7. Bố cục luận văn
1.3. Phân cấp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
- Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [43, tr.16].
- Bộ Nội vụ:
Bộ Nội vụ có nhiệm vụ: Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư, sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác văn thư, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, văn bản điện tử và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác lưu trữ; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực hiện giải mật, công bố, giới thiệu và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật; tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quản lý, phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước [18, tr.10-11].
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [12, tr.1].
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện
quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương”. Như vậy, chính quyền địa
phương chịu trách nhiệm quản lý về công tác lưu trữ trên địa bàn trong sự thống nhất với trung ương [43, tr.16].
Theo Luật Lưu trữ (2011) và tại Khoản 3 Điều 23 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, nội dung quản lý công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ ở địa phương; căn cứ quy định của pháp luật, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương; tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ.
- Sở Nội vụ:
Sở Nội vụ có nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên
định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định. [13, tr.8-10].
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ [13, tr.15].
Theo phân cấp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Lưu trữ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội và giúp Sở Nội vụ vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh [50]. Cụ thể như sau:
- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn và thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh quy định của pháp luật;
- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc ủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh quy định của pháp luật;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, Chi cục còn phải quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao; quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách đối công chức, viên chức được giao theo thẩm quyền.
- Ủy ban nhân dân cấp huyện:
lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp huyện giống như nội dung quản lý công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Phòng Nội vụ:
Giúp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện là Phòng Nội vụ có nhiệm vụ: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật [13, tr.18].
- Ủy ban nhân dân cấp xã:
Tại Khoản 1 và 2 Điều 14 Luật lưu trữ (2011) quy định: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ” [43, tr.6]
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:
Đây là một trong những yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế của nền hành chính. Trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ thì hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật tạo ra sự thống nhất trong điều hành cũng như triển khai công tác lưu trữ từ trên xuống dưới, từ Trung ương đến địa phương. Vì vậy, để quản lý tốt các hoạt động lưu trữ thì cần phải có một hệ thống văn bản đầy đủ và thống nhất. Mặt khác, nếu hệ thống văn bản quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ chưa đầy đủ thiếu thống nhất thì sẽ dẫn đến việc khó áp dụng, chồng chéo, gây ra lúng túng khi thực hiện. Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, đòi hỏi các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ phải phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.
- Tổ chức bộ máy ngành lưu trữ:
Nếu bộ máy được tổ chức đầy đủ từ trung ương đến địa phương và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị rõ ràng, hoạt động sẽ hiệu quả và ngược lại sẽ hoạt động kém hiệu quả.
- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ:
Trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức có đủ năng lực, được đào tạo tốt về chuyên môn góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ.
Mặt khác, nếu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị yếu về chuyên môn, quen làm việc theo cách thủ công, truyền thống, chậm đổi mới tư duy để thích ứng với các điều kiện làm việc, dựa trên ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại, nhất là công nghệ thông tin. Thì sẽ không đáp ứng được với yêu cầu, nhiệm vụ hiện nay và trong thời gian tới.
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:
Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ giữ vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ.
Nếu các khâu nghiệp vụ được triển khai đồng bộ, việc lựa chọn những tài liệu có giá trị quan trọng để phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu dài sẽ thuận lợi.
Nếu các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành nhưng việc triển khai chậm, hoặc không đồng bộ sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn, bảo quản,
Hiện đại hóa ngành lưu trữ là xu hướng tất yếu để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của xã hội phát triển, do đó đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, kho bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên dụng để phục vụ cho công tác lưu trữ là một vấn đề mà các ngành, các cấp cần phải quan tâm. Chú trọng việc đầu tư cho công tác lưu trữ được đúng mức góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính tại các cơ quan, đơn vị.
1.5. Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở một số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các địa phƣơng Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các địa phƣơng
1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh 1.5.1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 1.5.1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre
- Công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn:
Sau khi Luật Lưu trữ (2011) có giá trị thi hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre đã tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 16/9/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; ban hành hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; Quyết định ban hành Danh mục số 01, số 02 (Quyết định số 633/QĐ- UBND ngày 02/4/2014 và Quyết định số 634/QĐ-UBND ngày 02/4/2014)
các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; ra công văn nhắc nhở ban hành và sửa đổi, bổ sung quy chế văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định mới.
- Bố trí sử dụng công chức, viên chức:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre có 19 biên chế (09 biên chế hành chính, 10 biên chế sự nghiệp) và 01 hợp đồng theo Nghị định số 68/2012/NĐ-CP ngày 12/9/2012 của Chính phủ.
Về bố trí, sử dụng: nhìn chung bố trí sử dụng phù hợp với ngành đào tạo, Chi cục có 55% công chức, viên chức đúng ngành lưu trữ, đối với ngành kế toán, Chi cục cử đi học bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ. 01 lãnh đạo Chi cục đã tự học bồi dưỡng thêm về phương pháp sư phạm để tham gia báo cáo thực tế và tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ. Chi cục đã xây dựng Đề án vị trí việc làm theo từng vị trí công tác. Công chức, viên chức của Chi cục đều được quan tâm giải quyết các chế độ chính sách cơ bản do Nhà nước quy định như: tiền lương, các chế độ bảo hiểm, phụ cấp độc hại. Tuy nhiên do quy định, đối với công chức mới được hưởng 25% còn viên chức chỉ được hưởng phụ cấp độc hại 0,2 mặc dù trong cùng môi trường làm việc.
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ:
Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử: Theo Danh mục số 01 và số 02 nguồn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là: 190 cơ quan, tổ chức. Chi cục thu thập