7. Bố cục luận văn
2.1.2. Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ
- Trƣớc năm 1998: Tổ chức lưu trữ là Tổ Lưu trữ thuộc Phòng Hành
chính - Tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long (đến tháng 5/1992 là tỉnh Vĩnh Long).
+ Chức năng, nhiệm vụ: giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác lưu trữ của cơ quan. Đến tháng 2 năm 1976 có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 2 Phông lưu trữ (Phông Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh Vĩnh Long và Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long từ 1975- 1991).
+ Biên chế lưu trữ: 04 người (01 Tổ trưởng và 03 công chức), có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổ Lƣu trữ trƣớc năm 1998
Tổ Lƣu trữ
Phòng Hành chính - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh
- Từ năm 1998 đến năm 2008: Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long theo Quyết định số 1659/QĐ-UBT ngày 31/8/1998 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
+ Chức năng: Trung tâm lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử trong phạm vi tỉnh và thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
+ Biên chế: 09 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 07 công chức.
Trình độ: 07 đại học đúng ngành, 01 đại học khác và 01 trung cấp lưu trữ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Lƣu trữ từ năm 1998 đến năm 2008
Bộ phận quản lý nghiệp vụ
Bộ phận quản lý kho lƣu trữ và tài liệu
lƣu trữ Trung tâm lƣu trữ tỉnh
- Giám đốc - Phó Giám đốc Văn phòng UBND tỉnh
- Từ năm 2008 đến năm 2010: Trung tâm Lưu trữ tỉnh chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội vụ quản lý theo Quyết định số 757/QĐ-UBT ngày 02/4/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh (Trước năm 2009, có ban hành Quyết định số 1156/QĐ-UBND ngày 17/7/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh nhưng chậm tổ chức thực hiện). Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Nội vụ, có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc. Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03 trung cấp lưu trữ.
Giai đoạn này Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 1219/QĐ-SNV, ngày 29/10/2008 về việc thành lập Phòng và quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh. Sau khi được thành lập, Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ từng bước thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long. Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ có 03 biên chế, trong đó 01 Phó trưởng phòng, 02 công chức. Trình độ: 01 đại học khác, 02 đại học đúng ngành.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Lƣu trữ và Phòng Quản lý văn thƣ, lƣu trữ từ năm 2008 đến năm 2010
Trung tâm lƣu trữ tỉnh - Giám đốc
- Phó Giám đốc
Sở Nội vụ
Phòng quản lý văn thƣ lƣu trữ - Phó trƣởng phòng
- Từ năm 2010 đến nay: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ (được thành lập theo Quyết định số 2264/QĐ-UBND ngày 22/10/2010
của Ủy ban nhân dân tỉnh) trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. Đây là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ. Chi Cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng và thành lập 03 phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt nhu cầu công việc của từng vị trí.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi cục VT - LT tỉnh Vĩnh Long từ năm 2010 đến nay
Phó Chi cục trƣởng phụ trách quản lý nhà nƣớc về VT-LT
Phó Chi cục trƣởng phụ trách lƣu trữ lịch sử
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Chi cục trƣởng