7. Bố cục luận văn
2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
2.2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lưu trữ
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [36, tr.135].
- Nhiệm vụ của Chi cục: Thu thập hồ sơ, tài liệu của Chi cục vào kho lưu trữ hiện hành của cơ quan; lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu và thập thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Căn cứ theo quy định của Nhà nước, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ năm 1998 đến 2007, Chi cục đều thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, khối lượng tài liệu có giá trị vĩnh viễn ít, mỗi năm 1 hộp. Từ 2008 đến nay chưa giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Theo Quyết định số 551/QĐ-UBND, ngày 09/4/2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long Về việc Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long nguồn nộp lưu gồm 73 cơ quan, đơn vị (cấp tỉnh 45; cấp huyện 28), Chi cục đã tổ chức thu thập vào Lưu trữ lịch sử 41 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, với 3.751 hộp và 11.383 hồ sơ gồm các loại hình tài liệu: hành chính, khoa học kỹ thuật, còn 4 đơn vị là Quân sự, Công an, Điện lực và Bưu điện chưa thực hiện giao nộp. Nguyên nhân là do tài liệu Quân sự, Công an chủ yếu tài liệu mật, việc thực hiện giải mật chưa thực hiện tốt. Hai cơ quan này đã làm văn bản xin giữ tài liệu với lý do: cơ quan quân sự chỉ giao nộp tài liệu về Quân khu 9, tài liệu của Công an đa số là tài liệu nghiệp vụ nên xin giữ lại để tra cứu, sử dụng. Bưu điện và Điện lực không có nguồn lực và chuyên môn để chỉnh lý. Cụ thể
Bảng 2.6: Số lƣợng cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử (2013-2016) Năm Số lƣợng hộp Số lƣợng hồ sơ 2013 728 2014 473 1682 2015 1324 4820 2016 1226 4881 Tổng cộng: 3751 11383
Nguồn: tác giả tổng hợp năm 2017 (từ số liệu của Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ)
Ngoài ra, lưu trữ lịch sử tỉnh còn đẩy mạnh công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh qua các thời kỳ như: tài liệu của đồng chí Võ Văn Kiệt, Phạm Hùng, Bí thư Tỉnh ủy qua các thời kỳ lịch sử, danh sách các Anh hùng lực lượng vũ trang; điều tra, thống kê tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ, tài liệu lưu trữ quý hiếm trong nước nói chung và trong tỉnh nói riêng, đã sưu tầm tài liệu quý hiếm của dòng họ ở huyện Tam Bình.
So với quy định, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đúng quy định. Chi cục đã chủ động thu thập được số lượng lớn tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đẩy mạnh sưu tầm tài liệu quý hiếm và tài liệu cá nhân, dòng họ.
Tuy nhiên, công tác thu thập vẫn còn thực hiện chưa đầy đủ do còn thiếu quy định cụ thể về thành phần tài liệu giao nộp của ngành Quân sự, Công an, Bưu điện, Điện lực. Các đơn vị này còn trì hoản hoặc chưa thực hiện rà soát hồ sơ, tài liệu và chưa thực hiện giải mật, chỉnh lý và nộp lưu theo quy định. Công tác thu thập bổ sung các cơ quan đã giao nộp vào kho lưu trữ chưa được thực hiện đầy đủ do hạn chế về diện tích phòng kho lưu trữ.
2.2.3.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ Về chỉnh lý:
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, hệ thống hóa tài liệu của phông lưu trữ theo một phương án khoa học, trong đó phải sửa chữa, phục hồi, điều chỉnh những hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu, lập mới các hồ sơ đối với khối tài liệu chưa lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu, lập
mục lục hồ sơ để thống kê và tra tìm tài liệu.
Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Thông qua việc phân loại, chỉnh lý, tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo vệ, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và phục vụ nghiên cứu sử dụng một cách hiệu quả.
- Yêu cầu của công tác chỉnh lý:
Là kết hợp việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp vào hộp (cặp), thống kê hồ sơ để phục vụ việc bảo quản, tra tìm.
- Nhiệm vụ của Chi cục trong chỉnh lý:
Chỉnh lý tài liệu của Chi cục và nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Quy trình chỉnh lý được thực hiện đầy đủ từ khảo sát, lập phương án, tiến hành chỉnh lý, hướng dẫn đến nghiệm thu. Mặc dù có phương án nhưng chưa được hướng dẫn đầy đủ và cụ thể dẫn đến gặp khó khăn trong chỉnh lý, nhất là đội ngũ không có chuyên môn nghiệp vụ.
Kết quả từ năm (2013-2016) là 10 hộp, với 70 hồ sơ, tài liệu của Chi cục. Trong giai đoạn 2007 - 2010, lưu trữ lịch sử tỉnh đã chỉnh lý được 1.700 mét của 28 cơ quan, tổ chức thuộc ngành tỉnh và 8 huyện, thị xã, thành phố. Sau chỉnh lý, tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử được 3.750 hộp, với 13.900 hồ sơ. Giai đoạn từ (2013-2016), Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chỉnh lý dịch vụ theo nhu cầu của các đơn vị được 22 cơ quan, với 15.804 hồ sơ và 964 mét tài liệu, góp phần giải quyết khối tài liệu tồn đọng của tỉnh.
Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn tài liệu tồn đọng khá nhiều, có 115 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, với 4.313 mét (trong đó cấp tỉnh là 2313 mét, cấp huyện là 1996 mét). Nguyên nhân tồn đọng là do các cơ quan, tổ chức không tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nghiêm túc theo quy định, chưa có nguồn lực đủ kinh nghiệm để chỉnh lý và cũng gặp khó khăn về kinh phí.
Về xác định giá trị:
- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
- Nhiệm vụ của Chi cục trong xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu của Chi cục. Thẩm định việc xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức khi có yêu cầu. Công tác thẩm định chỉnh lý được thực hiện thường xuyên khi có yêu cầu của các cơ quan, sau đó Chi cục thành lập Hội đồng thẩm định mục lục hồ sơ, tài liệu (có thời hạn vĩnh viễn) để thẩm định và thông báo cho cơ quan đề nghị để sửa chữa và giao nộp.
Kết quả từ năm (2013-2016): Chi cục có 04 hộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn, với 16 hồ sơ; 06 hộp tài liệu có giá trị từ 50 năm đến 70 năm, với 54 hồ sơ; sau chỉnh lý loại 0,5 mét tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa để lập thủ tục tiêu hủy.
Từ năm (2013 - 2016), Chi cục đã thẩm định 41 nguồn nộp lưu, với 3752 Nhìn chung, xác định giá trị tài liệu của Chi cục được thực hiện tốt. Hoạt động dịch vụ chỉnh lý của Chi cục ngày càng được đẩy mạnh đã góp phần giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, hướng dẫn chỉnh lý chưa cụ thể, trong thực hiện chỉnh lý vẫn còn sai sót về nghiệp vụ, thiếu thống nhất do có một số công chức, viên chức chưa nắm vững nghiệp vụ; công tác xác định vẫn còn bất cập do hướng dẫn thiếu thống nhất và cụ thể
giữa tài liệu hình thành phổ biến và tài liệu chuyên ngành dẫn đến còn khó áp dụng trong thực tế.
2.2.3.3. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Về thống kê:
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ.
Thông qua số liệu thống kê các phòng, kho lưu trữ, nắm được số lượng, tình hình tài liệu để tổ chức quản lý chặt chẽ và có cơ sở để xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Đồng thời, trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan báo cáo, cơ quan quản lý có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển lưu trữ trong phạm vi, điều kiện của mình.
- Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: thống kê tổng hợp số lượng tài liệu đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tại Chi cục và các cơ quan để báo cáo Sở Nội vụ. Ngoài ra, còn thống kê tình hình công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
- Kết quả: Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốt công tác thống kê lưu trữ định kỳ theo quy định. Các hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử đều được lập mục lục, thống kê, các đơn vị thống kê là đơn vị bảo quản, hộp, phông.
Việc thực hiện công tác thống kê có tác động rất lớn đến việc xây dựng chính sách, pháp luật và hoàn thiện cơ chế chính sách về lưu trữ nói riêng và ngành Nội vụ nói chung. Tuy nhiên, công tác thống kê cũng gặp nhiều khó khăn do một số ngành tỉnh báo cáo không đầy đủ, không đúng mẫu, độ chính
Về bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài và bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ [37, tr.51].
- Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ của Chi cục và tài liệu lưu trữ Lịch sử của tỉnh.
Chi cục đã lập Phương án bảo vệ an toàn tổng số 12.775 hộp, 60.112 hồ sơ được sắp xếp khoa học trên giá kệ, có sơ đồ chỉ dẫn trong kho, phân công trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ cho công chức, viên chức. Bố trí trang thiết bị bảo vệ tài liệu lưu trữ như: hệ thống chiếu sáng đáp ứng yêu cầu an ninh của kho, trang bị hệ thống camera giám sát an ninh. Mỗi kho lưu trữ tài liệu đều có cửa trước và cửa sau bằng sắt có 2 lớp bảo vệ và lắp đặt ổ khóa chuyên dụng. Hệ thống phòng cháy và chữa cháy của Chi cục được trang bị hiện đại đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy và chữa cháy theo quy định của Nhà nước. Hệ thống này được bảo trì hàng tháng đảm bảo an toàn. Phương án bảo vệ an toàn tài liệu đã dự kiến những tình huống có thể xảy ra và cách xử lý như: xảy ra cháy nhỏ, cháy lớn; tài liệu bị ẩm, nấm mốc; xử lý nhanh về côn trùng; đảm bảo an toàn điện; phòng cháy và chữa cháy; an toàn kỹ thuật bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, cơ sở vật chất xuống cấp, trang thiết bị chưa được đầu tư hiện đại
Nhìn chung, công tác thống kê, bảo quản được Chi cục thực hiện tốt, bảo quản được khối tài liệu khá lớn, đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, công tác bảo quản gặp khó khăn về kho tàng do Kho Lưu trữ Lịch sử bắt đầu quá tải, xuống cấp, trang thiết bị cũ và chưa được trang bị hiện đại.
2.2.3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, đồng
thời tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho độc giả có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ.
- Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục phục vụ cho công tác quản lý tại Chi cục và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Lịch sử của tỉnh theo quy định.
- Kết quả thực hiện: Theo thống kê của Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng hàng năm, Chi cục phục vụ trên 120 lượt người, với khoảng 306 hồ sơ, ngoài ra tra cứu hồ sơ trên máy tính khoảng 600 lượt người. Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
Ngoài việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như: mục lục hồ sơ, mục lục đơn vị bảo quản, trong những năm gần đây Chi cục đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như: Phần mềm cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu cung cấp kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân.
Chi cục đã xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008. Chi cục đã tham mưu cho Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 140/QĐ-SNV ngày 06/6/2016 về việc ban hành Quy chế khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử nhằm phát huy được giá trị của khối tài liệu hiện đang lưu giữ tại Kho lưu trữ lịch sử. Chi cục chú trọng tổ chức sử dụng với nhiều hình thức: Cho mượn hồ sơ, tài liệu nghiên cứu tại chỗ; cung cấp bản sao; cung cấp bản chứng thực.
Tuy vậy, công tác nghiên cứu sử dụng chưa xứng với tiềm năng hiện có của một Lưu trữ lịch sử do chưa phát huy hết các hình thức tổ chức sử dụng.
Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ từ năm 2013 đến 6 tháng đầu năm 2017 số lượng như sau:
Bảng 2.8: Số lƣợng độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc Năm Số lƣợng ngƣời khai thác sử dụng Số lƣợng hồ sơ
2013 214 556 2014 174 530 2015 218 390 2016 105 130 2017 85 390 Tổng cộng 796 1996
Nguồn: tác giả tổng hợp từ Báo cáo số 53/BC-CCVTLT ngày 28/4/2017 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
Bảng 2.9: Số lƣợng bản sao tài liệu lƣu trữ, bản sao chứng thực cấp cho độc giả Năm Số lƣợng bản sao Số lƣợng bản trích sao
2013 416 114 2014 327 85 2015 151 67 2016 47 58 2017 66 24 Tổng cộng 1.007 348
Nguồn: tác giả tổng hợp từ Báo cáo số 53/BC-CCVTLT ngày 28/4/2017 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
Qua khảo sát mức độ hài lòng của độc giả đến tra cứu tài liệu tại Chi cục, đa số ý kiến cho rằng quy định về khai thác và sử dụng hợp lý, thủ tục đơn giản, nghiệp vụ của công chức phục vụ tra tìm tốt, sự phục vụ của viên chức tra tìm đạt mức hài lòng.
Tuy nhiên, việc bố trí phòng đọc chung với Phòng Hành chính - Tổng hợp với 3 công chức làm việc, diện tích chật hẹp, thiếu tiện nghi, không tạo