7. Bố cục luận văn
2.2.1. Tham mưu ban hành các văn bản
2.2.1.1. Các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
Việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ là trách nhiệm của Sở Nội vụ, tuy nhiên trong thực tế có một số trường hợp Sở Nội vụ lấy ý kiến của Chi cục trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
Thời gian qua, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long đã ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm tổ chức thực hiện Luật lưu trữ, các Nghị định, Quyết định của Chính phủ và các văn bản quy phạm pháp luật khác của cơ quan trung ương; ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ.
Từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành 17 văn bản để chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ cụ thể qua từng năm như sau:
Bảng 2.1: Số lƣợng văn bản của UBND tỉnh đã ban hành từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017
Năm Số lƣợng văn bản ban hành
Quyết định Chỉ thị Công văn Đề án
2013 2 2014 2 1 2 2 2015 3 1 2016 1 1 1 2017 1 Tổng hợp 6 2 7 2
Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017(từ Sổ đăng ký văn bản đi của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long)
Trong đó có những văn bản quan trọng có tác động tích cực đến công tác lưu trữ trong tỉnh, chẳng hạn:
- Chỉ thị số 19/CT- UBND, ngày 21/10/2014 về việc bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã. Chỉ thị này ra đời nhằm thực hiện nghiêm pháp luật về lưu trữ và tránh nguy cơ tài liệu bị hủy hoại do điều kiện khí hậu, côn trùng, do chế độ bảo quản không phù hợp gây nên, thực hiện tốt mục tiêu bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng như thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã. Chỉ thị có tác dụng tích cực để tập trung bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã, tránh tình trạng tài liệu lưu trữ chưa được sắp xếp, quản lý, bảo quản trong phòng, kho lưu trữ của cấp xã.
- Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long. Đây là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhằm cụ thể các quy định của Luật Lưu trữ và văn bản hướng dẫn thi hành. Quyết định đã góp phần quan trọng làm chuyển biến mạnh mẽ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh.
- Quyết định số 551/QĐ-UBND ngày 09/4/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long. Quyết định này đã kịp thời thay thế Quyết định số 1969/QĐ-UBND ngày 15/10/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh). Danh mục đã xác định cụ thể các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long, làm cơ sở cho Chi cục hướng dẫn, kiểm tra và thu thập tài liệu vào phòng, kho lưu trữ.
- Chỉ thị số 02/CT-UBND, ngày 11/01/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long Về việc thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Chỉ thị đã góp phần hạn
chế tình trạng không lập hồ sơ và không nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan diễn ra khá phổ biến ở các cấp, các ngành trong tỉnh, nhất là ở cấp cơ sở.
Nhìn chung, với sự chủ động, tích cực tham mưu của Sở Nội vụ (trong đó có nhiều văn bản do Chi cục tham mưu), Ủy ban nhân dân tỉnh đã ngày càng hoàn thiện những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đã tạo điều kiện cho công tác này thực hiện tốt. Tuy nhiên, để thực hiện tốt hơn nữa trong thời gian tới, cần phải tiếp tục ban hành những văn bản hướng chỉ đạo, hướng dẫn mới để làm căn cứ thực hiện.
2.2.1.2. Các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ ban hành
Ngoài những văn bản tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Sở Nội vụ còn ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn theo thẩm quyền được phân cấp.
Giai đoạn từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở nội vụ ban hành nhiều văn bản để xin chủ trương, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cụ thể qua từng năm như sau:
Bảng 2.2: Số lƣợng văn bản của Sở Nội vụ ban hành từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017
Năm Số lƣợng văn bản ban hành
Quyết định Kế hoạch Đề án Công văn
2013 3 3 2014 1 3 2015 2 2016 6 1 2017 1 1 Tổng hợp 12 1 1 7
- Để lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 14/SNV-CCVTLT ngày 05/01/2013 về việc thực hiện quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Sau khi văn
bản ra đời đã giúp cho cơ quan, tổ chức chấn chỉnh lại công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, làm cơ sở thực hiện công tác kiểm tra công tác này hàng năm, tạo nguồn thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
- Ngoài ra, Sở còn ban hành Công văn số 454/SNV-VTLT ngày 01/8/2013 về việc tăng cường công tác phòng chống bảo lụt bảo vệ an toàn tài liệu. Từ đó các cơ quan đã lập phương án bảo quản, đối phó với lũ lụt, tránh được tình trạng để tài liệu bị ẩm ướt, hư hỏng.
- Sở Nội vụ thường xuyên rà soát và ra quyết định ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; quyết định giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, đã tạo điều kiện cho Chi cục tiến hành hoạt động hướng dẫn chỉnh lý, thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho theo quy định.
- Công tác phòng cháy và chữa cháy là một trong những vấn đề quan trọng nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục an toàn, Sở Nội vụ đã quan tâm ban hành Công văn số 234/SNV-VTLT ngày 07/4/2017 về việc tăng cường
phòng cháy và chữa cháy bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. Từ đó công tác này
được quan tâm nhiều hơn, công tác kiểm tra, phòng ngừa, lập phương án phòng cháy và chữa cháy được triển khai và thực hiện.
- Ngoài ra, Chi cục tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt chủ trương sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử; đề nghị ban hành Chỉ thị bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã; đề nghị phê duyệt đề án “Giải quyết tài liệu tích
đống” của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015- 2019; đề nghị thẩm định “Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015-2018; đề nghị thẩm định đề án xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015-2020.
- Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ đã ban hành Quyết định số 140/QĐ-SNV ngày 06/6/2016 ban hành Quy chế khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long. Quy chế đã quy định cụ thể quy
trình khai thác, hồ sơ thủ tục, cấp có thẩm quyền phê duyệt, cũng như giữ gìn bí mật, đảm bảo an toàn tài liệu khi khai thác, sử dụng.
Nhìn chung, ngoài việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ được kịp thời.
Tuy nhiên, việc trình Đề án quy hoạch ngành lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn 2030 vẫn chưa được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân tỉnh. Một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chưa được ban hành như: hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân các huyện; hướng dẫn các bước thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; quy định, hướng dẫn về tiêu chuẩn, điều kiện phòng kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, nhất là quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện; Công văn hướng dẫn cấp, quản lý chứng thực hành nghề lưu trữ; hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các chế độ báo cáo thống kê lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức.
Nói tóm lại việc tham mưu ban hành văn bản đã tác động tích cực đến công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nhiều văn bản được tham mưu ban hành kịp thời đã tạo hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức căn cứ và tổ chức thực hiện. Nhưng cho đến nay Chi cục vẫn
bách, lâu dài làm cơ sở cụ thể hóa kế hoạch thực hiện hàng năm. Nguyên nhân chủ yếu do tập trung thực hiện các khâu nghiệp vụ nhiều hơn. Vì vậy cũng phần nào ảnh hưởng đến chất lượng công tác tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Long.
2.2.1.3. Các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành
Từ năm (2013-2017), Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ban hành 343 văn bản để quản lý, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ.
Bảng 2.3: Số lƣợng văn bản của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long ban hành từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017 Các loại văn bản đã ban hành Năm cộng 2013 2014 2015 2016 2017 Chương trình 1 1 1 1 4 Công văn 54 27 38 63 34 216 Quyết định 12 27 24 21 13 97 Kế hoạch 2 6 8 7 3 26 Tổng cộng 69 61 71 91 51 343
Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ Sổ đăng ký văn bản đi của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh)
Nội dung cơ bản của các văn bản trên là đôn đốc nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lập đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thẩm định việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, công tác báo cáo thống kê, bố trí kho lưu trữ, bảo vệ và tổ chức sử dụng tài liệu. Những chương trình, kế hoạch đã định hướng, cụ thể hóa những nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục hàng năm, hàng quý. Ngoài ra, Chi cục còn ban hành văn bản để quản lý trong nội bộ, quyết định những vấn đề liên quan đến nhân sự.
Tuy nhiên, Chi cục cần tiếp tục ban hành những văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ cụ thể, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào phòng, kho lưu trữ đúng thời gian quy định; hướng dẫn công chức, viên chức chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu tại Chi cục; ban
hành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức trong Chi cục.
2.2.2. Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức
2.2.2.1. Về kiện toàn tổ chức:
Như đã trình bày ở mục 2.1.2, do Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập từ năm 2010 đến nay có nhiều lần thay đổi về cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự cụ thể 2010 gồm 02 phòng, với số lượng 05 công chức, 10 viên chức. Đến nay (2017), Chi cục gồm có 03 phòng, với số lượng 05 công chức và 18 viên chức. Cụ thể về cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục gồm:
- Lãnh đạo Chi cục: 03 công chức (Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng).
- Phòng Hành chính - Tổng hợp: 01 công chức và 05 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 3 công chức và 01 hợp đồng).
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: 01 công chức và 04 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 02 viên chức).
- Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng: 9 viên chức (01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 6 viên chức và 01 hợp đồng).
So với biên chế được giao vẫn còn thiếu 01 công chức chưa được tuyển dụng, nhưng phải hợp đồng thêm một số lao động để đảm bảo thực hiện công tác dịch vụ.
Theo kết quả khảo sát ý kiến các công chức, viên chức đang làm việc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có (19/23) phiếu, chiếm tỷ lệ 82,6% cho rằng với số lượng công chức, viên chức hiện tại cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc.
Như vậy cùng với quá trình tồn tại và hoạt động, Bộ máy của Chi cục ngày càng hoàn thiện. Tuy nhiên, việc thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, chức năng nhiệm vụ, thay đổi về cơ quan chủ quản đã làm cho Chi cục gặp nhiều khó khăn khi tổ chức thực hiện như: phải tham mưu ban hành văn bản hướng dẫn mới, sắp xếp đội ngũ công chức, viên chức. Nhưng với yêu cầu nhiệm vụ mới trong thời gian tới, Chi cục vẫn cần tiếp tục hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, bộ máy để hoạt động hiệu quả hơn.
2.2.2.2. Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
- Từ năm 2008 đến năm 2010:
+ Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc. Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03 trung cấp lưu trữ.
+ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ có 03 biên chế, trong đó 01 Phó trưởng phòng, 02 công chức. Trình độ: 01 đại học khác, 02 đại học đúng ngành.
Công tác bố trí sử dụng còn nhiều biến động, chưa phù hợp từng vị trí việc làm, có nhân sự được điều động sang làm các vị trí khác như: Ban Thi đua Khen thưởng tỉnh, Phòng Lưu trữ hiện hành thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh do nhu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ.
- Từ năm 2013 đến năm 2017:
Trình độ của công chức, viên chức ngày càng được quan tâm cử đi đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị và kiến thức quản lý nhà nước, tin học, cụ thể qua các năm như sau:
Bảng 2.4: Số lƣợng công chức, viên chức cử đi đào tạo (2013-2017) Năm Chuyên ngành đào tạo Số lƣợng Thời gian
2013 Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng 02 4, 5 năm
2015 Thạc sĩ Luật 02 2 năm
2016 Cao cấp lý luận chính trị 01 10 tháng
2016 Thạc sĩ Luật 01 2 năm
2016 Đại học Lưu trữ và Quản trị văn phòng 01 4, 5 năm