7. Bố cục luận văn
3.1.1. Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
Ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV về phê duyệt “Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030" [7] nội dung cơ bản như sau:
- Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ
kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản nghiệp vụ kỹ thuật quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại và hội nhập quốc tế.
- Các chỉ tiêu sự nghiệp văn thư, lưu trữ: Đến năm 2020: tài liệu được
thu thập vào các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật.
- Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ: Xây dựng
hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật; xây dựng ngành lưu trữ hiện đại, có khả năng hội nhập với khu vực và thế giới, đưa công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.
Tại các địa phương: Đến năm 2020, 100% các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập và kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư -
Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong đó một đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục thực hiện chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Nhân lực ngành văn thư, lưu trữ: Xây dựng hệ thống đội ngũ công
chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của ngành.
Tại các địa phương: Đến năm 2020: khoảng 70.000 người, 100% qua đào tạo, trong đó: 30% có trình độ đại học; 40% có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp; 30% đào tạo nghề hoặc sơ cấp. Đến năm 2030: khoảng 74.000 người, 100% qua đào tạo, trong đó: 30% có trình độ đại học; 45% có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp; 25% đào tạo nghề hoặc sơ cấp.
- Quy hoạch chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu cơ
sở khoa học có tính khả thi ứng dụng vào quá trình đổi mới quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, góp phần cải cách nền hành chính quốc gia và hội nhập khu vực và quốc tế, đến năm 2020, năng lực khoa học và công nghệ trong văn thư, lưu trữ đạt trình độ tiên tiến trong khu vực.
- Hệ thống cơ sở vật chất: Ngân sách nhà nước đảm bảo nhu cầu cho
công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại. Đây là cơ sở để các địa phương xây dựng các kế hoạch từng bước hoàn thiện công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
3.1.2. Chủ trương của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
năm 2016 Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 02/CT-UBND về thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Nhằm chỉ đạo các sở (ngành), Ủy ban nhân dân các thành phố, thị xã, huyện thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh; trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác này.
- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. Đặc biệt là cấp huyện, cấp xã.
- Chỉ đạo xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; các quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh. Đồng thời, thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ sau khi triển khai danh mục hồ sơ đến cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đảm bảo cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng lập hồ sơ và khi kết thúc công việc phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đây là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không nghiêm túc tổ chức triển khai và thực hiện công tác này.
- Bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định. Trường hợp chuyên ngành
khác phải qua lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước.
- Đảm bảo đủ phòng kho để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; mua sắm các trang thiết bị như: Giá, hộp, bìa hồ sơ... phục vụ cho công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
- Hàng năm thực hiện việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn giao nộp từ Lưu trữ cơ quan để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Ngoài tài liệu chuyên môn, tài liệu hình thành phổ biến trong các cơ quan, tổ chức còn phải giao nộp tài liệu hoạt động của tổ chức Đảng, các đoàn thể chính trị của cơ quan, tổ chức mình.
Trong văn bản trên, Ủy ban nhân dân tỉnh cũng đã giao các sở (ngành) có liên quan thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đối với Sở Nội vụ:
+ Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/ tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; Quyết định 24/2014/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức tỉnh Vĩnh Long để hướng dẫn cụ thể hóa công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng cho các cơ quan, đơn vị, địa phương. + Theo dõi, đôn đốc và tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan, đơn vị, địa phương trong toàn tỉnh.
+ Hàng năm báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Chỉ thị; đề xuất khen thưởng kịp thời cho các tập thể, cá nhân của cơ quan, đơn vị, địa phương có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.
thư, lưu trữ nói chung và cụ thể công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử gửi về Hội đồng Thi đua khen thưởng tỉnh làm cơ sở xét thi đua cho các cơ quan đơn vị và địa phương thuộc các khối thi đua.
- Đối với Sở Tài chính:
Hàng năm cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ, trong đó ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán ngân sách hàng năm cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
Chủ trương của Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ sở để Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng phương hướng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ những năm tiếp theo.
3.2. Phƣơng hƣớng tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025 lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025
- Giai đoạn từ 2018 -2020:
+ Tăng cường thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của Trung ương, tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tăng cường công tác tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, xề xuất ban hành, sửa đổi và bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.
+ Từng bước ổn định tổ chức và cán bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hoạt động theo mô hình của Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ. Đến năm 2020, tổ chức bộ máy Chi cục
Văn thư - Lưu trữ được kiện toàn bảo đảm giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.
+ Tiếp tục củng cố đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ, tiến tới chuẩn hóa công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.
+ Nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức và tạo điều kiện cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong nước và nước ngoài.
+ Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
+ Đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền của Chi cục.
+ Ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin và các hoạt động phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trong nội bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Chi cục tham gia cùng với Đoàn thanh tra, kiểm tra của Sở Nội vụ hàng năm, đề xuất với Sở Nội vụ lập kế hoạch kiểm tra chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tiếp tục xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án, đề án, quy hoạch, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
+ Phối hợp với các sở (ngành) xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu để làm cơ sở lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, xác định thời hạn bảo quản một cách
+ Đẩy mạnh phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong nước về công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm tạo chuyển biến mạnh mẽ hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là hoạt động chỉnh lý, số hoá, phục chế và sưu tầm tài liệu quý, hiếm.
+ Công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
+ Đề nghị với Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho các hoạt động văn thư, lưu trữ. Đề nghị xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng ở Khu hành chính tỉnh theo quy hoạch nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Giai đoạn từ 2021 -2025:
+ Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Tiếp tục tham mưu với Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh để hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh.
+ Đề xuất với Sở Nội vụ tiếp tục hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tỉnh đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương.
+ Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ đổi mới.
+ Tiếp tục đề nghị trang bị cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mua sắm trang thiết bị, phương tiện thực hiện các biện
pháp kỹ thuật tiên tiến bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Xây dựng ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh hiện đại, đưa công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh.
+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: 100% tài liệu được chỉnh lý, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho Lưu trữ lịch sử, trong đó có 40% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa.
+ Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
+ Chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu.
+ Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
+ Công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu trong ngành văn thư, lưu trữ.
3.3. Một số giải pháp
3.3.1. Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, Sở Nội vụ cần đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành một số văn bản sau:
- Trước hết cần tổ chức nghiên cứu để tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi bổ sung Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành quy định