Từ năm 2012 đến 30/6/2016, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành 86.230 văn bản hành chính thuộc đối tƣợng khảo sát của luận văn này, tác giả đã chọn 5000 văn bản để khảo sát cụ thể nội dung và thể thức (nhƣ trên đã mô tả). Qua thời gian tiến hành khảo sát các văn bản trên, tác giả nhận thấy gần nhƣ các văn bản hành chính của UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành đều đầy đủ các yếu tố bắt buộc đối với văn bản hành chính nhƣ: Quốc hiệu; tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm; tên loại, trích yếu nội dung; nội dung; thẩm quyền ký; chức vụ, họ tên ngƣời ký; con dấu; nơi nhận....; công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa cũng đã đƣợc Lãnh đạo UBND tỉnh cũng nhƣ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh quan tâm, chú trọng, nhiều văn bản hành chính đƣợc ban hành đầy đủ, đúng thể thức theo quy định Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản đƣợc áp dụng đối với các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực lƣợng vũ trang nhân dân. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản hành chính đƣợc ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa còn chƣa đúng quy định, tỷ lệ văn bản hành chính sai về thể thức, nội dung vẫn còn, tác giả xin trình bày thực trạng thể thức văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa nhƣ sau:
Ví dụ 1: Tại Công văn số 339/VP-KTTC về đính chính Công văn số 3392/UBND-KTTC ngày 25 tháng 5 năm 2012 (xem phụ lục) có thể hiện ở phần số, ký hiệu nhƣ sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỈNH THANH HÓA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 339 /VP-KTTC Thanh Hóa, ngày 29 tháng 5 năm 2012
Lỗi: Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có). Văn bản này là văn bản ký “TL. CHỦ TỊCH” nên ở phần số, ký kiệu phải ghi là “3392/UBND-KTTC” mới đúng theo quy định.
Ví dụ 2: Báo cáo số 110/BC-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về báo cáo đề nghị thẩm định nguồn vốn và phần vốn ngân sách Trung ƣơng cho các dự án khởi công mới (xem phụ lục).
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỈNH THANH HÓA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 110 /BC-UBND Thanh Hóa, ngày 05 tháng 9 năm 2013
BÁO CÁO ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH NGUỒN VỐN VÀ PHẦN VỐN NGÂN SÁCH TRUNG ƢƠNG CHO CÁC DỰ ÁN KHỞI CÔNG MỚI
Kính gửi:
- Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ;
- Bộ Tài chính.
Lỗi: Theo quy định tên loại báo cáo đƣợc đặt canh giữa bằng chữ in hoa,
giữa ngay dƣới tên loại văn bản, bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dƣới trích yếu có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ; đồng thời dƣới phần trích yếu không có phần “kính gửi”.
Ví dụ 3: Công văn số 6895/BCĐ-DTMN ngày 24 tháng 9 năm 2012 của Ban Chỉ đạo thực hiện Chƣơng trình phát triển Kinh tế - Xã hội miền Tây tỉnh Thanh Hóa (xem phụ lục), trình bày nhƣ sau:
BCĐ THỰC HIỆN CHƢƠNG CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRÌNH PT KT-XH MIỀN TÂY Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 6895 /BCĐ-DTMN Thanh Hóa, ngày 24 tháng 9 năm 2012
Lỗi: Trƣờng hợp các Hội đồng, các Ban tƣ vấn của cơ quan đƣợc sử
dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban đƣợc ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban. Tuy nhiên, tại UBND tỉnh Thanh Hóa vẫn lấy số chung với sổ Công văn; đồng thời ở phía trên cơ quan ban hành văn bản không có cơ quan chủ quản là “Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”
Ví dụ 4: Công văn số 281/UBND-NN ngày 13 tháng 01 năm 2012 về việc giao triển khai Thông tƣ số 27/2011/TT-BKHCN ngày 04/10/2011 của Bộ Khoa học và Công nghệ (xem phụ lục). Tại phần “Kýnh gửi” trình bày nhƣ sau:
Kýnh gửi:
- Sở Khoa học và Công nghệ;
- Sở Nội vụ;
- Các đơn vị liên quan.
Lỗi: Sau “Kýnh gửi” là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
trực tiếp giải quyết công việc. Tại phần “Kýnh gửi” ở văn bản số 281/UBND- NN có ghi “ các đơn vị liên quan” là không đúng quy định do các đơn vị, cơ quan trong văn bản phải đƣợc ghi rõ ràng.
Ví dụ 5: Công văn số 3110/UBND-NN của Chủ tịch UBND tỉnh về gia hạn thời gian hoàn thiện hồ sơ sử dụng đất dự án đầu tƣ xây dựng Xƣởng sản xuất, chế biến gỗ và đồ mộc dân dụng của Công ty TNHH Long Thủy (xem phụ lục), trình bày nhƣ sau:
TL. CHỦ TỊCH
KT. CHÁNH VĂN PHÕNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG
Mai Nhữ Thắng
Lỗi: Quyền hạn, chức vụ, họ tên của ngƣời có thẩm quyền ký văn bản
đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của ngƣời ký. Tuy nhiên, tại văn bản nàytrình bày chƣa đúng canh giữa.
Ví dụ 6: Tại Quyết định số 393/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh ngày 01/02/2016 (xem phụ lục), phần “Nơi nhận” đƣợc trình bày nhƣ sau:
Nơi nhận:
- Bộ Nông nghiệp và PTNT(để báo cáo); - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh (để báo cáo); - Nhƣ điều 3 Quyết định;
- Lƣu: VT, PgNN
Lỗi: Tại Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp) của Thông tƣ 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, dƣới phần “Nơi nhận” là “Nhƣ Điều....Quyết
định”; Sau đó mới là các cơ quan, đơn vị ở phía dƣới. Tuy nhiên, tại Quyết định này :Nhƣ Điều 3 Quyết định lại không đúng quy định. Nhƣ vậy, theo trình tại Quyết định 393/QĐ-UBND ở trên là sai mẫu đã đƣợc quy định.
Ví dụ 7: Sao y số 77/SY ngày 24 tháng 7 năm 2015 (xem phụ lục) và gần nhƣ tất cả các văn bản sao y tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ban hành đều sai mẫu quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN SAO Y BẢN CHÍNH
TỈNH THANH HOÁ Thanh Hoá, ngày 24 tháng 7 năm 2015
TL. CHỦ TỊCH Số: 77 /SY KT. CHÁNH VĂN PHÕNG Nơi nhận: PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG - Công an tỉnh; - Lƣu: Văn thƣ. Nguyễn Văn Hùng
Lỗi: Tại phần số, ký hiệu, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa khi ban hành thiếu cơ quan sao văn bản là “UBND”, vì thế phải trình bày nhƣ sau: “Số: 77 /SY-UBND” mới đúng mẫu theo quy định.
Ngoài ra, còn rất nhiều lỗi đối với các thành phần thể thức khác nhƣ: - Đóng dấu văn bản lệch, mờ, xiên;
- Sai lề, sai cỡ chữ; - Văn bản sai phông chữ;
- Sai khoảng cách dãn dòng theo quy định;