7. Bố cục luận văn
3.2. Phƣơng hƣớng tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025
- Giai đoạn từ 2018 -2020:
+ Tăng cường thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của Trung ương, tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tăng cường công tác tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, xề xuất ban hành, sửa đổi và bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.
+ Từng bước ổn định tổ chức và cán bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hoạt động theo mô hình của Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ. Đến năm 2020, tổ chức bộ máy Chi cục
Văn thư - Lưu trữ được kiện toàn bảo đảm giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.
+ Tiếp tục củng cố đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ, tiến tới chuẩn hóa công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.
+ Nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức và tạo điều kiện cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong nước và nước ngoài.
+ Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
+ Đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền của Chi cục.
+ Ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin và các hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trong nội bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Chi cục tham gia cùng với Đoàn thanh tra, kiểm tra của Sở Nội vụ hàng năm, đề xuất với Sở Nội vụ lập kế hoạch kiểm tra chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tiếp tục xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án, đề án, quy hoạch, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
+ Phối hợp với các sở (ngành) xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu để làm cơ sở lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, xác định thời hạn bảo quản một cách
+ Đẩy mạnh phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong nước về công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm tạo chuyển biến mạnh mẽ hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là hoạt động chỉnh lý, số hoá, phục chế và sưu tầm tài liệu quý, hiếm.
+ Công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
+ Đề nghị với Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho các hoạt động văn thư, lưu trữ. Đề nghị xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng ở Khu hành chính tỉnh theo quy hoạch nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Giai đoạn từ 2021 -2025:
+ Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Tiếp tục tham mưu với Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh để hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh.
+ Đề xuất với Sở Nội vụ tiếp tục hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tỉnh đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương.
+ Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ đổi mới.
+ Tiếp tục đề nghị trang bị cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mua sắm trang thiết bị, phương tiện thực hiện các biện
pháp kỹ thuật tiên tiến bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Xây dựng ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh hiện đại, đưa công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh.
+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: 100% tài liệu được chỉnh lý, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho Lưu trữ lịch sử, trong đó có 40% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa.
+ Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
+ Chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu.
+ Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
+ Công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu trong ngành văn thư, lưu trữ.
3.3. Một số giải pháp
3.3.1. Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, Sở Nội vụ cần đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành một số văn bản sau:
- Trước hết cần tổ chức nghiên cứu để tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi bổ sung Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long. Vì hiện
hành và bản thân nội dung của quyết định này cũng có nhiều bất cập, thiếu thống nhất với văn bản cấp trên.
- Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân các huyện.
- Hướng dẫn các bước thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. - Quy định, hướng dẫn về tiêu chuẩn, điều kiện phòng kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, nhất là quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện.
- Quy định những tài liệu được phép, không được phép mang ra khỏi Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
Ngoài việc tham mưu để Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản trên, Sở Nội vụ cần ban hành những văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh để các sở (ngành), các thành phố, thị xã, huyện thực hiện thống nhất. Ngoài ra, Sở Nội vụ cần ban hành một số văn bản như:
- Hàng năm, Sở Nội vụ cần lập kế hoạch dự kiến ban hành các văn bản quản lý, các kế hoạch, đề án để trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua; xác định thời gian cụ thể và tổ chức dự thảo văn bản kịp thời để lập dự toán kinh phí nhằm đảm bảo về kinh phí và cơ sở vật chất.
- Hướng dẫn cấp, quản lý chứng thực hành nghề lưu trữ.
- Hướng dẫn phục vụ khai thác tài liệu hạn chế tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các chế độ báo cáo thống kê lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức.
Trong phạm vi quyền hạn cho phép, Chi cục cần tập trung nghiên cứu một số văn bản cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo của sở (ngành). Chẳng hạn như:
- Vì công tác văn thư có mối quan hệ chặt chẽ với công tác lưu trữ, để làm tốt công tác lưu trữ trước hết phải làm tốt công tác văn thư. Trong đó chú trọng khâu lưu văn bản đi và lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Mặt khác, do một số sở (ngành) chưa làm tốt công tác nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Nguyên nhân là họ chưa coi trọng công tác Lưu trữ nhưng một phần do họ không am hiểu đầy đủ về nghiệp vụ Lưu trữ như: phân loại tài liệu, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, lựa chọn hồ sơ nộp vào Lưu trữ. Do đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần tăng cường tham mưu cho Sở Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành, hướng dẫn về lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Đồng thời ban hành các văn bản đôn đốc, nhắc nhở để họ làm tốt công tác này. Có như vậy, việc thu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử (vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ) mới đảm bảo đầy đủ. Trên cơ sở đó, Chi cục sẽ có điều kiện thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
- Để triển khai thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Chi cục cần tham mưu cho Sở Nội vụ để giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Ngoài ra, Giám đốc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cần tham mưu ban hành các văn bản quy định chế độ trách nhiệm đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thuận lợi trong quá trình phối hợp, thực hiện việc thu thập tài liệu; bởi vì trong thực tế một số cơ quan chưa chủ động trong việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan cũng như chưa tự giác hợp tác với Chi cục trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử. Tiếp tục ban hành những văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ cụ thể,
vào phòng, kho lưu trữ đúng thời gian quy định, ban hành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức trong Chi cục. Hướng dẫn và phối hợp với các ngành chuyên môn xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.
- Tham mưu ban hành quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030. Đây là nhiệm vụ quan trọng để định hướng cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ. Quy hoạch cần xác định mục tiêu quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi quản lý của tỉnh. Công tác quy hoạch phải toàn diện bao gồm: hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và văn bản quy định thực hiện những khâu nghiệp vụ cụ thể; hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ từ cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đến cấp xã, nhất là hoàn thiện cơ cấu tổ chức và biên chế tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ; xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo số lượng, chất lượng cơ cấu hợp lý đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị theo hướng hiện đại; nghiên cứu và ứng dụng những thành tựu về khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.