7. Bố cục luận văn
3.3.2. Tham mưu về kiện toàn tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu, nhiệm
nhiệm vụ mới
- Tham mưu với Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh từng bước ổn định tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hoạt động theo hướng dẫn tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ. Trên cơ sở đó, sớm thành lập Trung tâm
lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật để thực hiện chức năng chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, giới thiệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và các chức năng khác theo quy định. Cùng với đề nghị thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thì tiếp tục sắp xếp kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục từ 03 phòng chuyên môn (Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng) giảm xuống còn 02 phòng (Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ) để phù hợp với tinh thần của Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của Bộ Chính trị về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, Nghị quyết Trung ương 6 (khóa XII) và Chương trình hành động của Tỉnh ủy Vĩnh Long.
- Sắp xếp đội ngũ nhân sự phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn để đảm bảo hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao tại Chi cục. Ưu tiên đội ngũ có năng lực tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ sắp xếp làm việc ở Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ. Đội ngũ có năng lực trong thực hiện các khâu nghiệp vụ sắp xếp làm việc ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
- Đề nghị Sở Nội vụ điều chỉnh từ 1 đến 2 biên chế Phòng Hành chính - Tổng hợp sang Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng để tăng cường công tác nghiệp vụ. Đề nghị tuyển dụng thêm 01 biên chế cho đủ với biên chế được giao và Đề án vị trí việc làm tại Chi cục vì hiện nay nhân sự vẫn còn thiếu phải hợp đồng thêm nhân sự để tăng cường cho hoạt động; chú trọng tuyển dụng công chức, viên chức có trình độ đại học, trung cấp lưu trữ chính quy hoặc ít nhất cũng là ngành gần để thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Vì trong thực tế, hầu hết công chức, viên chức của Chi cục thường tham gia vào quá trình chỉnh lý dịch vụ cho các cơ quan thuộc nguồn
- Xây dựng Đề án vị trí việc làm tại Chi cục để đề nghị với Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định phê duyệt Danh mục vị trí việc làm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, kể cả Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh nếu được thành lập. Vì trước đây Chi cục có xây dựng Đề án vị trí việc làm nhưng chưa được Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định phê duyệt.
- Sau khi được kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế, cần xây dựng lại quy chế làm việc của Chi cục, của Trung tâm Lưu trữ và phân công nhiệm vụ cụ thể trong từng phòng và trung tâm để đi vào hoạt động ổn định, đạt hiệu quả cao hơn trong quản lý và thực hiện các khâu nghiệp vụ.