7. Bố cục luận văn
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
- Về tham mưu ban hành văn bản:
Việc tham mưu ban hành các văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều mang tính nguyên tắc, một số văn bản mang tính chỉ đạo, định hướng về công tác lưu trữ đã cũ so với các quy định hiện hành, chưa có văn bản thay thế, một số văn bản hướng dẫn chưa được tham mưu ban hành như: Công văn hướng dẫn việc tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện;Công văn hướng dẫn cấp, quản lý chứng thực hành nghề lưu trữ. Tuy lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Sở Nội vụ đã nổ lực trong xây dựng dự thảo Đề án phát triển ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030
nhưng theo ý kiến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là chưa cụ thể và phù hợp, vì vậy vẫn chưa được Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định phê duyệt.
Nguyên nhân chủ yếu là do một số văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đã được các cơ quan cấp trên ban hành còn nhiều điểm không phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ nhưng chưa có văn bản thay thế, dẫn đến việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chưa kịp thời. Lãnh đạo tỉnh vẫn chưa có ý kiến chỉ đạo tiếp tục việc xây dựng Đề án phát triển ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cũng như việc rà soát văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ; kinh phí của tỉnh vẫn còn gặp nhiều khó khăn, phải tập trung nguồn lực để xây dựng nông thôn mới.
- Về kiện toàn cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
Trong những năm qua, việc kiện toàn cơ cấu tổ chức luôn được quan tâm thực hiện, tuy nhiên đến nay vẫn chưa được thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ mà vẫn giữ Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng.
Số lượng công chức, viên chức thực tế hiện nay là còn thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng của công tác tham mưu và các hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục. Vẫn còn 56,52% công chức, viên chức có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, cao học ngành khác; 17,39% công chức, viên chức có trình độ chuyên môn là công nghệ thông tin, mặc dù đã được tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ nhưng vẫn chưa thực hiện được các khâu nghiệp vụ một cách bài bản. Còn 60,86% công chức, viên chức chưa qua đào tạo chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính; có 47,82% chưa qua bồi dưỡng kiến thức ngạch chuyên viên. Việc bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ không đúng chuyên môn nghiệp vụ đã
ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả trong quản lý các mặt công tác của Chi cục.
Khác với Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương khác. Công chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long không được hưởng phụ cấp công vụ 25% theo quy định. Các quy định về chế độ, phụ cấp độc hại, hiện vật, bảo hộ lao động khi làm việc trong môi trường độc hại thường xuyên thay đổi nhưng chưa có sự hướng dẫn kịp thời của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Những bất cập trên dẫn đến gặp khó khăn trong công tác bố trí sử dụng đội ngũ công chức, viên chức tại Chi cục.
Những hạn chế trên là do ngành lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức về nhiều mặt, công tác kiện toàn tổ chức bộ máy và đào tạo, bồi dưỡng còn chậm, văn bản hướng dẫn còn chồng chéo, chế độ chính sách còn bất cập, chưa phù hợp với mức độ cống hiến, nhất là viên chức trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ.
- Về thực hiện các khâu nghiệp vụ
Tuy Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã nổ lực và chủ động phối hợp với các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nhưng đến nay vẫn còn 4 cơ quan, tổ chức chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các cơ quan cấp huyện mặc dù đã có giao nộp nhưng chưa được thu thập bổ sung theo quy định.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thiếu thống nhất và khoa học, nhất là khâu nghiệp vụ lập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân Phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ.
Công tác xác định giá trị còn nhiều bất cập giữa Thông tư số 09/2011/TT-BNV với Thông tư số 13/2011/TT-BNV và nhiều Thông tư hướng dẫn của ngành dọc.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của cơ quan quản lý về lưu trữ chưa được duy trì thường xuyên.
Công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn về kho tàng, hiện Kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã bắt đầu quá tải nên thu thập đầy đủ tài liệu của các nguồn nộp lưu sẽ gặp nhiều khó khăn trong thời gian tới.
Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều vấn đề chưa được pháp luật quy định, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều tồn tại, số lượt người đến tra cứu ít, chưa phát huy hết các hình thức tổ chức sử dụng. Số lượng độc giả những năm gần đây tuy có tăng nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội thông tin; số lượng cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh cũng ít biết đến Kho Lưu trữ lịch sử; công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ vẫn còn xa lạ với người dân phần nào cũng hạn chế phát huy giá trị sử dụng. Phòng đọc bố trí chung với Phòng Hành chính - Tổng hợp, diện tích chật hẹp, không tạo sự thoải mái cho người đọc và nghiên cứu.
Những bất cập, hạn chế là do thiếu văn bản hướng dẫn thống nhất, cụ thể trong thực hiện các khâu nghiệp vụ, nhất là công tác chỉnh lý, xác định giá trị; một số viên chức ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn thiếu kinh nghiệm, thiếu cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động.
- Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin:
Theo quy định của Luật Lưu trữ (2011), không còn tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện, do đó tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan cấp huyện sẽ nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Hiện tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã quá tải, cơ sở xuống cấp, không thể thu thập tài liệu đầy đủ các nguồn nộp lưu theo quy định, nhất là thu thập bổ sung nguồn nộp lưu cấp huyện.
Kinh phí đầu tư cho công tác quản lý, tổ chức sơ kết, tổng kết, kiểm tra, khen thưởng, hội nghị còn hạn chế; kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu chậm được cấp phát để thực hiện kịp thời; kinh phí mua sắm trang thiết bị hàng năm
thấp so với nhu cầu. Các khoản thu dịch vụ tại Chi cục như: cho thuê Kho, hợp đồng chỉnh lý, khai thác sử dụng không đáng kể, chưa phát huy tiềm năng hiện có tại Chi cục.
Thiết bị tin học chưa đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ trong thời gian tới. Chưa có phần mềm hoàn chỉnh để thay thế cho các công cụ tra cứu truyền thống.
Đề tài khoa học trong công tác lưu trữ, cũng như đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ quá ít, chỉ có 01 đề tài. Đề án số hóa tài liệu lưu trữ chỉ mới thực hiện ở giai đoạn đầu, chủ yếu tài liệu do Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện có giá trị lịch sử phải giao nộp về Kho lưu trữ lịch sử theo quy định chưa được số hóa để giữ lại huyện sẽ gây tốn kém về thời gian, công sức và khó khăn cho đối tượng khai thác sử dụng.
Những mặt tồn tại, hạn chế là do quy định của Luật Lưu trữ có thay đổi về cơ cấu tổ chức lưu trữ cấp huyện, dẫn đến nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tăng lên. Chủ trương chung của Chính phủ là kiềm chế lạm phát và thắt chặt chi tiêu trong sử dụng ngân sách Nhà nước, kinh phí của tỉnh Vĩnh Long hiện nay gặp nhiều khó khăn, quy định cơ chế mua sắm tài sản tập trung làm chậm quá trình trang bị thiết bị. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn chậm. Chưa mở rộng dịch vụ khai thác so với tiềm năng của tài liệu hiện có trong Kho.
- Về thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm:
Công tác xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ hiện còn thiếu cơ sở pháp lý, chế tài xử phạt hành chính. Việc xử lý vi phạm về công tác lưu trữ hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc chỉ ra những thiếu sót về nghiệp vụ, sau đó hướng dẫn khắc phục sửa chữa, chưa đề ra được biện pháp khắc phục xử lý kịp thời, kiên
quyết để ngăn chặn, cũng như chưa truy cứu trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm pháp luật về lưu trữ.
Công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa trở thành chuyên đề để xét và khen thưởng thường xuyên. Xét và đề nghị tặng Kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư lưu trữ chưa thực hiện thường xuyên.
Những mặt làm chưa được chủ yếu do pháp luật chưa kịp thời điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ xã hội trong quản lý công tác lưu trữ, nhất là chế tài xử phạt, chế tài hình sự. Việc bố trí công chức, viên chức làm công tác thanh tra, kiểm tra không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Công tác khen thưởng đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa trở thành khen thưởng chuyên đề. Từ đó chưa thúc đẩy phong trào phát triển một cách sôi nổi. Quy định thời gian xét tặng Kỷ niệm chương của ngành là 20 năm, so với một số ngành khác chỉ là 5 năm, 10 năm hoặc 15 năm.
Tiểu kết chƣơng 2
Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, tác giả nhận thấy bên cạnh những kết quả đạt được tác giả đã chỉ ra một số hạn chế và nguyên nhân. Chẳng hạn như: Chi cục Văn thư - Lưu trữ vừa phải thực hiện chức năng quản lý nhà nước, vừa phải thực hiện chức năng sự nghiệp; chế độ chính sách bất cập đối với công chức; thực hiện các khâu nghiệp vụ cũng có những hạn chế nhất định; cơ sở vật chất và tài chính vẫn chưa được đầu tư đúng mức; chưa có chế tài để xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ. Công tác khen thưởng chưa thật sự khuyến khích cá nhân và đơn vị làm tốt công tác này.
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, cần có sự quan tâm chỉ đạo sâu sát từ Trung ương (đặc biệt là Bộ Nội vụ) và Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ. Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần tích cực, chủ động đề xuất Sở Nội vụ ban hành kịp thời các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ giúp các sở, ngành thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Những hạn chế, nguyên nhân trên và những bài học được rút ra từ kinh nghiệm của các địa phương khác là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp ở chương 3.
Chương 3
PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC