7. Bố cục luận văn
2.2.4. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông
thông tin trong công tác lưu trữ
- Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị:
Trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ. Chi cục có 4 kho chứa tài liệu với diện tích là 728m2, với sức chứa hiện tại tính đến 31/12/2016 là 12.732 hộp, 60.112 hồ sơ.
Trong kho đã được trang bị kệ Inox, camera, bình chữa cháy, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy điều hòa, hệ thống chữa cháy tự động và một số thiết bị khác như: hệ thống máy tính, máy photo, máy quét tài liệu. Những trang thiết bị trên được mua từ nguồn ngân sách do tỉnh cấp.
Tuy nhiên so với nhu cầu thì kinh phí mua sắm trang thiết bị tin học hàng năm gặp nhiều khó khăn, mỗi năm được cấp kinh phí mua khoảng 2 máy vi tính (20 triệu đồng) để thay thế dần các máy vi tính trang bị cho làm việc. Một số máy móc, trang thiết bị vẫn chưa đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ và thực hiện số hóa tài liệu trong thời gian tới.
Hàng năm, Chi cục đều có dự toán kinh phí trình cấp có thẩm quyền cấp kinh phí hoạt động bao gồm kinh phí không tự chủ và tự chủ, trung bình mỗi năm trên 2 tỷ đồng. Đối với các Đề án xử lý tài liệu tích đống, tổ chức hội
nghị, tập huấn, phương tiện phòng cháy và chữa cháy, mua sắm trang thiết bị đề nghị cấp kinh phí riêng.
- Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ:
Trước năm 2014, nhằm từng bước tin học hóa quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên phần mềm ứng dụng và số hóa tài liệu lưu trữ; Chi cục đã scan, nhập gắn kết được 9.403 văn bản tài liệu cũ năm 1977-1979, 1999-2000 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản các năm 1981-1987, 1993-1994 được 14.663 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long và Vĩnh Long.
Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án số 2044/QĐ-UBND ngày 31/12/2014 “Xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020 (tài liệu từ 1975 - 2008). Từ năm 2014 đến 6 tháng đầu năm 2017, Chi cục đã scan được 5.224 văn bản tài liệu cũ gồm các năm 1979-1983 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản tài liệu các năm 1999-2002 được 9.612 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh; số hóa 604.210 trang văn bản tài liệu Phông Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chi cục được trang bị 01 máy chủ để lưu trữ dữ liệu của Chi cục, được đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân tỉnh, kết nối mạng nội bộ (Lan) và mạng Wan (diện rộng) của tỉnh.
Chi cục đã tổ chức nghiên cứu 01 đề tài khoa học cấp cơ sở, kinh phí được cấp là 49,5 triệu đồng. Đề tài về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” với tên phần mềm là “Đăng ký, sử dụng tài liệu trực tuyến”. Hiện đề tài đã được nghiệm thu và đưa vào ứng dụng tại Chi cục.
Nhìn chung, cơ sở vật chất, kinh phí, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin được quan tâm đầu tư, cơ bản đã đáp ứng được các hoạt động nghiệp vụ đối với công tác lưu trữ tại Chi cục.
Tuy nhiên, các kho lưu trữ cũng dần bị quá tải, xuống cấp, nhiều chỗ bị nứt đà và tường, vẫn cần trang bị thêm một số máy móc, trang thiết bị hiện
đại hơn để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ, cũng như thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong thời gian tới.