1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tạiUBND cấp tỉnh UBND cấp tỉnh
Văn bản hành chính là một công cụ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phƣơng diện, chất lƣợng hoạt động quản lý nhà nƣớc lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản. Tại các cơ quan địa phƣơng, phƣơng thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay
không phù hợp đƣợc thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản. Chính vì vậy, văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh có vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức:
Trong thực tế, có nhiều công cụ, phƣơng tiện truyền đạt thông tin khác nhau, nhƣng một trong những công cụ truyền tải thông tin đáng tin cậy nhất đó chính là bằng văn bản. Trƣớc hết, thông qua văn bản hành chính có thể thu thập đƣợc rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, các thông tin đó bao gồm:
- Chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến mục tiêu và phƣơng hƣớng hoạt động lâu dài của UBND cấp tỉnh;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh; - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của UBND cấp tỉnh;
- Phƣơng thức hoạt động, mối quan hệ công tác giữa các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, các đơn vị trong tỉnh;
- Tình hình kết quả hoạt động và diễn biến hoạt động của các cơ quan, đơn vị với nhau và các kết quả đạt đƣợc trong quá trình quản lý,v.v...
Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:
Các quyết định hành chính đƣợc truyền đạt sau khi đã đƣợc thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nƣớc. Các quyết định quản lý cần phải đƣợc truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tƣợng, đƣợc đối tƣợng bị quản lý thông suốt, hiểu đƣợc nhiệm vụ và nắm đƣợc ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Tại UBND cấp tỉnh, việc truyền đạt các quyết định quản lý có vai trò cơ bản bởi lẽ nó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi đƣợc tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học. Trong thực tế, các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhiều phƣơng tiện khác nhau nhƣ
điện thoại, thông tin điện tử ...nhƣng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng văn bản là hiệu quả nhất. Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chƣa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức:
Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không có kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết,
chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra không chỉ nhằm phát hiện ra những sai phạm để đƣa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng. Phƣơng tiện này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải đƣợc tổ chức một cách khoa học, việc kiểm tra văn bản phải đƣợc tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần đƣợc kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị.
Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ nhƣ thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ đƣợc giao. Văn bản chính là tấm gƣơng phản chiếu trung thành thái độ của ngƣời thừa hành công vụ đại điện cơ quan nhà nƣớc trƣớc những yêu cầu của quần chúng. Qua văn bản quản lý nhà nƣớc có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của cán bộ, công chức nhà nƣớc.
Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước:
Với mục tiêu xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nƣớc ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng đƣợc chú trọng và hoàn thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
Đối với hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh, xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nƣớc, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nƣớc, mặc khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hƣớng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là một công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng. Chính vì vậy, trong hoạt động của UBND cấp tỉnh nếu ban hành hệ thống văn bản có chất lƣợng, chúng ta có thể kế thừa và phát huy và ngƣợc lại, hệ thống văn bản yếu kém chúng ta cũng có thể rút kinh nghiệm để ban hành văn bản lần sau tốt hơn.