8 mét; giai đoạn 2016-2021: 2.255,25 mét). Hai giai đoạn trước đã thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh, giai đoạn 2016-2021 đang thực hiện chỉnh lý. Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản tài liệu của 40 cơ quan, tổ chức, với số lượng 341,45 mét tài liệu, có thời gian từ năm 1976 đến năm 2010. Công tác tổ chức sử dụng được thực hiện thường xuyên, hàng năm có khoảng gần 100 lượt người đến Chi cục để tra cứu phục vụ cho nhu cầu công tác với khoảng 100 hồ sơ, hình thức chủ yếu là nghiên cứu tại phòng đọc, giao bản photo.
Nhìn chung, Chi cục đã tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ dần dần vào nề nếp, nhất là thực hiện công tác chỉnh lý các đề án giải quyết tài liệu tích đống.
tích phòng làm việc: 992,14m2. Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang được tỉnh đầu tư xây dựng trụ sở mới, với diện tích sử dụng 5000m2
, kinh phí khoảng 70 tỷ đồng tại khu vực Trung tâm Hội nghị của tỉnh. Trang thiết bị trong kho gồm: 199 chiếc giá kệ đựng tài liệu, 10 máy điều hòa, 01 máy photocopy, 16 máy vi tính (03 máy tính xách tay), quạt thông gió, hệ thống chữa cháy bán tự động ở 3 kho lớn. Hàng năm, Chi cục đều lập dự toán trình cấp có thẩm quyền cấp kinh phí từ nguồn ngân sách Nhà nước để chi cho các hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, trung bình mỗi năm trên 1,2 tỷ đồng. Ngoài ra, Trung tâm thu từ nguồn dịch vụ mỗi năm trên 30 triệu đồng.
- Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm:
Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh đã thực hiện ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở Nội vụ về kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịnh sử tỉnh. Sau khi kiểm tra có báo cáo Giám đốc Sở về tình hình các cơ quan, tổ chức chấp hành quy định về chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử để có hướng chỉ đạo. Tính từ năm 2015 đến năm 2017, Chi cục đã tiến hành kiểm tra 28 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tham gia cùng với Sở Nội vụ kiểm tra về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của 135 cơ quan, tổ chức, trong đó có 21 xã.
Qua các đợt kiểm tra, đã đánh giá được những ưu điểm, hạn chế; đồng thời cũng hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, lập biên bản các cơ quan, tổ chức thực hiện chưa tốt và yêu cầu khắc phục những hạn chế, sau đó phải có báo cáo về Chi cục. Chi cục có kiểm tra trong nội bộ như: Kho Lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu.
1.5.1.3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cần Thơ
- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ đã tham mưu cho tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn quan trọng như: Chỉ thị về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên địa bàn; quyết định điều chỉnh, bổ sung Danh mục số 01, số 02 đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; xây dựng Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp quận, huyện” và bố trí Kho lưu trữ tài liệu xã, phường, thị trấn; kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên địa bàn; ban hành quy chế về văn thư, lưu trữ; lập kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; ban hành công văn chấn chỉnh việc quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn và nhiều văn bản khác.
Nhìn chung, khi có văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và giúp Giám đốc Sở ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo được kịp thời, đầy đủ.
- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ có 26 biên chế, trong đó: 11 biên chế hành chính; 15 biên chế sự nghiệp. Trình độ đại học chiếm tỷ lệ 88,46% (23/26), Trung cấp chiếm tỷ lệ 11,53% (03/26). Chi cục đã xây dựng được Đề án vị trí việc làm, bố trí tương đối đúng ngành nghề đào tạo, trong đó có 46,15% công chức, viên chức được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ. Quan tâm cử công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng trình độ cao cấp chính trị, Trung cấp lý luận chính trị - hành chính; bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên chính, ngạch chuyên viên; kỹ năng lãnh đạo,
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:
Từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017, Chi cục đã thực hiện thu thập 10 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố là 25 phông, với 108,3 mét tài liệu, loại hình chủ yếu là tài liệu hành chính. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã chỉnh lý 249,76 mét giá tài liệu. Thực hiện tối ưu hóa tài liệu phông tỉnh Phong Dinh từ năm 1948-1975, tổng số 4.739 hồ sơ, với 625 hộp. Phục chế tài liệu các sổ vàng của Phông Ban Thi đua, Khen thưởng (53 quyển). Nhập mục lục văn bản phông tỉnh Hậu Giang từ 1976-1992. Chi cục đang thực hiện các bước tiếp theo của Đề án số hóa tài liệu theo Quyết định số 3069/QĐ-UBND ngày 20/10/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ (giai đoạn từ năm 1992 đến 2003). Tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố gồm 53 phông, với 1.540 mét giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật.
Công tác tổ chức phục vụ khai thác sử dụng được thực hiện thường xuyên, nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo bí mật của tài liệu. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: phục vụ đọc giả tại phòng đọc, cấp bản sao, chứng thực lưu trữ. Trung bình mỗi năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố phục vụ 150 lượt độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, với 775 văn bản/5226 tờ tài liệu. Xác nhận thành tích tham gia kháng chiến cho 113 đối tượng hưởng chính sách theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Khai thác tài liệu thi đua, khen thưởng 2.414 tờ tài liệu phục vụ cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội và các sở ban ngành khác.
- Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị:
Trung tâm lưu trữ có diện tích 322,48m2
bố trí 03 kho (kho 1, kho 2 và kho 3), Kho của Trung tâm đã quá tải nên gặp khó khăn trong công tác thu thập tài liệu thuộc các thành phần nộp lưu. Trang thiết bị bảo quản gồm: 336
mét giá kệ (2 mặt), 7 máy điều hòa nhiệt độ, 01 máy photocopy, 27 máy vi tính (02 máy vi tính xách tay), quạt thông gió, 03 máy đo độ ẩm và nhiệt độ, 02 máy hút ẩm, 01 máy hút bụi, hệ thống báo cháy bán tự động, thiết bị chữa cháy tự động, 14 bình chữa cháy. Hàng năm, kinh phí của Chi cục và Trung tâm lưu trữ dự trù riêng. Kinh phí của Chi cục sử dụng vào các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động thường xuyên, còn kinh phí của Trung tâm lưu trữ sử dụng cho hoạt động nghiệp vụ: thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng. Kinh phí của Trung tâm hàng năm khoảng gần 1 tỷ đồng.
- Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm:
Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ đã thực hiện ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở Nội vụ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan sở ngành tỉnh, tại các Ban quản lý dự án, Trường Cao đẳng Nghề, các Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Văn phòng Ủy ban thành phố Cần Thơ và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Sau khi kiểm tra, Đoàn kiểm tra có ra thông báo kết quả kiểm tra, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đề nghị khắc phục. Tính từ năm 2013 đến năm 2017, Chi cục đã tiến hành kiểm tra 48 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; khảo sát tài liệu lưu trữ của 4 cơ quan như: Ban Chỉ đạo phòng, chống tham nhũng; Sở Công Thương; Ủy ban dân tộc và Cục Thống kê qua đó xác định khối lượng tài liệu tồn đọng là 200 mét. Chi cục có kiểm tra trong nội bộ như: Kho Lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu.
1.5.2. Bài học kinh nghiệm
Sau khi khảo sát tình hình quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ Bến Tre, Trà Vinh, Cần Thơ, tác giả rút ra một