Thứ nhất, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa mặc dù đã xây dựng đƣợc quy định lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh. Tuy nhiên, trong quy định không quy định cụ thể quy trình ban hành văn bản hành chính, chƣa quy định chức năng của từng loại văn bản, ứng với từng nội dung thì sẽ phải ban hành văn bản loại gì để có thể phát huy hết hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu quả trong quản lý tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Thứ hai, mặc dù đã có sự quan tâm của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh cũng nhƣ Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác ban hành văn bản và quản lý văn bản hành chính song mức độ ƣu tiên chƣa tƣơng xứng với yêu cầu của công tác này. Chính vì thế nên điều kiện về con ngƣời và điều kiện khác phục vụ công tác ban hành văn bản chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu.
Thứ ba, trình độ chuyên môn và kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính của cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa trong những năm gần đây đã tiến bộ rõ rệt phần lớn do cán bộ, công chức đã đƣợc trẻ hóa, trình độ tin học, nắm bắt quy định hiện hành của nhà nƣớc về công tác soạn thảo, ban hành đƣợc nắm bắt nhanh nhạy hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hƣởng tính bảo thủ, trì trệ, không chịu tiếp thu, coi
thƣờng hình thức, thể thức văn bản, coi nội dung mới là quan trọng nên dẫn đến còn một số văn bản hành chính ban hành còn sai thể thức, hình thức văn bản xấu, cỡ chữ , lề văn bản không đúng..v.v.
Thứ tư, do số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa quá nhiều nên dẫn đến mặc dù đã đƣợc bộ phận phát hành văn bản kiểm tra rất chặt chẽ nhƣng vẫn còn sót nhiều văn bản sai về thể thức cũng nhƣ nội dung văn bản hành chính còn sai lỗi chính tả.
Thứ năm, bản thân những ngƣời Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chƣa nắm hết đƣợc quy định về thể thức văn bản hành chính nên khi ký phê duyệt thông thƣờng không kiểm soát đƣợc các lỗi thể thức văn bản. Bên cạnh đó, bản thân những ngƣời Lãnh đạo đôi khi không có nhiều thời gian duyệt văn bản nên họ chỉ quan tâm đến nội dung văn bản, có nhiều văn bản khi ký xong sai thể thức, sai lỗi chính tả nhƣng họ không phát hiện ra.
Thứ sáu, thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa nhƣ tác giả đã nêu ở trên là chƣa đúng nên khi văn bản hành chính đã ký xong mới chuyển bộ phận phát hành văn bản kiểm tra là không đúng, ngƣợc quy trình nên gây ra nhiều khó khăn trong quy trình ban hành văn bản hành chính.
Thứ bảy, chúng ta cũng chƣa có những chế tài đủ mạnh và xác định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản nên chƣa nâng cao đƣợc trách nhiệm của các cá nhân trực tiếp soạn thảo cũng nhƣ ký duyệt văn bản trƣớc khi ban hành. Bên cạnh đó, công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra văn bản đƣợc ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cũng chƣa đƣợc quan tâm nên đôi khi xảy ra tình trạng văn bản chồng chéo điều chỉnh một nội dung công việc.
Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta liên quan đến công tác ban hành văn bản còn thiếu nên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác ban hành văn bản.
Tiểu kết chƣơng 2
Ở chƣơng này chúng tôi đã trình bày những thông tin cơ bản về Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa: điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế - xã hội; tổ chức bộ máy chính quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa; sau đó,
chúng tôi trình bày tình hình ban hành văn bản hành chính; dựa trên kết quả khảo sát, đƣa ra những thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành văn bản hành chính. Đồng thời, tác giả đƣa ra những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Chúng tôi nhận thấy một hạn chế căn bản trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đó là bước ký duyệt văn bản trước khi được bộ phận phát hành văn bản kiểm tra. Điều này chính là nguyên nhân căn bản của hầu hết những hạn chế trong công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Đây là căn cứ quan trọng nhất để chúng tôi định hƣớng xây dựng những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính nói riêng và nâng cao chất lƣợng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA